Mennäänpä suoraan asiaan. Olet täällä, koska olet matkalla etsimään tapaa hallita aikaasi paremmin ja samalla lisätä tuottavuuttasi. Vaikka tämän tavoitteen saavuttamiseen on satoja, ellei tuhansia, vaihtoehtoja, yksi varma tekniikka on ajanvaraus.
Jos ajanvaraus ei ole sinulle tuttu, olet tullut oikeaan paikkaan. Seuraavassa artikkelissa kerron, mitä ajan estäminen on, miksi se on mahtavaa ja opastan, miten voit ottaa sen käyttöön päivittäisessä aikataulussasi.
Mitä ajan estäminen on ja miksi se on tehokasta.
”Ajan estäminen on yksinkertaisesti ajanhallintatekniikka, jossa varaat tietyn määrän aikaa tiettyä tehtävää varten”, selittää Calendarin Howie Jones. ”Esimerkiksi sen sijaan, että tarkistaisit puhelimesi joka kerta, kun saat sähköpostin tai sosiaalisen median ilmoituksen, tekisit tämän selkeästi määriteltyinä aikoina.” Se, miten päätät lohkoa päiväsi, on kuitenkin sinun päätettävissäsi.
Jones varaa itselleen lohkon, jonka aikana hän tarkistaa postilaatikkonsa ja sosiaalisen median ennen kuin sukeltaa aamulla työhönsä. ”Lounaan jälkeen on toinen lohko”, hän lisää. ”Ja viimeinen on myöhemmin iltapäivällä, ennen kuin työpäivä päättyy.”
Muut, kuten Bill Gates ja Elon Musk, fanittavat mikroaikataulutusta, jossa heidän koko päivänsä koostuu viiden minuutin lohkoista. Yleisempi käytäntö olisi kuitenkin varata tietty määrä aikaa, esimerkiksi noin tunti, tärkeän tehtävän suorittamiseen tai kokoukseen osallistumiseen. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko, yleensä enintään 20 minuuttia, ennen kuin palataan töiden pariin.
Se on ihan hyvä juttu. Mutta miksi aikarajoitukset ovat niin tehokkaita?
Alkajaisiksi, vaikka ne ovatkin toisinaan hyödyllisiä, tehtävälistat ovat huonompia. Lähinnä siksi, että ne eivät ota huomioon aikaa. Sinulla voi olla kymmenen asiaa, jotka haluat hoitaa tänään. Mutta jos kahteen ensimmäiseen menee odotettua enemmän aikaa, et saa loput koskaan valmiiksi. Tämän vuoksi meillä on taipumus tarttua ensin niihin helpommin hallittaviin ja vähemmän kriittisiin tehtäviin, mikä tarkoittaa, että ne herkulliset sammakot jäävät vain kylmettymään.
Lisäksi aikarajoittaminen lannistaa sinua monitehtäväisyydestä. ”Aikatauluttamalla aikapaloja tiettyä tehtävää tai ongelmaa varten edistät syvällistä keskittynyttä työskentelyä”, Jones selittää. ”Se auttaa sinua myös keskittymään vähemmän ’pinnalliseen työhön’, joka on kiireellistä, mutta ei olennaista toimintaa.”
Ajan lohkomisella torjutaan myös perfektionismia ja viivyttelyä, koska päivittäisiin velvollisuuksiisi on liitetty aikaraja. Sen avulla sinun on myös helpompi torjua pyyntöjä, jotka koskevat aikaasi. Ja se auttaa sinua pohtimaan prioriteettejasi antamalla sinulle dokumentin siitä, mitä teit ja mitä et saanut aikaan tietyssä ajassa.
Oletko valmis valjastamaan ajan estämisen voiman? Jos olet, tässä on yksinkertainen vaiheittainen opas, joka auttaa sinua vihdoin ottamaan päivittäisen aikataulusi hallintaasi.
Vaihe 1: Purkaa mielesi.
