Co je to pracovní příkaz?

Pracovní příkaz je dokumentace požadavku na práci nebo službu, která se vystavuje za účelem sledování a monitorování stavu požadavku vzneseného zákazníkem nebo interní zainteresovanou stranou.

Společnosti, které poskytují servisní služby v terénu nebo působí v odvětvích, která zahrnují pravidelnou kontrolu nebo údržbu zařízení nebo strojů, se s pracovními příkazy setkávají často.

Může se jednat buď o nový požadavek, měsíční plánovaný úkol opravy, provedení preventivní údržby nebo opětovnou kontrolu již dokončené úlohy z důvodu nového problému.

Týmy zapojené do vyřizování pracovního příkazu

Zadavatel pracovního příkazu: Zadavatel práce je osoba nebo tým, který zadává požadavek na práci. Jak již bylo zmíněno, jedná se o výsledek požadavku zákazníka. Pracovní příkazy však mohou být také generovány automaticky v návaznosti na již dokončený úkol pro účely auditu.
Schvalovatel práce: To by byla konkrétní osoba nebo tým, který se zabývá schvalováním a přidělováním požadavků na údržbu v případě správy zařízení, nebo by to mohl být tým zákaznického servisu nebo dispečinku, který přebírá stejnou úlohu pro požadavky na pracovní příkazy od klientů.
Technici v terénu: Tuto skupinu tvoří inženýři údržby, terénní technici nebo opraváři, kteří jsou v terénu a provádějí skutečné úkoly spojené s pracovními příkazy.

Tady je náhled služby Freshdesk v akci

Elementy dokumentu pracovní zakázky

Id zakázky: Jedinečné identifikační číslo přidělené každému požadavku na pracovní příkaz
Název: Název přidělený pracovnímu příkazu. Např. vydání vytápění.
Datum požadavku: Datum vystavení pracovního příkazu
Popis problému: Krátký 3-4řádkový stručný popis problému nebo požadavku. Např. chladicí jednotka motoru neběží na plný výkon.
Aktivum: V tomto poli je uvedeno, které aktivum nebo aktiva vyžadují pozornost nebo opravu, Například klimatizační jednotka nebo manipulátor s materiálem ve skladu.
SLA: Dohodnutá nebo přislíbená doba do dokončení pracovního příkazu údržby techniky servisních týmů &.
Odhad nákladů: Přesná režie zahrnující všechny náklady související s pracovní zakázkou
Kategorie: Jaký typ pracovního příkazu je zde definován. Liší se v závislosti na firmě a odvětví.
Stav: Aktuální stav pracovního příkazu. Běžně se používají stavy „Přiděleno“, „Probíhá“, „Znovu otevřeno“, „Dokončeno“.
Priorita: Priorita pracovního příkazu obvykle označená jako vysoká, střední nebo nízká
Informace o zákazníkovi: Podrobnosti o zákazníkovi nebo zúčastněné straně, která vznesla původní požadavek na službu nebo problém. Zahrnuje jméno, telefonní číslo, e-mailovou adresu a informace o místě
Přidělený technik: Jméno a další podrobnosti o technikovi, kterému byl požadavek na pracovní příkaz přidělen. Podpůrná dokumentace požadovaná pro úkoly

K čemu se používají pracovní příkazy?

Pracovní příkazy jsou nedílnou součástí pracovního postupu organizace, pokud jde o řešení problémů. Zde jsou uvedeny různé způsoby, jakými pracovní příkazy pomáhají organizovat činnosti údržby:

-Stav požadavku: Použití pracovních požadavků jako referenčního bodu pomáhá sledovat průběh požadavku od vytvoření úkolu až po jeho dokončení. Poskytuje všechny relevantní informace o problému a zároveň pomáhá technikům v terénu získat kompletní kontext dané úlohy.

-Plánování zdrojů a nástrojů: Vzhledem k tomu, že pracovní příkaz obsahuje podstatné údaje o servisním požadavku, může být také zdrojem informací pro dispečerské týmy i techniky o potřebných zdrojích – včetně nových dílů a nástrojů – které budou k dokončení úkolu potřeba.

-Dokumentace a stanovení priorit: Pracovní příkazy se používají při vytváření podrobných záznamů o činnostech a zdrojích použitých během servisního požadavku. Informace o pracovních příkazech také pomáhají dispečerským týmům určit, které úkoly je třeba upřednostnit.

Co je proces pracovních příkazů?“

Proces pracovních příkazů neboli pracovní postup se skládá z následujících kroků:

Přijetí problému zákazníka nebo požadavku na údržbu: Když se vyskytne problém, zákazník nebo zainteresovaná strana zašle požadavek týmu podpory nebo dispečinku s popisem problému.
Je vytvořen pracovní příkaz: Po přijetí požadavku je vytvořen pracovní příkaz se všemi podrobnostmi o úkolu, který má být proveden.
Naplánujte schůzku: Pracovní příkaz je naplánován na určitý čas a tým údržby je o tom informován.
Přiřaďte ji dostupnému technikovi:
Přiřaďte ji dostupnému technikovi: Tým údržby přidělí úkol dostupnému technikovi nebo terénnímu pracovníkovi na základě blízkosti místa a jeho pracovního vytížení.
Technik se zúčastní servisního požadavku:
Technik se zúčastní servisního požadavku. Technik v terénu se vydá na místo zákazníka nebo do závodu, aby problém zkontroloval. Provede nezbytné opravy na zařízení a zdokumentuje postup pro validaci.
Uzavření pracovního příkazu a jeho zdokumentování: Po dokončení práce technik informuje tým údržby. Změní stav pracovního příkazu na „dokončen“ a informuje o tom tým podpory i zákazníka.

