Free Press

Kiitokset Janet Maydemille, joka on koonnut yhteen tämän hauskan oppaan, jonka avulla voi suunnitella perhetapaamisen, josta kaikki pitävät.

Jos olet toivonut kokoavasi perheesi (tai kaukaiset geneettiset serkkusi) yhteen sukukokoukseen, nyt on oikea aika. Suurin osa näistä tapahtumista, itse asiassa 65 %, järjestetään kesällä, jolloin loma-aika, ulkoilmapaikat ja helpompi matkustaminen helpottavat prosessia kaikille. Perhetapaamisen suunnittelu, jopa kesällä, voi kuitenkin tuntua todella monumentaaliselta tehtävältä. Tämä yksinkertainen opas auttaa sinua jakamaan vaiheet ja järjestämään kokouksen yhdessä viikossa. Valmistaudu seikkailuun!

Kun käyt näitä vaiheita läpi, muista laatia suunnitelma, jonka avulla voit seurustella ja pitää hauskaa itse jälleennäkemisessä. Älä aseta itseäsi tekemään liikaa töitä jälleennäkemispäivänä. Älykäs suunnittelu nyt antaa sinulle mahdollisuuden nauttia myöhemmin.

Päivä 1: Aseta päivämäärä ja palkkaa apua

Aloita asettamalla alustava päivämäärä, joka on mielestäsi järkevä perustuen käsitykseesi muiden ihmisten sitoumuksista, mutta muista, että se voi muuttua, kun saat palautetta muilta. Pyydä perheenjäseniä puhelimeen tai aloita keskustelu sosiaalisessa mediassa saadaksesi palautetta siitä, mikä päivämäärä sopii useimmille parhaiten.

Aloittakaa nyt rekrytoimaan apua! Paras ajansäästö luokkakokousta suunnitellessasi on se, että saat ihmisiä avuksesi. Sisarukset, aikuiset lapset, sukututkimuskontaktit ja jopa vastuuntuntoiset teinit voivat auttaa ja ottaa osan taakasta hartioiltasi. Aloita suunnittelu ottamalla yhteyttä näihin ihmisiin ja jakamalla tehtäviä niille, jotka ovat halukkaita auttamaan sinua.

• Tietokoneeseen perehtynyt korkeakouluopiskelijasi voisi auttaa kutsujen ja videonäyttöjen kanssa.
• Leipomista rakastava serkkusi voisi auttaa ruoan järjestämisessä.
• Setäsi, joka on harrastelijavalokuvaaja, voisi auttaa keräämään perhekuvia.

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, miten voit delegoida tehtäviä, jotka sinun on suoritettava. Tämä on uskomattoman tärkeä vaihe, koska pieni apu voi tehdä kaiken eron.

2. päivä: Suunnittele vieraslista

Tänään on aika päättää, ketkä osallistuvat juhliin. Muotoilet ja lähetät kutsut 7. päivänä, joten älä huolehdi siitä, että saat sanan kiertämään vielä.

Keitä aiot kutsua? Jos jälleennäkeminen on erityinen tapahtuma – kuten merkkipäivä tai vuosipäivä – aloita lähisukulaisista ja siirry laajempaan perheeseen.

Jos jälleennäkemisen tarkoituksena on jonkin sukuhaaran jälleennäkeminen, määrittele jälleennäkemisellesi työnimi, kuten ”Descendants of __________”. Vaikka tämäntyyppisten jälleennäkemisten järjestäminen vaatii enemmän aikaa, nykytekniikka voi helpottaa joitakin elementtejä. (Lue lisää ja tutustu useisiin teknologian tuomiin ajansäästökeinoihin.)

Voit kutsua sukututkimusyhteyksiäsi jälleennäkemiseen. Mikä olisikaan parempi paikka puhua ”kauppaa” sukupuusta? Lähisukulaiset ja pitkäaikaiset sukututkimuskontaktit voidaan kutsua samalla tavalla kuin lähisukulaiset.

