Free Press

Tapahtumapäällikkö valvoo ihmisiä yhteen kokoavien tapahtumien suunnittelua, järjestämistä ja toteuttamista. Nämä tapahtumat voivat vaihdella pienistä verkostoitumistapaamisista, joissa on muutama kymmenen vierasta, suuriin konferensseihin, joissa on tuhansia osallistujia useiden päivien ajan – ja kaikkea siltä väliltä.

Tapahtumien hallinnointi on niiden laajuudesta riippumatta aina ihmiskeskeistä toimintaa. Tavoitteenasi on varmistaa, että ihmiset saavat parhaan mahdollisen hyödyn tietystä tapahtumasta, ja teet tiivistä yhteistyötä ihmisten kanssa tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Lue lisää saadaksesi tietää, mikä tekee tapahtumajärjestämisestä palkitsevan uran (jos olet ihmisläheinen!), menestyvän tapahtumajärjestäjän keskeiset taidot ja huippuammattilaisten menestyksen salat.

Mitä on tapahtumajärjestäminen?

Tapahtumanjohto on projektinhallinnan ammatti, joka keskittyy tapahtumien kaikkiin osa-alueisiin aina paikan valinnasta vieraiden tyytyväisyyden seurantaan.

Mitä eroa on tapahtumapäällikön ja tapahtumasuunnittelijan tehtävillä?

Enimmäkseen nämä ammattinimikkeet ovat synonyymejä. Mahdolliset erot, joita roolien välillä on, johtuvat pääasiassa siitä, miten yritykset ja tapahtuma-alan ammattilaiset määrittelevät tehtävät itselleen. Jotkut saattavat esimerkiksi määritellä tapahtumapäälliköiden työskentelevän vain suurten tapahtumien parissa tai hoitavan tapahtumapäivän tehtäviä enemmän kuin tapahtumaa edeltävää suunnittelua.

Mutta kun etsit molempia termejä LinkedInistä tai muilta työpaikkasivustoilta – monet samoista tehtävistä ilmaantuvat tuloksiin, kuten myös ”tapahtumasuunnittelijan” työpaikat. Lisäksi Yhdysvaltain työvoimatilastovirasto (Bureau of Labor Statistics) luokittelee kaikki nämä työpaikat yhdeksi ammattiryhmäksi ”kokous-, kongressi- ja tapahtumasuunnittelijat” (Meeting, Convention, and Event Planners).

Mitkä ovat tapahtumajärjestämisprosessin vaiheet?

Tapahtumanhallinnassa on viisi perusvaihetta, vaikka jokainen vaihe sisältää useita tehtäviä. Lisäksi kiireiset tapahtumajärjestäjät ovat tyypillisesti eri vaiheissa lukuisten tapahtumien osalta kerrallaan.

Vaihe 1: Tutkimus, tavoitteen asettaminen ja toteutettavuuden arviointi

Olitpa sitten yrityksen sisäinen tapahtumapäällikkö tai johdat tapahtumahallintayritystä, joka työskentelee eri asiakkaiden kanssa, ensimmäinen vaihe on tapahtuman tavoitteen määrittely ja tapahtuman toteutettavuuden arviointi. Monissa tapauksissa tämä tuntuu itsestään selvältä. Tapahtuman yleistavoitteena on kerätä rahaa kirjaston uutta siipeä varten, juhlistaa yrityksen 20-vuotispäivää tai tuoda markkinoille uusi tuote.

Mutta on olennaista mennä yksityiskohtaisemmaksi. Tässä muutamia asioita, joita kannattaa kysyä asiakkaalta tai keskustella sisäisen tiimin kanssa:

• Yritystapahtumia varten: Mikä on liiketaloudellinen syy? Esitteletkö yhden vai useamman tuotteen? Sisältyykö esitykseen koulutuksellinen osuus?
• Yleishyödyllisille yhteisöille: Mikä on konkreettinen varainhankintatavoite? Onko tapahtuma tarkoitettu yksinomaan pitkäaikaisille lahjoittajille? Tapahtuma ajoittuu samaan aikaan uuden näyttelyn kanssa?
• Palkintoseremonioita varten: Pitäisikö F&B tapahtua seremonian aikana vai sen jälkeen? Pitäisikö sen olla seisova cocktail-tunti vai istumajärjestys?
• Verkostoitumistilaisuuksia varten: Haluatko parantaa yhteisöllisyyttä organisaatiossa? Haluatko, että vieraat liittyvät uuteen ammatilliseen Facebook-ryhmään?
• Sosiaalisia tapahtumia varten: Onko kyseessä virallinen vai rento tapahtuma? Minkälaista musiikkia pitäisi olla, jotta kaikki vieraat viihtyisivät erinomaisesti?