Pracovní objednávka vs. objednávka

Pracovní objednávka slouží k zachycení všech podrobností servisního požadavku a sledování jeho průběhu.

Nákupní objednávka je naproti tomu dokument, který povoluje pořízení aktiva nebo zdroje požadovaného týmem, který vznesl požadavek.

V řízení údržby se tyto dva typy spojují, pokud se jedná o objednání náhradního dílu nebo nové jednotky k dokončení pracovního požadavku.

Problémy řízení pracovních příkazů údržby

Pracovní příkazy jsou výhodným způsobem, jak zachytit náležitosti jakéhokoli požadavku na údržbu, ale řízení několika takových úkolů se stává náročným. Zde jsou dvě základní obtíže, kterým organizace čelí při provádění požadavků na pracovní příkazy:

Sledování pracovních příkazů pomocí aplikace Excel nebo papírových systémů je neefektivní

V digitálním světě již není možné nadále používat tabulky nebo tisknout formulář pracovního příkazu. Vytváření a aktualizace úkolů trvá déle, a pokud se vyskytnou chyby nebo špatně vytištěné informace, vyžaduje to opravu. To vše vede k neefektivitě a zbytečnému plýtvání časem i penězi Týmy údržby a technici považují kvůli těmto ručním úkonům a opakovaným pracím za překážku v efektivní práci.

Koordinace mezi týmy údržby a pracovníky v terénu je obtížná.

Mezi dispečerskými týmy a techniky musí být zavedena komunikační linka, aby druhá strana byla důsledně informována o stavu pracovního požadavku. Bez systému správy pracovních příkazů se organizace musí uchýlit buď k e-mailu, nebo k telefonu, což znamená mnoho hovorů a přerušení. To vede k delšímu cyklu údržby, protože spolupráce při jakékoli malé změně vyžaduje ruční komunikaci.

Výhody používání softwaru pro správu pracovních zakázek

Zde je uvedeno jen několik z mnoha způsobů, jak software pro správu pracovních zakázek usnadňuje život servisním týmům:

Spojení servisních týmů a týmů v terénu na stejné platformě

Software pro správu pracovních zakázek Freshdesk spojuje vaše dispečerské týmy a techniky v terénu na stejné platformě. Koordinace je tak mimořádně jednoduchá. Veškeré nové informace týkající se úkolů lze v systému aktualizovat a zpřístupnit správným lidem.

Zjednodušená správa úkolů &automatizované pracovní postupy

Podrobnosti o jakékoli servisní zakázce nebo zakázce lze rychle zaznamenat a aktualizovat v systému Freshdesk. Můžete také vytvářet vlastní pole podle typu vyvolané servisní zakázky. Díky automatizovaným pracovním postupům můžete vytvářet spouštěče založené na podmínkách, které automaticky mění stav nebo prioritu úkolu v reálném čase a eliminují tak nutnost ruční akce

Přístrojový panel pro plánování a správu termínů

Náš robustní přístrojový panel pro plánování velmi zjednodušuje prohlížení, přiřazování a správu servisních úkolů a techniků. Všechny schůzky a kalendář každého technika můžete zobrazit v jediném pohledu a pomocí jednoduchých ovládacích prvků přetahování můžete na panelu plánovat a aktualizovat pracovní zakázky.

Řízení pracovních zakázek v akci – příklad

Abychom pochopili průběh pracovních zakázek, podíváme se na to, jak společnost spravovala své zakázky před zavedením softwaru a po něm:

Vysoce rostoucí logistická společnost se při správě servisních zakázek potýkala s následujícími problémy

Pomocí e-mailu a telefonu, což se stalo těžkopádným pro zvládání velkého množství dotazů.
Kvůli pomalé odezvě se také zvyšoval počet eskalací, což znamenalo více práce pro techniky.

Řešení:

Zavedením integrovaného softwaru pro pracovní objednávky se podařilo sjednotit týmy podpory a servisu, což vedlo k rychlejší spolupráci a vyšší efektivitě.
Pomocí automatizace bylo automaticky provedeno několik pracovních postupů, například aktualizace stavu zakázky: tím se zkrátila doba řešení a zvýšila produktivita techniků.

Zjednodušte si práci v terénu

Správa pracovních zakázek je pro organizace v terénu klíčovou funkcí a hraje nedílnou roli při zlepšování systémů a procesů údržby. Implementace softwaru pro digitalizaci těchto procesů výrazně snižuje složitost správy pracovních příkazů a především zlepšuje zákaznickou zkušenost

Free Press