Pravděpodobně vaše organizace, bez ohledu na její velikost, používá k řízení výdajů v nějaké formě nákupní požadavek a nákupní objednávku. Proces nákupních požadavků a nákupních objednávek v zásobování, který je digitalizovaný a automatizovaný, může vaší firmě přinést řadu klíčových výhod. To se ukáže zejména ve chvíli, kdy přijde čas na audit vašeho finančního účetnictví a vy zjistíte, že máte k dispozici jasnou papírovou stopu, kterou můžete sledovat.
Pro lepší pochopení procesu před využitím zamýšlených výhod jsme pro vás níže rozebrali proces nákupu krok za krokem.
- Proces nákupní objednávky a nákupní poptávky
- Krok 1: Vytvoření nákupní objednávky
- Druhý krok: vystavení nákupní objednávky
- Třetí krok: Dodavatel obdrží objednávku
- Krok čtvrtý: Nákupčí založí objednávku
- Krok pátý: Schválení a platba
- Závěrečný krok: Položte si důležité otázky
- Převezměte kontrolu nad svými nákupními objednávkami se společností ProcurePort:
- S pomocí našich nových webových stránek se stanete odborníkem na nákupní poptávky!
Nákupní objednávka je obchodní dokument vytvořený kupujícím, který oficiálně potvrzuje objednávku a autorizuje nákupní transakci na zboží nebo služby od vašeho zamýšleného dodavatele.
Nákupní objednávky jsou užitečné, protože určují jasná očekávání vaší společnosti, která lze využít ke kontrole, zda je objednávka dodána podle dohody. Jsou právně závazné a v konečném důsledku vám mohou pomoci udržet se v rozpočtu, pomáhají při finančních auditech a pomáhají vaší společnosti sledovat a efektivně spravovat objednávky.
Prvním krokem je vytvoření nákupní objednávky, která je odlišná od objednávky. Nákupní požadavek je formulář, který vaše společnost vytváří interně a předkládá jej nákupnímu oddělení vaší společnosti a uvádí v něm seznam položek, které chce nákupní oddělení schválit. Teprve po schválení požadavku nákupním oddělením se vygeneruje nákupní objednávka.
Přínosy nákupního požadavku nelze přeceňovat. Mezi tyto výhody patří možnost vyčlenit strategické dodavatele a konsolidovat celkový počet dodavatelů, čímž ušetříte čas a peníze; omezit rozmařilé výdaje; zefektivnit podnikové výdaje a snížit celkové náklady na rekvizice jak externě, tak interně.
Jedná se o klíčový krok, ve kterém může vaše firma spatřovat okamžitou hodnotu automatizace a digitalizace procesu nákupu. V některých společnostech manuální procesy nařizují, že nákupní objednávka nemůže být schválena, dokud ji fyzicky nepodepíše daná osoba s určenou pravomocí. Pokud se to místo toho provede prostřednictvím e-mailu nebo s využitím zdroje softwaru pro elektronické zadávání veřejných zakázek, lze toho dosáhnout mnohem rychleji.
Po schválení tvoří nákupní požadavek základ nákupní objednávky, která nastíní požadavek na nákup. Ta bude v podstatě představovat formální dohodu mezi vámi a daným dodavatelem. Nákupní objednávka by měla obsahovat datum, ceny, dodací lhůty, dohodnuté podmínky (například případné slevy), číslo nákupní objednávky a lhůtu splatnosti.
Mějte na paměti, že dodavatel může požadovat změny, pokud jsou některé údaje nesprávné nebo pro něj nejsou přijatelné. Dodavatel pak může upravenou objednávku schválit a zaslat vám ji zpět, a to buď e-mailem, nebo pomocí platformy pro elektronické zadávání veřejných zakázek.
Jakmile nákupčí založí objednávku, je proces víceméně dokončen. Tento krok byste neměli vynechat, protože archivace nákupních objednávek vám výrazně pomůže při finančních auditech.
Krok pátý: Schválení a platba
Po dokončení výše uvedených čtyř kroků je výrobek nebo služba dodána podle dohody a nakonec bude zkontrolována podle samotného dokladu nákupní objednávky. Pokud byla služba provedena v souladu s podmínkami nákupní objednávky, bude provedena zamýšlená platba.
Závěrečný krok: Položte si důležité otázky
Ačkoli může být zajištění nákupní objednávky důvodem k oslavě, přesto se doporučuje, abyste provedli náležitou kontrolu a porozuměli všem budoucím důsledkům této objednávky. Zkontrolovali jste úvěrovou historii dodavatele? Mají „věrnostní slevy“, o kterých byste měli vědět?
Jako tým se můžete komplexně připravit na další kroky tím, že si položíte všechny otázky „co když“, které se týkají vašeho podnikání. Při této přípravě nezapomeňte do diskuse zapojit celý svůj tým, včetně účetního týmu, týmu skladu, týmu IT atd.
Náklady na vystavení a zpracování objednávky se mohou lišit v závislosti na vaší společnosti a jejích potřebách. I když by bylo vhodné nevěnovat příliš mnoho času posuzování přesných nákladů, je užitečné vědět, že typické náklady na nákupní objednávku se mohou pohybovat kolem 35,88 USD za transakci. Tyto náklady lze výrazně snížit, a to až o 90 %, zavedením softwaru pro zadávání nákupních požadavků a objednávek.
Cloudový software pro elektronické zadávání nákupních požadavků společnosti ProcurePort vám může pomoci dohlížet na vaše výdaje, omezit rozmařilé výdaje, zkrátit čas strávený nad nákupními objednávkami a poskytnout vám větší kontrolu nad vaším podnikáním.Chcete-li si vyžádat ukázku cloudově hostovaného softwaru pro elektronické zadávání veřejných zakázek společnosti ProcurePort, kontaktujte nás ještě dnes.