Přípustnost elektronického podpisu u soudu
Dokumenty podepsané elektronicky mají stejnou právní ochranu jako dokumenty podepsané kuličkovým perem. Přesto je hlavní obavou většiny podniků, které mají zájem o získání elektronických podpisů na smlouvách a dalších důležitých dokumentech, zda budou tyto elektronicky vyhotovené dokumenty právně platné a přípustné u soudu.
V USA soudci opakovaně rozhodli ve prospěch elektronických podpisů. Z velké části díky zákonu o elektronickém podpisu, který stanoví, že transakcím by neměly být „upírány právní účinky“ pouze z důvodu jejich elektronické formy, mohou mít podnikatelé a spotřebitelé plnou jistotu, že jejich elektronické podpisy jsou právně platné. Pokud je elektronický podpis získán vhodným způsobem, s použitím vyhovujících technologií, certifikací a ověření, má podle zákona plnou platnost. Bude však dokument přípustný u soudu a bude soudce podmínky smlouvy vymáhat?“
Platnost, přípustnost, &vymahatelnost
Podnikatelé a spotřebitelé by měli vědět, že právní platnost, soudní přípustnost a vymahatelnost nejsou totéž. Každý z těchto pojmů má odlišnou definici, soubor požadavků a především přínos pro výsledek právního sporu.
Zákon o elektronickém podpisu uvádí, že podpisům by neměla být upírána právní platnost pouze proto, že jsou elektronické, což znamená, že smlouva, která je podepsána elektronicky, může být předložena soudu. Ochota soudce přijmout tuto smlouvu však bude záviset na tom, jakým způsobem byl elektronický dokument podepsán.
Aby byl elektronický podpis u soudu přípustný, musí být splněna určitá kritéria. Každá osoba, která doufá, že před soudem předloží elektronicky podepsanou smlouvu, musí být schopna prokázat úmysl podepisující osoby a bezpečnost podepsaného dokumentu. Pokud by s dokumentem mohlo být po jeho podepsání jakkoli manipulováno nebo by mohl být jakkoli pozměněn, existuje vysoká pravděpodobnost, že soudce odmítne jeho přijetí u soudu. Konkrétně se může stát, že dokument podepsaný elektronickým podpisem bude právně platný, ale u soudu bude prohlášen za nepřípustný z důvodu nedostatků v zabezpečení, auditních protokolech nebo ověřování. Proto je velmi důležité, aby si podniky vybraly řešení elektronického podpisu, které má vysokou reputaci a splňuje nejvyšší standardy technické integrity.
Nakonec, vymahatelnost smlouvy závisí nejen na její platnosti a přípustnosti, ale také na obsahu samotné smlouvy. Ve sporu může soudce zkoumat, zda: podmínky konkrétní smlouvy byly jasné a konzistentní, zda došlo k protiplnění (výměně hodnot mezi stranami), zda strany měly právní způsobilost (schopnost) k podpisu, zda strana nebyla pod nátlakem nebo nepatřičným vlivem a zda strana nepodepsala smlouvu v omylu nebo bez znalosti jejího významu. Většina podniků si před uzavřením nechává vypracovat nebo přezkoumat dohodu advokátem s ohledem na tato kritéria, aby se maximalizovala vymahatelnost v budoucnu, pokud by obsah dokumentu čelil kontrole u soudu.
Kritéria přípustnosti
Při zkoumání přípustnosti dokumentu podepsaného elektronickým podpisem v soudním řízení bude soudce analyzovat bezpečnostní, kontrolní a ověřovací protokoly technologie a procesu elektronického podpisu.
Bezpečnost
Systém elektronického podpisu by měl být posílen bezpečnostními protokoly na úrovni banky, aby bylo zajištěno, že dokumenty a kontrolní záznamy nemohou být nikdy zfalšovány nebo zpřístupněny neoprávněným osobám. Pokud existuje jakákoli bezpečnostní slabina, která poskytuje důvěryhodnost argumentu, že integrita provedeného elektronického dokumentu může být pochybná, může soudce rozhodnout o nepřípustnosti dokumentu.
