Laskutus & Maksut
Maksuviivästys on kova juttu normaaliaikoina, mutta erityisesti vaikeina aikoina. Siitä ei tule vain taloudellinen taakka, vaan myös emotionaalinen taakka.
Yleinen ratkaisu myöhästyneiden maksujen hoitamiseen on periä myöhästymismaksu. Se on ilmeinen ratkaisu, eikö niin? Annat asiakkaalle sysäyksen maksaa nyt, tai hänelle aiheutuu lisäkustannuksia myöhemmin.
Mutta onko se niin yksinkertaista? Eikö ole tilanteita, joissa se on huono idea? Ja kun olet päättänyt periä myöhästymismaksun, kuinka paljon perit? On itse asiassa paljon pohdittavaa. Tässä postauksessa tarkastelemme sitä kaikkea:
- Miksi myöhästymismaksun periminen on hyvä idea
- Suuntaviivat näiden maksujen perimiselle (ja milloin se voi olla huono idea)
- Minkä verran kannattaa periä
Miksi myöhästymismaksujen periminen voi olla hyvä idea
Mitä muuta kuin että rohkaiset asiakkaita maksamaan, myöhästymismaksu on hyvä idea useista muista syistä:
- Tarvitset rahat – heti. Vaikeina aikoina kassavirta on erityisen tärkeää. Myöhästymismaksut voivat olla lisäkannustin, joka saa asiakkaat maksamaan sinulle nopeammin. Vaikka ideaalitilanteessa voisit välttää tällaisia toimenpiteitä, pelkkä ajatus myöhästymismaksuista saattaa motivoida asiakkaita maksamaan sinulle mahdollisimman pian tai ainakin olemaan yhteydessä sinuun, jos he eivät pysty maksamaan.
- Se osoittaa sinut vakavasti otettavaksi ammattilaiseksi, jolla on liiketoimintaa hoidettavanaan. Jos et sisällytä myöhästymismaksukäytäntöä, saattaa syntyä käsitys, että asiakas, joka ei maksa ajoissa, voi toistaa tämän käytöksen.
- Saat maksun ennen muita urakoitsijoita. On todennäköistä, että jos kyseinen asiakas ei maksa sinulle ajoissa, hän tekee samoin muille urakoitsijoille. Mutta jos sinulla on tiukemmat maksukäytännöt ja nostat meteliä, he siirtävät maksusi kasan kärkeen.
Vaikka periaatteessa myöhästymismaksut toimivat, on tapauksia, joissa ne eivät ole hyvä ajatus.
Ohjeita myöhästymismaksujen perimiseen
Seuraamalla allaolevia ohjeita ymmärrät paremmin, milloin näiden maksujen periminen on sopivaa.
1. Kysy itseltäsi:
Asiakkaat ovat erilaisia. Jotkut eivät maksa sinulle, koska, no, he ovat huonoja asiakkaita. Toiset taas eivät maksa, koska heillä ei ole rahaa. Mutta sitten on niitä, jotka eivät ole tyytyväisiä palveluusi. Mutta sen sijaan, että he nostaisivat metelin, he purkavat vihaansa jättämällä maksamatta ajoissa. He ovat passiivis-aggressiivisia.
Jos laskuun sisällytetään viivästysmaksu, se vain pahentaa ongelmaa. Siksi on tärkeää, että tarkistat ennen laskutusta, että työ täytti arvion. Jos näin tapahtui, asiakas on todennäköisesti tyytyväinen. Voit nyt lähettää laskun ja sisällyttää siihen maksuehdot, jotta myöhästymismaksuja ei tule yllätyksenä. Siitä puheen ollen…
2. Kysy itseltäsi:
Mikään ei polta siltoja nopeammin kuin yllätysmaksut. Älä sisällytä myöhästymismaksuja, jos asiakkaat eivät odota niitä. Luo ennemminkin ensin odotukset seuraavasti:
- Määrittele maksu jo varhaisessa vaiheessa asiakassuhdetta kirjallisesti, mieluiten sopimuksella.
- Määrittele maksu kaikissa lähettämissäsi laskuissa. Varmista, että se on näkyvissä; älä piilota sitä pieneen painettuun tekstiin. Samalla tavalla kuin sinä turhaudut, kun törmäät yllättäviin maksuihin, jotka on haudattu syvälle sopimusehtoihin, niin turhaudut myös asiakkaasi.
