Free Press

Tulosjohtamisesta on tullut yhä tehokkaampi työkalu, jonka avulla tiimit voidaan yhdistää yhteisen tavoitteen ympärille.

Tavoitteiden ja ennen kaikkea tulosten saavuttamiseen käytettävien keinojen selventäminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta tiimi pysyy yhtenäisenä ja integroituneena.

On kuitenkin olemassa työkaluja, jotka tekevät perimmäisten syiden ongelmanratkaisusta vieläkin tehokkaampaa, sillä ne mahdollistavat suuremman näkyvyyden ja selkeyden tavoitteiden ja indikaattoreiden seurannassa.

Tässä postauksessa olemme valinneet joitakin ongelma-analyysityökaluja, päätösdiagrammeja ja muita tapoja tehdä perimmäisten syiden tutkimusta.

Lue huolellisesti, niin huomaat, mitkä tunnetut ongelmanratkaisutyökalut, kuten 5 miksi -menetelmä, Ishikawan kaavio (kalanruoto- tai syy-seuraus-analyysi) ja Pareto-analyysi, ovat muiden käsitteiden ohella erinomaisia keinoja ongelman perimmäisen syyn selvittämiseen.

Introduction to Root Cause Problem Solving

Monet näistä juurisyyanalyysityökaluista ovat peräisin laadunhallinnan käsitteestä, joka on syntynyt laadun ja standardoitujen valmistusprosessien varmistamiseksi.

Tässä tarkoituksessa on luotu joukko juurisyyanalyysityökaluja ja -menetelmiä, joilla varmistetaan, että tuotteiden valmistuksessa säilytetään markkinoiden kokema laatustandardi.

Vähemmistö näistä menetelmistä perustuu jatkuvan parantamisen käsitteeseen.

Tämä toimintakokonaisuus kiteytetään akronyymillä PDCA (akronyymi sanoista Plan, Do, Check, Act).

Lisätietoa saat blogistamme: Paranna johtamistasi heti: opi tekemään PDCA:ta askel askeleelta

Kehitys on saanut nämä juurisyyanalyysityökalut haarautumaan yhä enemmän tehtaista ja tehtaista kaupallisiin toimistoihin, ja ne ovat integroituneet käytetyimpään johtamisvälineiden ryhmään.

Käsitteistä ja työkaluista, jotka koskevat esimerkiksi syy-seuraussuhdeanalyysiä tai ongelmien juurisyyanalyysiä ja joita aiemmin käytettiin vain tuotantolinjoilla, on tullut rutiinia johtajien keskuudessa kaikilla yritysalueilla.

Käytännönläheinen ja ongelmanratkaisukeskeinen lähestymistapa mahdollistaa sen, että näiden menetelmien käyttöönotosta on suurta hyötyä ylimmälle johdolle erityisesti niiden objektiivisuuden ja seurannan helppouden vuoksi, varsinkin kun ne yhdistetään päätöksentekovälineisiin.

Käytännössä juurisyyanalyysiprosessi voidaan määritellä yleisellä tasolla seuraavasti:

• määritellään ongelma;
• identifioidaan mahdolliset syyt;
• todennetaan todelliset syyt;
• ehdotetaan ratkaisua ongelmaan;
• otetaan ratkaisu käyttöön;
• analysoidaan tulokset.

Ylemmän johdon yhteydessä syiden ja seurausten analyysia sovelletaan yleensä tavoitteista poikkeamiseen, jotta voidaan tunnistaa tärkeimmät tekijät, jotka johtivat kyseisen jakson epäonnistumiseen.

Poikkeaman syitä käsitellessään johtajat pyrkivät siis pitämään tavoitteen lähellä tavoiteltavaa arvoa ja siten yrityksen odotusten mukaisena.

Ongelmien juurisyyanalyysityökaluja on kuitenkin useita, ja kullakin on omat erityispiirteensä.

Kunkin tiimin tehtävänä on määritellä, mitä parhaista ongelma-analyysityökaluista se soveltaa omassa todellisuudessaan.

Tässä syvennytään kolmeen tärkeimpään tapaan tehdä juurisyytutkimusta:

1. Paretokaavio;
2. Fishbone – Ishikawa-diagrammi -tutkimusmenetelmä;
3. 5 Miksi-tutkimusmenetelmä.

1- Juurisyyanalyysi – Pareto

Pareto-kaavio on käytännön esimerkki työkalusta, jonka avulla voit tunnistaa ja valita kohteet, jotka ovat vastuussa prosessin parantamiseen suuresti vaikuttavista tekijöistä, jatka lukemista:

80 % tuloksista johtuu 20 % tekijöistä.

