Free Press

Děkujeme Janet Maydem za sestavení tohoto zábavného průvodce plánováním rodinné sešlosti, kterou si všichni zamilují.

Pokud jste doufali, že se vaše rodina (nebo vzdálení genetičtí bratranci a sestřenice) sejde na srazu, teď je ten správný čas. Většina těchto akcí, konkrétně 65 %, se koná v létě, kdy je čas dovolených, venkovní prostory a snazší cestování usnadňují proces pro všechny. Plánování rodinného srazu, a to i v létě, se však může zdát jako skutečně monumentální úkol. Tento jednoduchý průvodce vám pomůže rozdělit jednotlivé kroky a uspořádat setkání během jediného týdne. Připravte se na dobrodružství!

Při práci na těchto krocích si nezapomeňte vytvořit plán, který vám umožní se na samotném srazu stýkat a bavit. Nenastavujte se na to, že budete mít v den srazu příliš mnoho práce. Chytré plánování nyní vám umožní užívat si později.

Den 1: Stanovte datum a najměte si pomocníky

Začněte tím, že stanovíte předběžné datum, které vám dává smysl na základě vašich znalostí o závazcích ostatních lidí, ale nezapomeňte, že se může změnit, jakmile získáte zpětnou vazbu od ostatních. Zavolejte několika členům rodiny nebo začněte diskutovat na sociálních sítích, abyste získali zpětnou vazbu o tom, jaké datum bude pro většinu lidí nejlepší.

Teď začněte nabírat pomoc! Nejlepší úsporu času při plánování srazu vám přinese přibrání lidí, kteří vám pomohou. Sourozenci, dospělé děti, genealogické kontakty, dokonce i zodpovědní teenageři by se mohli zapojit a sejmout část zátěže z vašich ramen. Začněte s plánováním tak, že tyto lidi kontaktujete a zadáte úkoly těm, kteří jsou ochotni vám pomoci.

• Váš student vysoké školy, který je zběhlý v počítačích, by mohl pomoci s pozvánkami a zobrazením videa.
• Vaše sestřenice, která ráda peče, by mohla pomoci s organizací jídla.
• Váš strýc, amatérský fotograf, by mohl pomoci se shromažďováním rodinných fotografií.

To je jen několik příkladů, jak můžete delegovat úkoly, které budete potřebovat splnit. Jedná se o nesmírně důležitý krok, protože malá pomoc může znamenat velký rozdíl.

Den 2: Naplánujte seznam hostů

Dnes je den, kdy se rozhodnete, kdo se akce zúčastní. Pozvánky naformátujete a rozešlete 7. den, takže si zatím nedělejte starosti s tím, abyste se o tom dozvěděli.

Koho pozveš? Pokud se sraz koná u příležitosti nějaké zvláštní události – například významných narozenin nebo výročí – začněte s nejbližší rodinou a postupujte až k širší rodině.

Pokud se jedná o sraz některé z větví rodiny, určete pracovní název srazu, například „Potomci __________“. I když tento typ srazu vyžaduje více času na organizaci, moderní technologie mohou některé prvky usnadnit. (Přečtěte si několik technologických nástrojů, které vám ušetří čas.)

Možná budete chtít na sraz pozvat své genealogické příbuzné. Jaké je lepší místo, kde si můžete „popovídat“ o rodokmenu? Blízké příbuzné a dlouholeté genealogické kontakty můžete pozvat stejným způsobem jako nejbližší rodinu.

Pokud však uvažujete o pozvání vzdáleného bratrance, kterého jste nedávno objevili díky DNA, možná budete chtít být trochu formálnější. Mnozí z nás genealogů mohou být nadšeni představou, že se poprvé setkají s celou řadou příbuzných, ale někteří mohou váhat. Ty vzdálené „DNA“ bratrance a sestřenice nejprve kontaktujte prostřednictvím svých běžných komunikačních kanálů a zeptejte se jich, zda by měli zájem se setkání zúčastnit. Pokud odpoví kladně, pošlete jim poštou nebo e-mailem pozvánky se všemi potřebnými informacemi – datem, časem, cestou na místo atd. Pokud tito vzdálení příbuzní přijedou z velké dálky, můžete jim také nabídnout, že jim pomůžete zajistit ubytování.

