*Tämä viesti on päivitetty 1.4.2020.
Jos työskentelet henkilöstöhallinnossa tai olet osaston tai tiimin esimies, kohtaat todennäköisesti säännöllisesti kysymyksiä ainakin yhdestä kuudesta asiasta: 1) palkkaus 2) työaikataulu ja -ajat 3) henkilöstöedut 4) loma/vapaa-aika 5) etenemismahdollisuudet ja 6) työkulttuuri tai -ympäristö. Haluan aina arvata, mikä näistä kuudesta kysymyksestä kysytään ensimmäisenä, kun olen tekemisissä uusien työntekijöiden kanssa. Huomaan, että se on lähes varmasti numero 4 – aiheena loma ja vapaa-aika.
Ihmiset rakastavat vapaa-aikaa töistä – ainakin teoriassa. Se on varmasti tärkeä kysymys uusille työntekijöille, työnhakijoille tai työntekijöille; se, onko se palkallinen vai palkaton, on yleinen kysymys varsinkin, jos organisaatiossasi on jokin hullu vapaa-ajan laskenta tai käytäntö, jonka mukaan työntekijät voivat lainata tunteja ennen kuin ne on ansaittu. Valitettavasti yhdysvaltalaiset työntekijät jättävät vuosittain noin 429 miljoonaa palkallista lomapäivää käyttämättä.
Työsuhdelait, -käytännöt ja vapaapäivien laskelmat ovat hämmentäviä
Henkilöstöhallinnossa on vain muutama asia, josta olen nauttinut vähemmän kuin istua alas sellaisten työntekijöiden kanssa, joilla oli kysyttävää palkallisen vapaapäivän laskelmasta ja siitä, miksi he olivat miinuksella useita satoja tunteja. Ne ovat monimutkaisia, hämmentäviä ja muistuttavat minua paljon MBA:n edistyneen rahoituksen kurssistani.
Minulla oli eräs työntekijä, joka ei ollut voinut pitää palkallista lomaa yli kolmeen vuoteen, koska hän ei ollut työskennellyt tarpeeksi tunteja kolmen edellisen vuoden aikana oltuaan pitkällä sairaus- ja FMLA-vapaalla. Niinpä hän vain piti palkatonta lomaa, kunnes hänellä oli 2 040 tuntia vuodessa ja hän oli oikeutettu FMLA-lomaan. Lopulta teimme kompromissin yrityksen etuusosaston kanssa ja keksimme 10 kuukauden aikana tavan, jolla hän maksoi takaisin jo käytetyn ansaitsemattoman loman, jotta hän voisi alkaa ansaita lomaa taas normaalisti.
En usko, että voimme viestiä tarpeeksi työntekijöille annettavista vapaista, olivatpa ne sitten palkallisia tai palkattomia. Vapaa-aika on yksi blogin suosituimmista aiheista, koska se liittyy vapautettujen tai palkattomien työntekijöiden vapaa-aikaan. Blogin lukijoilla on kaikenlaisia kysymyksiä aina kysymyksistä, jotka koskevat vapautetun tason työntekijöiden osittaisten lomapäivien käyttöä, lomapalkkioiden laskentaa ja sitä, milloin työntekijät ovat oikeutettuja ja suojattuja FMLA:n nojalla. Vapaa-aikoja käsittelevän artikkelisarjamme kävijämäärän perusteella on todennäköistä, että henkilöstönne jäsenet ovat jossakin vaiheessa yrityksenne palveluksessa ollessaan googlettaneet vapaa-aikaohjeita.
Taavaltiot, jotka edellyttävät työnantajilta palkallisia vapaapäiviä
Kasvava määrä Yhdysvaltojen osavaltioita ja kaupunkeja, voisin lisätä, edellyttävät työnantajilta palkallisten vapaapäivien tarjoamista. Vaatimukset ovat kussakin osavaltiossa erilaiset, mutta näen, että tämä suuntaus jatkuu edelleen, ja Kalifornian, Connecticutin ja New Yorkin kaltaiset osavaltiot ovat edelläkävijöitä. Tällä hetkellä 11 osavaltiota ja Washington, D.C. sekä yli 30 paikallisyhteisöä vaativat palkallista sairauslomaa.
