Free Press

Manažer akcí dohlíží na návrh, přípravu a realizaci akcí, které sdružují lidi. Tyto akce mohou probíhat od malých networkingových setkání s několika desítkami hostů až po rozsáhlé konference s tisíci účastníky během několika dnů – a vše mezi tím.

Bez ohledu na jejich rozsah je řízení akcí vždy zaměřeno na lidi. Vaším cílem je zajistit, aby si lidé z dané akce odnesli co nejvíce, a na dosažení tohoto cíle úzce spolupracujete s lidmi.

Přečtěte si, co dělá z event managementu uspokojivou kariéru (pokud jste lidé!), jaké jsou základní dovednosti úspěšného event manažera a jaká jsou tajemství úspěchu špičkových profesionálů.

Co je event management?

Event management je profese zaměřená na řízení projektů, která se zaměřuje na všechny aspekty akcí, od výběru místa až po sledování spokojenosti hostů.

Jaký je rozdíl mezi funkcí event manažera a plánovače akcí?

Většinou jsou tyto pracovní názvy synonyma. Případné rozdíly, které mezi těmito rolemi existují, spočívají především v tom, jak si společnosti a odborníci na pořádání akcí tyto pozice sami definují. Někteří mohou například definovat event manažery tak, že pracují pouze na velkých akcích nebo se zabývají úkoly v den konání akce více než plánováním před akcí.

Při vyhledávání obou pojmů na LinkedIn nebo jiných pracovních portálech se však ve výsledcích objeví mnoho stejných pozic, stejně jako pracovních míst „event designer“. Také americký Úřad pro statistiku práce řadí všechny tyto pozice do jediné profesní kategorie „plánovači setkání, kongresů a akcí“.

Jaké jsou fáze procesu řízení akcí?

Existuje pět základních fází řízení akcí, i když každá fáze obsahuje více úkolů. Navíc zaneprázdnění manažeři akcí se obvykle v daném okamžiku nacházejí v různých fázích u mnoha akcí.

Stupeň 1: Průzkum, stanovení cíle a posouzení proveditelnosti

Ať už jste interním manažerem firemních akcí, nebo vedete společnost pro správu akcí, která pracuje s různými klienty, první fází je definování cíle akce a posouzení proveditelnosti akce. V mnoha případech se to bude zdát samozřejmé. Celkovým cílem akce je získat peníze na nové křídlo knihovny, oslavit 20. výročí založení společnosti nebo uvést na trh nový produkt.

Nejdůležitější je však získat podrobnější informace. Zde je několik věcí, na které se můžete klienta zeptat nebo je probrat se svým interním týmem:

• U firemních akcí: Jaký je obchodní důvod? Budete představovat jeden produkt, nebo několik? Bude součástí akce vzdělávací složka? Jaký je konkrétní cíl získávání finančních prostředků? Je akce určena výhradně pro dlouhodobé dárce? Bude se akce konat současně s novou výstavou?
• Pro slavnostní předávání cen:
• Bude se akce konat současně s novou výstavou? Má F&B proběhnout během ceremoniálu nebo až po něm? Měla by to být koktejlová hodina na stání nebo posezení?
• U akcí pro navázání kontaktů: Chcete zlepšit pocit sounáležitosti v rámci organizace? Chcete, aby se hosté připojili k nové profesní skupině na Facebooku?
• Pro společenské akce: Chcete, aby se hosté připojili k nové profesní skupině na Facebooku? Jedná se o formální nebo uvolněnou událost? Jaký typ hudby by měl být k dispozici, aby se všichni hosté skvěle bavili?

Tato první fáze by měla zahrnovat také posouzení životaschopnosti akce, což znamená stanovení rozpočtu akce a zjištění, zda je v souladu s cílem akce. Nezisková organizace může například zjistit, že nemá finanční rezervy na slavnostní benefiční akci. V takovém případě může nezisková organizace galavečer o rok odložit a místo toho uspořádat nízkonákladový festival food trucků s fundraisingovým prvkem.

Fáze 2: Zvolte si téma a navrhněte akci

Dále manažeři akcí navrhují akci tak, aby splnila stanovené cíle. Zde přichází na řadu hrubý náčrt vaší akce.

• Co se bude během akce odehrávat
• Kdo bude vystupovat/přednášet/přednášet
• Kdy a kde se tak stane
• Jaké je plánované rozmístění stolů, židlí, pódií, pódií a F&B?
• Jaký je plánovaný styl kulis, pozadí a dalších prvků akce? (Moderní, tradiční, romantický, steampunkový, rustikální?)

