Free Press

Työnantajana olet vastuussa siitä, että käyt läpi rekrytointiprosessin ja löydät ensiluokkaisia työntekijöitä, jotka sopivat työkulttuuriisi. Sitä varten sinun on kuitenkin tehtävä hieman kotiläksyjä.

Monet yritykset käyttävät referenssitarkistusta sukeltaakseen syvemmälle hakijan työhistoriaan ja selvittääkseen, sopiiko hän työhön. Mutta jos haluat tulla referenssitarkistuksen ammattilaiseksi, sinun on opittava, miten referenssitarkistus tehdään ja mitä referensseiltä kannattaa kysyä.

Mikä on referenssitarkistus?

Referenssitarkistukset ovat olennainen osa rekrytointiprosessia. Referenssitarkistuksessa työnantaja ottaa yhteyttä hakijan aiempiin työnantajiin, kouluihin ja muihin henkilöihin (esim, henkilökohtaiset referenssit) saadakseen lisätietoja hakijasta.

Referenssitarkastusten avulla saat lisätietoja hakijoista, kuten heidän:

• Työhistoria
• Koulutustausta
• Työpätevyys
• Vahvuudet ja heikkoudet
• Käyttäytyminen

Viittaustarkastuksen vaiheet

Jos haluat tarkastaa ehdokkaasi referenssikohteet perinpohjin, sinun tulee perehtyä asiaan ja noudattaa alla olevia kuutta kohtaa. Riippuen siitä, keneen otat yhteyttä (esim. vanha työnantaja), saatat joutua muotoilemaan uudelleen tai esittämään lisäkysymyksiä.

Varmista ehdokkaan nimi

Ensiksi: kun otat yhteyttä referenssikohteeseen, varmista ehdokkaan nimi. Tämä vaihe saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta et voi koskaan tietää, karsitaanko sillä epärehelliset ehdokkaat pois.

Jos otat yhteyttä aiempaan työnantajaan, varmista myös hänen tittelinsä ja työpäivänsä.

Vahvista, mistä he tuntevat ehdokkaan

Tarpeistasi riippuen ehdokkaat saattavat antaa luettelon erityyppisistä suosituksista. Yrityksesi saattaa esimerkiksi vaatia, että hakija antaa kahden ammatillisen referenssin lisäksi vähintään kaksi henkilökohtaista referenssiä.

Varmista jokaiseen referenssiin yhteyttä ottaessasi, miten referenssi tuntee hakijan. Näin voit ristiintarkastaa hakijan antamien referenssien tiedot. Ja se auttaa myös varmistamaan, kenen kanssa puhut.

Kysy, mikä tekee ehdokkaasta sopivan

Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on palkata jonkun epäpätevän. Käytä aikasi ehdokkaan referenssin kanssa arvioidaksesi, sopiiko ehdokas hyvin tehtävään.

Kun tarkistat ehdokkaita, selitä referenssille työn laajuus. Kysy heiltä, uskovatko he, että referenssi menestyisi tehtävässä, ja miksi.

Kun kuuntelet referenssin vastausta, muista varoa merkkejä siitä, että hän ei ole 100-prosenttisen rehellinen sinulle. Kuuntele, mitä referenssi ei sano. Hiljaisuus referenssitarkastuksissa voi olla hyvin paljastavaa. Esimerkiksi epäröivä tai epämääräinen vastaus voi viitata siihen, ettei hän usko hakijan sopivan tehtävään tai että hän ei uskalla kertoa yksityiskohtia.

Pyydä referenssiä asettamaan hakija paremmuusjärjestykseen

Sinulla tulisi olla valmiina erilaisia referenssitarkistuskysymyksiä, kun otat yhteyttä hakijan referenssiin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi avoimet kysymykset, lyhyet vastaukset ja monivalintakysymykset, joissa käytetään asteikkoa 1-10.

Pyytämällä referenssiä asettamaan ehdokkaan paremmuusjärjestykseen voit saada helposti rehellisen vastauksen referenssiltä. Luokittelukysymyksissä referenssin täytyy miettiä vastaustaan, koska hän antaa vain numeron.

Tässä on muutama esimerkki luokittelukysymyksistä:

• Miten arvioisit asteikolla 1-10 hakijan viestintätaitoja?
• Miten arvioisit asteikolla 1-10 hakijan kirjoitustaitoja?

Älkää antako referensseille, jotka antavat hakijalle kaikki kymmenet. Sinä ja referenssisi tiedätte molemmat, että hakija ei voi olla täydellinen kaikissa taidoissa. Jos sinulla on referenssi, joka tekee näin, kysy häneltä jatkokysymyksiä saadaksesi selville, miksi hän antoi hakijalle niin korkean arvosanan. Vastaavasti, jos referenssi arvioi hänet huonosti, muista kysyä lisäkysymyksiä selvittääksesi, miksi hän teki niin.

Osaa selville hakijan vahvuudet ja heikkoudet

Työreferenssitarkastuksen yksi päätavoite tulisi olla hakijan vahvuuksien ja heikkouksien selvittäminen.

Muiden kysymysten lisäksi muista pyytää referenssiäsi nimenomaisesti luettelemaan hakijan vahvuudet ja heikkoudet. Voisit esimerkiksi pyytää referenssiä kertomaan kaksi vahvuutta ja kaksi heikkoutta tai hakijan kasvumahdollisuuksia.

Siten saat hyvän käsityksen siitä, missä hakijan täytyy kehittyä ja missä hän on parhaimmillaan. Puhumattakaan siitä, että vahvuuksien ja heikkouksien suoraselkäisyys voi myös kertoa, sopiiko hakija työn vaatimuksiin ja tarvittaviin taitoihin.