Auditní protokoly
Z pohledu soudu jsou auditní protokoly důležitou součástí dodržování právních předpisů. Auditní protokoly s časovým razítkem umožňují stranám, včetně soudu, ověřit, kdy byl dokument vytvořen, zobrazen, podepsán a archivován. Auditní protokoly by měly být podrobné a zabezpečené digitálním podpisem, kontrolním součtem nebo podobnou metodou, aby bylo zajištěno, že zůstanou odolné proti manipulaci.
Ověřování
Čím více lze elektronický dokument ověřit, tím větší je pravděpodobnost, že soudce tento dokument přijme jako důkaz u soudu. Ověřování dokumentů však může být šikmou plochou a některá ověřovací opatření mohou být natolik zatěžující, že snižují dostupnost a pohodlí, díky nimž se elektronické podpisy staly tak oblíbenými. Klíčem k úspěchu je tedy najít způsoby ověřování dokumentů, které jsou ověřitelné, přípustné a obhajitelné a zároveň nezatěžují zúčastněné strany. Osvědčené postupy ověřování elektronických podpisů zahrnují vícerozměrný přístup, který zahrnuje biometrické ověřování, auditní protokoly a podpisové certifikáty.
Biometrické ověřování
Biometrické ověřování identifikuje osoby na základě jejich vnitřních fyzických znaků. Například společnost RightSignature má vlastní technologii biometrického ověřování, která zachycuje jedinečné charakteristiky související s rychlostí a časem podpisu osoby. Tento typ údajů je reprezentativní pro fyzické pohyby konkrétní osoby a vytváří důkaz o totožnosti a úmyslu podepisující osoby, pokud je některá z nich vyslýchána u soudu.
Emailové a IP adresy
Potvrzením přístupu ke konkrétnímu e-mailovému účtu a zachycením IP adresy jsou systémy elektronického podpisu schopny spojit totožnost podepisující osoby s počítačem a softwarem použitým při události elektronického podpisu.
Digitální otisky prstů
Snímáním SHA-1 nebo podobných digitálních kontrolních součtů jsou sofistikované platformy elektronického podpisu schopny zaznamenat důkazy o každé fázi procesu vytváření a podepisování smlouvy. Díky tomu lze sledovat každou změnu a úpravu a kdykoli zabránit tomu, aby někdo smlouvu zfalšoval.
Ověřování fotografií z webové kamery
Ověřování fotografií je jedním z nejmodernějších nástrojů používaných k ověření totožnosti podepisujících stran. Pokud webová kamera nebo kamera mobilního telefonu zachytí obličej podepisující osoby během události elektronického podpisu, jsou odstraněny veškeré pochybnosti o její totožnosti a způsobilosti k podpisu.
Podpisové certifikáty
Soudně přípustné podpisové certifikáty nabízejí soudcům a právníkům způsob, jak zobrazit a ověřit údaje o platnosti dokumentu, auditní protokoly a informace o podepisující osobě – například celé jméno, podpis, IP adresu, e-mailovou adresu a jakékoli další identifikační údaje. Podpisové certifikáty jsou významnou součástí ověřování podepsaných dokumentů u soudu.
Další ověřování
Přípustnost elektronické smlouvy může pomoci zajistit i řada dalších metod ověřování. Některé špičkové platformy pro elektronický podpis jsou nyní schopny potvrdit telefonní čísla podepisujících osob tím, že vyžadují, aby před dokončením smlouvy zadaly kód obdržený prostřednictvím telefonního hovoru nebo textové zprávy, spolu s požadavkem, aby podepisující osoby zadaly čísla svých řidičských průkazů a další osobní údaje pro ověření své totožnosti.
Vážení výhod a nevýhod
Jedním z nejtěžších úkolů pro podniky, které se snaží provádět transakce elektronicky, je zjistit, jak daleko by měly zajít při prověřování a ověřování podepsaných osob. Pro mnoho společností je konečným cílem vytvořit smlouvu, která je právně platná a přípustná u soudu, aniž by byl zaveden proces, který by byl pro osoby, jejichž podpisy jsou potřebné k dokončení transakcí, zatěžující.
Najít tuto rovnováhu může být obtížné, což je důvod, proč mnoho společností při provádění důležitých obchodních záležitostí online volí důvěryhodnou softwarovou platformu pro elektronický podpis. Díky použití zavedené technologie si mohou být podniky jisté, že smlouvy jsou právně platné a přípustné, a zároveň mohou spotřebitelům a obchodním partnerům poskytnout bezproblémové a intuitivní podepisování.