Free Press

Fakturace & Platby

Platit pozdě je těžké za normálních okolností, ale zejména v těžkých časech. Stává se nejen finanční, ale i emocionální zátěží.

Obvyklým řešením, jak se vypořádat s pozdními platbami, je účtování poplatku z prodlení. Je to přece jasné řešení, ne? Dáte klientovi impuls, aby vám zaplatil hned, nebo mu vzniknou další náklady v dalším průběhu.

Je to ale tak jednoduché? Neexistují situace, kdy je to špatný nápad? A když už se rozhodnete účtovat poplatek za pozdní platbu, v jaké výši? Ve skutečnosti je toho hodně, co je třeba zvážit. V tomto příspěvku se tomu všemu budeme věnovat:

• Proč je účtování poplatku za pozdní platbu dobrý nápad
• Pokyny pro účtování těchto poplatků (a kdy to může být špatný nápad)
• Kolik účtovat

Proč může být účtování poplatků za pozdní platbu dobrý nápad

Kromě toho, že klienty povzbudíte k placení, je poplatek za opožděnou platbu dobrým nápadem i z několika dalších důvodů:

1. Peníze potřebujete – co nejdříve. V těžkých dobách je cash flow obzvlášť důležité. Poplatky za opožděné platby mohou být další pobídkou, aby vám klienti zaplatili, a to dříve. Ačkoli v ideálním případě byste se takovým opatřením mohli vyhnout, samotná myšlenka poplatků za pozdní platby může klienty motivovat k tomu, aby vám zaplatili co nejdříve, nebo s vámi alespoň komunikovali, pokud nemohou.
2. Vytváří to ve vás dojem seriózního profesionála, který má svůj byznys. Pokud politiku poplatků z prodlení nezahrnete, může vzniknout dojem, že klient, který nezaplatí včas, může takové chování opakovat.
3. Dostanete zaplaceno dříve než ostatní dodavatelé. Je pravděpodobné, že pokud vám tento klient neplatí včas, dělá totéž i ostatním zhotovitelům. Pokud však budete mít přísnější platební politiku a budete dělat rozruch, přesunou vaši platbu na první místo.

Přestože poplatky za pozdní platby v zásadě fungují, existují případy, kdy nejsou dobrým nápadem.

Pokyny pro účtování poplatků za pozdní platby

Podle následujících pokynů lépe pochopíte, kdy je vhodné tyto poplatky účtovat.

1. Zeptejte se sami sebe:

Klienti jsou různí. Někteří vám nezaplatí, protože jsou to špatní klienti. Jiní zase nezaplatí, protože na to nemají peníze. Ale pak jsou tu ti, kteří nejsou spokojeni s vašimi službami. Ale místo toho, aby vyvolali rozruch, vybijí si zlost tím, že vám nezaplatí včas. Jsou pasivně agresivní.

Zapojením poplatku za pozdní platbu do faktury se problém jen zhorší. Proto je důležité, abyste před vystavením faktury zkontrolovali, zda práce splnila odhad. Pokud ano, klient je s největší pravděpodobností spokojen. Nyní můžete zaslat fakturu a uvést platební podmínky, aby vás nepřekvapily poplatky z prodlení. Když už jsme u toho…

2. Zeptejte se sami sebe:

Nic nespálí mosty rychleji než překvapivé poplatky. Neuvádějte poplatky za pozdní platby, pokud je klienti neočekávají. Raději nejprve stanovte očekávání:

• Specifikujte poplatek již na začátku vztahu, a to písemně, ideálně prostřednictvím smlouvy.
• Uvádějte poplatek na všech fakturách, které posíláte. Ujistěte se, že je viditelný; neskrývejte ho v drobném písmu. Stejně jako vás frustruje, když se setkáte s překvapivými poplatky, zahrabanými hluboko v obchodních podmínkách, tak i vaše klienty.

Pokud jste výše uvedené neuvedli, můžete ještě zahrnout poplatky za pozdní platby. Stačí klienta předem informovat s tím, že příští měsíc budete mít pravidla pro pozdní platby. Tímto způsobem nemůže jednat v nevědomosti a může očekávat, že všechny budoucí faktury, které nebudou zaplaceny – po určité době – se zvýší.

A pokud klient zareaguje a požádá o zdůvodnění, můžete říci, že je to ve skutečnosti politika, kterou prosazujete (nebo budete prosazovat) u všech nových klientů.

3. Vědět, kdy je lepší volbou odpuštění a mírnější přístup

Jelikož máte zásady týkající se poplatků z prodlení, neznamená to, že je musíte prosazovat při každé příležitosti. Klient může například procházet osobní výzvou – například se vyrovnává se ztrátou blízké osoby nebo ho těžce zasáhla současná recese. V jiných případech mohou nastat nepředvídané okolnosti, kdy vám lukrativní a obvykle spolehlivý klient nemůže zaplatit včas. Vyhodnoťte každou situaci a nevnucujte všem stejná pravidla.

Pokud zdůrazníte, že máte pochopení pro jejich situaci a odpustíte jim poplatek, můžete s nimi posílit svůj vztah. To z dlouhodobého hlediska jen přispěje k obchodnímu úspěchu. Kromě dobrých obchodních praktik se vyplatí být lidský.

Kolik byste měli účtovat?

Předpokládejme, že uvažujete o účtování poplatku z prodlení, další otázky, které vás pravděpodobně napadají, jsou: Kolik si mám účtovat? Jak vypočítám poplatek z prodlení? Existuje nějaká horní hranice? Co je přijatelné a co ne?

Než přejdeme k odpovědím na tyto otázky, je důležité zdůraznit, že účelem poplatku z prodlení je motivovat k včasné platbě, a NE vytvářet další zdroj příjmů.

Poplatek tedy stanovte tak, aby byl dostatečně vysoký, aby lidé jednali, a ne příliš přemrštěný, aby měl klient pocit, že ho taháte za uši (zejména pokud se platba opozdí jen o den nebo dva). Když už nic jiného, tak to jen pošramotí vztah a vy přijdete o jejich zakázky.

Pokud to máme za sebou, vraťme se k věci.

Prvním krokem je stanovit přijatelnou výši úroků, které si budete účtovat. Například ve Státech platí pro každý stát jiné zákony. Seznamte se s nimi.

Jakmile víte, jaká je maximální roční úroková sazba, kterou můžete účtovat, vypočítejte měsíční finanční náklady. Stačí vydělit maximální úrokovou sazbu daného státu dvanácti. Pokud je například sazba 18 %, měsíční finanční poplatek je 1,5 % (18/12). Na fakturu v hodnotě 5000 USD, která se opozdí o 30 dní, se vztahuje sankce ve výši 75 USD (5000 USD × 0,015).

Předpokládejme také, že se platba opozdí o 15 dní. Pak je to trochu jinak. Pak můžete poplatek vypočítat tak, že vydělíte 15/365, vynásobíte 18 % a pak celkovou částkou na faktuře. To vám dá zhruba 37 dolarů.

Je to tak jednoduché… a účtovat poplatek z prodlení pomocí FreshBooks je ještě jednodušší. Při vytváření faktury a přidávání klienta máte možnost nastavit poplatky z prodlení, a to buď v procentech, nebo paušálně.

Další informace najdete v článku Co jsou to poplatky z prodlení a upomínky?

Tento příspěvek byl aktualizován v listopadu 2020.