Tämän päivän kehittynyt teknologia kannustaa yhä useampiin talouspetoksiin. Se on yksinkertaisesti pedon luonne. Kun yritys löytää nopeampia tapoja optimoida maksuprosessi automaation avulla, aktiivinen petostentorjunta on välttämätöntä brändin suojaamiseksi. Tämä voidaan toteuttaa menetelmällä, jota kutsutaan ”positiiviseksi maksuksi”.
Mikä on positiivinen maksu?
Positive pay on kassanhallinnan muoto, jolla pyritään tunnistamaan väärennetyt shekit ja estämään shekkipetokset. Se estää rikollisia lunastamasta väärennettyjä shekkejä käyttäen varastettuja pankkitilinumeroita. Se havaitsee myös kaikki väärät shekkitiedot, joissa summaa tai päivämäärää on muutettu.
Se on automatisoitu kassanhallintapalvelu, joka vertaa nopeasti yrityksen myöntämiä ja maksettavaksi esittämiä shekkejä. Mikä tahansa sekki, joka näyttää oudolta tai jota pidetään epäilyttävänä, lähetetään takaisin liikkeeseenlaskijalle lisätutkimuksia varten.
Positiivinen maksujärjestelmä toimii eräänlaisena vakuutuksena organisaatiolle tappioita, petoksia ja muita vastuita vastaan. Palvelun käytöstä peritään yleensä maksu, vaikka jotkut pankit tarjoavat sitä nykyään ilmaiseksi.
Miten Positive Pay toimii?
Suojatakseen yritystä väärennetyiltä, väärennetyiltä tai väärennetyiltä shekkeiltä Positive Pay -palvelu vertaa tiettyjä shekkitietoja yrityksen toimittamaan luetteloon ennen käsittelyä. Tämä sisältää esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Dollarimäärä
- Sekin numero
- Päivämäärä
- Tilinumero
Joskus myös maksunsaaja on mukana luettelossa. Jos jokin tiedoista ei täsmää, pankki ei hyväksy sekkiä. Tämäntyyppisiä turvatarkastuksia vaaditaan, jotta yritys ei koskaan hyväksy väärennettyjä sekkejä, jotka livahtavat ohi. Se on eräänlaista kirjanpitäjän silmien automatisointia.
Kun tiedot eivät täsmää ja shekki hylätään, pankki ilmoittaa siitä asiakkaalle poikkeusraportilla. Se pidättää maksun, kunnes yritys neuvoo pankkia hyväksymään tai hylkäämään tapahtuman. Pankki voi myös ryhtyä seuraaviin toimenpiteisiin:
- Laputtaa shekin
- Ilmoittaa yrityksen edustajalle
- Etsiä lupa shekin kuittaamiseen
Jos kyseessä on vain vähäinen virhe tai pieni ongelma, yritys voi neuvoa pankkia kuittaamaan shekin. Jos yritys unohtaa lähettää luettelon pankkiin, kaikki esitetyt shekit, joiden olisi pitänyt olla mukana, saatetaan lopulta hylätä. Ole siis varovainen.
Käänteinen positiivinen maksu vs. positiivinen maksu
Toinen positiivisen maksun muoto on nimeltään käänteinen positiivinen maksu. Tämä järjestelmä edellyttää, että liikkeeseenlaskija valvoo shekkejä itse itse. Tällöin yrityksen vastuulle jää varoittaa pankkia shekin hylkäämisestä.
Tässä prosessissa pankki ilmoittaa päivittäin kaikista esitetyistä shekeistä ja hyväksyy hyväksytyt shekit. Jos yrityksesi ei vastaa pankille lyhyessä ajassa, pankki jatkaa ja lunastaa shekin.
Vaihtoehtoisesti pankki hylkää kaiken, mitä pyydät. Muista vain, että tämä menetelmä on paljon riskialttiimpi kuin automatisoitu positiivinen maksuprosessi.
Shekki- ja sähköisen maksupetoksen estäminen
Positiivinen maksuprosessi on monella tapaa fiksu yrityspankkitoiminnan muoto. Se yksinkertaistaa sekkien lunastusprosessia, auttaa yritystä vähentämään virheitä ja säästää työvoimakustannuksissa. Muita keskeisiä etuja ovat:
Shekin tarkistus
Jokainen maksettavaksi esitetty shekki tarkistetaan automaattisesti. Tämä koskee kaikissa pankkikonttoreissa esitettyjä sekkejä. Positive pay estää kaksoisshekkien maksamisen ja suojaa myös kadonneilta tai varastetuilta shekeiltä.
Petosten valvonta
Positive pay vähentää dramaattisesti shekkipetosten mahdollisuutta. Se on kuin robottisilmät, jotka tarkastavat kaiken. Yrityksellä on paremmat mahdollisuudet tunnistaa ja palauttaa vilpilliset erät, mukaan lukien maksunsaajan nimiepäilyt. Pankki tekee yhteistyötä yrityksen kanssa varmistaakseen, että olet todella antanut/saanut tilille kirjatut shekit.
Se on aina sinun päätöksesi
Loppujen lopuksi yritys päättää aina, hyväksyykö se shekin vai ei. Sinulla on lopullinen päätös positiivisen palkan kanssa. Verkkopankki antaa tuotemerkille mahdollisuuden helposti seurata ja tehdä päätöksiä poikkeuseristä ja ladata liikkeeseenlaskua koskevia tietoja.
Muut keskeiset edut ovat:
- Tilien johdonmukainen seuranta
- Vähentää inhimillisiä työvoimakustannuksia ja virheitä
- Toinen silmäpari kaikkiin tapahtumiin
Johtopäätös
Ainut kerta, kun positiivinen maksaminen (positive pay) voi mennä pieleen, on se, jos yrityksesi epäonnistuu poikkeusluettelon seurannassa (eli siinä, mitkä asiat pankki hylkää). Teillä on oltava joku, jolle on määrätty päivittäiset tehtävät tarkastaa kaikki, mikä ei mene läpi. Suurin virhe on antaa vilpillisen shekin mennä läpi vain siksi, että kukaan ei päässyt listalle sinä päivänä.
Positiivisen maksun avulla yritys voi pysyä askeleen edellä rikollisia ja suojella kassavirtaansa. Strategioiden toteuttaminen tänään suojan varmistamiseksi tulevaisuudessa merkitsee vähemmän virhemahdollisuuksia. Se on petoksilta suojaava järjestelmä, jota useimmat liikepankit tarjoavat kaikenkokoisten yritysten suojaamiseksi, ja sitä kannattaa harkita vakavasti.