Řízení výsledků se stává stále mocnějším nástrojem pro sladění týmů kolem společného cíle.
Ujasnění cílů a především prostředků k dosažení výsledků má zásadní význam pro udržení soudržnosti a integrace týmu.
Existují však nástroje, díky nimž je řešení problémů s kořenovými příčinami ještě účinnější a které umožňují větší přehlednost a jasnost při sledování cílů a ukazatelů.
V tomto příspěvku jsme vybrali některé nástroje pro analýzu problémů, rozhodovací diagramy a další způsoby zkoumání kořenových příčin.
Přečtěte si pozorně a zjistíte, které známé nástroje pro řešení problémů, jako je metoda 5 proč, Ishikawův graf (rybí kost nebo analýza příčin a následků) a Paretova analýza, jsou kromě jiných konceptů vynikajícími způsoby identifikace kořenové příčiny problému.
Úvod do řešení kořenových příčin problémů
Mnoho z těchto nástrojů analýzy kořenových příčin vychází z konceptu řízení kvality, který vznikl za účelem zajištění kvality a standardních výrobních procesů.
Za tímto účelem byla vytvořena řada nástrojů a metod analýzy kořenových příčin, které mají zajistit, aby si výroba produktů zachovala standard kvality vnímaný trhem.
Většina těchto metodik vychází z konceptu neustálého zlepšování.
Tento soubor činností shrnuje zkratka PDCA (akronym pro Plan, Do, Check, Act).
Více se dozvíte na našem blogu:
Vývoj těchto nástrojů analýzy kořenových příčin způsobil, že se stále více rozšiřují z výrobních závodů a továren do obchodních kanceláří a integrují se do nejpoužívanější skupiny nástrojů řízení.
Koncepty a nástroje analýzy příčin a následků nebo analýzy kořenových příčin problémů, dříve používané například jen na výrobních linkách, se staly rutinou u manažerů ve všech oblastech podniků.
Praktický přístup a řešení problémů umožňuje, aby přijetí těchto metodik bylo pro vrcholový management velkým přínosem, zejména díky jejich objektivitě a snadné návaznosti, zejména v kombinaci s rozhodovacími nástroji.
Prakticky lze proces analýzy kořenových příčin definovat v obecném rozsahu takto:
- definovat problém;
- identifikovat možné příčiny;
- ověřit skutečné příčiny;
- navrhnout řešení problému;
- zavést řešení;
- analyzovat výsledky.
V kontextu vrcholového managementu se analýza příčin a následků zpravidla uplatňuje u odchylek od cílů, aby se zjistily hlavní faktory, které vedly k neúspěchu v daném období.
Při řešení příčin odchylky se tedy manažeři snaží udržet cíl v blízkosti hodnoty, které má být dosaženo, a tedy v souladu s očekáváním společnosti.
Existuje několik nástrojů analýzy příčin problémů, každý z nich má však svá specifika.
Záleží na každém týmu, který z nejlepších nástrojů analýzy problémů použije v rámci svých reálií.
Na tomto místě se ponoříme do 3 hlavních způsobů provádění zkoumání kořenových příčin:
- Paretní diagram;
- Metodika výzkumu Fishbone – Ishikawův diagram;
- Metoda výzkumu 5 proč.
1- Analýza kořenových příčin – Pareto
Paretův diagram je praktickým příkladem nástroje, který umožňuje identifikovat a vybrat položky, které jsou zodpovědné za výrazný vliv na zlepšení procesu, čtěte dále:
80 % výsledků je způsobeno 20 % faktorů.
Toto je koncept Paretovy analýzy: 80/20
Z hlediska metody identifikace problémů lze konstatovat, že 80 % problémů lze vyřešit ošetřením 20 % příčin.
Pro vytvoření Paretova diagramu tedy musíme:
- identifikovat cíl, který nebyl v daném období dosažen;
- zjistit možné problémy, které vedly k odchylce od cíle;
- přiřadit jim četnost, s jakou se vyskytují, nebo stupeň důležitosti;
- seřadit údaje sestupně podle četnosti | důležitosti;
- Vypočítejte procenta vztahující se ke každé položce a vytvořte nový sloupec s kumulativními procenty řady;
- Vytvořte graf, kde sloupce představují četnost a řádky kumulativní procenta;
- Vyberte problémy, které po sečtení procent představují 80 % faktorů.
2- Analýza kořenových příčin – Rybí kost
Diagram rybí kosti, známý také jako diagram příčin a následků a Ishikawův diagram, je grafický nástroj používaný ke zmapování kořenových příčin problému.
Díky své hierarchické formě umožňuje seskupit a vizualizovat několik příčin, které jsou považovány za původ problému nebo příležitosti ke zlepšení, které chcete dosáhnout, kromě jejich účinků na problém nebo výsledek.
Ve své struktuře analýzy příčin a následků pro identifikaci kořenové příčiny problému se konstrukce Ishikawova diagramu řídí následujícími kroky:
- Vyberte si problém, který chcete analyzovat;
- Zohledněte informace týkající se problému;
- Společně s týmem proveďte brainstorming problému a sepište možné příčiny, primární i sekundární;
- Identifikujte příčiny, které se nejvíce týkají problému, a seskupte je podle 6M;
- Navrhněte řešení vznesených příčin, vždy určete osobu odpovědnou za realizaci řešení.
