Free Press

Viestintätutkimuksen määrittelyn tavoin myös organisaatioviestinnälle on olemassa monia määritelmiä. Deetz väittää, että yksi tapa valaista ymmärrystämme organisaatioviestinnästä on vertailla erilaisia lähestymistapoja. Tätä tekstiä varten haluamme kuitenkin määritellä organisaatioviestinnän, jotta sinulla on viitekehys tämän luvun ymmärtämistä varten. Määritelmämme ei ole lopullinen, mutta luo lähtökohdan tämän viestintätutkimuksen erikoisalan ymmärtämiselle.

Määrittelemme organisaatioviestinnän’ viestien lähettämisenä ja vastaanottamisena toisiinsa liittyvien yksilöiden välillä tietyssä ympäristössä tai ympäristössä yksilöllisten ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaatioviestintä on hyvin kontekstisidonnaista ja kulttuurisidonnaista. Organisaatioiden yksilöt välittävät viestejä kasvokkain, kirjallisesti ja välitettyjen kanavien kautta.

Organisaatioviestintä auttaa meitä 1) suoriutumaan tehtävistä, jotka liittyvät tiettyihin myynnin, palvelujen ja tuotannon rooleihin ja vastuualueisiin; 2) sopeutumaan muutoksiin yksilöllisen ja organisatorisen luovuuden ja sopeutumisen avulla; 3) saattamaan tehtävät päätökseen ylläpitämällä toimintatapoja, menettelytapoja tai määräyksiä, jotka tukevat päivittäistä ja jatkuvaa toimintaa; 4) kehittää suhteita, joissa ”inhimilliset viestit kohdistuvat ihmisiin organisaatiossa – heidän asenteisiinsa, moraaliinsa, tyytyväisyyteensä ja täyttymykseensä” (Goldhaber 20); ja 5) koordinoida, suunnitella ja valvoa organisaation toimintaa johtamisen avulla (Katz & Kahn; Redding; Thayer). Organisaatioviestintä on sitä, miten organisaatiot edustavat, esittelevät ja muodostavat organisaatioilmapiirinsä ja -kulttuurinsa – asenteet, arvot ja tavoitteet, jotka luonnehtivat organisaatiota ja sen jäseniä.

Organisaatioviestinnässä keskitytään pitkälti suhteiden rakentamiseen ja vuorovaikutukseen organisaation sisäisten jäsenten ja kiinnostuneiden ulkoisten yleisöjen kanssa. Kuten Mark Koschmann selittää animoidussa YouTube-videossaan, meillä on kaksi tapaa tarkastella organisaatioviestintää. Perinteinen lähestymistapa keskittyy organisaatioiden sisäiseen viestintään. Toinen lähestymistapa on viestintä organisaationa – mikä tarkoittaa, että organisaatiot ovat niiden sisällä olevien henkilöiden viestinnän tulos. Viestinnässä ei ole kyse vain viestien välittämisestä lähettäjien ja vastaanottajien välillä. Viestintä kirjaimellisesti muodostaa sosiaalisen maailmamme. Suuri osa viestinnästämme on suhteellisen ongelmattomien viestien lähettämistä ja vastaanottamista sekä näiden tietojen perusteella toimimista. Toisinaan asiat ovat hieman monimutkaisempia, kuten silloin, kun on ratkaistava konflikti läheisen ystävän tai perheenjäsenen kanssa. Näissä tilanteissa tapahtuu paljon muutakin kuin pelkkää tiedonvaihtoa. Olet itse asiassa mukana monimutkaisessa merkitysprosessissa ja neuvottelemassa säännöistä, jotka asianosaiset ovat luoneet.

Jotta organisaatiot voivat menestyä, niillä on oltava päteviä viestijöitä. Organisaatioviestintätutkimus osoittaa, että organisaatiot luottavat jäsentensä tehokkaaseen viestintään ja tehokkaisiin viestintätaitoihin. Useissa tutkimuksissa (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) todetaan tehokkaan suullisen ja kirjallisen viestinnän olevan organisaatioiden johtajien eniten kaipaamia taitoja. Yhdysvaltain työministeriö raportoi viestintäosaamisen olevan tärkein taito, jota 2000-luvun työvoima tarvitsee organisaatioiden menestyksen saavuttamiseksi (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). Public Forum Institute väitti, että työntekijöiden on oltava taitavia julkisessa esiintymisessä, kuuntelemisessa ja ihmissuhdeviestinnässä kukoistakseen organisaatiossa.