Jedná se o tvůrčí proces, který může zahrnovat barevný, zvukový a světelný design pro galavečery a jiné akce více zaměřené na divadlo a představení. U profesionálních akcí se zaměříme na stanovení časového harmonogramu a aktivit seminářů, značkové cedule a swagy a rozhodování o možných řečnících.

Manažeři akcí a jejich týmy budou často spolupracovat s nástroji digitálních služeb pro akce, jako je například Social Tables, aby všichni pochopili trajektorii plánování a mohli včas upozornit na případné problémy.

Fáze 3: Zaměřte se na detaily úspěšné akce

Jakmile se manažer akce a jeho tým dohodnou na vizi akce, přejdou k detailům. Tato fáze zahrnuje většinu procesu řízení události a může zahrnovat následující (v závislosti na typu události):

• Zaslání nabídek na místa konání a dodavatele.
• Nábor míst konání, dodavatelů, řečníků a účinkujících (a příprava záložních možností).
• Finalizace smluv s místy konání, dodavateli, řečníky a účinkujícími.
• Vytvoření webových stránek akce a přizpůsobené aplikace akce.
• Navržení průzkumů po akci.
• Rozeslání pozvánek hostům.
• Napsání hashtagů akce a spuštění kampaně na sociálních sítích před akcí.
• Sledování počtu RSVP a registrací na akci.
• Komunikace s účastníky.
• Marketing a oslovování účastníků akce.
• Diskuse s řečníky a účinkujícími o programu akce.
• Aktualizace a procházky s klienty.
• Školení personálu akce a dobrovolníků
• Navržení a finalizace kritických dokumentů akce, jako je časový plán akce a BOE.
• Kontrola wifi a mobilních služeb na akci, zejména u technicky náročných akcí.
• Organizace dopravy a služeb obsluhy.
• Navržení procesu odbavení na akci a vytvoření značení.
• Vytváření swag bagů a značkového zboží.

Fáze 4: Realizace akce

Toto je hlavní událost pro každého manažera akce! Zde se v den konání akce uskuteční všechny předchozí fáze a vznikne událost, kterou hosté ocení a užijí si ji.

V závislosti na rozsahu akce může příprava začít ráno v den konání akce nebo několik dní předem. Realizace akce zahrnuje:

• Nástup a příprava prodejců a dodavatelů akce.
• Nastavení stolů a židlí, ozdob, květinové výzdoby, bufetových stolů, pódia a pódií.
• Závěrečná procházka, ozvučení a kontrola techniky.
• Příjezd hostů a odbavení akce.
• Obsluha a komunikace s hosty.
• F&B servis.
• Řízení neočekávaných problémů a mimořádných událostí.
• Kontrola, zda mají řečníci a účinkující vše, co potřebují, a zda rozumějí svým pokynům.
• Vystoupení a projevy.
• Stěny sociálních médií a ankety pro účastníky.
• Rozdávání batohů.
• Řízení odchodů hostů.

Stage 5: Komunikace s hosty po skončení akce a hlášení týmu

Výjimeční manažeři nepovažují akci za ukončenou, dokud nepochopí, jak na ni reagovali hosté, dobrovolníci, klienti a členové týmu. Začíná to již během samotné akce, kdy manažeři akcí sledují reakce hostů, hovoří s účastníky a kontrolují případné problémy se službami pro hosty.

Dále rozesílají průzkum po skončení akce, a to 12 až 48 hodin po skončení akce. Manažeři akcí navrhují průzkumy po skončení akce tak, aby získali co nejvíce odpovědí, a to tak, že jsou krátké, jednoduché a přátelské.

Po obdržení odpovědí se event manažeři sejdou s klienty, aby s nimi prodiskutovali jejich spokojenost s výsledky akce a výsledky průzkumu. Nakonec s interním týmem proberou, co se povedlo a co ne, a vypracují akční plán, aby se podobným problémům při příští akci vyhnuli.

Jaké dovednosti potřebuje event manažer?