Den 3: Rezervujte si místo

Ve většině rad týkajících se plánování velkých rodinných setkání se doporučuje vybrat centrální místo pro všechny, kteří přijedou, nejlépe v blízkosti letiště a hotelů. Mnohá místa určená pro setkání jsou však drahá a často rezervovaná s velkým předstihem. Pokud potřebujete ušetřit nebo chcete jen neformálnější prostředí, zde je několik možností:

1. Váš dvorek. Máte velký dvůr nebo dokonce pár akrů s kůlnou? Uspořádejte sraz u vás doma! Nepotřebujete žádné rezervace ani zálohy. Stačí, když uklidíte. Pokud nemáte čas na úklid svého domu, najměte na pomoc své děti nebo vnoučata výměnou za nějaké peníze navíc. Můžete také kontaktovat místní střední školu nebo mládežnické skupiny v okolí a zeptat se na mladé lidi, kteří potřebují odpracovat hodiny veřejně prospěšných prací nebo si chtějí v létě přivydělat nějaké peníze – možná vám budou moci pomoci.
2. Veřejný park. Mnoho parků má přístřešky nebo dokonce zařízení pro pořádání večírků, které si můžete rezervovat, a některé jsou zdarma. Výběr parku s kempem může pomoci s ubytováním pro vaše hosty.
3. Suterén vašeho kostela. Pokud patříte k církvi nebo synagoze, která má společenský sál, zeptejte se, zda je možné sál pronajmout. Poplatky za tyto typy sálů jsou často levnější.
4. Vaše místní hala Americké legie nebo podobné místo. Tato zařízení bývají často obsazena, ale vyplatí se to ověřit, zejména pokud se sraz nekoná v sobotu.
5. Hotel, letovisko nebo restaurace. Zatímco některé hotely a letoviska si účtují poplatky, možná budete překvapeni, za jak přijatelnou cenu lze v některých hotelech pronajmout místnost pro pořádání akcí nebo setkání, pokud si zavoláte. Pokud se tam plánuje ubytovat více členů rodiny, můžete ji dokonce získat zdarma. A mnoho letovisek nabízí běžné kabiny nebo velké pokoje, které lze k tomuto účelu využít. To může být mnohem levnější než pronájem oficiální místnosti pro akce. Restaurace často poskytnou místnost zdarma, pokud přes ně nakupujete jídlo na akci. Navíc nemusíte tolik uklízet!

Věnujte dnes čas telefonátům a e-mailům, abyste si mohli zajistit místo konání akce.

Den 4: Naplánujte jídlo pro rodinnou sešlost

Přemýšlíte, jak proboha stihnete pro všechny uvařit? Dobrá zpráva – nemusíte! Při plánování menu zvažte tyto možnosti:

1. Udělejte z toho pohoštění. Tato možnost se osvědčuje, pokud vaši hosté nemají daleko na cestu. Vy zajistíte hlavní jídlo a způsob jeho přípravy (například hamburgery, hot dogy a opravdu velký gril) a všichni ostatní dodají přílohy a dezerty. Pokud chcete zajistit určité druhy jídla, můžete jídla přidělit určitým lidem, zejména pokud mají někteří z vašich hostů speciální dietní potřeby.
2. Podívejte se do místního obchodu s potravinami nebo lahůdkami. Mnoho obchodů s potravinami a lahůdkářství nabízí párty balíčky, které obsahují sendviče, přílohy a dezert. Musíte si je však objednat týden nebo dva předem, takže se na to připravte. Můžete také vytvořit vlastní sendvičový (nebo taco) bar tak, že rozložíte různé ingredience a předem připravené přílohy a necháte lidi, aby si vytvořili vlastní oběd.
3. Najměte si dodavatele jídla. Jedná se o nejrychlejší možnost s nejmenšími problémy (a je ideální pro večeře s posezením), ale je také jednou z nejdražších. Pokud máte velký rozpočet a velmi málo času, zamluvte si dodavatele jídla v dostatečném předstihu před datem konání (mnoho velkých míst, hotelů a resortů má dodavatele jídla, se kterým již spolupracuje). Další možností, pokud nechcete vařit, ale potřebujete ušetřit nějaké peníze, je najít cateringovou firmu, která s vámi uzavře smlouvu pouze na přípravu jídla. Náklady jsou obvykle nižší, pokud si jídlo dopravíte a naservírujete sami.
4. Sraz uspořádejte v restauraci (jak je uvedeno výše). Mnoho restaurací má velké místnosti pro setkání a můžete pokrýt místo konání i jídlo v jednom (často za paušální cenu pouze za jídlo).