Tämän ensimmäisen vaiheen tulisi sisältää myös tapahtuman kannattavuuden arviointi, mikä tarkoittaa tapahtuman budjetin laatimista ja sen selvittämistä, onko se linjassa tapahtuman tavoitteen kanssa. Esimerkiksi voittoa tavoittelematon järjestö saattaa huomata, ettei sillä ole taloudellisia resursseja gaalan varainkeruuseen. Tällöin voittoa tavoittelematon yhteisö voi lykätä gaalaa vuodella ja järjestää sen sijaan edullisen ruokarekkafestivaalin, johon liittyy varainhankintaelementti.

Vaihe 2: Valitse teema ja suunnittele tapahtuma

Seuraavaksi tapahtumapäälliköt suunnittelevat tapahtuman niin, että se täyttää asetetut tavoitteet. Tässä vaiheessa syntyy tapahtuman karkea luonnos.

• Mitä tapahtuman aikana tapahtuu?
• Kuka esiintyy/puhuu/opettaa?
• Milloin ja missä tämä tapahtuu?
• Millainen on suunniteltu pöytien, tuolien, lavasteiden, korokkeiden ja F&B:n asettelu?
• Millainen on lavastuksen, kulissien ja muiden tapahtumaelementtien suunniteltu tyyli? (Moderni, perinteinen, romanttinen, steampunk, maalaismainen?)

Tämä on luova prosessi, johon voi kuulua väri-, ääni- ja valaistussuunnittelu gaaloissa ja muissa teatraalisemmissa, esityskeskeisemmissä tapahtumissa. Ammatillisissa tapahtumissa keskitytään aikataulujen ja seminaaritoiminnan laatimiseen, merkkikylttien ja swagien brändäämiseen sekä mahdollisista puhujista päättämiseen.

Tapahtumapäälliköt ja heidän tiiminsä tekevät usein yhteistyötä digitaalisten tapahtumapalvelutyökalujen, kuten Social Tablesin, avulla, jotta kaikki ymmärtävät suunnittelun kulun ja voivat huutaa esiin tulevat ongelmat jo varhaisessa vaiheessa.

Vaihe 3: Keskity yksityiskohtiin onnistuneen tapahtuman takaamiseksi

Kun tapahtumapäällikkö ja hänen tiiminsä ovat sopineet tapahtuman visiosta, he siirtyvät yksityiskohtiin. Tämä vaihe käsittää suurimman osan tapahtumanhallintaprosessista, ja siihen voi kuulua seuraavia asioita (tapahtumatyypistä riippuen):

• Tarjouspyyntöjen lähettäminen tapahtumapaikoille ja toimittajille.
• Tapahtumapaikkojen, toimittajien, puhujien ja esiintyjien palkkaaminen (ja varautuminen varavaihtoehtoihin).
• Sopimusten viimeistely tapahtumapaikkojen, toimittajien, puhujien ja esiintyjien kanssa.
• Tapahtuman verkkosivuston ja räätälöidyn tapahtumasovelluksen rakentaminen.
• Tapahtuman jälkeisten kyselyjen suunnittelu.
• Vieraskutsujen lähettäminen.
• Tapahtuman hashtagien kirjoittaminen ja tapahtumaa edeltävän sosiaalisen median kampanjan käynnistäminen.
• Vastausten ja tapahtuman rekisteröintimäärien seuranta.
• Kävijäviestintä.
• Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen.
• Tapahtuman aikataulusta keskusteleminen puhujien ja esiintyjien kanssa.
• Asiakaspäivitykset ja läpikäynnit.
• Tapahtumahenkilökunnan ja vapaaehtoisten kouluttaminen
• Kriittisten tapahtuma-asiakirjojen, kuten tapahtuman aikataulun ja BOE:n, suunnittelu ja viimeistely.
• Tapahtuman wlan- ja matkapuhelinpalvelun tarkistaminen, erityisesti tekniikkapainotteisissa tapahtumissa.
• Kuljetus- ja pysäköintipalveluiden järjestäminen.
• Tapahtuman sisäänkirjautumisprosessin suunnittelu ja opasteiden luominen.
• Swag bagien ja brändituotteiden rakentaminen.