Palkallisen vapaa-ajan tyypit
– Loma (Sisältää rajoittamattoman loman ja säännellyn loman). Riippuen siitä, miten loma lasketaan, työntekijät voivat joko ansaita kyseisen loman vuoden kuluttua ja käyttää sen heti ansaitsemansa loman jälkeen. Loman ansaitseminen oli suosituin työntekijäkysymykseni. Henkilöstöhenkilöstömme meni niin pitkälle, että kehitimme yksilöllisiä Excel-taulukoita, joiden avulla työntekijät pystyivät ennustamaan lomatuntinsa käytettäväksi tulevaisuudessa.
– Vanhempainloma (Äitiys- ja vanhempainloma). Palkallinen loma uusille vanhemmille pidemmäksi ajaksi, joka on organisaatiokohtainen. Monet organisaatiot tarjoavat nyt palkallisia vanhempainlomia, kuten Netflix ja Amazon. Myös useat osavaltiot ja kaupungit vaativat nyt työnantajia tarjoamaan palkallisen vanhempainvapaan. Odotan, että suojaa tarjoavien lakien määrä kasvaa merkittävästi seuraavien 10 vuoden aikana. Katso yllä oleva kaavio.
– Sairausloma. Vapaata yksinomaan silloin, kun sinä tai hoitamasi perheenjäsen on sairas ja työkyvytön. Työntekijät keräävät tätä aikaa yleensä palkanmaksukausittain tai kuukausittain.
– Palkallinen vapaa-aika (PTO). Yritykset käyttävät usein PTO:ta, joka yhdistää sairaus- ja loma-ajan yhteen.
– Suruvapaa (hautausloma). Loma surua ja henkilökohtaisten asioiden hoitamista varten läheisen perheenjäsenen kuoltua.
– Poissaolovapaa (palkallinen). Riippuen siitä, mitkä ovat yrityksesi käytännöt, jotkin organisaatiot sallivat maksullisen virkavapauden ja työstä poissaolon tilanteissa, jotka eivät täytä työkyvyttömyysvakuutuksen ehtoja tai jotka ovat työkyvyttömyysvakuutuksen sijasta. Työskentelin aikoinaan yrityksessä, joka tarjosi maksullisen virkavapauden, jonka kesto oli enintään 12 viikkoa, ennen kuin työntekijät joutuivat ottamaan vapaata FMLA:n mukaisesti.
– Sotilasloma (maksullinen). Työntekijöillä on oikeus palkalliseen sotilasvapaaseen, jos heidän sotilaskorvauksensa on poissaolon aikana pienempi kuin työntekijän palkka organisaatiossasi USERRA-nimisen työlainsäädännön nojalla. Huomaa, että USERRA:ssa (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) ei ole työntekijän kynnysarvoa. Kaikki työnantajat ovat velvollisia noudattamaan sitä.
– Lomaraha. Lomapalkan käyttö tapahtuu normaalien juhlapyhien aikana, mukaan lukien joulu, kiitospäivä, uusi vuosi ja niin edelleen. Työntekijöiden tulisi tarkistaa yrityksensä käytännöistä, mitkä juhlapyhät kuuluvat niihin ja onko lomarahaan liittyviä käytäntöjä kokoaikaisille ja osa-aikaisille työntekijöille. Koska olen työskennellyt vähittäiskaupassa useita vuosia, nämä olivat joitakin yleisimpiä kysymyksiä, joihin törmäsin.
– Sapattivapaa. Perinteisesti koulutusalalla tarjottuja sapattivapaita tarjotaan yhä useammin yksityisellä sektorilla. Työnantajat antavat työntekijöille palkallista vapaata, jotta he voivat tutustua intohimoihinsa, kiinnostuksen kohteisiinsa, koulutukseensa tai tehdä tutkimusta. Sapattivapaan pituus ja sen saatavuus riippuu työnantajasta.