Ennen kuin alat lisätä kalenteriisi aikalohkoja, sinun on ensin määriteltävä, miten aiot täyttää ne.
Se olisi sama kuin rakentaisit hyllyä tyhjästä – jos omaisit sellaista taitoa. Sinun on tehtävä paljon suunnittelua etukäteen. Jos et tee sitä, saatat saada hyllyn, joka ei palvele mitään tarkoitusta, koska mitat ovat aivan väärät. Mutta jos tietäisit, että haluaisit tämän hyllyn vinyylikokoelmaasi varten, etsisit ensin suunnitelmia. Nyt ostaisit oikeat materiaalit säilytystarpeidesi täyttämiseksi.
Kuten useimmilla meistä, päässäsi pyörii kuitenkin luultavasti miljoona asiaa, jotka sinun on tehtävä. Ota ne siis sieltä pois tekemällä aivopurku.
Se on yksinkertainen toiminto, jossa kirjaat kirjaimellisesti ylös kaiken, mitä sinun täytyy tehdä. Voit käyttää kynää ja paperia, Evernoten kaltaista sovellusta tai puhelimesi muistiinpanosovellusta. Aloita listaamalla sitoumuksesi, kuten osallistumalla kokoukseen tai luovuttamalla tehtävä tiettyyn päivämäärään mennessä. Muita tähän sisällytettäviä asioita ovat esimerkiksi aamurituaalisi, päivittäinen työmatkasi tai mikä tahansa, mikä liittyy tavoitteisiisi.
Lisää myös asioita, jotka haluaisit tehdä, mutta et ole vielä sitoutunut niihin. Ja heitä mukaan myös kaikki, mitä et haluaisi tehdä myöhemmin.
Sinun ei tarvitse tehdä tätä päivittäin. Mutta se on jotain, mitä sinun pitäisi tehdä usein. Henkilökohtaisesti olen sitä mieltä, että tämän pitäisi olla viikoittaista toimintaa, esimerkiksi perjantai-iltapäivänä tai sunnuntai-iltana.
Vaihe 2: Määrittele prioriteettisi.
Luettelosi perässä on aika asettaa se tärkeysjärjestykseen.
Onneksi, jos hajotit luettelosi pakko-, haluta- ja ehkä-luokkiin, olet jo puolivälissä. Sinun on kuitenkin vielä analysoitava se, jotta voit tunnistaa kohteet, jotka on saatava tehtyä tällä viikolla. Kaikki muu voidaan joko ajoittaa myöhempään ajankohtaan, delegoida jollekin toiselle tai pyyhkiä pois listaltasi.
Jos olet jumissa, koska kaikki tuntuu välttämättömältä, tässä on pari strategiaa, joilla voit asettaa listasi tärkeysjärjestykseen:
- Määritä MIT:t. Nämä ovat enintään kolme asiaa, jotka on ehdottomasti tehtävä tänään.
- Käytä prioriteettimatriisia. Tässä sijoitat kaiken listallasi olevan seuraaviin kvadrantteihin: kiireellinen ja elintärkeä; välttämätön, mutta ei kiireellinen; kriittinen, mutta ei tärkeä; ja ei kiireellinen eikä tärkeä.
- Määritä tehtävien arvo ABCDE-menetelmällä. Määritä vain ”A” tärkeimmälle tehtävällesi, ”B” tärkeälle, ”C” ehkä, ”D” vastaa delegointia ja ”E” on poistamista varten.
- Pareto-periaate. Keskity kouralliseen toimintoja, jotka tuottavat eniten tuloksia.
- Warren Buffettin 2-listastrategia. Kirjoita muistiin 25 asiaa, jotka haluat saavuttaa tällä viikolla. Seuraavaksi ympyröi viisi tärkeintä ja unohda loput.
- 5:30 – 6:30: Aamurituaali
- 6:30 – 7:00.: Työmatka töihin.
