Free Press

E-allekirjoituksen hyväksyttävyys oikeudessa

Sähköisesti allekirjoitetuilla asiakirjoilla on sama oikeudellinen suoja kuin kuulakärkikynällä allekirjoitetuilla asiakirjoilla. Tästä huolimatta suurin huolenaihe useimpien yritysten keskuudessa, jotka ovat kiinnostuneita hankkimaan sähköisiä allekirjoituksia sopimuksiin ja muihin tärkeisiin asiakirjoihin, on se, ovatko nämä sähköisesti laaditut asiakirjat sekä oikeudellisesti päteviä että hyväksyttäviä oikeudessa.

Yhdysvalloissa tuomarit ovat kerta toisensa jälkeen puhuneet sähköisten allekirjoitusten puolesta. Suurelta osin E-Sign Act -lain ansiosta, jonka mukaan liiketoimilta ei saa ”evätä oikeusvaikutuksia” pelkästään niiden sähköisen muodon vuoksi, liikemiehet ja kuluttajat voivat luottaa täysin siihen, että heidän sähköiset allekirjoituksensa ovat oikeudellisesti päteviä. Niin kauan kuin sähköinen allekirjoitus on hankittu asianmukaisella tavalla käyttäen vaatimustenmukaisia tekniikoita, sertifiointeja ja todentamisia, se on lain mukaan täysin pätevä. Mutta hyväksytäänkö asiakirja oikeudessa ja panee tuomari sopimusehdot täytäntöön?

Validiteetti, hyväksyttävyys, & täytäntöönpanokelpoisuus

Yrittäjien ja kuluttajien on hyvä tietää, että oikeudellinen pätevyys, hyväksyttävyys oikeudessa ja täytäntöönpanokelpoisuus eivät ole sama asia. Kullakin käsitteellä on oma määritelmänsä, vaatimuskokonaisuutensa ja, mikä tärkeintä, panoksensa oikeusriidan lopputulokseen.

E-Sign Act -laissa todetaan, että allekirjoituksilta ei saisi evätä oikeudellista pätevyyttä pelkästään sen vuoksi, että ne ovat sähköisiä, mikä tarkoittaa, että sähköisesti allekirjoitettu sopimus voidaan viedä oikeuteen. Tuomarin halukkuus hyväksyä kyseinen sopimus riippuu kuitenkin siitä, miten sähköinen asiakirja on allekirjoitettu.

Tietyt kriteerit on täytettävä, jotta sähköinen allekirjoitus voidaan hyväksyä oikeudessa. Henkilön, joka toivoo voivansa esittää sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen tuomarin edessä, on pystyttävä todistamaan allekirjoittajan aikomus ja allekirjoitetun asiakirjan turvallisuus. Jos asiakirjaa on voitu peukaloida tai muuttaa millään tavalla sen allekirjoittamisen jälkeen, on erittäin todennäköistä, että tuomari kieltäytyy hyväksymästä sitä oikeudessa. Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja voi olla oikeudellisesti pätevä, mutta sitä ei voida hyväksyä oikeudessa tietoturvan, tarkastuslokien tai todentamisen puutteiden vuoksi. Tämän vuoksi on ratkaisevan tärkeää, että yritykset valitsevat sähköisen allekirjoituksen ratkaisun, joka on erittäin hyvämaineinen ja täyttää korkeimmat teknistä eheyttä koskevat vaatimukset.

Lopulta sopimuksen täytäntöönpanokelpoisuus ei riipu ainoastaan sen pätevyydestä ja hyväksyttävyydestä, vaan myös itse sopimuksen sisällöstä. Riita-asiassa tuomari voi tutkia, olivatko: tietyn sopimuksen ehdot selkeitä ja johdonmukaisia, oliko kyseessä vastike (osapuolten välinen arvonvaihto), olivatko osapuolet oikeustoimikelpoisia (kyvykkäitä) allekirjoittamaan sopimuksen, oliko osapuoli pakkokeinojen tai perusteettoman vaikutuksen alaisena ja oliko osapuoli allekirjoittanut sopimuksen erehdyksessä tai tietämättä sopimuksen merkitystä. Useimmat yritykset antavat asianajajan laatia tai tarkistaa sopimuksensa ennen sen tekemistä nämä kriteerit huomioon ottaen, jotta se olisi mahdollisimman hyvin täytäntöönpanokelpoinen tulevaisuudessa, jos asiakirjan sisältöä tarkastellaan oikeudessa.

Kriteerit hyväksyttävyydelle

Tutkiessaan sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan hyväksyttävyyttä oikeudenkäynnissä tuomari analysoi sähköisen allekirjoitustekniikan ja -prosessin tietoturva-, tarkastus- ja todentamisprotokollat.

Turvallisuus

Sähköisen allekirjoituksen järjestelmä olisi vahvistettava pankkitason tietoturvaprotokollien avulla, jotta voidaan varmistaa, etteivät asiakirjat ja tarkastustietueet koskaan pääse asiattomien tahojen haltuun. Jos tietoturvassa on haavoittuvuuksia, jotka antavat uskottavuutta väitteelle, jonka mukaan suoritetun sähköisen asiakirjan eheys voi olla kyseenalainen, tuomari voi katsoa, ettei asiakirjaa voida ottaa tutkittavaksi.

