Přejděme k jádru věci. Jste zde, protože jste na cestě za nalezením způsobu, jak lépe řídit svůj čas a zároveň zvýšit svou produktivitu. I když existují stovky, ne-li tisíce možností, jak tohoto cíle dosáhnout, jednou z jistých technik je blokování času.
Pokud blokování času neznáte, pak jste na správném místě. V následujícím článku vám popíšu, co je to time-blocking, proč je tak výhodný, a poradím vám, jak ho implementovat do svého denního rozvrhu.
Co je to time-blocking a proč je účinný.
„Time-blocking je jednoduše technika řízení času, kdy si na určitý úkol vyhradíte určitý čas,“ vysvětluje Howie Jones ze společnosti Calendar. „Například místo toho, abyste kontrolovali telefon pokaždé, když vám přijde e-mail nebo oznámení ze sociální sítě, byste to dělali v jasně vymezeném čase.“ Způsob, jakým se rozhodnete blokovat svůj den, je však na vašem uvážení.“
Podle Jonese si vyhrazuje blok na kontrolu doručené pošty a sociálních médií, než se ráno ponoří do práce. „Po obědě následuje další blok,“ dodává. „A poslední je později odpoledne, než práci nazveme dnem.“
Jiní, například Bill Gates a Elon Musk, jsou fanoušky mikroplánování, kdy se celý jejich den skládá z pětiminutových bloků. Běžnější praxí by však bylo vyhradit si určitý časový úsek, například kolem hodiny, na splnění důležitého úkolu nebo účast na schůzce. Po ní následuje krátká přestávka, obvykle ne delší než 20 minut, než se vrátíte k práci.
To je všechno v pořádku. Ale proč je blokování času tak účinné?“
Pro začátek, i když je někdy užitečné, seznamy úkolů jsou horší. Především proto, že nezohledňují čas. Můžete mít deset položek, které chcete dnes splnit. Ale pokud vám první dvě zaberou více času, než jste očekávali, zbytek nikdy nedokončíte. Z tohoto důvodu máme tendenci řešit nejdříve ty zvládnutelnější a méně kritické úkoly, což znamená, že ty chutné žabky jen tak leží a chladnou.
Časové blokování vás navíc odrazuje od multitaskingu. „Tím, že si naplánujete časové úseky pro konkrétní úkol nebo problém, podporujete hluboce soustředěnou práci,“ vysvětluje Jones. „Pomáhá vám to také méně se soustředit na ‚povrchní práci‘, což jsou naléhavé, ale ne zásadní činnosti.“
Časové blokování také bojuje proti perfekcionismu a prokrastinaci, protože na vaše každodenní povinnosti je vázán časový limit. Usnadňuje vám také odmítání žádostí o váš čas. A také vám pomůže zamyslet se nad svými prioritami, protože vám poskytne dokument o tom, co jste v určitém časovém rámci udělali a co ne.“
Jste připraveni využít sílu časového blokování? Pokud ano, zde je jednoduchý průvodce krok za krokem, který vám pomůže konečně převzít kontrolu nad svým denním rozvrhem.
Krok 1: Rozpleťte svou mysl.
Než začnete do kalendáře přidávat časové bloky, musíte si nejprve určit, jak je naplníte.
Bylo by to jako stavět poličku od nuly – kdybyste měli takový talent. Musíte toho předem hodně naplánovat. V opačném případě se může stát, že vám police nebude sloužit k žádnému účelu, protože její rozměry budou špatné. Pokud byste však věděli, že chcete, aby tato police sloužila k uložení vaší sbírky vinylů, pak byste si nejprve vyhledali plány. Nyní byste zakoupili správné materiály, které by splňovaly vaše požadavky na skladování.
Stejně jako většině z nás vám však v hlavě pravděpodobně víří milion věcí, které musíte udělat. Tak je odtamtud dostaňte tím, že si uděláte výpis z mozku.
Jedná se o jednoduchou činnost, při které si doslova napíšete všechno, co musíte udělat. Můžete použít tužku a papír, aplikaci, jako je Evernote, nebo aplikaci pro poznámky v telefonu. Začněte sepsáním svých závazků, jako je účast na schůzce nebo odevzdání úkolu do určitého data. Dalšími položkami, které sem můžete zařadit, jsou například váš ranní rituál, každodenní dojíždění do práce nebo cokoli, co se týká vašich cílů.
