Free Press

Proč moje stavební nabídky nefungují?

Máte potřebné dovednosti, správný tým a odhodlání odvést práci pokaždé správně – kde je tedy práce? Pokud vaše stavební nabídky zaostávají nebo se prostě míjejí účinkem, pak nezískáte tolik práce, kolik byste si přáli. Posouzení procesu podávání nabídek a návrhů vám může pomoci zdokonalit váš přístup a zvýšit pravděpodobnost, že se budete moci úspěšně ucházet o nejlepší projekty a klienty.

Co je to proces podávání nabídek ve stavebnictví?

Když má generální dodavatel dodat projekt, rozdělí ho na balíčky, jako jsou sádrokartonářské, instalatérské nebo mechanické práce, a vyzve subdodavatele, aby podali nabídky na konkrétní části zakázky vymezené těmito specializacemi. Vzhledem k tomu, že generální dodavatel často uzavírá smlouvy na tyto klíčové prvky projektu, je pro všechny zúčastněné důležité porozumět procesu podávání nabídek ve stavebnictví. Majitelům a generálním dodavatelům umožňuje nabídkový proces najít nejlepší možný tým pro danou práci za nejkonkurenceschopnější dostupnou cenu. Pokud jde o nabídkové řízení, schopnost vypracovat přesvědčivou a přesnou nabídku zvyšuje pravděpodobnost, že budete mít dostatek práce, a udržuje vaše nejlepší talenty v pohybu od jednoho zajímavého projektu k druhému.

Informace, které vám vlastník nebo generální dodavatel sdělí ve fázi výzvy, vám jako uchazeči o zakázku umožní nejen přesně posoudit zakázku a vypracovat nabídku, ale také zajistí, že se budete moci zaměřit na správné typy zakázek a klientů. Ne každá pozvánka bude pro vaši značku vhodná a ne každá zakázka stojí za čas potřebný k vypracování vítězné nabídky. Cílem uchazečů je zjistit, které projekty stojí za to, abyste jim věnovali čas, a poté vypracovat přesvědčivý, přesný a podrobný návrh, který zvýší vaše šance na vítězství a získá vaší značce pozornost, kterou si zaslouží.

Proces podávání nabídek ve stavebnictví – jak to funguje

Váš návrh nabídky je něco jako životopis nebo žádost o zaměstnání; udělá na klienta první dojem, dá mu vědět, jak jste kvalifikovaní, a dokonce mu dá představu o tom, co může očekávat, když s vámi bude spolupracovat. Pokud váš první dojem neboli nabídka klienta zaujme, postoupíte do fáze pohovoru, čímž se výrazně zvýší šance, že vás na danou práci přijmou.

Návrhy na podání nabídky najdete na různých místech. Když obdržíte pozvánku k podání nabídky, jednoduše si stáhněte balíček žádosti a pečlivě si jej prostudujte, abyste získali pevnou představu o tom, o jakou práci se jedná, jaké dovednosti si majitel přeje a jaké má pro danou práci preference nebo specifikace. To je také čas, abyste se ujistili, že balíček je skutečně kompletní a že majitel nebo dodavatel má realistickou představu o tom, kolik bude projekt stát a jak dlouho bude trvat.

Při procesu přezkoumání můžete vyřadit balíčky, které nejsou kompletní, nejsou realistické a neodpovídají velikosti vaší firmy nebo vašim konkrétním dovednostem. Podávat žádosti o všechno je ztráta času – a stejně tak se ucházet o pracovní místa, která neodpovídají ideálně vašim dovednostem, pokud k tomu nemáte pádný důvod. Každá nabídka, kterou vypracujete, vám zabere čas, takže tyto hodiny využijte moudře a zaměřte se na projekty, které jsou atraktivní, realistické a v konečném důsledku je možné je vyhrát.