Tämä on Pareto-analyysin käsite: 80/20

Ongelmien tunnistamismenetelmän näkökulmasta voidaan todeta, että 80 % ongelmista voidaan ratkaista käsittelemällä 20 % syistä.

Siten Pareto-kaavion laatimiseksi meidän on:

1. Tunnistettava tavoite, jota ei saavutettu tiettynä ajanjaksona;
2. Kerättävä mahdolliset ongelmat, jotka johtivat tavoitteesta poikkeamiseen;
3. Lisättävä niiden esiintymistiheys tai tärkeysaste;
4. Lajiteltava tiedot alenevaan järjestykseen esiintymistiheyden | tärkeyden mukaan;
5. Laske kuhunkin kohtaan viittaava prosenttiosuus ja luo uusi sarake, jossa on sarjan kumulatiivinen prosenttiosuus;
6. Luo kuvaaja, jossa sarakkeet edustavat frekvenssiä ja rivit kumulatiivisia prosenttiosuuksia;
7. Valitse ongelmat, jotka prosenttiosuuksien lisäämisen jälkeen edustavat 80 prosenttia tekijöistä.

2- Juurisyyanalyysi – kalanruotokaavio

Kalanruotokaavio, joka tunnetaan myös nimillä syy-seuraus-kaavio ja Ishikawa-kaavio, on graafinen työkalu, jota käytetään ongelman juurisyiden kartoittamiseen.

Hierarkkisen muotonsa ansiosta sen avulla voidaan ryhmitellä ja visualisoida useita syitä, joita pidetään ongelman tai halutun parannusmahdollisuuden aiheuttajina, sekä niiden vaikutuksia ongelmaan tai tulokseen.

Syy- ja vaikutusanalyysin rakenteessa ongelman perimmäisen syyn tunnistamiseksi Ishikawa-kaavion rakentaminen noudattaa seuraavia vaiheita:

1. Valitse ongelma, jota haluat analysoida;
2. Huomioi ongelmaa koskevat tiedot;
3. Aivomyrsky ongelmasta yhdessä ryhmän kanssa, luettele mahdolliset syyt, sekä ensisijaiset että toissijaiset;
4. Tunnista ongelman kannalta olennaisimmat syyt ja ryhmittele ne 6M:n mukaisesti;
5. Ehdota ratkaisuja esiin nostettuihin syihin, aina on oltava vastuuhenkilö, joka vastaa ratkaisun täytäntöönpanosta.

Toinen tärkeä yksityiskohta juurisyiden ongelmanratkaisussa Ishikawa-kaavion avulla on käyttää sitä menetelmänä Ishikawan määrittelemien kuuden ongelmakategorian tunnistamiseen, jotka tunnetaan nimellä 6M:t:

• Menetelmä: Miten tehtävä työ vaikuttaa ongelmaan?
• Kone: Miten prosessissa käytettävät laitteet vaikuttavat ongelmaan?
• Toimenpide: Miten toiminnan kehityksen mittaamiseen käytettävät mittarit vaikuttavat ongelmaan?
• Ympäristö: Miten ympäristö, jossa toimintaa kehitetään, vaikuttaa ongelmaan?
• Materiaali: Miten käytettyjen materiaalien laatu ja tyyppi vaikuttavat ongelmaan?
• Työ: Miten toimintaan osallistuvat ihmiset vaikuttavat ongelmaan?

Muista: Nämä ovat vain joitakin Ishikawa-diagrammin avulla analysoitavien luokkien mahdollisuuksista.

Käyttäessäsi kalanruotomenetelmää laatuprosessien etsimisessä sinun on määriteltävä omat käsitteesi liiketoimintasi erityispiirteiden perusteella.

Opi lisää tästä perimmäisten syiden analysointityökalusta tässä blogikirjoituksessa: Mikä on Ishikawa-diagrammi ja miten sellainen tehdään?

3- Juurisyyanalyysi – 5 syytä

Viisi syytä -laatutyökalu on hyvin yksinkertainen, mutta ei yhtään tehottomampi.

Sen lähtökohtana on kaivautua syvälle johonkin ongelmaan yrittäen kaivaa esiin syvemmälle menevän ongelman perimmäinen syy.

Se on laajalti käytössä, kun yritys haluaa parantaa toimitustensa laatua ja siirtyä prosessiensa jatkuvaan parantamiseen.

Sen loi Taiichi Ohno 50-luvulla. Hän työskenteli Toyotalla ja tajusi, että yrityksen tuotteiden laatua oli parannettava, jotta ne vastaisivat asiakkaiden tarpeita.

Menetelmää toteutetaan kysymällä viisi kertaa peräkkäin, miksi tietty ongelma ilmenee.