Organisaatiot etsivät ihmisiä, jotka osaavat noudattaa ja antaa ohjeita, kuunnella tarkasti, antaa hyödyllistä palautetta, tulla toimeen työtovereiden ja asiakkaiden kanssa, verkostoitua, tarjota palvelevaa tietoa, työskennellä hyvin tiimeissä sekä ratkaista luovasti ja kriittisesti ongelmia ja esitellä ideoita ymmärrettävällä tavalla. Organisaatioviestinnän tietoisuuden ja tehokkuuden kehittäminen on muutakin kuin pelkkää osaamista tai tietoa. Tehokkaaseen organisaatioviestintään kuuluu, että osataan luoda ja vaihtaa tietoa, työskennellä erilaisten ryhmien tai yksilöiden kanssa, kommunikoida monimutkaisissa ja muuttuvissa olosuhteissa sekä olla kyvykkäitä tai motivoituneita viestimään asianmukaisella tavalla.

Kuten nyt tiedätte, viestinnän opinnot ovat syvällä antiikin Rooman ja Kreikan suullisen retoriikan perinteissä. Samoin kuin monet tieteenalaa muokanneet varhaiset käsitteet, myös eräät organisaatioviestinnän perusperiaatteet ovat peräisin idästä. Jo neljännellä vuosisadalla kiinalaiset oppineet keskittyivät ”ongelmiin, jotka liittyivät viestintään valtavan hallintobyrokratian sisällä sekä hallituksen ja kansan välillä” (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Antiikin idän oppineet keskittyivät tiedonkulkuun, viestien uskollisuuteen ja tiedon laatuun hallitusbyrokratiansa sisällä (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Nämä ovat edelleen organisaatioviestinnän painopistealueita, joita opitte tänäänkin tunneillanne.

Organisaatioviestintä sai alkunsa 1900-luvun puolivälissä P. E. Lullin ja W. Charles Reddingin työstä Purduen yliopistossa (Putnam & Cheney), kuten useimmat alamme erikoisalat. Teollisen aikakauden aikana organisaatioviestinnän painopiste oli työntekijöiden tuottavuudessa, organisaatiorakenteessa ja organisaation yleisessä tehokkuudessa. Tämän työn kautta ihmiset olivat kiinnostuneita suuremmista voitoista ja johdon tehokkuudesta. Follettia kutsutaan usein Yhdysvaltojen ensimmäiseksi liikkeenjohdon konsultiksi (Stohl). Hän keskittyi erityisesti viestien monimutkaisuuteen, sopiviin kanavavalintoihin ja työntekijöiden osallistumiseen organisaatioissa. Bernard asetti viestinnän jokaisen organisaatioprosessin ytimeen väittäen, että ihmisten on voitava olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa, jotta organisaatio menestyisi.

Organisaatioviestintä voidaan kenttämme erikoisalana johtaa kiistatta Alexander R. Heronin vuonna 1942 ilmestyneeseen kirjaan Sharing Information With Employees, jossa tarkasteltiin johtajan ja työntekijän välistä viestintää (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam ja Cheney totesivat, että ”organisaatioviestinnän erikoistuminen kasvoi kolmesta tärkeimmästä puheviestinnän perinteestä: julkisesta puheesta, suostuttelusta ja sosiaalitieteellisestä tutkimuksesta, joka koski ihmissuhde-, pienryhmä- ja joukkoviestintää” (131). Yritysjohtajille jo 1920-luvulla järjestetyn julkisen puhumisen koulutuksen ohella (Putnam & Cheney) varhaiset teokset, kuten Dale Carnegien vuonna 1936 ilmestynyt How to Win Friends and Influence People, keskittyivät johtajien organisaatioissa menestymisen kannalta välttämättömiin suullisen esiintymisen ja kirjallisen viestinnän taitoihin.