Jos kuitenkin ajattelit kutsua kaukaisen serkun, jonka olet hiljattain löytänyt DNA:n avulla, sinun kannattaa ehkä olla hieman muodollisempi. Monet meistä sukututkijoista saattavat innostua ajatuksesta tavata koko joukko sukulaisia ensimmäistä kertaa, mutta jotkut saattavat epäröidä. Jos kyseessä ovat kaukaiset ”DNA-serkut”, ota heihin ensin yhteyttä tavanomaisten viestintäkanavien kautta ja kysy, olisivatko he kiinnostuneita osallistumaan. Jos he vastaavat myöntävästi, lähetä heille postitse tai sähköpostitse kutsut, joissa on kaikki heidän tarvitsemansa tiedot – päivämäärä, kellonaika, ohjeet paikalle jne. Jos kaukaiset sukulaiset ovat tulossa kaukaa, voit myös tarjoutua auttamaan heitä majoituksen järjestämisessä.

3. päivä: Varaa juhlapaikka

Monissa suurten sukujuhlien suunnittelua koskevissa neuvoissa suositellaan keskeistä paikkaa kaikille osallistujille, mieluiten lähellä lentokenttää ja hotelleja. Monet kokoontumisiin tarkoitetut paikat ovat kuitenkin kalliita ja usein varattuja hyvissä ajoin etukäteen. Jos haluat säästää rahaa tai haluat vain rennommat puitteet, tässä on muutamia vaihtoehtoja:

1. Takapihasi. Onko sinulla iso piha tai jopa pari hehtaaria, jossa on vaja? Pidä jälleennäkeminen kotonasi! Et tarvitse varauksia tai käsirahaa. Sinun tarvitsee vain siivota. Jos sinulla ei ole aikaa järjestää kotiasi, värvää lapsesi tai lapsenlapsesi auttamaan, jos saat vastineeksi vähän ylimääräistä rahaa. Voit myös ottaa yhteyttä paikalliseen lukioon tai alueen nuorisoryhmiin ja kysyä nuorista, jotka tarvitsevat yhdyskuntapalvelutunteja tai haluavat ansaita ylimääräistä kesärahaa – he voivat ehkä auttaa sinua.
2. Julkinen puisto. Monissa puistoissa on suojia tai jopa juhlatiloja, jotka voit varata, ja jotkut ovat ilmaisia. Se, että valitset puiston, jossa on leirintäalue, voi auttaa vieraiden majoittamisessa.
3. Kirkkosi kellari. Jos kuulut kirkkoon tai synagogaan, jossa on seurakuntasali, kysy, voiko salin vuokrata. Tämäntyyppisten salien maksut ovat usein edullisempia.
4. Organisaatiosi American Legion -sali tai vastaava paikka. Nämä tilat ovat usein varattuja, mutta se kannattaa tarkistaa, varsinkin jos jälleennäkemisesi ei ole lauantaina.
5. Hotelli, lomakeskus tai ravintola. Vaikka jotkin hotellit ja lomakeskukset veloittavat paljon, saatat yllättyä siitä, miten kohtuuhintaista tapahtuma- tai kokoustilan vuokraaminen joissakin hotelleissa voi olla, jos soitat ympäriinsä. Saatat jopa saada sellaisen ilmaiseksi, jos useat perheenjäsenet aikovat yöpyä siellä. Monet lomakohteet tarjoavat myös tavallisia mökkejä tai suuria huoneita, joita voidaan käyttää tähän tarkoitukseen. Tämä voi olla paljon edullisempaa kuin virallisen tapahtumahuoneen vuokraaminen. Ravintola tarjoaa usein huoneen ilmaiseksi, jos ostat tapahtuman ruoat heidän kauttaan. Lisäksi siivous on hyvin vähäistä!

Varaa tänään aikaa soittaa puheluita ja lähettää sähköposteja, jotta voit saada tapahtumapaikan lukkoon.

