Ei varmaan yllätä ketään, jos tietää, että olin sähköisten kalenterien varhainen omaksuja. 1990-luvun alussa käytin Casion digitaalista päiväkirjaa, jota seurasi Psion 5mx -laite vuonna 1997. Siirtyminen Filofaxista harmaasävyiseen PDA:han merkitsi kuitenkin luopumista yhdestä asiasta, jonka sain takaisin vasta vuosia myöhemmin: värikoodatuista kalentereista.
Monet ihmiset käyttävät värikoodausta erottaakseen toisistaan työtapahtumat ja sosiaaliset tapahtumat sekä esimerkiksi perhekalenterit. Mutta minä käytän niitä myös auttaakseni minua pitämään elämäni tasapainossa …
Maailmassa on luultavasti vain harvoja ihmisiä, joilla ei ole ollut elämässään aikaa, jolloin he tuntuvat tekevän vain töitä. Freelanceriksi ryhtyminen tai yrityksen perustaminen on klassinen esimerkki. Kun ei ole vakituista tulovirtaa, tuntuu helposti siltä, ettei voi kieltäytyä mistään tarjotusta työstä. Elämässäni oli yksi vaihe, jolloin tein tästä syystä todella hulluja työtunteja.
Perhe, sosiaalinen kanssakäyminen, hauskat aktiviteetit, harrastukset ja henkilökohtainen kehittyminen voivat jäädä taka-alalle.
Mutta työ ei ole ainoa asia, joka voi olla kaiken kuluttavaa. Mikä tahansa asia uudesta vauvasta uuteen kotiin voi olla sellainen, joka valtaa elämäsi. Helppoja ratkaisuja ei ole mihinkään näistä asioista, mutta on olemassa vanha liiketalouden sanonta, jonka mukaan ”mitä mitataan, sitä myös hallitaan.”
Sanoen, että ensimmäinen askel jonkin asian aikaansaamiseksi on huomion kiinnittäminen siihen. Ja siinä värikoodatut kalenterit voivat auttaa.
Miksi värikoodatut kalenterit?
Värikoodattujen projektien avulla näet yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon aikaa panostat elämäsi eri osa-alueisiin. Käytätkö riittävästi aikaa työhösi, kumppanillesi, lapsillesi, terveydellesi, intohimoprojekteillesi … ? Jos jokaisella osa-alueella on oma värinsä, kalenteriasi on helppo selata ja nähdä, miten tasapaino toteutuu.
Tässä ovat esimerkiksi minun värejäni:
Työn, hallinnoinnin ja Stephin kalentereiden vahtimisen ohella seuraan siis tehokkaasti kuutta kategoriaa:
- Yhteiset aktiviteetit kumppanini kanssa
- Sosiaaliset/hauskat tapahtumat (muut kuin Stephin kanssa)
- Työskentely kotimme parissa
- Kirjallisuuden kirjoittaminen
- Videoiden katsominen
- Henkilökohtainen kehittyminen
Valitsin nämä kategoriat sen vuoksi, että kukin kategoria edustaa jotakin sellaista, minkä asetan tärkeysjärjestykseen elämässäni, ja haluan varmistaa, että kiinnitän siihen riittävästi huomiota.
Kun elämä on kiireistä, jotkut pariskunnat esimerkiksi huomaavat, että he voivat mennä viikosta toiseen tuskin nähdessään toisiaan. Jos kummallakin on yhteisten tapahtumien lisäksi omia tapahtumia ja omia ystäväpiirejä, voi helposti käydä niin, että yhteistä aikaa jää vain vähän.
Joillakin pareilla on ”treffi-iltoja” – yksi ilta viikossa, joka on varattu pelkästään kahdestaan olemiseen. Me emme ole huomanneet tarvitsevamme sitä, mutta nopealla kalenterin läpikäynnillä näen, kuinka paljon syvää punaista siellä on, ja ryhdyn toimiin, jos se vaikuttaa hieman kevyeltä.
Sama pätee myös kaunokirjallisuuden kirjoittamiseen. Kun päivisin kirjoittaa työkseen, intohimoprojektit voivat jäädä vähemmälle huomiolle, joten minulla on sille väri, jotta näen, kuinka paljon aikaa käytän fiktion kirjoittamiseen.