Viiden kysymyksen jälkeen Ohno uskoi, että ongelman todellinen perimmäinen syy saadaan selville ja että voidaan ryhtyä toimenpiteisiin ongelman eliminoimiseksi ja sellaisen prosessin luomiseksi, joka takaisi toimitusten laadun.

Viiden syyn laatutyökalun soveltaminen soveltuu erityisesti ongelmiin, joissa on vain muutama muuttuja.

Kun ongelmat muuttuvat monimutkaisemmiksi, erilaisten muiden tekijöiden analyysit tulevat tarpeellisiksi, eikä tämä menetelmä riitä ongelmien tunnistamiseen.

Juurisyyanalyysityökalujen käyttämisen edut

Viime lopuksi olemme ryhmitelleet yhteen joitain yleisimmin käytettyjä juurisyyanalyysityökaluja johtamisprosesseissa.

Suurimmat hyödyt, joita juurisyyanalyysi voi tuoda liiketoimintaasi, ovat:

• Kohdistaminen: kun tulosten saavuttamisen esteet ovat koko tiimin keskusteltavissa;
• Syvällisyys: koska analyysiä ei tehdä pinnallisesti, todennäköisyys, että tiimi voi keskittyä todelliseen syyhyn, on suurempi;
• Vakiointi: joten kaikki analyysit noudattavat samaa suoritustapaa, ja niiden avulla on tarkoitus tavoittaa perimmäinen syy, joka on syynä siihen, jos jokin prosesseista ei saavuta tavoitteitaan.

Mutta kun ongelmat on löydetty ja niiden perimmäiset syyt analysoitu, miten priorisoidaan, mitkä niistä ratkaistaan ensin?

Tätä varten ehdotamme ylimääräistä työkalua, päätöksenteon priorisointimatriisia eli päätöskaaviota, joka tunnetaan GUT-matriisina.

Se on hyvin yksinkertainen ja helppokäyttöinen, ja sitä kannattaa käyttää aina, kun on monia ongelmia ratkaistavana eikä tiedä, mistä aloittaa.

Charles Kepnerin ja Benjamin Tregoen vuonna 1981 luoma matriisi on edelleen varsin käyttökelpoinen, ja se toimii seuraavasti:

Tulee käyttää alla olevaa taulukkoa antaaksesi kullekin ongelmalle arvosanan nollasta viiteen viitaten kolmeen kriteeriin:

• Ongelman vaikeusaste;
• Ongelman ratkaisun kiireellisyys;
• Ongelman taipumus potentiaalisuuteen.

Ymmärtää paremmin kutakin päätöksentekokaavion kriteeriä:

• Painovoima: Tämän käsitteen osalta on määriteltävä, kuinka paljon ongelman seuraukset vaikuttavat yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamiseen, ihmisten ja yhteisön turvallisuuteen.
• Kiireellisyys: Mitä tapahtuu, jos ongelmaa ei ratkaista välittömästi? Voidaanko odottaa, vai halvaantuuko toiminta? Onko olemassa varasuunnitelma? Otetaan huomioon nämä tekijät, jotta voidaan määritellä, kuinka nopeasti ongelma olisi ratkaistava.
• Tendenssi: Mikä on todennäköisyys, että ongelma pahenee, jos sitä ei ratkaista pian? Näyttääkö siltä, että se haittaa yrityksen toimintaa?

Anna näiden kriteerien perusteella pisteitä seuraavan asteikon mukaisesti:

1. Ei ole kiireellinen ongelma tai vakava, se ei aiheuta välitöntä vahinkoa.
2. Hieman kiireellinen, vähän vakava ja se vain pahenee pitkällä aikavälillä.
3. Kiireellinen ja vakava ja pahenee keskipitkällä aikavälillä.
4. Erittäin kiireellinen, se pahenee lyhyessä ajassa.
5. Erittäin kiireellinen ja vakava. Se on korjattava nyt, ennen kuin se pahenee.

Sijoittakaa pisteet päätösmatriisiin, kertokaa luvut ja tiedätte, että korkein tulos vastaa ongelmaa, joka on ratkaistava ensimmäisenä.

Nyt kun tiedätte niin paljon parhaista perimmäisten syiden analyysityökaluista ja ratkaisujen priorisoinnista, niin miten olisi, jos oppisitte tuntemaan ohjelmiston, joka kattaa useita johtamisen ja liikkeenjohdon työkaluja? Ratkaise liiketoimintaongelmasi todellisiin tietoihin perustuen ja keskity tuloksiin!

Revoluutioi yrityksesi johtaminen STRATWs One

:n avulla.