Vaihe 4: Tapahtuman toteutus

Tämä on jokaisen tapahtumapäällikön päätapahtuma! Tässä kaikki edelliset vaiheet toteutuvat tapahtumapäivänä ja tuottavat tapahtuman, jota vieraat arvostavat ja josta he nauttivat.

Tapahtuman laajuudesta riippuen pystytys voi alkaa tapahtuman aamuna tai muutamaa päivää aikaisemmin. Tapahtuman toteutukseen kuuluu:

• Tapahtuman myyjien ja tavarantoimittajien törmääminen ja pystytys.
• Pöytien ja tuolien, pöytäkoristeiden, kukka-asetelmien, buffetpöytien, näyttämön ja korokkeiden pystytys.
• Viimeiset läpikäynnit, äänitarkistukset ja tekniikkatarkistukset.
• Vieraiden saapuminen paikalle ja tapahtuman lähtöselvitys.
• Vieraspalvelut ja viestintä.
• F&B-palvelu.
• Odottamattomien ongelmien ja hätätilanteiden hallinta.
• Tarkistaminen, että puhujilla ja esiintyjillä on tarvitsemansa ja että he ymmärtävät vihjeensä.
• Esiintymiset ja puheet.
• Sosiaalisen median väliseinät ja osallistujien mielipidekyselyt.
• Swag-pussien jakaminen.
• Vieraiden poistumisen hallinta.

Vaihe 5: Tapahtuman jälkeinen vierasviestintä ja tiimin debrief

Erinomaiset tapahtumajärjestäjät eivät pidä tapahtumaa päättyneenä ennen kuin he ymmärtävät, miten vieraat, vapaaehtoiset, asiakkaat ja tiimin jäsenet reagoivat tapahtumaan. Tämä alkaa itse tapahtuman aikana, jolloin tapahtumapäälliköt tarkkailevat vieraiden reaktioita, keskustelevat osallistujien kanssa ja ottavat yhteyttä vieraspalveluihin mahdollisista ongelmista.

Seuraavaksi he lähettävät tapahtuman jälkeisen kyselyn 12-48 tuntia tapahtuman jälkeen. Tapahtumapäälliköt suunnittelevat tapahtuman jälkeiset kyselyt siten, että ne ovat lyhyitä, yksinkertaisia ja ystävällisiä ja saavat mahdollisimman paljon vastauksia.

Vastaukset saatuaan tapahtumapäälliköt tapaavat asiakkaita ja keskustelevat heidän tyytyväisyydestään tapahtuman tuloksiin ja kyselyn tuloksiin. Lopuksi he keskustelevat talon sisäisen tiimin kanssa siitä, mikä meni oikein ja mikä väärin, ja laativat toimintasuunnitelman vastaavien ongelmien välttämiseksi seuraavassa tapahtumassa.

Mitä taitoja tapahtumapäällikkö tarvitsee?

Tapahtumapäälliköt tarvitsevat ennen kaikkea ihmissuhdetaitoja. Työ edellyttää jatkuvaa vuorovaikutusta asiakkaiden, tapahtuman suunnittelutiimien, myyjien ja tapahtumapaikkojen tiimien sekä vieraiden kanssa. Tapahtumapäälliköt työskentelevät joka ikinen päivä rinnakkain sekä hyvin tuntemiensa tiimin jäsenten että juuri tapaamiensa ihmisten kanssa. Muita tapahtumapäälliköiden olennaisia taitoja ovat mm:

• Marie Kondon kaltainen kyky pysyä järjestyksessä
• Kyky tehdä monia tehtäviä
• Haluaa työskennellä öisin ja viikonloppuisin
• Tarkat viestintä- ja kuuntelutaidot
• Luovien ideoiden syvä lähde
• Löytää nautintoa nopeasta-nopeatempoisessa työympäristössä
• Kyky keskittyä kaaoksen keskellä
• Joustokyky väistämättömien haasteiden ilmaantuessa
• Luottamus päätöksentekoon
• Halukkuus oppimiseen ja taitojen laajentamiseen
• Kiinnostus dynaamiseen alaan

Luepa Tapahtumajärjestäjien pakolliset taidot, jotta voit sukeltaa syvemmälle kuuteen tapahtuma-alan urataitoon.

