Nessuno sarà sorpreso di sapere che sono stato uno dei primi ad adottare i calendari elettronici, iniziando con un Casio Digital Diary nei primi anni ’90, seguito da uno Psion 5mx nel 1997. Ma passare da una Filofax a un PDA in scala di grigi ha significato rinunciare a una cosa che ho recuperato solo anni dopo: i calendari a colori.
Molte persone usano la codifica a colori per distinguere il lavoro dagli eventi sociali, così come cose come i calendari familiari. Ma io li uso anche per aiutarmi a mantenere una vita equilibrata…
Ci sono probabilmente poche persone al mondo che non hanno avuto un periodo nella loro vita in cui sembravano non fare altro che lavorare. Diventare freelance, o iniziare un’attività, è un classico esempio. Senza un flusso di reddito costante, è facile sentire che non puoi rifiutare nessun lavoro che ti viene offerto. C’è stato un momento nella mia vita in cui lavoravo a orari davvero folli per questo motivo.
Famiglia, socializzazione, attività divertenti, hobby e sviluppo personale possono perdere tutto.
Ma non è solo il lavoro che può consumare tutto. Qualsiasi cosa, da un nuovo bambino a una nuova casa, può essere qualcosa che prende la tua vita. Non ci sono soluzioni facili per nessuno di questi problemi, ma c’è un vecchio detto commerciale che dice che “ciò che viene misurato, viene gestito”
In altre parole, il primo passo per far accadere qualcosa è prestargli attenzione. Ed è qui che i calendari codificati per colore possono aiutare.
Perché avere calendari codificati per colore?
I progetti codificati per colore ti permettono di vedere a colpo d’occhio quanto tempo stai investendo nei vari aspetti della tua vita. Stai dedicando abbastanza tempo al tuo lavoro, al tuo partner, ai tuoi figli, alla tua salute, ai tuoi progetti passionali… ? Se ogni elemento ha il suo colore, è facile sfogliare il tuo calendario per vedere come si presenta l’equilibrio.
Per esempio, ecco i miei colori:
Così, oltre al lavoro, all’amministrazione e alla sorveglianza dei calendari di Steph, sto effettivamente monitorando sei categorie:
- Attività congiunte con il mio partner
- Eventi sociali/divertenti (diversi da quelli con Steph)
- Lavoro sulla nostra casa
- Scrittura
- Video
- Sviluppo personale
Ho scelto queste categorie perché ciascuna rappresenta qualcosa a cui do priorità nella mia vita, e voglio assicurarmi di prestarvi sufficiente attenzione.
Per esempio, quando la vita è piena, alcune coppie trovano che possono passare da una settimana all’altra senza quasi vedersi. Se ognuno di voi ha i propri eventi, e le proprie cerchie di amici accanto a quelle comuni, può essere facile scoprire di avere poco tempo insieme.
Alcune coppie hanno ‘date nights’ – una sera alla settimana che è riservata esclusivamente a loro due per stare insieme. Non abbiamo scoperto di averne bisogno, ma una rapida scansione del mio calendario mi permette di vedere quanto rosso profondo c’è, e prendere provvedimenti se sembra un po’ leggero.
Lo stesso vale per la scrittura narrativa. Quando si scrive per vivere durante il giorno, i progetti di passione possono essere trascurati, quindi ho un colore per questo in modo da poter vedere quanto tempo sto dedicando alla scrittura narrativa.
Il video è un’altra cosa su cui mi sto concentrando al momento, cercando di sviluppare le mie abilità sia per progetti di lavoro che per quelli divertenti, quindi voglio assicurarmi di investire abbastanza tempo in questo.
Lo sviluppo personale è qualcosa che può essere facilmente trascurato, che si tratti di andare in palestra, leggere libri progettati per ampliare i tuoi orizzonti o imparare una nuova abilità. Quindi anche questo ha il suo colore.
E proprio come voglio assicurarmi di fare molte cose con il mio partner, voglio anche assicurarmi di avere il tempo per le cose divertenti per conto mio o con la mia cerchia di amici, quindi ho un colore per questo.
Come creare calendari con codice colore
L’applicazione Calendario di Apple non supporta direttamente il codice colore: non puoi avere un unico calendario e poi decidere di che colore deve essere ogni evento. Quindi, se usi un solo calendario personale, il primo passo è quello di crearne altri, ai quali assegnerai gli eventi.
Vorrai un calendario per ciascuna delle categorie di vita che vuoi monitorare. Anche se questo potrebbe sembrare una seccatura, ci vuole solo un po’ di lavoro per crearlo, ed è poi molto veloce e facile da usare.
È possibile creare calendari sul vostro Mac o su un dispositivo iOS, quello che trovate più conveniente.
Sul tuo Mac:
- Apri l’app Calendario
- Clicca sul pulsante Calendari, in alto a sinistra
- Tocca con due dita sotto i calendari e scegli Nuovo calendario (o Option-CMD-N)
- Da’ un nome al tuo calendario
- Toccalo con due dita e assegnagli un colore
Su un dispositivo iOS:
- Tocca il pulsante Calendari, in basso al centro
- Tocca Aggiungi calendario in basso
- Scegli un nome e un colore
Ripeti per ogni categoria che vuoi monitorare.
Come assegnare gli eventi esistenti a un calendario
Il prossimo compito è spostare gli eventi esistenti dal loro calendario esistente a quello nuovo. Anche se questo è un po’ noioso, non richiede così tanto tempo come si pensa. Se hai eventi ricorrenti, può essere più veloce cancellare l’evento, crearlo come uno nuovo (vedi sotto), assegnarlo al calendario corretto e poi impostare di nuovo il modello ricorrente.
Su un Mac:
- Tocca con due dita l’evento
- Seleziona Calendario, poi il calendario in cui vuoi spostarlo
Su un dispositivo iOS:
- Toccare l’evento
- Toccare il calendario esistente e selezionare quello nuovo
Come assegnare un nuovo evento a un calendario
Su un Mac:
- Crea l’evento come al solito
- Seleziona il calendario dal menu a tendina, in alto a destra
Su un dispositivo iOS:
- Crea l’evento come al solito
- Scorri fino a Calendario
- Tocca il calendario predefinito e seleziona quello che vuoi
Monitorare il tuo bilancio di vita
Una volta che hai impostato tutto, monitorare il tuo bilancio di vita è molto facile – specialmente su un Mac. Nella vista settimana, puoi vedere a colpo d’occhio come i colori si bilanciano. Per esempio, nella versione fittizia all’inizio di questo pezzo, puoi vedere che ci sono molti eventi comuni, un po’ di lavoro su un progetto di passione, non molti eventi divertenti da solo, nessun lavoro video, poco sviluppo personale e la pausa pranzo è un po’ pesante per il lavoro.
Dopo un po’, diventa quasi automatico, e ti salterà all’occhio se qualche colore manca in una settimana, o è meno importante di quanto dovrebbe essere. Ma fino ad allora, prendete l’abitudine di fare una scansione attiva per il bilanciamento dei colori.
Sì.