Video on toinen asia, johon keskityn tällä hetkellä, ja pyrin kehittämään taitojani sekä työprojekteja että hauskoja projekteja varten, joten haluan varmistua siitä, että panostan siihen riittävästi aikaa.
Henkilökohtainen kehittyminen on asia, joka helposti laiminlyödään, olipa kyse sitten kuntosalilla käymisestä, näköalojen laajentamiseen tarkoitettujen kirjojen lukemisesta tai uuden taidon oppimisesta. Joten sillekin on oma värinsä.
Ja aivan kuten haluan varmistaa, että teen paljon asioita kumppanini kanssa, haluan myös varmistaa, että minulla on aikaa hauskoille asioille yksin tai omien ystäväpiirieni kanssa, joten sillekin on oma värinsä.
Miten luoda värikoodattuja kalentereita
Applen Kalenteri-sovellus ei tue värikoodausta suoraan: sinulla ei voi olla yhtä kalenteria ja sen jälkeen päättää, minkä värinen kunkin tapahtuman pitäisi olla. Jos siis käytät vain yhtä henkilökohtaista kalenteria, ensimmäinen askel on luoda lisää kalentereita, joihin osoitat tapahtumia.
Haluat yhden kalenterin jokaiselle elämänkategorialle, jota haluat seurata. Vaikka tämä saattaa kuulostaa vaivalloiselta, sen luominen vaatii vain vähän työtä, ja sen jälkeen se on erittäin nopea ja helppo käyttää.
Voit luoda kalentereita Macilla tai iOS-laitteella, sen mukaan, kumpi on sinulle sopivampi.
Macissa:
- Avaa Kalenteri-sovellus
- Klikkaa Kalenterit-painiketta vasemmalla ylhäällä
- Kahden sormen napautus kalenterien alapuolella ja valitse Uusi kalenteri (tai Option-CMD-N)
- Nimeä kalenteri
- Näytä kalenteri
- Napauta sitä kahdella sormen napautuksella ja määrittele kalenterille väri
Osaa iOS-laitteessa:
- Napauta Kalenterit-painiketta alhaalla keskellä
- Napauta Lisää kalenteri alareunassa
- Valitse nimi ja väri
Toista tämä jokaisen luokan kohdalla, jota haluat seurata.
Olemassa olevien tapahtumien määrittäminen kalenteriin
Seuraavaksi siirrät olemassa olevat tapahtumat nykyisestä kalenterista uuteen kalenteriin. Vaikka tämä on hieman työlästä, se ei vie niin kauan kuin luulet. Jos sinulla on toistuvia tapahtumia, voi olla nopeampaa poistaa tapahtuma, luoda se uutena (katso alla), määrittää se oikeaan kalenteriin ja asettaa toistuva kuvio uudelleen.
Macissa:
- Kahden sormen napauta tapahtumaa
- Valitse Kalenteri ja sitten kalenteri, johon haluat siirtää sen
IOS-laitteessa:
- Napauta tapahtumaa
- Napauta olemassa olevaa kalenteria ja valitse uusi kalenteri
Uuden tapahtuman osoittaminen kalenteriin
Mac-tietokoneella:
- Luo tapahtuma tavalliseen tapaan
- Valitse kalenteri pudotusvalikosta, oikeasta yläkulmasta
IOS-laitteella:
- Luo tapahtuma tavalliseen tapaan
- Rullaa alaspäin kohtaan Kalenteri
- Napauta oletuskalenteria ja valitse haluamasi kalenteri
Elämäntasapainon seuraaminen
Kun kaikki on kerran määritetty, elämäntasapainon seuraaminen on erittäin helppoa – etenkin Mac-laitteella. Viikkonäkymässä näet yhdellä silmäyksellä, miten värit tasapainottuvat. Esimerkiksi tämän jutun yläosassa olevassa nukkeversiossa näet, että yhteisiä tapahtumia on paljon, intohimoprojektin parissa tehdään vähän töitä, yksin ei ole paljon hauskoja tapahtumia, videotyötä ei ole, henkilökohtaista kehitystä ei ole paljon ja lounasaika on vähän työpainotteinen.
Vaiheen jälkeen siitä tulee melkeinpä automaattista, ja se hyppää silmillesi, jos jokin väri puuttuu viikosta tai se on vähemmän korostunut kuin sen pitäisi olla. Mutta siihen asti ota tavaksi skannata aktiivisesti väritasapainoa.