Mikäli et ole määrittänyt edellä mainittua, voit silti sisällyttää viivästysmaksuja. Ilmoita vain asiakkaalle etukäteen, että ensi kuussa sinulla on myöhästymismaksukäytäntö. Näin hän ei voi toimia tietämättömänä asiasta ja voi odottaa, että kaikkien tulevien laskujen, jotka ovat maksamatta – tietyn ajan kuluttua -, arvo nousee.
Ja jos asiakas vastaa ja pyytää perusteluja, voit sanoa, että tämä on itse asiassa käytäntö, jota noudatatte (tai aiotte noudattaa) kaikkien uusien asiakkaiden kanssa.
3. Tiedä, milloin anteeksianto ja pehmeämpi kosketus on parempi valinta
Jopa se, että sinulla on myöhästymismaksukäytäntö, ei tarkoita, että sinun on pakko panna se täytäntöön joka kerta. Asiakas saattaa esimerkiksi käydä läpi henkilökohtaisia haasteita – kuten käsitellä surua, tai nykyinen taantuma on iskenyt häneen pahasti. Muissa tapauksissa voi olla odottamattomia olosuhteita, joissa tuottoisa ja yleensä luotettava asiakas ei pysty maksamaan sinulle ajoissa. Arvioi kukin tilanne, äläkä määrää samaa käytäntöä kaikille.
Korostamalla, että suhtaudut empaattisesti heidän tilanteeseensa, ja luopumalla maksusta voit vahvistaa suhdettasi heihin. Tämä edistää vain liiketoiminnan menestystä pitkällä aikavälillä. Hyvien liiketoimintatapojen lisäksi kannattaa olla inhimillinen.
Minkä verran sinun pitäisi periä?
Emme oleta, että harkitset myöhästymismaksun perimistä, ja seuraava kysymys, joka sinulla todennäköisesti herää, on: Kuinka paljon veloitan? Miten lasken viivästyskorkomaksun? Onko olemassa ylärajaa? Mikä on hyväksyttävää ja mikä ei?
Ennen kuin siirrymme vastaamaan näihin kysymyksiin, on tärkeää vahvistaa, että myöhästymismaksun tarkoituksena on motivoida maksamaan maksu ajoissa eikä luoda ylimääräistä tulovirtaa.
Tehdä siis maksusta riittävän suuri, jotta ihmiset toimisivat, mutta ei liian kohtuuton, jotta asiakas kokee, että vedät häntä turpaan (varsinkin jos maksu on myöhässä vain päivän tai kaksi). Jos jotakin, se vain happamoittaa suhdetta ja menetät hänen asiakkaansa.
Okei, kun tämä on nyt pois tieltä, palataan asiaan.
Ensimmäinen askel on määritellä hyväksyttävä korkotaso, jota veloitetaan. Esimerkiksi osavaltioissa on kussakin osavaltiossa eri lait. Tutustu niihin.
Kun tiedät, mikä on enimmäisvuosikorko, jonka voit veloittaa, laske kuukausittainen rahoituskustannus. Jaa vain osavaltion maksimikorko 12:lla. Jos korko on esimerkiksi 18 %, kuukausittainen rahoitusmaksu on 1,5 % (18/12). Jos 5000 dollarin lasku on 30 päivää myöhässä, viivästyssakko on 75 dollaria (5000 dollaria × 0,015).
Oletetaan myös, että maksu on 15 päivää myöhässä. Tilanne muuttuu hieman erilaiseksi. Silloin voit laskea maksun jakamalla 15/365, kertomalla 18 %:lla ja sitten laskun loppusummalla. Tulokseksi saadaan noin 37 dollaria.
Niin yksinkertaista se on… ja myöhästymismaksun veloittaminen FreshBooksin avulla on vielä yksinkertaisempaa. Kun luot laskun ja lisäät asiakkaan, sinulla on mahdollisuus asettaa myöhästymismaksut joko prosentteina tai kiinteänä maksuna.
Lisätietoa saat lukemalla Mitä ovat myöhästymismaksut ja muistutukset?
Tämä viesti on päivitetty marraskuussa 2020.
tietoa kirjoittajasta
Freelancer & FreshBooks-asiakasNick Darlington on FreshBooks-asiakas ja pienyrittäjä, joka on pyörittänyt kirjoitusliiketoimintaa jo lähes neljä vuotta kotonaan aurinkoisessa Etelä-Afrikassa. Kun hän ei jaa tietämystään ja kokemustaan siitä, miten menestyksekkäästi johtaa, hallita ja kasvattaa pientä palveluyritystä, hän auttaa aloittelevia ja vakiintuneita kirjailijoita menestymään WriteWorldwide.