Tipy pro podávání nabídek

Tip č. 1: Buďte produktivnější

Přiznejme si, že čím produktivnější je váš tým, tím větší je vaše ziskové rozpětí. Po prohře ve vysoce konkurenčním výběrovém řízení se mnoho dodavatelů domnívá, že nabídku prohráli, protože ostatní dodavatelé nabízeli „pod cenou“. Ale bylo to tak? Faktem zůstává, že nejméně 40 % společností nerozumí svým nákladům nebo je nesleduje, a pokud prohráváte více stavebních nabídek, než kolik jich vyhráváte, měli byste si položit otázku, zda skutečně rozumíte nákladům na realizaci projektu. A co je ještě důležitější, měli byste si položit otázku, zda byste své projekty nemohli realizovat nákladově efektivněji.

Mnozí stavební odborníci vám správně doporučí, abyste se spíše než na náklady zaměřili na proces odhadu. Nejlepší způsob, jak podávat konkurenceschopnější nabídky, však nespočívá jen ve sledování nákladů, abyste mohli poskytovat přesnější odhady – je to zlepšení vaší celkové produktivity. Nástroje, jako je Bid Board Pro od společnosti BuildingConnected, vám pomohou zvýšit produktivitu v průběhu celé přípravy stavby.

Tip č. 2: Buďte tam první

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak můžete vyhrát více nabídek (a jednou z nejvíce podceňovaných strategií), je pracovat s předstihem před konkurencí. Je těžké vyhrát nabídku proti 10 nebo 30 konkurentům, ale co třeba proti 3? Čím více nabídek majitel nebo generální dodavatel obdrží, tím větší je pravděpodobnost, že o zakázku přijdete. Je to těžko uvěřitelné, ale vyhrát nabídku neznamená, že musíte být matematický mág. Využíváním stavebních nabídkových tržišť a sítí k vyhledávání zakázek a projektů dříve, než se o nich dozví vaše konkurence, můžete být u nich první a zvýšit pravděpodobnost, že nabídku vyhrajete. Tyto online nástroje vám nejen pomohou najít nové zakázky, o které se můžete ucházet, ale také vám umožní vytvořit profil společnosti, který bude zahrnut do vyhledávání nabídek. V dokonalém světě byste vůbec nemuseli podávat nabídky. Práce by vám prostě spadla do klína. V dokonalém světě samozřejmě nežijeme, ale nebylo by hezké, kdyby majitelé projektů naháněli vás, a ne vy je?“

Tip č. 3: Buďte na správném seznamu nabídek

Jen to, že zakázka existuje, neznamená, že byste se o ni měli ucházet. Jednou z nejhorších chyb, kterých se mnoho dodavatelů při podávání nabídek na stavební práce dopouští, je, že podávají nabídky na každou zakázku, kterou najdou. V tomto smyslu je vysoce účinnou nabídkovou strategií snížení počtu nabídek, které předkládáte. Ačkoli je lákavé předpokládat, že výběrové řízení je hra na objem, tj. čím více do něj vložíte, tím více z něj získáte, v mnoha případech je to ve skutečnosti naopak. Zúžením seznamu nabídkových příležitostí budete moci zlepšit kvalitu svých nabídek a vybrat nabídky s vyšší pravděpodobností úspěchu.

Jaký je tedy „správný“ seznam nabídek? Správný seznam nabídek je takový, který je vhodný pro vaši společnost. Zde je však několik bodů, které byste měli zvážit, až budete příště podávat nabídku na projekt:

• Podávejte nabídky na svůj výklenek. To znamená, že byste měli zjistit, v čem jste nejlepší, a podávat nabídky pouze na tyto zakázky. Nemůžete být dobří ve všem, ale v něčem můžete být skvělí. Jste lepší v komerčních nebo průmyslových projektech? Jste lepší v menších nebo větších projektech? Ať už je to cokoli, zamyslete se nad tím, v čem byl váš tým v minulosti úspěšný – nad projekty, které jste dokončili a které vám přinesly opakované zakázky – a pak podávejte nabídky pouze na tyto typy projektů.
• Přestaňte se ucházet o projekty, které nemůžete vyhrát. Existují projekty, které nemůžete vyhrát bez ohledu na to, kolik energie a úsilí do svého návrhu vložíte. Pokud projekt vyžaduje určitou specializaci, která vám chybí, nepředpokládejte, že nízká nabídka tento nedostatek nadměrně vykompenzuje. Nebude a vy jen úspěšně promarníte svůj čas, úsilí a peníze na marnou snahu. Stejně tak nepodávejte nabídky na projekty umístěné v místech, kde obvykle nepracujete nebo kde nemáte dostatek pracovních sil pro splnění požadavků na zakázku.
• Nepřihazujte na projekty, které pravděpodobně nezískáte. Pravděpodobnost, že nabídku nevyhrajete, může zvýšit mnoho faktorů, ale jedním z nejzřetelnějších je to, jak konkurenční je výběrové řízení. Podáváte nabídku proti třem nebo třiceti konkurentům? Věnujte čas tomu, abyste to zjistili, a rozhodněte se, že budete podávat nabídky pouze na zakázky s méně než 5 konkurenty. Nesledujte jen svůj poměr nabídek a zásahů. Sledujte ho podle zákazníků, typu projektu, lokality a konkurentů a vytvořte si referenční hodnoty. Vyhodnocením svých výsledků v porovnání s celým prostředím můžete začít činit promyšlené rozhodnutí podávat nabídky pouze tehdy, když máte největší pravděpodobnost úspěchu.

Tip č. 4: Buďte hodnotnější

Když má společnost nediferencovanou značku nebo nemá žádnou skutečnou konkurenční výhodu oproti jiným společnostem, stává se její výrobek nebo služba zbožím. Ve hře na komoditu nikdo nevyhraje; je to hra, ve které musí každý snížit své ceny (a nakonec i své ziskové marže), aby vyhrál nabídku. V tomto ohledu je „vítězem“ cenové války dodavatel, který zakázku získá, protože nakonec nabídne tak nízkou cenu, že ztratí svou ziskovou marži. Naproti tomu když máte diferencovanou značku, můžete začít požadovat „cenovou prémii“. Cenová prémie je částka nebo procento, o které vaše cena převyšuje průměrnou cenu účtovanou na trhu za toto zboží a služby.

Obecně lze říci, že několik atributů, na které se můžete zaměřit, abyste začali prodávat spíše hodnotu než cenu, jsou odbornost, kontrola kvality, přizpůsobení a schopnost reagovat. Pokud budeme uvažovat konkrétně o stavebnictví, vaši zákazníci mohou oceňovat a často oceňují tyto atributy více než cenu:

• Odbornost a zkušenosti – Máte vy a váš tým nejvíce dovedností a zkušeností, pokud jde o typ projektu, který nabízíte.
• Kvalita a velikost týmu – Máte vysoce kvalifikovaný tým a správné množství zdrojů pro dokončení konkrétního projektu?
• Zákaznický servis a podpora – Poskytuje váš tým nadstandardní úroveň zákaznického servisu a podpory?
• Prodejní dovednosti – Máte schopnost skutečně „prodat“ hodnotu, kterou váš tým přináší, na schůzkách, při prezentacích nebo v nabídkách?
• Reputaci – Jste v oboru známí vynikajícími výsledky v daném typu projektu?
• Finanční zabezpečení – Je vaše společnost finančně zajištěna? Máte lepší platební podmínky nebo potřebujete méně hotovosti?

Díky odlišení vaší značky prostřednictvím jednoho nebo více výše uvedených atributů budete schopni získat více nabídek na stavební práce, i když nejste uchazečem s nejnižší cenou. Ve skutečnosti budou vaše nabídky skutečně konkurenceschopnější, když budete požadovat cenovou přirážku. A tím, že nabídnete vyšší cenu, zvýšíte své ziskové rozpětí a svůj hospodářský výsledek.