Tarkastuslokit

Tarkastuslokit ovat oikeudellisesta näkökulmasta katsottuna tärkeä osa lainsäädännön noudattamista. Aikaleimattujen tarkastuslokien avulla osapuolet, myös tuomioistuin, voivat tarkistaa, milloin asiakirja on luotu, katsottu, allekirjoitettu ja arkistoitu. Tarkastuslokien olisi oltava yksityiskohtaisia ja ne olisi suojattava digitaalisella allekirjoituksella, tarkistussummalla tai vastaavalla menetelmällä sen varmistamiseksi, että ne pysyvät muuttumattomina.

Varmennus

Mitä paremmin sähköinen asiakirja voidaan todentaa, sitä todennäköisemmin tuomari hyväksyy kyseisen asiakirjan todisteeksi oikeudessa. Asiakirjojen todentaminen voi kuitenkin olla liukas tie, ja jotkin todentamistoimenpiteet voivat olla niin raskaita, että ne heikentävät käytettävyyttä ja mukavuutta, jotka ovat tehneet sähköisistä allekirjoituksista niin suosittuja. Ratkaisevaa on siis löytää tapoja todentaa asiakirjoja, jotka ovat todennettavissa, hyväksyttäviä ja puolustettavissa ilman, että ne kuormittavat asianomaisia osapuolia. Parhaat käytännöt sähköisten allekirjoitusten todentamisessa sisältävät monimuuttujaisen lähestymistavan, joka sisältää biometrisen todentamisen, tarkastuslokit ja allekirjoitusvarmenteet.

Biometrinen todennus

Biometrinen todennus tunnistaa ihmiset luontaisten fyysisten ominaisuuksien perusteella. RightSignaturella on esimerkiksi oma biometrinen todentamisteknologia, joka tallentaa henkilön allekirjoituksen nopeuteen ja ajoitukseen liittyviä ainutlaatuisia ominaisuuksia. Tämäntyyppiset tiedot edustavat tietyn henkilön fyysisiä liikkeitä, ja niillä voidaan todistaa allekirjoittajan henkilöllisyys ja aikomus, jos jompaakumpaa kuulustellaan oikeudessa.

Sähköpostiosoitteet ja IP-osoitteet

Vahvistamalla pääsyn tietylle sähköpostitilille ja kaappaamalla IP-osoitteen sähköisen allekirjoituksen järjestelmät pystyvät yhdistämään allekirjoittajan henkilöllisyyden sähköisessä allekirjoitustapahtumassa käytettyyn tietokoneeseen ja ohjelmistoon.

Digitaaliset sormenjäljet

Ottamalla SHA-1- tai vastaavia digitaalisia tarkistussummia kehittyneet sähköisen allekirjoituksen järjestelmät pystyvät tallentamaan todisteita sopimuksen luomis- ja allekirjoitusprosessin jokaisesta vaiheesta. Näin voidaan jäljittää jokainen muutos ja muokkaus ja estää ketään peukaloimasta sopimusta milloin tahansa.

Webkamera-valokuvatodennus

Kuvatodennus on yksi uusimmista välineistä, joita käytetään allekirjoittaneiden osapuolten henkilöllisyyden todentamiseen. Kun webkameran tai matkapuhelimen kamera tallentaa allekirjoittajan kasvot sähköisen allekirjoitustapahtuman aikana, kaikki epäilykset kyseisen henkilön henkilöllisyydestä ja kyvystä allekirjoittaa poistuvat.

Allekirjoitusvarmenteet

Tuomioistuimen hyväksymät allekirjoitusvarmenteet tarjoavat tuomareille ja oikeusalan ammattilaisille tavan tarkastella ja todentaa asiakirjan validiteettitiedot, tarkastuspöytäkirjat ja allekirjoittajan tiedot – kuten täydellinen nimi, allekirjoitus, IP-osoite, sähköpostiosoite ja muut tunnistetiedot. Allekirjoitusvarmenteet ovat merkittävä osa allekirjoitettujen asiakirjojen todentamista oikeudessa.

Lisätodentaminen

Monilla muilla todentamismenetelmillä voidaan myös varmistaa sähköisen sopimuksen hyväksyttävyys. Jotkin korkeatasoiset sähköisen allekirjoituksen alustat pystyvät nyt vahvistamaan allekirjoittajien puhelinnumerot edellyttämällä, että allekirjoittajat syöttävät puhelinsoiton tai tekstiviestin välityksellä saadun koodin, ennen kuin sopimus voidaan täyttää, sekä vaatimalla allekirjoittajia syöttämään ajokorttinsa numerot ja muut henkilötiedot henkilöllisyytensä todentamiseksi.

Hyötyjen ja haittojen punnitseminen

Yksi vaikeimmista haasteista yrityksille, jotka yrittävät toteuttaa liiketoimia sähköisesti, on tietää, kuinka pitkälle niiden pitäisi mennä allekirjoittajien tarkastamisessa ja todentamisessa. Monien yritysten perimmäisenä tavoitteena on luoda sopimus, joka on oikeudellisesti pätevä ja joka voidaan hyväksyä oikeudessa ilman, että luodaan prosessi, joka on hankala niille henkilöille, joiden allekirjoituksia tarvitaan liiketoimien loppuunsaattamiseen.

Tämän tasapainon löytäminen voi olla vaikeaa, minkä vuoksi monet yritykset valitsevat luotettavan sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoalustan, kun ne hoitavat tärkeitä liikeasioita verkossa. Käyttämällä vakiintunutta teknologiaa yritykset voivat olla varmoja siitä, että sopimukset ovat oikeudellisesti päteviä ja hyväksyttäviä, ja tarjota samalla kuluttajille ja liikekumppaneille saumattoman ja intuitiivisen allekirjoituskokemuksen.