Den 5: Naplánujte si zábavu

Každé rodinné setkání má znuděné děti a mrzuté dospělé, kteří potřebují něco dělat. Zde je několik aktivit, které jsou jednoduché a rychle připravené:

1. Tradiční hry na trávníku. Máte sadu na bocce? Podkovy? Klouzačku a skluzavku? Postavte je na trávu a pozvěte skupiny ke hře. Ujistěte se, že hry, které zahrnují házení předmětů nebo vody, jsou umístěny dostatečně daleko od prostoru pro jídlo a setkávání.
2. Deskové hry. V prostoru pro posezení na rodinném setkání můžete vymezit koutek pro stolní hry nebo karty. Ty nechte připravené po celý den a pozvěte kohokoli, aby herní prostor využil. Nenastavujte videohry – chceme přece, aby se lidé vzájemně zapojili!“
3. Otevřený mikrofon. Máte v rodině talentované členy, kteří zpívají nebo hrají na zajímavé nástroje? Postavte mikrofon a vyzvěte hudebníky z rodiny, aby vystoupili. Pokud se chystáte tuto možnost zahrnout do pozvánky, nezapomeňte členy rodiny požádat, aby si přinesli své nástroje.
4. Karaoke: Tyto přístroje si můžete koupit nebo pronajmout za poměrně nízkou cenu a jsou velmi zábavné, zejména pro večerní akce.
5. Kruh příběhů: Smyslem rodinného setkání je, aby se lidé sešli a sdíleli příběhy. Naplánujte si hodinu vyhrazenou pro všechny, mladé i staré, aby se podělili o příběh ze svého života. V kruhu si předávejte štafetu, abyste udrželi pořádek.
6. Koutek s hračkami a řemesly: Pokud se vaší akce zúčastní děti (zejména pokud se koná uvnitř), naplánujte místnost nebo koutek s hračkami, řemeslnými projekty a výtvarnými potřebami, aby se děti zabavily. Všichni ocení vaši ohleduplnost. Můžete dokonce naplánovat řemeslnou činnost zaměřenou na genealogii nebo rodinu, kterou si mohou odnést domů jako chvilku.
7. Sdílení fotografií. Požádejte všechny, aby přinesli staré fotografie ke sdílení, a připravte stůl, kde si lidé mohou prohlédnout staré fotografie a alba, které přinesli ostatní. Můžete dokonce poskytnout skener, aby si každý mohl pořídit kopii fotografií, které chce. Pro prohlížení digitálních fotografií přinesených na disku nebo USB flash disku můžete poskytnout počítač. Jen se ujistěte, že někdo zodpovědný řídí toto úsilí, aby se starými fotografiemi bylo řádně nakládáno. Další nápady na prvky srazu zaměřené na genealogii najdete na konci této příručky.

Den 6: Přidejte k aktivitám virtuální sraz

Máte členy rodiny na vzdálených místech, o kterých víte, že se nebudou moci zúčastnit? No, pokud je ve vaší lokalitě přístup k elektřině a internetu, proč si nevyhradit hodinu a neuspořádat „virtuální rodinné setkání“ pro všechny příbuzné, kteří se nemohou dostavit?

Můj bratr to udělal na 60. narozeniny své ženy, protože to bylo v lednu a my žijeme ve Wisconsinu. Postavili v kuchyni monitory a webové kamery a lidé, kteří se nemohli zúčastnit, se mohli přihlásit na odkaz a připojit se k oslavě online. Chcete-li uspořádat virtuální rodinné setkání, postupujte podle následujících kroků:

1. Zaregistrujte se na webu pro videokonference a zaregistrujte datum a čas virtuálního setkání. Zkopírujte a uložte odkaz, který vám konferenční web poskytne.
2. Sdílejte odkaz na virtuální sraz ve svých pozvánkách. Zdůrazněte tento odkaz jako čas virtuálního setkání pro lidi, kteří se nemohou srazu zúčastnit osobně.
3. Při přípravě místa konání srazu zahrňte prostor s monitory a webovými kamerami, které se zaměří na skupiny lidí. Ujistěte se, že používáte zařízení s mikrofony, aby se lidé mohli navzájem slyšet při hovoru. V době virtuálního srazu připojte zařízení k videokonferenčnímu spojení a sledujte, jak se lidé z velké dálky přihlašují a připojují k vaší party.