Redding ja Thompkins erittelevät kolme aikakautta organisaatioviestinnän kehityksessä. Valmistelun aikakaudella (1900-1940) luotiin paljon pohjatyötä sille tieteenalalle, jonka tunnemme nykyään. Tutkijat korostivat viestinnän merkitystä organisaatioissa. Tänä aikana keskityttiin ensisijaisesti julkiseen puhutteluun, liikekirjoittamiseen, johtamisviestintään ja vakuuttamiseen. Identifikaation ja konsolidoinnin aikakausi (1940-1970) oli liike-elämän ja teollisuuden viestinnän alku, ja tietyt ryhmä- ja organisaatiosuhteet tunnustettiin tärkeiksi. Kypsyyden ja innovaation aikakaudella (1970-nykyhetki) empiirinen tutkimus lisääntyi, ”ja siihen liittyi innovatiivisia pyrkimyksiä kehittää käsitteitä, teoreettisia lähtökohtia ja filosofista kritiikkiä” (Redding & Thompkins 7).

Kuten muutkin erikoisalat viimeisen vuosisadan aikana, organisaatioviestintä on kehittynyt voimakkaasti vuoropuheluna liike-elämän ja akateemisten yhteyksien välillä. Redding ja Thompkins päättelevät, että ”vuoteen 1967 tai 1968 mennessä organisaatioviestintä oli vihdoin saavuttanut ainakin kohtuullisen menestyksen kahdessa suhteessa: se oli päässyt irti ’liike-elämän ja teollisuuden’ kahleista ja saanut kohtuullisen tunnustuksen vakavasti otettavan akateemisen tutkimuksen arvoisena kokonaisuutena” (18).

Viestinnän kehittyessä tutkimus kehittyy ja organisaatioviestintä määrittelee itseään yhä uudelleen. Alkuvaiheessa tämä ala keskittyi julkisia esityksiä pitäviin johtajiin. Viime aikoina painopiste on keskittynyt organisaatioiden vuorovaikutuksen kaikkiin tasoihin. Koska ihmissuhteet ovat suuri osa organisaatioviestintää, suuri osa tutkimuksesta keskittyy siihen, miten ihmissuhteita hoidetaan organisaatiohierarkioiden puitteissa.

Nykyaikainen organisaatioviestinnän tutkimus on tiivistetty kahdeksaan pääperinteeseen: 1) viestintäkanavat, 2) viestintäilmapiiri, 3) verkostoanalyysi, 4) esimies-alaisviestintä, 5) tiedonkäsittelyn näkökulma, 6) retorinen näkökulma, 7) kulttuurinen näkökulma ja 8) poliittinen näkökulma (Putnam ja Cheney; Kim) 1980-luvulta lähtien tämä erikoistuminen on laajentunut kattamaan myös organisaatiokulttuuria, valtaa ja konfliktien hallintaa sekä organisaatioretoriikkaa koskevat työt. Jos suorittaisit organisaatioviestinnän kurssin kampuksellasi, suuri osa ajasta käytettäisiin siihen, että keskittyisit kehittämään taitojasi organisaatioon sosiaalistamisessa, haastattelemisessa, yksilö- ja ryhmäesitysten pitämisessä, myönteisten työsuhteiden luomisessa, suorituksen arvioinnissa, konfliktien ratkaisemisessa, stressinhallinnassa, päätöksenteossa ja viestinnässä ulkoisen yleisön kanssa.

Taaspäin kuudennessa luvussa tarkastelimme kolmea pääasiallista tapaa, joiden avulla kommunikaation tutkijat suorittavat tutkimuksia. Kun tutkimme organisaatioviestintää, voimme käyttää kvantitatiivisia menetelmiä käyttäytymisen ennustamiseksi tai kvalitatiivisia menetelmiä käyttäytymisen ymmärtämiseksi. Voimme käyttää laadullisia menetelmiä tutkiaksemme viestintää organisaatioiden luonnollisessa ympäristössä ymmärtääksemme organisaatiokulttuureja ja niiden toimintaa (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

Kriittiset lähestymistavat näkevät organisaatiot ”hallitsemisen paikkoina” (Miller 116), joissa tietyt yksilöt ovat marginalisoituja tai epäsuotuisassa asemassa alistavien ryhmien tai rakenteiden vuoksi. Useimmiten tämän tutkimuslinjan kohteena on sukupuoli- tai etninen identiteetti sellaisena kuin se ilmenee organisaatioissa. Kriittinen tutkija käyttää kulttuurintutkimuksen kaltaisia tulkinnallisia tutkimustekniikoita. Tarkastellessaan esimerkiksi yrityksen esitteitä tai organisaation työntekijöiden käsikirjaa kriittinen tutkija paljastaa poliittisia viestejä, jotka saattavat asettaa tietyt ihmisryhmät epäedulliseen asemaan.