3 salaisuutta tapahtumajärjestämisen vastuiden hoitamiseen huipputapahtumajärjestäjiltä

Keräsimme yllä mainittujen taitojen lisäksi yllättäviä vinkkejä kokeneilta tapahtumajärjestäjiltä. Tässä on muutamia muita ominaisuuksia, joiden he uskovat johtavan menestykseen tapahtumajärjestelyalalla:

Ole rauhallinen myrskyssä

Jotain menee pieleen, se on itsestään selvää. Älä ylläty, kun jotain ei tule perille tai se toimitetaan väärään paikkaan, kyltti on kirjoitettu väärin, jotain hajoaa, joku on myöhässä… jne. Pysy rauhallisena ja käytä henkistä työkalupakkiasi tilanteeseen puuttumiseen ja sen korjaamiseen. Tapahtumasuunnittelija voi ratkaista valtavia ongelmia hymyillen ja pitää kaikki muut rauhallisina, jotta ei aiheuteta lisää stressiä. Kun olet epävarma, kanavoi Vanilla Icea… ”Jos on ongelma, minä ratkaisen sen” – Victoria Blasich, messumarkkinointiyritys Freemind Seattlen markkinointipäällikkö. Excerpted from Habits of a Successful Event Manager, a guest blog for the Northwest Event Show website.

Develop your business smarts

Tapahtumat ovat palvelu, ja ne on järjestettävä liiketaloudellisesti. Tapahtumien ei tarvitse vain houkutella sopivan kokoista yleisöä, vaan lukujen on myös täsmättävä. Tapahtumapäälliköt tarvitsevat bisnesälyä. Yhä useammin heiltä edellytetään, että he tietävät, miten yrityssektori toimii. Heiltä vaaditaan kaupallista vaistoa, jolla varmistetaan, että tärkeimmät päätökset tehdään sen mukaan, mikä on liiketoiminnallisesti järkevintä. Mikä on parasta tapahtuman taseen eikä vain tapahtuman kannalta? Jossain vaiheessa tapahtuman suunnitteluprosessia sinun on tehtävä vaikeita päätöksiä tapahtumasi suunnasta. Nämä päätökset on tehtävä järjellä eikä sydämellä. Nämäkin ovat vaikeita päätöksiä, eikä tiimi aina pidä niitä tervetulleina. – Chris Powell, tapahtuma-asiantuntija. Ote artikkelista The 7 Key Skills of a Successful Event Manager The Event Expert -blogissa.

Kytkeydy muihin (ja opi heiltä)

Sosiaalinen media murtaa esteitä ja on loistava tapa pysyä ajan tasalla ja olla yhteydessä vaikuttajiin, jotka voivat haastaa ajattelu- ja työskentelytapasi. Osallistu Twitter-keskusteluihin, liity LinkedIn-ryhmiin ja osallistu niihin, katso ajatusjohtajia YouTubesta nähdäksesi uusia näkökulmia ja herättääksesi uusia ideoita. Käy alan tapahtumissa ja kuule tapahtumamaailman huippupuhujia. Tunne itsesi inspiroituneeksi nopeatempoisesta ja jännittävästä alasta, jonka osa olet. – Becki Cross, Event Northern Ltd:n toimitusjohtaja ja tapahtumastrategi. Ote artikkelista 10 Ways to Be a Better Event Manager on the Event Manager Blog.

Viimeiseksi useimmilta tapahtumajärjestäjiltä usein kuultava viisaushelmi: pidä itsestäsi hyvää huolta. Tapahtumajärjestäminen ja -suunnittelu on tunnetusti stressaava ammatti. Jos tavoittelet tapahtumajärjestäjän uraa, on tärkeää, että otat käyttöön stressin vähentämisstrategian, jotta vältät loppuunpalamisen.

Nyt tiedät kaiken siitä, mitä tapahtumapäällikkö tekee!

Löydä, miten Social Tablesin tapahtumanhallintaohjelmisto voi auttaa sinua terävöittämään ammattitaitoasi. Tai opi olennaiset vaiheet tapahtumajärjestäjäyrityksen perustamiseen.