Free Press

Jako zaměstnavatel jste zodpovědní za to, abyste prošli přijímacím procesem a našli špičkové zaměstnance, kteří se hodí do vaší pracovní kultury. Abyste to však dokázali, musíte udělat trochu domácího úkolu.

Mnoho firem používá kontrolu referencí, aby se hlouběji ponořily do pracovní minulosti uchazeče a zjistily, zda se hodí pro danou práci. Pokud se však chcete stát profesionálem v ověřování referencí, musíte se naučit, jak ověřování referencí provádět a na co se referencí ptát.

Co je to ověřování referencí?

Ověřování referencí je nezbytnou součástí přijímacího procesu. Kontrola referencí spočívá v tom, že zaměstnavatel kontaktuje předchozí zaměstnavatele uchazeče, školy a další osoby (např, osobní reference), aby se o uchazeči dozvěděl více.

Pomocí ověřování referencí se můžete dozvědět více informací o uchazečích, např. o jejich:

• Historie zaměstnání
• Vzdělání
• Pracovní kvalifikace
• Silné a slabé stránky
• Chování

Kroky kontroly referencí

Chcete-li důkladně prověřit reference svého kandidáta, musíte si je nastudovat a postupovat podle následujících šesti kroků. V závislosti na tom, koho kontaktujete (např. bývalého zaměstnavatele), může být nutné přeformulovat nebo položit další otázky.

Ověřte jméno kandidáta

Nejprve: při kontaktování referencí si nezapomeňte ověřit jméno kandidáta. Tento krok se může zdát samozřejmý, ale nikdy nevíte, zda díky němu vyřadíte nepoctivé kandidáty.

Pokud oslovujete předchozího zaměstnavatele, nezapomeňte také ověřit jeho titul a data zaměstnání.

Potvrdit, jak kandidáta znají

V závislosti na vašich požadavcích mohou kandidáti poskytnout seznam různých typů referencí. Vaše firma může například požadovat, aby uchazeč kromě dvou profesních referencí uvedl alespoň dvě osobní reference.

Při kontaktování každé reference si ověřte, odkud uchazeče zná. Tímto způsobem můžete zkontrolovat údaje o referencích, které vám kandidát poskytl. A také vám to pomůže ověřit, s kým mluvíte.

Ptejte se, v čem je kandidát vhodný

Poslední věc, kterou chcete udělat, je najmout někoho nekvalifikovaného. Využijte čas strávený s referencí kandidáta k tomu, abyste posoudili, zda se kandidát na danou pozici hodí.

Při ověřování kandidátů vysvětlete referenci rozsah práce. Zeptejte se ho, zda si myslí, že by se referenci na dané pozici dařilo, a proč.

Při poslouchání odpovědi reference si dejte pozor na indicie, že k vám není stoprocentně upřímná. Naslouchejte tomu, co reference neříká. Mlčení při ověřování referencí může být velmi výmluvné. Například váhavá nebo neurčitá odpověď může naznačovat, že nevěří, že se kandidát na danou pozici hodí, nebo se bojí sdělit podrobnosti.

Nechte referenci kandidáta ohodnotit

Když kontaktujete referenci kandidáta, měli byste mít připravené různé otázky pro kontrolu reference. Některé z nich mohou zahrnovat otevřené otázky, otázky s krátkou odpovědí a otázky s výběrem odpovědí, které používají stupnici hodnocení od 1 do 10.

Požádat referenci o hodnocení kandidáta vám může poskytnout snadný způsob, jak získat od reference upřímnou odpověď. U otázek s pořadím musí reference o své odpovědi přemýšlet, protože uvádí pouze číslo.

Níže uvádíme několik příkladů otázek s pořadím:

• Jak byste na stupnici 1-10 ohodnotil/a komunikační dovednosti kandidáta?
• Jak byste na stupnici 1-10 ohodnotil/a schopnosti kandidáta psát?

Nenechte se zmást referencemi, které dávají kandidátovi samé desítky. Vy i vaše reference víte, že kandidát nemůže být dokonalý ve všech dovednostech. Pokud máte reference, které to dělají, položte jim doplňující otázky, abyste zjistili, proč je hodnotili tak vysoko. Stejně tak, pokud je reference hodnotí nízko, nezapomeňte položit doplňující otázky, abyste zjistili, proč tak učinili.

Zjistěte silné a slabé stránky kandidáta

Jedním z hlavních cílů prověřování referencí o zaměstnání by mělo být zjištění silných a slabých stránek kandidáta.

Společně s dalšími sadami otázek nezapomeňte referenci výslovně požádat, aby uvedla silné a slabé stránky kandidáta. Můžete například požádat referenci, aby vám sdělila dvě silné a dvě slabé stránky nebo příležitosti k růstu kandidáta.