Dalším důležitým detailem při řešení příčin problémů pomocí Ishikawova diagramu je jeho použití jako metody pro identifikaci 6 kategorií problémů definovaných Ishikawou, známých jako 6M:
- Metoda:
- Stroj:
- Opatření: Jak ovlivňují problém metriky používané k měření vývoje činnosti?
- Prostředí: Jak ovlivňují problém metriky používané k měření vývoje činnosti?
- Materiál: Jak ovlivňuje problém prostředí, ve kterém se činnost vyvíjí?
- Práce: Jak ovlivňuje problém kvalita a typ použitých materiálů?
Zapomeňte: toto jsou jen některé z možností kategorií, které lze analyzovat pomocí Ishikawova diagramu.
Při použití metodiky výzkumu rybí kosti při hledání procesů kvality musíte definovat vlastní pojmy, které vycházejí ze specifik vašeho podniku.
Více se o tomto nástroji analýzy hlavních příčin dozvíte v tomto příspěvku na blogu:
3- Analýza kořenových příčin – 5 proč
Nástroj 5 proč v oblasti kvality je velmi jednoduchý, ale neméně účinný.
Vychází z principu pronikání do hloubky problému a snaží se extrahovat kořenovou příčinu hlubšího problému.
Široce se používá, když chce firma zlepšit kvalitu svých dodávek a přejít k neustálému zlepšování svých procesů.
Vytvořil ho Taiichi Ohno v 50. letech. Pracoval ve společnosti Toyota a uvědomil si, že je třeba zlepšit kvalitu výrobků společnosti, aby vyhovovaly potřebám zákazníků.
Tuto metodiku provedete tak, že se pětkrát po sobě zeptáte, proč k určitému problému dochází.
Po pěti otázkách se Ohno domníval, že budete schopni zjistit skutečnou příčinu problému a že bude možné podniknout kroky k jejímu odstranění a vytvořit proces, který zaručí kvalitu dodávek.
Použití nástroje 5 otázek kvality je vhodné zejména pro problémy s několika málo proměnnými.
Pokud se problémy stanou složitějšími, je nutné analyzovat různé další faktory a tato metoda není pro identifikaci problémů dostačující.
Výhody používání nástrojů analýzy kořenových příčin
Nakonec jsme seskupili některé nejčastěji používané nástroje analýzy kořenových příčin v procesech řízení.
Největší výhody, které může analýza kořenových příčin přinést do vašeho podniku, jsou:
- Sladění: poté, co jsou překážky dosažení výsledků otevřeny k diskusi celému týmu;
- Hloubka: protože se analýza neprovádí povrchně, je větší pravděpodobnost, že se tým může zaměřit na skutečnou příčinu;
- Standardizace: všechny analýzy se tak řídí stejným způsobem provedení a směřují k dosažení hlavní příčiny všech procesů, které nedosahují svých cílů.
Jak ale po odhalení problémů a analýze jejich hlavních příčin stanovit priority, které z nich se budou řešit nejdříve?“
Pro tento účel navrhujeme další nástroj, matici priorit rozhodování neboli rozhodovací diagram, známý jako matice GUT.
Je velmi jednoduchá a snadno použitelná a měla by se používat vždy, když máte mnoho problémů k řešení a nevíte, kterým z nich začít.
Matrice vytvořená Charlesem Kepnerem a Benjaminem Tregoem v roce 1981 je stále docela užitečná a funguje takto:
Měli byste použít níže uvedenou tabulku a každému problému udělit známku od nuly do pěti s odkazem na 3 kritéria:
- Závažnost problému;
- Náročnost jeho řešení;
- Tendence problém potencovat.
Pochopte lépe jednotlivá kritéria v rozhodovacím diagramu:
- Tíha: U tohoto pojmu je nutné definovat, jak moc důsledky problému ovlivní dosažení strategických cílů podniku, bezpečnost lidí a společnosti.
- Naléhavost: Co se stane, pokud problém nebude vyřešen okamžitě? Je možné čekat, nebo bude provoz ochromen? Existuje pohotovostní plán? Zvažte tyto faktory, abyste určili rychlost, s jakou by měl být problém vyřešen.
- Tendence: Jaká je pravděpodobnost, že se problém zhorší, pokud nebude brzy vyřešen? Zdá se, že bude bránit provozu podniku?
Na základě těchto kritérií přiřaďte body podle této stupnice:
- Není to naléhavý nebo závažný problém, nezpůsobuje bezprostřední škody.
- Málo naléhavý, málo závažný, v dlouhodobém horizontu se jen zhorší.
- Naléhavý a závažný, ve střednědobém horizontu se zhorší.
- Velmi naléhavý, v krátké době se zhorší.
- Extrémně naléhavý a závažný. Je třeba to vyřešit hned, než se to zhorší.
Zapište skóre do rozhodovací matice, vynásobte čísla a poznáte, že nejvyšší výsledek odpovídá problému, který je třeba vyřešit jako první.
Když už víte tolik o nejlepších nástrojích pro analýzu kořenových příčin a o tom, jak stanovit priority řešení, co takhle se seznámit se softwarem, který zahrnuje několik nástrojů pro řízení a správu podniku? Řešte své obchodní problémy na základě skutečných dat a soustřeďte se na výsledky!
Revolučně změňte řízení své společnosti s nástrojem STRATWs One
.