4. päivä: Suunnittele perhetapaamisen ruoka

Mietitkö, miten ihmeessä ehdit kokata kaikille? Hyviä uutisia – sinun ei tarvitse! Harkitse näitä vaihtoehtoja suunnitellessasi ruokalistaa:

1. Tee siitä potluck. Tämä vaihtoehto toimii hyvin, jos vieraillasi ei ole pitkää matkaa. Sinä tarjoat pääruoan ja tavan, jolla se valmistetaan (esimerkiksi hampurilaiset, hodarit ja todella iso grilli), ja kaikki muut tarjoavat lisukkeet ja jälkiruoat. Voit jakaa ruokalajit tietyille henkilöille, jos haluat varmistaa, että tarjolla on tietynlaista ruokaa, varsinkin jos joillakin vieraillasi on erityisruokavaliota.
2. Katsokaa paikallisesta ruokakaupasta tai herkkukaupasta. Monet ruokakaupat ja herkkukaupat tarjoavat juhlapaketteja, jotka sisältävät voileipiä, herkkujen lisukkeita ja jälkiruokaa. Nämä on kuitenkin tilattava viikkoa tai kahta aikaisemmin, joten varaudu siihen. Voit myös luoda oman voileipä- (tai taco-) baarin, jossa on erilaisia aineksia ja valmiita lisukkeita, ja antaa ihmisten luoda oman lounaansa.
3. Palkkaa pitopalvelu. Tämä on nopein vaihtoehto, jossa on vähiten vaivaa (ja se sopii täydellisesti istumaillallisiin), mutta se on myös yksi kalleimmista. Jos sinulla on suuri budjetti ja hyvin vähän aikaa, varaa pitopalvelu hyvissä ajoin ennen päivämäärääsi (monilla suurilla tapahtumapaikoilla, hotelleilla ja lomakohteilla on pitopalvelu, jonka kanssa he tekevät jo yhteistyötä). Toinen vaihtoehto, jos et halua tehdä ruokaa, mutta haluat säästää rahaa, on etsiä pitopalvelu, joka tekee kanssasi sopimuksen vain ruoanvalmistuksesta. Kustannukset ovat yleensä pienemmät, jos kuljetat ja tarjoilet ruoan itse.
4. Tapahtuuko kokoontuminen ravintolassa (kuten edellä mainittiin). Monissa ravintoloissa on suuria tiloja kokoontumisia varten, ja voit kattaa juhlapaikan ja ruoan yhdellä kertaa (usein pelkän ruoan kiinteään hintaan).

5. päivä: Suunnittele viihde

Jokaiseen sukukokoukseen kuuluu kyllästyneitä lapsia ja levottomia aikuisia, jotka kaipaavat tekemistä. Tässä muutamia aktiviteetteja, jotka on helppo ja nopea koota:

1. Traditionaaliset nurmikkopelit. Onko sinulla Bocce-setti? Hevosenkenkiä? Liukumäki ja liukumäki? Aseta ne nurmikolle ja kutsu ryhmät pelaamaan. Varmista, että pelit, joihin liittyy esineiden tai veden heittelyä, pystytetään kauas ruoka- ja seurustelualueesta.
2. Lautapelejä. Voit osoittaa perhetapaamisen istuma-alueen nurkan lautapelejä tai kortteja varten. Jätä nämä pystyyn koko päiväksi ja kutsu kaikki käyttämään pelialuetta. Älä aseta paikalle videopelejä – haluamme kuitenkin, että ihmiset ovat tekemisissä toistensa kanssa!
3. Open mike. Onko sinulla lahjakkaita perheenjäseniä, jotka laulavat tai soittavat mielenkiintoisia instrumentteja? Aseta mikrofoni ja kutsu perheen muusikot esiintymään. Muista pyytää perheenjäseniä tuomaan soittimensa kutsussa, jos aiot sisällyttää tämän vaihtoehdon.
4. Karaoke: Näitä koneita voi ostaa tai vuokrata melko edullisesti, ja ne ovat erittäin hauskoja varsinkin iltatilaisuuksissa.
5. Tarinapiiri: Perhetapaamisen tarkoitus on saada ihmiset yhteen ja jakaa tarinoita. Suunnittele, että kaikille, nuorille ja vanhoille, varataan tunti aikaa kertoa tarina elämästään. Jaa kapula piirissä, jotta asiat pysyvät järjestyksessä.
6. Lelu- ja askartelunurkkaus: Jos tilaisuuteesi osallistuu lapsia (varsinkin jos se on sisätiloissa), suunnittele huone tai nurkkaus, jossa on leluja, askartelutehtäviä ja taidetarvikkeita heidän viihdyttämisekseen. Kaikki arvostavat huomaavaisuuttasi. Voisit jopa suunnitella sukututkimukseen tai perheeseen liittyvän askartelutehtävän, jonka he voivat viedä kotiin muistoksi.
7. Kuvien jakaminen. Pyydä kaikkia tuomaan vanhoja valokuvia jaettavaksi ja järjestä pöytä, jossa ihmiset voivat katsella muiden tuomia vanhoja valokuvia ja albumeita. Voit jopa tarjota skannerin, jotta jokainen voi saada kopion haluamistaan valokuvista. Tarjolla voi olla tietokone levykkeellä tai USB-tikulla olevien digitaalisten valokuvien katselua varten. Varmista vain, että joku on vastuussa siitä, että vanhat valokuvat käsitellään asianmukaisesti. Katso lisää ideoita sukututkimukseen keskittyvistä jälleennäkemisen elementeistä tämän oppaan lopusta.