Tento den je také třeba myslet na fotografie. Nemusíte si najímat fotografa, ale budete chtít najít v rodině někoho, kdo bude zodpovědný za jejich pořízení. Naplánujte si, že si během srazu vyhradíte alespoň hodinu na skupinové fotografie, a vytvořte „fotostěnu“, kde se všichni dohodnou, že zapózují alespoň pro jednu individuální nebo rodinnou fotografii.

Den 7: Zformátujte a odešlete pozvánky

Přestože některým hostům budete muset poslat tradiční papírový leták, mnoho lidí můžete pozvat prostřednictvím e-mailu a sociálních sítí, což je mnohem levnější a jednodušší na zpracování. Online pozvánky jsou rychlé a mohou obsahovat odkaz na RSVP pro rychlé odpovědi. Součástí může být také odkaz na virtuální sraz.

Pokud je mírou vašich zkušeností s počítačem nalezení tlačítka „zapnout“, možná budete chtít tuto práci delegovat na gurua sociálních médií ve vaší rodině. V opačném případě vytvořte událost na Facebooku a požádejte lidi, aby označili, zda se zúčastní. Nebo použijte online pozvánku či službu ecard a pošlete pozvánky e-mailem.

Pokud jste splnili všechny výše uvedené kroky, máte hlavní prvky srazu nastavené a připravené. To je pro vás dobře! Pokud však máte zájem, aby vaše setkání bylo zaměřeno na rodinnou historii, možná budete chtít přidat i několik dalších dnů plánování, abyste mohli zahrnout některé prvky zaměřené na genealogii. Zde je několik nápadů.

Nápady, jak doplnit rodinné setkání o genealogickou expozici

O tom přece rodinné setkání je, ne? Sdílení rodinných vzpomínek.

Chcete se se všemi uctivě a nevtíravě podělit o svůj výzkum rodinné historie a využít setkání jako příležitost ke shromáždění dalších podrobností, příběhů, záznamů a fotografií. To může být váš časově nejnáročnější úkol, ale můžete ho zvládnout několika způsoby.

1. Tradiční vystavení tabule. To bude pravděpodobně nejjednodušší způsob, jak si lidé vaši expozici prohlédnou, ale její sestavení je časově velmi náročné. Pokud máte motivované členy rodiny, kteří se k této činnosti hlásí dobrovolně, delegujte ji na ně. Kromě schématu rodokmenu a starých fotografií připojte také všechny knihy nebo články, které byly o vaší rodině napsány.
2. Video expozice. Tato možnost je skvělá, pokud jste již digitalizovali své genealogické dokumenty a fotografie. Uspořádejte videoprojekci svého rodokmenu a nechte ji běžet ve smyčce, aby se na ni lidé mohli dívat po celý den. I v tomto případě vám může pomoci technicky zdatný člen rodiny. Ukázky videí z rodinných setkání si můžete prohlédnout na YouTube, včetně tohoto velmi pěkného příkladu.
3. Pakety s příběhem. Oslovte své příbuzné a požádejte je, aby se prostřednictvím e-mailu nebo dopisu podělili o své vzpomínky na členy rodiny, místa nebo události. Můžete je uspořádat podle rodinných skupin. Jakmile budete mít sbírku příběhů, doplňte ji rodinnými fotografiemi a odneste balíček do místní tiskárny, aby vám udělala kopie. Rozdejte je na srazu jako památku pro hosty.

Přečtěte si tento článek o sběru rodinných příběhů a tento článek o tom, jak to dělat s úctou, který vám pomůže.

Plánování rodinného srazu v tak krátkém čase nebude snadné, ale pokud si rozdělíte čas podle tohoto návodu, zvládnete to. Jen nezapomeňte pečovat také o sebe – občas si udělejte přestávku a oslavte dobře odvedenou práci.

Mohlo by se vám také líbit:

3. bratranec dvakrát vzdálený? Tato tabulka vám pomůže rozklíčovat matoucí příbuzenské vztahy

Janet Meydamová je spisovatelka na volné noze, která má více než 40 let zkušeností s genealogií jako koníčkem. Její znalosti zahrnují výzkum mnoha různých záznamů ze Spojených států, Německa a Polska. Je také spoluautorkou knihy o rodinné historii svých rodičů „Pocházím z dlouhé linie Dilleyů“. Janet pracuje jako ergoterapeutka. S manželem Timem mají tři dospělé děti a žijí ve Wisconsinu.

Obrázek: Sraz rodiny Ormondů v roce 1912