Kysy hakijan käyttäytymisestä

Tuntemalla hakijan käyttäytymisen ja asenteet voit ennustaa, miten hän toimii työympäristössäsi. Jos otat yhteyttä vanhaan työnantajaan, muista perehtyä ehdokkaan käyttäytymiseen.

Kun kysyt kysymyksiä ehdokkaasta, älä unohda punoa mukaan kysymyksiä, joilla saat selville hänen toimintaansa ja käyttäytymistään hänen vanhoissa työpaikoissaan. Tuliko hän toimeen muiden työtovereiden kanssa? Aiheuttivatko he koskaan konflikteja töissä? Miksi he jättivät työpaikat? Kaikki nämä kysymykset auttavat sinua saamaan hyvän käsityksen hakijan tottumuksista ja käyttäytymisestä työpaikalla.

Vinkkejä referenssien tarkistamiseen

Haluatko saada referenssien tarkistusprosessin vauhtiin? Käytä alla olevia viittä vinkkiä, jotta sinusta tulee paras referenssien tarkastaja.

Ota prosessi vakavasti

Varmista ennen kaikkea, että otat referenssien tarkistusprosessin vakavasti. Käytä aikaa kysymysten tutkimiseen ja valmistaudu. Muuten saatat polttaa itsesi myöhemmin, kun otat palvelukseen huonon työntekijän.

Referenssitarkastusprosessin kevytmielinen suorittaminen voi:

• Estä sinua palkkaamasta huipputyöläistä
• Tuhlaamasta rahojasi ja aikaasi
• Saat käyttämään ylimääräistä aikaa korvaavan työntekijän etsimiseen

Toteuta kaksi suullista tarkistusta

Tulee olemaan ehdokkaita, jotka kuulostavat hienoilta papereissa, mutta joita haastatellaan huonosti. Toisaalta on myös ehdokkaita, jotka onnistuvat haastattelussa, mutta suoriutuvat työstään huonosti.

Toteuta vähintään kaksi suullista referenssitarkistusta, ennen kuin otat ketään tiimiisi. Suulliset referenssitarkastukset voivat sisältää puhelinsoittoja, videokeskusteluja tai henkilökohtaisia tapaamisia.

Suulliset tarkastukset antavat sinulle mahdollisuuden ymmärtää ehdokkaan vahvuudet ja heikkoudet sekä sen, miten hän todella suoriutuu työssään. Puhumattakaan siitä, että ne auttavat sinua välttämään ajan tuhlausta palkkaamalla epäonnistuja.

Suunnittele kysymyksesi etukäteen

Kandidaatteja haastatellessasi sinun on oltava valmistautunut. Samoin sinun pitäisi olla yhtä lailla valmistautunut, kun tarkistat ehdokkaan suosituksia.

Valmistele kysymyksesi valmiiksi ennen kuin otat yhteyttä ehdokkaan suosituksiin. Jos et suunnittele kysymyksiäsi huolellisesti, vahingoitat vain itseäsi.

Varaa aikaa miettiäksesi todella tarkkaan kysymyksiä, jotka haluat esittää. Kaiva syvältä miettiäksesi out-of-the-box-kysymyksiä, joihin haluat vastauksen ehdokkaasta. Vältä kysymyksiä, joihin saat vastauksen ”kyllä tai ei”. Tee tutkimusta löytääksesi hyviä kysymyksiä, joita voit esittää referensseille. Ja pidä kysymyksesi laillisina, tai ne voivat palata takaisin kummittelemaan.

Kysymystesi pitäisi antaa sinulle tietoa ehdokkaan työyhteisön käyttäytymisestä, aiemmista kokemuksista ja taidoista.

Varo väärennettyjä referenssejä

Economic Times -lehden mukaan lähes 20-30 prosenttia ehdokkaista käyttää väärennettyjä suosituksia. Koska suuri osa ehdokkaista valehtelee referensseistään, sinun on tehtävä asianmukainen huolellisuus havaitaksesi väärennökset.

Voit varoa huijareita:

• Tarkistamalla referenssin sosiaalisessa mediassa (esim. Facebookissa)
• Ristiintaulukoimalla puhelinnumerot, jos mahdollista
• Seuraamalla ja kiittämällä referenssiä (esim, viesti LinkedInissä)

Muistiinpanojen tekeminen

Kun otat yhteyttä ehdokkaan referensseihin, muista tehdä mahdollisimman paljon muistiinpanoja.

Silloinkin, kun tiedät jo, että aiot palkata ehdokkaan, ja olet saanut positiivista palautetta hänen referensseiltään, on aina hyvä tehdä yksityiskohtaisia muistiinpanoja, joihin voit palata.

Harkitse referenssien tarkistuskaavakkeen tai -mallin luomista. Näin voit täyttää sen, kun teet referenssitarkastusta. Säilytä kutakin hakijaa koskeva lomake tallessa siltä varalta, että sinun täytyy jäljittää se tulevaisuudessa.

Lomakkeesi tai mallisi tulisi sisältää muun muassa seuraavat asiat:

• Hakijan nimi
• Referenssin nimi ja yhteystiedot
• Päiväys
• Luettelo kysymyksistä
• Referenssin vastaukset kysymyksiisi
• Allekirjoituksesi

Ylästyikö hakijasi referenssitarkistuksestasi kunnialla? Hienosti! Nyt sinun on otettava uusi työntekijäsi palvelukseen ja lisättävä hänet palkkalistoille. Patriotin palkanlaskentaohjelmiston avulla voit helposti lisätä uusia työntekijöitä ja tehostaa palkanlaskentaprosessia. Kokeile sitä ilmaiseksi jo tänään!