Zapište také věci, které byste rádi udělali, ale ještě jste se k nim nezavázali. A také přihodit cokoli, co by vám nevadilo dělat v budoucnu.
Nemusíte to dělat denně. Ale je to něco, co byste měli dělat často. Osobně si myslím, že by to měla být týdenní aktivita, třeba v pátek odpoledne nebo v neděli večer.
Krok 2: Určete si priority.
Pokud máte seznam hotový, je čas stanovit si priority.
Pokud jste si seznam rozdělili na musíte, chcete a možná, máte napůl vyhráno. Stále jej však musíte analyzovat, abyste mohli určit položky, které musíte tento týden udělat. Vše ostatní můžete buď naplánovat na pozdější dobu, delegovat na někoho jiného, nebo vymazat ze seznamu.
Pokud jste se zasekli, protože se vám zdá, že je všechno nezbytné, zde je několik strategií, jak si stanovit priority na seznamu:
- Určete si MIT. Jsou to maximálně tři věci, které je bezpodmínečně nutné udělat ještě dnes.
- Použijte matici priorit. Zde byste vše na seznamu zařadili do následujících kvadrantů: naléhavé a životně důležité; nezbytné, ale ne naléhavé; kritické, ale ne důležité; ani naléhavé, ani důležité.
- Určete hodnotu svých úkolů pomocí metody ABCDE. Stačí přiřadit „A“ nejdůležitějšímu úkolu, „B“ důležitému, „C“ možná, „D“ rovná se delegovat a „E“ je pro vyřazení.
- Paretův princip. Zaměřte se na hrstku činností, které přinášejí největší výsledky.
- Strategie 2 seznamů Warrena Buffetta. Sepište si 25 věcí, kterých chcete tento týden dosáhnout. Poté zakroužkujte pět nejlepších a na zbytek zapomeňte.
Krok 3: Připravte si denní plán.
Teď, když máte ujasněné priority na celý týden, pojďme vymyslet, kam je v kalendáři umístit.
První možností by bylo zpracovat úkoly v chronologickém pořadí. Řekněme, že pak máte položky, které je třeba stihnout do pátku. Vaše první dva úkoly by byly naplánovány na pondělí. Úkoly tři a čtyři by byly naplánovány na úterý a tak dále.
To se mi líbí. Je to docela přímočaré a není to ohromující. Když se v pondělí probudím, vím, kterou rybu mám smažit – stejně jako po zbytek dní v týdnu.
Je tu ovšem několik úvah. Zaprvé musíte odhadnout, jak dlouho vám každý z těchto úkolů zabere. Pokud ti každý z nich sežere pět hodin, pochybuji, že oba zvládneš v jeden den. Ne že byste nemohli pracovat deset hodin denně. Ale není to proveditelné, když vezmete v úvahu přestávky a rozptýlení. V tomto případě vás čeká spíše více než dvanáctihodinový den.
Dalším faktorem budou závazky před konferenčními hovory, schůzkami, schůzkami nebo tvrdými termíny. Bude náročné zvládnout dva velké úkoly, když už máte v kalendáři dvě schůzky.
A nezapomeňte pracovat s úrovní své energie. Každý máme jinou dobu, kdy jsme nejproduktivnější, na základě vlastního ultradiánního rytmu. Sledujte svůj vlastní, abyste věděli, kdy jste nejproduktivnější. Obecně platí pravidlo, že nejvíc čilí a energičtí jsme obvykle několik hodin po probuzení. Také s přibývajícím týdnem začíná hladina energie klesat.
S ohledem na to byste si měli nejnáročnější úkoly naplánovat na ráno. Odpoledne byste pak využili k méně vyčerpávajícím činnostem, jako jsou schůzky. Také se snažte předsunout týden tak, abyste v pátek nepracovali na položce s vysokým cílem.
Krok 4: Zablokujte si celý den.
Tady si oddechneme. Právě jsem na vás vychrlil spoustu informací. Ale jsme v podstatě u bodu, na který jste všichni čekali – časová blokace každého dne vašeho rozvrhu.