Palkattoman vapaa-ajan tyypit
– Virkavapaus (palkaton). Palkatonta vapaata, kun työntekijä on käyttänyt kaikki palkalliset vapaat ja lomat. Työnantajat, jotka tarjoavat palkatonta LOA:ta ja joiden ei tarvitse noudattaa FMLA:ta, noudattavat erilaisia sääntöjä ja vaatimuksia.
– Vanhempainvapaa. (Palkaton). Ellet asu Kaliforniassa, New Jerseyssä tai Rhode Islandilla tai ellei yrityksesi tarjoa palkallista vanhempainlomaa, pidät palkatonta vapaata uutena vanhempana. Pro-vinkki: uudet synnyttäjät voivat olla oikeutettuja työkyvyttömyysvakuutukseen ja saada prosenttiosuuden palkastasi vapaan aikana, joten tarkista, mihin etuihin olet ilmoittautunut, ennen kuin puhut pomosi tai yrityksen henkilöstöhallinnon kanssa.
– Sotilasvapaa (palkaton). Työntekijät, jotka ovat kansalliskaartilaisia ja joista tulee aktiivipalveluksessa olevia sotilaita, saavat säilyttää työsuhteensa aktiivipalveluksessa ollessaan pidemmän aikaa työnantajan koosta riippumatta. Työnantajien tulisi kouluttautua USERRA:sta edellä esitetyllä tavalla.
– Palkaton henkilökohtainen vapaa. Lyhennetyn työajan tai palkattoman vapaapäivän muodossa. Tämä voi olla ajoittainen FMLA-, henkilökohtainen, sairaus- tai lomavapaa. Työntekijälle ei makseta korvausta tästä palkattomasta ajasta.
– Sairausloma (FMLA). Jos työnantaja täyttää FMLA:n edellytykset, työntekijät voivat pitää enintään 12 viikkoa palkatonta vapaata itsestään, perheenjäsenestään sekä sotilashoidosta huolehtimisesta. Työntekijöiden on täytynyt olla työsuhteessa 12 kuukautta ja työskennellä 2040 tuntia kyseisen 12 kuukauden jakson aikana. Lisäksi on joitakin lisävaatimuksia, joista voit lukea yrityksen käsikirjasta tai klikkaamalla tästä. Se, oletko oikeutettu jatkamaan lomaa 12 FMLA-viikon jälkeen, määräytyy työnantajasi määrittelemien käytäntöjen mukaan.
– Sairausloma (muu kuin FMLA). Sairausloma työntekijälle, joka ei täytä FMLA:n kelpoisuusehtoja tai jonka työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan FMLA:ta. Sinun tulisi tutustua yrityksesi käsikirjaan ymmärtääksesi, kuinka paljon sairauslomaa olet oikeutettu saamaan, ja klikkaa myös täältä saadaksesi tarkempia tietoja Family Medical Leave Act -laista.
– Furlough (lomautus). Nämä ovat työnantajan vaihtoehtoja lomautuksille, jolloin et ole töissä, mutta sinulla on mahdollisuus saada työnantajan etuuksia. Aiemmin nämä ovat olleet yleisiä valtion työntekijöille, mutta vuonna 2020 ne ovat yleistyneet lomautusvaihtoehtona COVID-19-pandemian aikana.
Miksi palkallinen vapaa-aika on niin häilyvä?
Useimmat työnantajat tarjoavat vapaata. Se on yleistä. Se, mikä ei ole niin standardeja, on palkallisen vapaa-ajan aihe. Monet työnantajat eivät edelleenkään tarjoa maksullisia vaihtoehtoja lähinnä osittain johtuen kahdesta osa-alueesta: kokoaikaisesta vs. osa-aikaisesta työsuhteesta ja yrityksen koosta. Pew Researchin vuonna 2020 julkaisemassa raportissa todettiin, että palkallinen vapaa-aika on etu, jota pääasiassa suuret, yli 500 työntekijää työllistävät työnantajat tarjoavat. 91 prosenttia työnantajista, joilla on vähintään 500 työntekijää, tarjoaa jonkinlaista palkallista vapaa-aikaa etuna työntekijöilleen.