- 7:00 – 7:30: Sähköposti, sosiaalinen media ja Slack.
- 7:30 – 9:00: Mielekäs työ.
- 9:00 – 9:30: Tauko.
- 9:30 – 10:00: Konferenssipuhelu.
- 10:00 – 12:00: Mielekäs työ.
- Keskipäivä – 13:00 Lounas.
- 13:00 – 13:30: Sähköposti, sosiaalinen media, Slack.
- 13:30 – 14:30: Tiimikokous.
- 14:30. – 15:30: Suunnittelematon – käytettävissä toimistolla piipahduksiin.
- 15:30 – 16:00: Sähköposti, sosiaalinen media, Slack.
- 16:00 – 16:30: Työmatka kotiin.
- 16:30 – 21:00: Laatuaikaa perheen kanssa.
Vaihe 3: Valmistele päivittäinen suunnitelma.
Nyt kun olet saanut tärkeysjärjestyksesi selville viikoksi, mietitään, mihin ne sijoitetaan kalenterissasi.
Ensimmäinen vaihtoehtosi olisi käydä tehtävät läpi aikajärjestyksessä. Sanotaan, että sinulla on sitten kohteita, jotka on saatava alas perjantaihin mennessä. Kaksi ensimmäistä tehtävääsi ajoitettaisiin maanantaille. Tehtävät kolme ja neljä ajoitettaisiin tiistaiksi ja niin edelleen.
Pidän tästä. Se on aika suoraviivainen eikä ylivoimainen. Kun herään maanantaina, tiedän, mitä kalaa pitää paistaa – kuten muinakin viikonpäivinä.
Tietysti tässä on joitakin näkökohtia. Ensinnäkin sinun on arvioitava, kuinka kauan kukin näistä tehtävistä vie sinulta aikaa. Jos kumpaankin kuluu viisi tuntia, epäilen, ettet saa molempia tehtyä samana päivänä. Kyse ei ole siitä, ettetkö voisi tehdä kymmenen tunnin työpäivää. Mutta se ei ole mahdollista, kun otetaan huomioon tauot ja häiriötekijät. Tässä tapauksessa kyseessä on pikemminkin yli 12-tuntinen päivä.
Toinen tekijä on myös ennen sitoumuksia, kuten konferenssipuheluita, kokouksia, tapaamisia tai tiukkoja määräaikoja. Tulee olemaan haastavaa hoitaa kaksi suurta tehtävää, kun sinulla on jo kaksi kokousta kalenterissasi.
Eikä unohda työskennellä energiatasojesi mukaan. Meillä kaikilla on erilaiset ajat, jolloin olemme tuottavimpia oman ultradiaanisen rytmimme perusteella. Seuraa omaa, jotta tiedät, milloin olet tuottavin. Yleisenä nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että olemme yleensä valppaimmillamme ja energisimmillämme pari tuntia heräämisen jälkeen. Lisäksi viikon edetessä energiatasot alkavat laskea.
Tässä mielessä kannattaa ajoittaa haastavimmat tehtävät aamuun. Iltapäivän käyttäisit sitten vähemmän kuluttaviin toimintoihin, kuten kokouksiin. Yritä myös ajoittaa viikkosi etupainotteisesti niin, ettet työskentele korkean tavoitteen kohteen parissa perjantaina.
Vaihe 4: Sulje koko päiväsi pois.
Hengähdetään tässä hetki. Heitin sinulle juuri paljon tietoa. Mutta olemme aika pitkälti siinä vaiheessa, jota olette kaikki odottaneet – aikataulusi jokaisen päivän ajan lohkomisessa.
Koska olet jo tunnistanut prioriteettisi ja keksinyt viikkosuunnitelmasi, tämän ei pitäisi olla kovin vaikeaa. Se menee luultavasti jotakuinkin näin:
Tämä on alkeellinen päiväohjelma. Mutta luulen, että ymmärrät pointin. Aikasi on huomioitu koko päivän ajan. Olet myös varannut aikaa tärkeimmille työtehtävillesi ja pinnallisille tehtäville, kuten sähköpostille.
