Dnešní vyspělé technologie podněcují další finanční podvody. Je to zkrátka v povaze zvířete. Vzhledem k tomu, že firma nachází rychlejší způsoby, jak optimalizovat platební proces pomocí automatizace, je pro ochranu značky nutná aktivní prevence podvodů. Toho lze dosáhnout pomocí metody zvané „pozitivní platba“.
Co je to pozitivní platba?
Positive pay je forma řízení financí, která funguje na principu identifikace pozměněných šeků a prevence šekových podvodů. Zabraňuje zločincům v proplácení podvodných šeků pomocí ukradených čísel bankovních účtů. Zachytí také všechny informace o špatných šecích, u kterých byla změněna částka nebo datum.
Jedná se o automatizovanou službu správy hotovosti, která rychle porovnává šeky, které společnost vystaví, s těmi, které předloží k proplacení. Každý šek, který vypadá podivně nebo je považován za podezřelý, bude odeslán zpět vystaviteli k dalšímu prozkoumání.
Systém pozitivních plateb funguje jako forma pojištění organizace proti ztrátám, podvodům a dalším závazkům. Využívání této služby je zpravidla zpoplatněno, i když některé banky ji nyní nabízejí zdarma.
Jak funguje systém Positive Pay?
S cílem ochránit podnik před pozměněnými, padělanými nebo padělanými šeky porovnává služba positive pay před zpracováním konkrétní údaje o šeku se seznamem poskytnutým společností. Ten obsahuje informace jako:
- Dolarová částka
- Číslo šeku
- Datum
- Číslo účtu
V některých případech je na seznamu uveden také příjemce platby. Pokud se některý z údajů neshoduje, banka šek nezúčtuje. Tyto typy bezpečnostních kontrol jsou vyžadovány proto, aby společnost nikdy neocenila padělané šeky, které proklouznou. Je to určitá forma automatizace očí vašeho účetního.
Když se údaje neshodují a šek je odmítnut, banka to oznámí zákazníkovi prostřednictvím zprávy o výjimce. Ten zadrží platbu, dokud firma bance neoznámí, zda má transakci přijmout, nebo zamítnout. Banka může také podniknout kroky jako:
- Poznamenat šek
- Oznámit zástupce společnosti
- Vyžádat si povolení k proplacení šeku
Pokud se jedná pouze o drobnou chybu nebo menší problém, může společnost bance doporučit, aby šek proplatila. Pokud podnik zapomene zaslat bance seznam, mohou být nakonec odmítnuty všechny předložené šeky, které měly být zahrnuty. Buďte tedy opatrní.
Reverzní pozitivní platba vs. pozitivní platba
Jinou formou pozitivní platby je tzv. reverzní pozitivní platba. Tento systém vyžaduje, aby vydavatel sám kontroloval šeky. Díky tomu je povinností společnosti upozornit banku na odmítnutí šeku.
V tomto procesu banka denně upozorňuje na všechny předložené šeky a schvalované šeky proplácí. Pokud váš podnik bance v krátké době neodpoví, banka přistoupí k proplacení šeku.
Případně banka odmítne vše, o co ji požádáte. Jen nezapomeňte, že tato metoda je mnohem rizikovější než automatizovaný proces pozitivní platby.
Předcházení podvodům se šeky a elektronickými platbami
Existuje mnoho způsobů, jakými je pozitivní platba inteligentní formou podnikového bankovnictví. Zjednodušuje proces proplácení šeků, pomáhá podniku snížit počet chyb a šetří náklady na pracovní sílu. Mezi další klíčové výhody patří:
Ověřování šeků
Každý šek předložený k platbě je automaticky ověřován. To zahrnuje šeky předložené na všech bankovních pobočkách. Pozitivní placení zabrání proplacení duplicitních šeků a chrání také před ztrátou nebo odcizením šeků.
Kontrola podvodů
Pozitivní placení výrazně snižuje pravděpodobnost šekových podvodů. Je to jako mít sadu robotických očí, které vše kontrolují. Podnik má zvýšenou schopnost identifikovat a vracet podvodné položky, včetně podezřelých jmen příjemců. Banka ve spolupráci s podnikem ověřuje, zda jste šeky zaúčtované na účtu skutečně vystavili/přijali.
Vždy je to vaše rozhodnutí
V konečném důsledku se podnik vždy rozhoduje, zda šek přijme, nebo ne. U kladné mzdy máte konečné rozhodnutí vy. Internetové bankovnictví dává značce možnost snadno sledovat a rozhodovat o výjimečných položkách a nahrávat informace o vydání.
Mezi další klíčové výhody patří:
- Důsledné sledování účtů
- Méně nákladů na lidskou práci a chybovost
- Druhá řada očí na všechny transakce
Závěrem
Jediný případ, kdy se positive pay může pokazit, je, že vaše společnost nesleduje seznam výjimek (tj. co banka odmítá). Musíte mít někoho pověřeného každodenním úkolem kontrolovat vše, co neprojde. Největší chybou, kterou lze udělat, je nechat projít podvodný šek jen proto, že se ten den nikdo nedostal na seznam.
Positive pay umožňuje firmě být o krok napřed před zločinci a chránit své peněžní toky. Zavedení strategií dnes, které zajistí ochranu v budoucnu, znamená méně prostoru pro chyby. Jedná se o systém ochrany proti podvodům, který nabízí většina komerčních bank a který chrání společnosti jakékoli velikosti a o kterém je třeba vážně uvažovat.