To vám pomůže získat dobrou představu o tom, v čem se kandidát potřebuje zlepšit a v čem nejvíce vyniká. Nemluvě o tom, že přímá informace o silných a slabých stránkách vám také může napovědět, zda kandidát odpovídá požadavkům pracovního místa a potřebným dovednostem.

Ptejte se na chování kandidáta

Znalost chování a postojů kandidáta vám může pomoci předpovědět, jak se bude chovat v pracovním prostředí. Pokud kontaktujete bývalého zaměstnavatele, nezapomeňte se zajímat o chování kandidáta.

Když budete klást otázky o kandidátovi, nezapomeňte do nich vetknout otázky, kterými zjistíte jeho jednání a chování v jeho bývalých zaměstnáních. Vycházel s ostatními spolupracovníky? Vyvolávali někdy v práci konflikty? Proč z daných pozic odešli? Všechny tyto otázky vám pomohou získat dobrou představu o zvycích a chování kandidáta na pracovišti.

Tipy pro ověřování referencí

Chcete nakopnout proces ověřování referencí na vyšší obrátky? Použijte pět níže uvedených tipů a staňte se dokonalým ověřovatelem referencí.

Přistupujte k procesu vážně

Především se ujistěte, že proces ověřování referencí berete vážně. Věnujte čas vyhledávání otázek a připravte se na ně. V opačném případě byste se mohli později spálit tím, že přijmete špatného zaměstnance.

Přistupovat k procesu ověřování referencí na lehkou váhu může:

• Zabránit vám v přijetí hvězdného zaměstnance
• Ztratit peníze a čas
• Způsobit, že strávíte další čas hledáním náhrady

Provádět dvě ústní kontroly

Najdou se kandidáti, kteří na papíře znějí skvěle, ale pohovor je špatný. Na druhé straně budou také kandidáti, kteří pohovor zvládnou, ale svou práci odvedou špatně.

Předtím, než někoho přivedete do svého týmu, proveďte alespoň dvě ústní ověření referencí. Ústní prověrky referencí mohou zahrnovat telefonické hovory, videochaty nebo osobní schůzky.

Ústní prověrky vám umožní pochopit silné a slabé stránky kandidáta a také to, jak si v práci skutečně vede. Nemluvě o tom, že vám pomohou zabránit tomu, abyste zbytečně neztráceli čas přijímáním neumětelů.

Plánujte si otázky předem

Při pohovoru s kandidáty musíte být připraveni. Stejně tak byste měli být připraveni při ověřování referencí kandidáta.

Předtím, než se obrátíte na reference kandidáta, připravte si otázky. Pokud si otázky pečlivě nenaplánujete, uškodíte jen sami sobě.

Věnujte nějaký čas tomu, abyste si skutečně promysleli otázky, které chcete položit. Ponořte se do hloubky a vymyslete netradiční otázky, které chcete o kandidátovi zodpovědět. Vyhněte se otázkám, na které dostanete odpověď „ano nebo ne“. Udělejte si průzkum, abyste našli dobré otázky, které můžete položit referencím. A dbejte na to, aby vaše otázky byly legální, jinak by se vám mohly vymstít.

Vaše otázky by vám měly umožnit nahlédnout do chování kandidáta na pracovišti, jeho minulých zkušeností a dovedností.

Dejte si pozor na falešné reference

Podle Economic Times téměř 20-30 % kandidátů používá falešné reference. Vzhledem k tomu, že velká část kandidátů o svých referencích lže, musíte si dát záležet, abyste falešné reference odhalili.

Na podvodníky si můžete dát pozor:

• Prověřte si reference na sociálních sítích (např. na Facebooku)
• Pokud je to možné, zkontrolujte si telefonní čísla
• Sledujte reference a poděkujte jim (např, zpráva na LinkedIn)

Dělejte si poznámky

Když kontaktujete reference kandidáta, nezapomeňte si udělat co nejvíce poznámek.

I když už víte, že kandidáta přijmete, a od jeho referencí jste získali pozitivní zpětnou vazbu, je vždy dobré mít podrobné poznámky, ke kterým se můžete vrátit.

Zvažte vytvoření šablony nebo formuláře pro kontrolu referencí. Takto jej můžete vyplnit, až budete provádět kontrolu referencí. Formulář pro každého uchazeče si uschovejte pro případ, že byste ho v budoucnu potřebovali dohledat.

Váš formulář nebo šablona by měly obsahovat např:

• Jméno kandidáta
• Jméno a kontaktní údaje kandidáta
• Datum
• Seznam otázek
• Odpovědi kandidáta na vaše otázky
• Váš podpis

Prošel kandidát vaší referenční kontrolou na výbornou? Skvěle! Nyní musíte nového zaměstnance přijmout a zařadit do mzdové agendy. Mzdový software Patriot vám umožní snadno přidávat nové zaměstnance a zefektivní váš mzdový proces. Vyzkoušejte si jej zdarma ještě dnes!