Free Press

On todennäköistä, että organisaatiosi, sen koosta riippumatta, käyttää ostopyyntö- ja ostotilausprosessia menojen hallintaan jossakin muodossa. Hankintojen ostopyyntö- ja ostotilausprosessi voi digitalisoituna ja automatisoituna tarjota yrityksellesi useita keskeisiä etuja. Tämä käy erityisen selväksi, kun on aika tarkastaa talouskirjanpito ja huomaat, että sinulla on selkeä paperijälki, jota voit seurata.

Jotta ymmärtäisit prosessin paremmin ennen aiottujen hyötyjen hyödyntämistä, olemme eritelleet hankintaprosessin sinulle vaihe vaiheelta alla.

Ostotilaus- ja ostopyyntöprosessi

Ostotilaus on ostajan luoma kaupallinen asiakirja, joka vahvistaa virallisesti tilauksen ja valtuuttaa aiotulta toimittajalta saatavia tavaroita tai palveluja koskevan ostotapahtuman.

Ostotilaukset ovat hyödyllisiä, koska niissä määritellään yrityksen selkeät odotukset, joiden avulla voidaan tarkistaa, että tilaus toimitetaan sovitulla tavalla. Ne ovat oikeudellisesti sitovia, ja viime kädessä ne voivat auttaa sinua pysymään budjetissasi, auttaa tilintarkastuksissa ja auttaa yritystäsi seuraamaan ja hallitsemaan tilauksia tehokkaasti.

Vaihe 1: Ostopyynnön luominen

Ensimmäinen vaihe on ostopyynnön luominen, joka on eri asia kuin ostotilaus. Ostopyyntö on lomake, jonka yrityksesi laatii sisäisesti ja toimittaa yrityksesi osto-osastolle ja jossa on luettelo nimikkeistä, jotka se haluaa osto-osaston hyväksyvän. Ostotilaus syntyy vasta, kun osto-osasto on hyväksynyt tilauslomakkeen.

Ostotilauksen etuja ei voi liioitella. Näihin hyötyihin kuuluu kyky eristää strategiset toimittajasi ja konsolidoida toimittajien kokonaismäärä, jolloin säästät aikaa ja rahaa, vähentää harhailevia menoja, virtaviivaistaa liiketoiminnan menoja ja alentaa hankintapyyntöjen kokonaiskustannuksia sekä ulkoisesti että sisäisesti.

Vaihe kaksi: Ostotilauksen antaminen

Tämä on ratkaiseva vaihe, jossa yrityksesi voi nähdä välittömän hyödyn hankintaprosessin automatisoinnista ja digitalisoinnista. Joissakin yrityksissä manuaaliset prosessit määräävät, että ostotilausta ei voida hyväksyä ennen kuin valtuutettu henkilö on allekirjoittanut sen fyysisesti. Jos tämä tehdään sen sijaan sähköpostitse tai käyttämällä sähköistä hankintaohjelmistoa, tämä voidaan toteuttaa paljon nopeammin.

Hyväksyttyään hankintapyyntö muodostaa perustan ostotilaukselle, jossa ostopyyntöä hahmotellaan. Tämä muodostaa pohjimmiltaan virallisen sopimuksen sinun ja kyseisen toimittajan välillä. Ostotilauksen tulisi sisältää päivämäärä, hinnat, toimitus, sovitut ehdot (esimerkiksi mahdolliset alennukset), ostotilauksen numero ja maksuaika.

Kolmas vaihe: Toimittaja vastaanottaa ostotilauksen

Kannattaa muistaa, että toimittaja voi pyytää muutoksia, jos jotkin tiedot ovat virheellisiä tai jos toimittaja ei hyväksy niitä. Tämän jälkeen toimittaja voi hyväksyä muutetun ostotilauksen ja lähettää sen takaisin sinulle joko sähköpostitse tai käyttämällä sähköistä hankinta-alustaa.

Vaihe neljä: Ostaja kirjaa ostotilauksen

Kun ostaja kirjaa ostotilauksen, prosessi on enemmän tai vähemmän valmis. Tätä vaihetta ei kannata ohittaa, sillä ostotilausten arkistointi auttaa sinua suuresti tilintarkastuksissa.

Vaihe viisi: Hyväksyminen ja maksaminen

Kun edellä mainitut neljä vaihetta on suoritettu, tuote tai palvelu toimitetaan sovitun mukaisesti ja se tarkastetaan lopulta itse ostotilausasiakirjaa vasten. Jos palvelu on suoritettu ostotilauksen ehtojen mukaisesti, maksu suoritetaan aiotulla tavalla.

Loppuvaihe: Kysy tärkeät kysymykset

Vaikka ostotilauksen saaminen voi olla aihetta juhlaan, on silti suositeltavaa, että teet asianmukaisen huolellisuuden, jotta ymmärrät tilauksen mahdolliset tulevat vaikutukset. Oletko tarkistanut toimittajan luottotiedot? Onko heillä ”kanta-asiakasalennuksia”, joista sinun tulisi olla tietoinen?

Tiiminä voitte valmistautua kokonaisvaltaisesti seuraaviin vaiheisiin kysymällä kaikki liiketoimintaanne vaikuttavat ”mitä jos” -kysymykset. Muista ottaa tässä valmistautumisessa koko tiimisi mukaan keskusteluun, mukaan lukien kirjanpitotiimi, varastotiimi, IT-tiimi ja niin edelleen.

Ostotilauksen tekemisen ja käsittelyn kustannukset voivat vaihdella yrityksestäsi ja sen tarpeista riippuen. Vaikka ei kannattaisi käyttää liikaa aikaa tarkkojen kustannusten arviointiin, on hyödyllistä tietää, että ostotilauksen tyypilliset kustannukset voivat olla noin 35,88 dollaria tapahtumaa kohti. Näitä kustannuksia voidaan pienentää merkittävästi, jopa 90 %, ottamalla käyttöön ostopyyntö- ja ostotilausohjelmisto.

Hallitse ostotilauksiasi ProcurePortin avulla:

ProcurePortin pilvipalveluna toimivan sähköisen hankinnan ostopyyntöohjelmiston avulla voit valvoa menojasi, vähentää harhailevia menoja, lyhentää ostotilausten tekemiseen kuluvaa aikaa ja antaa sinulle suuremman määräysvallan liiketoimintaasi.Jos haluat pyytää esittelyä ProcurePortin pilvipalveluna toimivasta e-hankintaohjelmistosta, ota yhteyttä jo tänään.