6. päivä: Lisää virtuaalinen jälleennäkeminen aktiviteetteihin

Onko kaukana asuvia perheenjäseniä, joista tiedät, etteivät he voi osallistua? No, jos paikkakunnallasi on sähkö- ja internet-yhteys, miksi et varaisi tuntia aikaa ja järjestäisi ”virtuaalista sukukokousta” kaikille sukulaisille, jotka eivät pääse paikalle?

Veljeni teki näin vaimonsa 60-vuotissyntymäpäivänä, koska se oli tammikuussa ja asumme Wisconsinissa. He asensivat keittiöönsä monitorit ja webkamerat ja ihmiset, jotka eivät voineet osallistua juhliin, pystyivät kirjautumaan linkin kautta ja liittymään juhliin verkossa. Seuraa näitä ohjeita virtuaalisen perhetapaamisen järjestämiseksi:

1. Rekisteröidy videoneuvottelusivustolle ja ilmoittaudu virtuaalisen tapaamisen päivämääräksi ja kellonajaksi. Kopioi ja tallenna linkki, jonka konferenssisivusto antaa sinulle.
2. Jaa virtuaalitapaamisen linkki kutsuissasi. Korosta tämä linkki virtuaalisena kokoontumisajankohtana henkilöille, jotka eivät voi osallistua tapaamiseen henkilökohtaisesti.
3. Kun järjestät tapaamispaikan, sisällytä siihen alue, jossa on näyttöjä ja web-kameroita, jotka keskittyvät ihmisryhmiin. Varmista, että käytät laitteita, joissa on mikrofonit, jotta ihmiset voivat kuulla toistensa keskustelun. Virtuaalisen jälleennäkemisen aikaan yhdistä laitteesi videoneuvottelulinkkiin ja katso, kun kaukaa tulevat ihmiset kirjautuvat sisään liittyäkseen juhliinne.

Tänä päivänä on myös aika miettiä valokuvia. Sinun ei tarvitse palkata valokuvaajaa, mutta haluat löytää perheestä jonkun, joka vastaa valokuvien ottamisesta. Suunnittele, että varaat luokkakokouksen aikana vähintään tunnin aikaa ryhmäkuville, ja järjestä ”valokuvaseinä”, jossa kaikki suostuvat poseeraamaan ainakin yhdessä yksilö- tai perhekuvassa.

Seitsemäs päivä: Muotoile ja lähetä kutsut

Vaikkakin joillakin vieraillasi voi olla tarvetta lähettää perinteinen paperinen lentolehtinen, monet ihmiset voidaan kutsua sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa tapahtuvan kutsun välityksellä, mikä on paljon edullisempaa ja helpompaa käsitellä. Verkkokutsut ovat nopeita, ja ne voivat sisältää RSVP-linkin nopeaa vastaamista varten. Mukana voi olla myös virtuaalisen jälleennäkemisen linkki.