Vytvoření vítězné nabídky

Při podávání nabídek na zakázku záleží na každém detailu – a v dnešním hyperkonkurenčním stavebnictví je potřeba víc než jen nejlepší cena, abyste skutečně vynikli. Čím komplexnější, profesionálnější a přesnější bude váš návrh, tím větší je pravděpodobnost, že u generálních dodavatelů uděláte skvělý první dojem, omezíte zpětnou komunikaci a nakonec zakázku vyhrajete.

Proto jsme vytvořili tento kontrolní seznam pro předkládání nabídek.

Pomocí našeho kontrolního seznamu ve formátu PDF můžete rychle zkontrolovat svůj návrh a zajistit, aby vám neunikly žádné důležité detaily (např. certifikace, dodatky, termíny splatnosti). Vytiskněte si ho, mějte ho na stole a podávejte nabídky s větší jistotou!

Pokračování v podávání nabídek

Kromě vytváření přesvědčivějších nabídek uvádíme tři hlavní důvody, proč byste si měli vytvořit proces pro následné kontroly.

Zlepšete své vztahy s generálními dodavateli

Pokud převezmete odpovědnost za proces následných kontrol, dokážete generálním dodavatelům, že se s vámi snadno spolupracuje, dobře komunikujete a jste na špičce. Generální dodavatelé chtějí spolupracovat se subdodavateli, kteří jim usnadňují život, takže je to skvělý způsob, jak se v konkurenčním prostředí odlišit.

Zvýšíte míru úspěšnosti tím, že získáte zpětnou vazbu, abyste mohli provést revize

Je nepravděpodobné, že vás generální dodavatel sám osloví, aby vám poskytl zpětnou vazbu k nabídce nebo vám sdělil, co musíte udělat, aby byla konkurenceschopnější. Když ho však budete sledovat a zeptáte se, zda měl možnost vaši nabídku zkontrolovat, dává vám to také příležitost zeptat se, zda by si přál, abyste provedli nějaké revize. Opět platí, že tito lidé jsou zaneprázdnění, takže převezměte iniciativu a ujistěte se, že váš návrh zasáhne všechny správné body.

I když zjistíte, že zakázku již vyhrál někdo jiný, generální dodavatel vám může být ochoten poskytnout zpětnou vazbu, která vám pomůže získat další zakázku. Čím více informací získáte po každém návrhu, tím soustředěnější a strategičtější časem budete.

Věnujte čas podávání nabídek na zakázky, které s větší pravděpodobností vyhrajete

Pokud stále podáváte nabídky a neozýváte se, možná je čas přehodnotit, zda by podávání nabídek na zakázky tohoto dodavatele mělo být pro váš tým prioritou.

Tady se mohou hodit následné kontroly. Pokud někoho neustále sledujete a stále se vám nic neozývá, pravděpodobně nemá cenu se v budoucnu ucházet o jeho projekty. Do budoucna můžete své úsilí přeorientovat na generální dodavatele, kteří budou skutečně respektovat váš čas.

Mějte na paměti, že každý generální dodavatel je jiný. Nejprve si vytvořte základní postup následné kontroly generálních dodavatelů, se kterými jste dosud nespolupracovali (např. e-mail dva dny po předložení nabídky, telefonát týden poté). Synchronizujte tyto úkoly se svým kalendářem, abyste nezapomněli na kontaktování. Poté, co zjistíte komunikační preference daného generálního dodavatele, přizpůsobte své následné kroky jeho budoucím projektům.

Proč jste tu nabídku nevyhráli

Níže si probereme 13 nejčastějších důvodů, proč jsou stavební nabídky prohrané. Pamatování na tyto prohrané strategie vám zase pomůže vytvořit si plán vítězného návrhu pro budoucí nabídky.

Nepochopili jste rozsah prací

Jest smutné, že pokud plně nepochopíte rozsah prací stanovený v žádosti o návrh (RFP), pak budete mít problém stanovit správné úkoly nebo termíny, a proto v podstatě nemáte šanci sestavit vítězný stavební návrh. Ujistěte se, že jste si pečlivě přečetli rozsah prací. Pokud vám nějaký aspekt nedává smysl nebo potřebujete více informací, vraťte se s případnými upřesňujícími dotazy, dokud je dostatek příležitostí k podání návrhu před termínem uzávěrky.