Olet myös varannut aikapaloja aamurutiineille, päivittäiselle työmatkalle, tauoille ja perheelle. Sinulla on jopa suunnittelematon aikalohko siltä varalta, ettet saanut aamulla tehtyä töitäsi valmiiksi, hoidat taka-alalle jääneitä tehtäviä tai joudut huolehtimaan odottamattomasta tapahtumasta.
Vaihe 5: Siirry lohkosta lohkoon.
Jos haluat täydellistää ajan lohkomisen taidon, sinun on oltava puskureita jokaisen aikalohkon välissä. On epärealistista uskoa, että hyppäät välittömästi tehtävästä toiseen. Aivosi tarvitsevat aikaa purkautua ja latautua.
Myös tarvitset näitä siirtymäaikoja esimerkiksi kokoukseen matkustamiseen. Sanotaan, että sinun on mentävä kaupungin toiselle puolelle kahdelta iltapäivällä tapaamaan sijoittajia. Sinulla saattaa olla kokous varattuna. Mutta jos sinulta menee 20 minuuttia sinne pääsemiseen, sinun pitäisi myös blokata aika kello 13.30-14.00. Se on vain yksinkertainen tapa estää sinua ajoittamasta vahingossa jotain muuta, joka voi aiheuttaa sen, että myöhästyt kokouksesta.
Vaihe 6: Sammuta ja viritä pois päältä.
Toinen tapa, jolla ajan blokkaaminen on hyödyllistä, on ärsyttävien häiriötekijöiden kitkeminen. Okei, poistaminen saattaa olla vähän karkeaa. Mutta ymmärrät kyllä idean. Häiriötekijät estävät sinua tekemästä asioita.
Pääsyyllinen? Älypuhelimesi. Onneksi voit estää sovelluksia tiettyinä aikoina asettamalla rajoituksia puhelimeesi tai käyttämällä työkaluja, kuten Freedom tai FocusMe. Voit myös laittaa puhelimesi Älä häiritse -tilaan. Ja jos tämä ei toimi, voit aina pitää puhelimen toisessa huoneessa.
Älypuhelimen lisäksi sinua voivat häiritä myös työtoverit tai perheesi, jos työskentelet kotona. Joskus tämä on väistämätöntä. Voit kuitenkin sulkea toimistosi oven, kun sinun on keskityttävä työhön. Jos he eivät tajua vihjettä, kiinnitä ovellesi ”Älä häiritse” -kyltti tai jaa kalenterisi heidän kanssaan, jotta he tietävät, milloin olet vapaa juttelemaan.
Suosittelen, että pidät häiriöpäiväkirjaa. Sen ei tarvitse olla mitään hienoa. Kirjoita vain muistiin, mikä sinua keskeytti ja milloin. Jos esimerkiksi meluisa roska-auto saa sinut menettämään keskittymisesi joka keskiviikkoaamu, laita melua vaimentavat kuulokkeet päähäsi tuohon aikaan.
Vaihe: 7: Tarkista tarvittaessa.
Loppujen lopuksi, tarkista tarvittaessa.
Tehdäksesi tämän, käy läpi kalenteriasi kuluneelta viikolta. Kuinka tuottava olit? Mikä ei mennyt suunnitellusti? Siirrä tulevalla viikolla joitakin lohkoja, jotta näet, oliko näistä muutoksista hyötyä vai ei.
Olisikin viisasta käyttää Kalenterin kaltaista työkalua, joka pystyy koneoppimisen taikuuden ansiosta analysoimaan, miten käytät aikaasi. Se voi sitten tehdä älykkäitä ehdotuksia. Se voi esimerkiksi seurata kokouksiasi ja sitten suositella, milloin ne pitäisi pitää ja ketä kutsua.