La tecnologia avanzata di oggi stimola più frodi finanziarie. È semplicemente la natura della bestia. Mentre un’azienda trova modi più veloci per ottimizzare il processo di pagamento attraverso l’automazione, la prevenzione attiva delle frodi è necessaria per proteggere il marchio. Questo può essere realizzato con un metodo chiamato “pagamento positivo”.
Cos’è il pagamento positivo?
Positive pay è una forma di gestione della tesoreria che lavora per identificare gli assegni alterati e prevenire le frodi. Impedisce ai criminali di incassare assegni fraudolenti usando numeri di conto corrente rubati. Catturerà anche qualsiasi informazione di assegno non valido dove l’importo o la data sono stati alterati.
È un servizio automatico di gestione della liquidità che abbina rapidamente gli assegni emessi da un’azienda con quelli che presenta per il pagamento. Qualsiasi assegno che sembra strano o è considerato sospetto, sarà rimandato all’emittente per un ulteriore esame.
Il sistema di pagamento positivo agisce come una forma di assicurazione per un’organizzazione contro perdite, frodi e altre responsabilità. C’è generalmente un costo per l’utilizzo del servizio, anche se alcune banche ora lo offrono gratuitamente.
Come funziona il Positive Pay?
Per proteggere un’azienda da assegni alterati, falsificati o contraffatti, un servizio di pagamento positivo confronta i dati specifici degli assegni con una lista fornita dall’azienda, prima dell’elaborazione. Questo include informazioni come:
- Importo in dollari
- Numero di assegno
- Data
- Numero di conto
In alcuni casi, il beneficiario è anche incluso nella lista. Quando uno qualsiasi dei dati non corrisponde, la banca non autorizza l’assegno. Questi tipi di controlli di sicurezza sono necessari affinché un’azienda non onori mai gli assegni contraffatti che sfuggono ai controlli. È una forma di automatizzazione degli occhi del vostro contabile.
Quando le informazioni non corrispondono e l’assegno viene rifiutato, la banca informa il cliente attraverso un rapporto di eccezione. Tratterrà il pagamento fino a quando l’azienda consiglierà alla banca di accettare o rifiutare la transazione. La banca può anche intraprendere azioni come:
- Bandiera l’assegno
- Avvisa un rappresentante dell’azienda
- Cerca il permesso di liquidare l’assegno
Se c’è solo un piccolo errore o un problema minore, l’azienda può avvisare la banca di liquidare l’assegno. Se l’azienda dimentica di inviare una lista alla banca, tutti gli assegni presentati che avrebbero dovuto essere inclusi, potrebbero finire per essere respinti. Quindi, fate attenzione.
Reverse Positive Pay vs. Positive Pay
Un’altra forma di pagamento positivo è chiamata reverse positive pay. Questo sistema richiede che l’emittente si auto-monitorizzi da solo i controlli. Questo rende la responsabilità dell’azienda di avvisare la banca per rifiutare un assegno.
In questo processo, la banca vi informerà quotidianamente su tutti gli assegni presentati e cancellerà gli assegni approvati. Se la vostra azienda non risponde alla banca in un breve lasso di tempo, la banca andrà avanti e incasserà l’assegno.
In alternativa, la banca rifiuterà tutto ciò che le chiederete. Ricordate solo che questo metodo è molto più rischioso del processo di pagamento positivo automatizzato.
Prevenire le frodi di assegni e pagamenti elettronici
Ci sono molti modi in cui il pagamento positivo è una forma intelligente di business banking. Semplifica il processo di incasso degli assegni, aiuta un’azienda a ridurre gli errori e a risparmiare sul costo del lavoro. Altri vantaggi chiave includono:
Verifica dell’assegno
Ogni assegno presentato per il pagamento viene automaticamente verificato. Questo include gli assegni presentati in tutti gli uffici bancari. Positive pay previene il pagamento di assegni doppi e protegge anche da assegni persi o rubati.
Controllo delle frodi
Positive pay riduce drasticamente le possibilità di frode. È come avere un set di occhi robotici che controllano tutto. Un’azienda ha la maggiore capacità di identificare e restituire gli articoli fraudolenti, compresi i sospetti sul nome del beneficiario. Una banca lavora con un’azienda per verificare che lei abbia effettivamente emesso/ricevuto gli assegni registrati sul conto.
È sempre la tua decisione
In definitiva, l’azienda decide sempre se accettare o meno l’assegno. Lei ha la decisione finale con il pagamento positivo. L’online banking dà a un marchio la possibilità di monitorare facilmente e prendere decisioni sulle voci di eccezione e caricare le informazioni di emissione.
Altri vantaggi chiave includono:
- Monitoraggio coerente del conto
- Meno costi di lavoro umano ed errori
- Un secondo set di occhi su tutte le transazioni
In conclusione
L’unica volta che il pagamento positivo può andare male è se la vostra azienda non riesce a monitorare la lista delle eccezioni (cioè ciò che la banca rifiuta). Dovete avere qualcuno assegnato ai compiti quotidiani di controllare tutto ciò che non passa. Il più grande errore da fare è permettere che un assegno fraudolento passi semplicemente perché nessuno è arrivato alla lista quel giorno.
Il pagamento positivo permette a un’azienda di stare un passo avanti ai criminali e proteggere il suo flusso di cassa. Implementare strategie oggi per assicurare la protezione in futuro significa meno spazio per gli errori. È un sistema di protezione contro le frodi offerto dalla maggior parte delle banche commerciali per proteggere le aziende di qualsiasi dimensione e qualcosa da considerare seriamente.
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