Cena nebyla správná

Pokud se vám nedaří vyhrát pokusy o stavební zakázku, může cena představovat alespoň část problému. Vaši klienti nebudou spokojeni, pokud špatně uvedete cenu, nadhodnotíte ji nebo podhodnotíte. Problémem je i to, že nabídnete méně, než kolik si zasloužíte, protože to může vést hodnotící tým k úvahám o úrovni vašich odborných znalostí.

Pamatujte tedy, že příliš vysoké i příliš nízké cenové nabídky jsou červenou vlajkou. Ačkoli nemůžete předvídat, co vaši konkurenti nabídnou do dolaru, nejlepší taktikou je méně se obávat podcenění nebo nadcenění.

Nevysvětlili jste výslovně své náklady

Při dnešním prohlížení nabídky může hodnotící tým při pohledu na cenu zažít moment nálepkového šoku. To neznamená, že by náklady na výstavbu byly nepřiměřené nebo zlomily dohodu, nebo že si nemůžete účtovat to, co si zasloužíte. Vaším jediným úkolem je: explicitně vysvětlit své náklady, řádek po řádku, a ukázat, jak jim najmutí vás přinese hodnotu, kterou v projektu hledají.

Nepředvedli jste své zkušenosti

Mnoho firem napíše hvězdné nabídky a pak je zapomene doložit. Při předkládání nabídek a návrhů vždy nezapomeňte uvést relevantní minulé projekty. Odvedli jste přece skvělou práci, tak ji nezapomeňte ukázat.

Vaše reference nebyly na úrovni

Na referencích záleží, a to nejen u přihlášek na vysokou školu. Poskytněte správné a relevantní reference, abyste předvedli své výkony a výsledky. Je lepší použít méně referencí, než obětovat jejich kvalitu. Pokud jste na nějakém projektu měli bouřlivé vztahy, je lepší je vynechat, protože skutečně mohou rozhodnout o tom, zda vyhrajete, nebo prohrajete.

Vaše bezpečnostní záznamy nejsou ideální

Dobré bezpečnostní záznamy znamenají menší riziko a nižší náklady, na čemž klientům záleží. Pokud jsou vaše výsledky v oblasti bezpečnosti chybné, pravděpodobně nebudete vítěznou nabídkou.

Pokud vás vaše výsledky v oblasti bezpečnosti znepokojují, je čas zavést nový přístup. Musíte vytvořit kulturu, kde je bezpečnost prioritou, a to znamená vypracovat pečlivý bezpečnostní plán a vzdělávat své zaměstnance o nejlepších způsobech dodržování norem. Zde je například pět jednoduchých kroků, kterými mohou zaměstnanci zvýšit bezpečnost ještě dnes. Pokud se jedná o problém, je to první, který byste měli řešit – jak pro vaše šance vyhrát stavební tendry, tak pro celkovou pohodu vaší společnosti v budoucnu.

Chyběly vám dokumenty a informace

Pokud chcete vyhrát pokusy o stavební tendry, je velmi důležité, abyste svůj návrh a nabídku vyplnili do písmene. I jeden malý chybějící oddíl nebo dokument vás může okamžitě diskvalifikovat. Ujistěte se, že předkládáte vše, co je požadováno. Před podáním nabídky byste měli dvakrát, třikrát, dokonce čtyřikrát zkontrolovat každou část dokumentu.

Nepřečetli jste si důkladně RFP

Pokud jste si důkladně nepřečetli RFP, jste na tom špatně. V RFP budou požadovány velmi konkrétní informace a je nejlepší postupovat přesně podle pokynů. Vůbec se od nich neodchylujte a dodržujte veškeré požadavky na počet stran a specifika pro předložení. Dáte tím najevo, že jste profesionál a že předem respektujete potřeby a preference klienta.