Jelikož jste si již určili své priority a přišli s plánem svého týdne, nemělo by to být až tak těžké. Pravděpodobně to bude vypadat nějak takto:
- 5:30 – 6:30: Ranní rituál
- 6:30 – 7:00.: Dojíždění do práce
- 7:00 – 7:30: E-mail, sociální sítě a Slack
- 7:30 – 9:00: Smysluplná práce.
- 9:00 – 9:30: Přestávka.
- 9:30 – 10:00: Konferenční hovor.
- 10:00 – 12:00 hod: Smysluplná práce.
- Poledne – 13:00 Oběd.
- 13:00 – 13:30: E-mail, sociální média, Slack.
- 13:30 – 14:30: Týmová porada.
- 14:30. – 15:30: Neplánovaně – k dispozici pro výjezdy do kanceláře.
- 3:30 – 16:00: E-mail, sociální sítě, Slack.
- 4:00 – 16:30: Dojezd domů.
- 4:30 – 21:00: Kvalitní čas s rodinou.
To je základní denní rozvrh. Ale myslím, že jste to pochopili. Váš čas byl započítán do celého dne. Vyhradili jste si také čas na nejdůležitější pracovní a povrchní úkoly, jako je e-mail.
Vyhradili jste si také kousky času na ranní rutinu, každodenní dojíždění, přestávky a čas strávený s rodinou. Máte dokonce i neplánovaný blok času pro případ, že byste ráno nedokončili práci, vyřídili odložené úkoly nebo se museli postarat o nečekanou událost.
Krok 5: Přechod z bloku do bloku.
Pokud chcete umění blokování času zdokonalit, musíte mít mezi jednotlivými časovými úseky nárazníky. Je nereálné se domnívat, že budete okamžitě přecházet z jednoho úkolu na druhý. Váš mozek potřebuje čas na dekompresi a dobití energie.
Tato přechodná období navíc potřebujete i na takové věci, jako je cesta na schůzku. Řekněme, že ve 14 hodin musíte jet přes celé město na schůzku s investory. Můžete mít schůzku zablokovanou. Ale pokud vám cesta na místo zabere 20 minut, měli byste si zablokovat i čas od 13:30 do 14:00. Je to jen jednoduchý způsob, jak zabránit tomu, abyste si omylem naplánovali něco jiného, co by mohlo způsobit, že na schůzku přijdete pozdě.
Krok 6: Vypněte a nalaďte se.
Dalším způsobem, jak je blokování času užitečné, je vymýtit ty otravné rušivé elementy. Dobře, vymýtit je možná trochu kruté. Ale chápete, o co jde. Rozptylování vás vyrušuje od práce.
Hlavní viník? Váš chytrý telefon. Naštěstí můžete aplikace v určitou dobu blokovat nastavením limitů v telefonu nebo pomocí nástrojů, jako je Freedom nebo FocusMe. Telefon můžete také přepnout do režimu „Nerušit“. A pokud ani to nepomůže, vždy můžete mít telefon v jiné místnosti.
Kromě smartphonu vás mohou rozptylovat také spolupracovníci nebo rodina, pokud pracujete doma. Někdy se tomu nelze vyhnout. Když se však potřebujete soustředit na práci, můžete zavřít dveře své kanceláře. Pokud to nepochopí, umístěte na dveře cedulku „Nerušit“ nebo s nimi sdílejte svůj kalendář, aby věděli, kdy máte volno na rozhovor.
Navrhuji, abyste si vedli deník rozptylování. Nemusí to být nic náročného. Stačí si poznamenat, co vás vyrušilo a kdy. Pokud vám například každou středu ráno hlučné popelářské auto způsobuje ztrátu soustředění, nasaďte si v tuto dobu sluchátka s potlačením hluku.
Krok: 7: Revize podle potřeby.
Nakonec proveďte revizi podle potřeby.
K tomu si projděte svůj kalendář za uplynulý týden. Jak jste byli produktivní? Co nešlo podle plánu? Pro nadcházející týden přesuňte některé bloky a zjistěte, zda tyto změny byly přínosné, nebo ne.
Bylo by také vhodné použít nástroj, jako je Kalendář, který díky kouzlu strojového učení dokáže analyzovat, jak trávíte svůj čas. Může pak vytvářet chytré návrhy. Například dokáže sledovat vaše schůzky a poté doporučit, kdy by se měly konat, spolu s tím, koho na ně pozvat.