Jos tietokoneen käyttökokemuksesi laajuus on ”päälle”-painikkeen löytäminen, voit ehkä delegoida tämän tehtävän perheesi sosiaalisen median gurulle. Muussa tapauksessa luo tapahtuma Facebookiin ja pyydä ihmisiä merkitsemään, jos he osallistuvat. Tai käytä verkkokutsu- tai e-korttipalvelua ja lähetä kutsut sähköpostitse.

Jos olet suorittanut kaikki edellä mainitut vaiheet, tapaamisesi pääelementit ovat valmiina. Hienoa sinulle! Mutta jos olet kiinnostunut tekemään kokouksestasi sukuhistoriapainotteisen, saatat haluta myös lisätä muutaman ylimääräisen suunnittelupäivän, jotta voit sisällyttää siihen joitakin sukututkimukseen keskittyviä elementtejä. Tässä muutamia ideoita.

Ideoita sukututkimusnäytön lisäämiseksi sukukokoukseen

Näthän sukukokouksessa on kyse juuri tästä, eikö niin? Perhemuistojen jakaminen.

Tahdot jakaa sukututkimuksesi kaikkien kanssa kunnioittavalla ja ei tungettelevalla tavalla ja käyttää kokoontumista tilaisuutena kerätä lisää yksityiskohtia, tarinoita, tietoja ja valokuvia. Tämä saattaa olla aikaa vievin tehtäväsi, mutta voit hoitaa sen monella tavalla.

1. Traditionaaliset taulunäytöt. Tämä on luultavasti helpoin tapa, jolla ihmiset pääsevät katsomaan näyttöäsi, mutta sen pystyttäminen on hyvin aikaa vievää. Jos sinulla on motivoituneita perheenjäseniä, jotka tekevät tämän vapaaehtoisesti, delegoi se heille. Liitä mukaan sukutaulun ja vanhojen valokuvien lisäksi kaikki kirjat tai artikkelit, joita suvustasi on kirjoitettu.
2. Videonäyttö. Tämä vaihtoehto on hyvä, jos olet jo digitoinut sukututkimusasiakirjasi ja valokuvasi. Järjestä videodiaesitys sukututkimuksestasi ja anna sen pyöriä silmukassa, jotta ihmiset voivat katsoa sitä koko päivän ajan. Tässäkin kannattaa pyytää teknisesti perehtynyttä perheenjäsentä auttamaan sinua. YouTubessa on näytteitä sukukokousvideoista, kuten tämä erittäin hieno esimerkki.
3. Tarinapaketit. Ota yhteyttä sukulaisiin ja pyydä heitä jakamaan muistojaan perheenjäsenistä, paikoista tai tapahtumista sähköpostitse tai kirjeitse. Voit järjestää nämä perheryhmittäin. Kun sinulla on tarinakokoelma, lisää siihen perhekuvia ja vie paketti paikalliseen kirjapainoon kopioiden teettämistä varten. Jaa nämä muistoksi vieraillesi kokouksessa.

Lue tämä artikkeli sukutarinoiden keräämisestä ja tämä siitä, miten se tehdään kunnioittavasti.

Sukukokouksen suunnittelu näin lyhyessä ajassa ei ole helppoa, mutta jos säännöstelet aikaasi tämän oppaan mukaisesti, onnistut siinä. Muista vain pitää huolta myös itsestäsi – pidä välillä taukoa ja juhli hyvin tehtyä työtä.

Voit myös pitää:

3rd Cousin Twice Removed? Tämä kaavio auttaa sinua selvittämään hämmentäviä serkkusuhteita

Janet Meydam on vapaa kirjoittaja, jolla on yli 40 vuoden kokemus sukututkimuksesta harrastuksena. Hänen tietämykseensä kuuluu monien eri rekisterien tutkiminen Yhdysvalloista, Saksasta ja Puolasta. Hän on myös mukana kirjoittamassa vanhempiensa sukututkimuskirjaa ”I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet työskentelee toimintaterapeuttina. Hänellä ja hänen miehellään Timillä on kolme aikuista lasta, ja he asuvat Wisconsinissa.

Kuva: 1912 Ormond Family Reunion