Přišli jste pozdě s odevzdáním

Při odevzdávání nabídky záleží i na minutě. Pokud nejste schopni dodržet jednoduchý termín hned na začátku, proč by vám měl klient věřit, že dodržíte několikaletý harmonogram s rozpočtovými důsledky? Před podáním stavební nabídky si ponechte dostatek času na její podání, abyste se zorientovali v nabídkových systémech, které mohou být manuálně zatěžující a pomalé. Sečteno a podtrženo: Pokud chcete vyhrát pokusy o stavební nabídku, nechoďte pozdě. Nikdy.

Nepůsobili jste dobře při osobním pohovoru

Ačkoli jste se možná dostali až do fáze osobního pohovoru, pokud majitel nebo další zúčastněné strany projektu mají pocit, že se k sobě osobně nehodíte, může to být důvodem k uzavření smlouvy. I když je moudré pracovní vztah nevynucovat, snažte se být co nejlepší a při pohovoru se zúčastněnými stranami zdůrazněte, jak dobře dokážete spolupracovat nebo dělat kompromisy.

Váš návrh byl neoriginální

Myslíte si, že originalita se počítá pouze při psaní románu nebo tvorbě sochy? Není tomu tak. Pokud váš návrh vypadá jako zkopírovaný a vložený z přímého formuláře, váš potenciální klient si toho všimne. Pokud projekt stojí za váš čas, nezapomeňte návrh přizpůsobit a personalizovat. Ukažte, čím se vaše značka a služby budou lišit od konkurence, a přimějte je, aby od vás chtěli vidět víc.

Nepoužíváte správné nástroje

Na úspěchu projektu záleží použití správných nástrojů a vybavení. V nabídce nebo při pohovoru možná výslovně uvedete digitální nástroje, které budete používat nebo jste používali na předchozích projektech – ale jsou to ty správné? Vlastník může mít zkušenosti s používáním konkrétních softwarových a technologických nástrojů v předchozích projektech a může je hledat. Udělejte si průzkum a sledujte nejnovější inovace v oboru a můžete v návrhu prezentovat jejich hodnotu.

Nezkontrolovali jste svůj návrh

Pokud máte solidní nabídku, malý překlep tu a tam pravděpodobně nezlomí dohodu. Chyby a lajdáctví ve stavebním návrhu však zpravidla sdělují něco většího; buď byla vaše nabídka uspěchaná, nebo kvalita vaší práce nebude odpovídat standardu. Pokud jste v užším výběru, několik chyb vás může snadno posunout pod hranici úvah. Než stisknete tlačítko odeslat, ujistěte se, že si ji prohlédlo několik párů očí. Je také moudré mít na paměti, že dobře napsaný návrh je důležitý, ale zásadní je také zkontrolovat matematické výpočty cen, protože malá chyba v kalkulaci může znamenat dramatické nadhodnocení nebo podhodnocení nabídky.

Nabízejte jako vítěz

Je čas přestat nabízet, abyste přežili, a začít nabízet, abyste vyhráli. Provozování podniku se může hodně podobat hazardu a šance (nebo konkurence) se často může zdát, že je proti vám postavena tak, že vám snížení nabídky připadá jako nejbezpečnější možnost. Ale se správnými nástroji a pevnou strategií, která vaši firmu postaví do pozice seriózního hráče na trhu, můžete začít zvyšovat své šance na získání více projektů – aniž byste své služby podcenili. Během chvilky budete trávit méně času podáváním nabídek a více času získáváním zakázek, protože budete mít k dispozici správnou taktiku a nástroje, které vám umožní efektivně vyhodnocovat správné příležitosti a nakonec vytvářet nabídky, které vaši společnost odliší.

Chcete maximalizovat hodnotu svých řešení pro správu digitálních nabídek? Stáhněte si naši elektronickou knihu a dozvíte se, jak na to:

Stáhnout nyní