Manažeři akcí potřebují především dovednosti v oblasti práce s lidmi. Tato práce vyžaduje neustálou interakci s klienty, týmy plánovačů akcí, týmy dodavatelů a míst konání a hosty. Každý den pracují event manažeři bok po boku jak s členy týmu, které dobře znají, tak s lidmi, které právě poznali. Mezi další nezbytné dovednosti manažerů akcí patří:

• Schopnost udržet si pořádek podobně jako Marie Kondo
• Schopnost zvládat více úkolů najednou
• Rád pracuje v noci a o víkendech
• Ostré komunikační dovednosti a schopnost naslouchat
• Hluboká studnice kreativních nápadů
• Najde potěšení v rychlémrychlém pracovním prostředí
• Schopnost soustředit se uprostřed pandemonia
• Pružnost, když se objeví nevyhnutelné výzvy
• Sebejistota při rozhodování
• Ochota učit se a rozšiřovat si dovednosti
• Vášeň pro dynamické odvětví

Přečtěte si povinné dovednosti pro plánovače akcí, abyste se hlouběji ponořili do 6 kariérních dovedností v oboru akcí.

3 tajemství o zvládání povinností spojených s řízením akcí od špičkových manažerů akcí

Kromě výše uvedených dovedností jsme shromáždili několik nečekaných tipů od zkušených manažerů akcí. Zde jsou některé další vlastnosti, které podle nich mohou vést k úspěchu v oboru event managementu:

Být klidný v bouři

Něco se pokazí, to je samozřejmost. Nebuďte překvapeni, když něco nedorazí nebo je doručeno na špatné místo, nápis je napsán špatně, něco se rozbije, někdo přijde pozdě… atd. Zachovejte chladnou hlavu a použijte svou sadu mentálních nástrojů k řešení a nápravě situace. Plánovač akcí dokáže s úsměvem vyřešit obrovské problémy a udržet všechny ostatní v klidu, aby nezpůsobili další stres. Když máte pochybnosti, pusťte si Vanilla Ice… „If there’s a problem, yo‘ I’ll solve it.“ – Victoria Blasich, marketingová manažerka firmy Freemind Seattle, která se zabývá marketingem veletrhů. Výňatek z blogu Habits of a Successful Event Manager (Návyky úspěšného manažera akcí) pro webové stránky Northwest Event Show.

Rozvíjejte svou obchodní inteligenci

Akce jsou službou a musí být organizovány obchodním způsobem. Akce musí nejen přilákat přiměřeně velké publikum, ale čísla se musí sčítat. Manažeři akcí potřebují hlavu pro obchod. Stále častěji se od nich vyžaduje, aby věděli, jak funguje podnikatelský sektor. Potřebují obchodní instinkt, který zajistí, že klíčová rozhodnutí budou přijímána v kontextu toho, co dává největší obchodní smysl. Co je nejlepší pro bilanci akce, a ne jen pro ni samotnou? V určité fázi procesu plánování akce budete muset učinit těžká rozhodnutí o tom, jakým směrem se bude vaše akce ubírat. Tato rozhodnutí je třeba přijímat hlavou, a ne srdcem. Opět se jedná o obtížná rozhodnutí a ne vždy jsou týmem vítána. – Chris Powell, odborník na události. Převzato z článku The 7 Key Skills of a Successful Event Manager na blogu The Event Expert.

Spolupracujte s ostatními (a učte se od nich)

Sociální média boří bariéry a jsou skvělým způsobem, jak udržovat aktuální informace a spojit se s vlivnými lidmi, kteří mohou zpochybnit váš způsob myšlení a práce. Účastněte se chatů na Twitteru, připojte se ke skupinám na LinkedIn a přispívejte do nich, sledujte myšlenkové lídry na YouTube, abyste viděli nové perspektivy a podnítili nové nápady. Navštěvujte oborové akce a vyslechněte si některé z nejlepších řečníků ve světě událostí. Cítíte se inspirováni rychle se rozvíjejícím a vzrušujícím odvětvím, jehož jste součástí. – Becki Cross, výkonná ředitelka a stratég pro události ve společnosti Event Northern Ltd. Převzato z článku 10 Ways to Be a Better Event Manager na blogu Event Manager Blog.

Nakonec častá perla moudrosti, která zaznívá od většiny eventových manažerů: dobře o sebe pečujte. Řízení a plánování akcí je notoricky známá stresující profese. Pokud se věnujete kariéře manažera událostí, je nezbytné, abyste si osvojili strategii snižování stresu a předešli tak vyhoření.

Teď už víte všechno o tom, co dělá manažer akcí!“

Zjistěte, jak vám software pro správu akcí Social Tables může pomoci zdokonalit vaše profesní dovednosti. Nebo se dozvíte základní kroky, jak začít podnikat v oblasti správy akcí.