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La gestione dei risultati è diventata uno strumento sempre più potente per allineare i team intorno a un obiettivo comune.

Chiarire gli obiettivi e, soprattutto, i mezzi per raggiungere i risultati è fondamentale per mantenere un team coeso e integrato.

Ci sono, tuttavia, strumenti che rendono la risoluzione dei problemi alla radice ancora più potente, permettendo una maggiore visibilità e chiarezza nel tracciare obiettivi e indicatori.

In questo post, abbiamo selezionato alcuni strumenti di analisi dei problemi, diagrammi decisionali e altri modi per fare indagini alla radice.

Leggete attentamente e vedrete quali strumenti noti di problem-solving, come il metodo dei 5 perché, il grafico di Ishikawa (a lisca di pesce o analisi causa-effetto), e l’analisi di Pareto, tra gli altri concetti sono ottimi modi per identificare la causa principale di un problema.

Introduzione al Root Cause Problem Solving

Molti di questi strumenti di analisi delle cause alla radice provengono dal concetto di Gestione della Qualità, che è emerso per garantire la qualità e i processi di produzione standard.

A questo scopo, sono stati creati una serie di strumenti e metodi di analisi delle cause alla radice per garantire che la fabbricazione del prodotto mantenga lo standard di qualità percepito dal mercato.

La maggior parte di queste metodologie si basa sul concetto di miglioramento continuo.

Questo insieme di attività è riassunto dall’acronimo PDCA (acronimo di Plan, Do, Check, Act).

Approfondimenti sul nostro blog: Migliora subito il tuo management: impara a fare PDCA passo dopo passo

L’evoluzione di questi strumenti di analisi delle cause alla radice li ha fatti ramificare sempre di più dagli stabilimenti e dalle fabbriche per raggiungere gli uffici commerciali, integrando il gruppo di strumenti di gestione più utilizzati.

I concetti e gli strumenti di analisi causa-effetto o di analisi delle cause alla radice dei problemi, per esempio, prima utilizzati solo sulle linee di produzione, sono diventati routine con i manager in tutti i settori delle aziende.

L’approccio pratico e di problem-solving permette che l’adozione di queste metodologie sia di grande beneficio per il top management, soprattutto per la loro obiettività e facilità di follow-up, soprattutto se combinate con strumenti decisionali.

In termini pratici, il processo di Root Cause Analysis può essere definito, in un ambito generale, come:

• definire il problema;
• identificare le possibili cause;
• verificare le cause reali;
• proporre una soluzione al problema;
• implementare la soluzione;
• analizzare i risultati.

Nel contesto dell’alta direzione, l’analisi delle cause e degli effetti è generalmente applicata alle deviazioni dagli obiettivi, per identificare i fattori principali che hanno portato al fallimento di quel periodo.

Quindi, quando si tratta delle cause di una deviazione, i manager cercano di mantenere l’obiettivo vicino al valore da raggiungere e, quindi, in linea con le aspettative dell’azienda.

Ci sono diversi strumenti di analisi delle cause dei problemi, tuttavia, ognuno con le sue particolarità.

Sta a ciascun team definire quale sia il migliore strumento di analisi dei problemi da applicare all’interno delle rispettive realtà.

Qui ci addentreremo in 3 modi principali di fare l’indagine sulle cause profonde:

1. Pareto chart;
2. Metodo di ricerca a spina di pesce – diagramma di Ishikawa;
3. Metodo di ricerca dei 5 perché.

1- Analisi delle cause – Pareto

Il diagramma di Pareto è un esempio pratico di uno strumento che permette di identificare e selezionare gli elementi che sono responsabili di un grande miglioramento del processo, continua a leggere:

L’80% dei risultati è causato dal 20% dei fattori.

Questo è il concetto dell’analisi di Pareto: 80/20

Dal punto di vista del metodo per identificare i problemi, si può affermare che l’80% dei problemi può essere risolto trattando il 20% delle cause.

Quindi, per la creazione di un diagramma di Pareto dobbiamo:

1. Identificare un obiettivo che non è stato raggiunto in un dato periodo;
2. Rispondere ai possibili problemi che hanno portato alla deviazione dall’obiettivo;
3. Assegnare la frequenza con cui appaiono o il grado di rilevanza;
4. Ordinare i dati in ordine decrescente secondo la frequenza | importanza;
5. Calcolare la percentuale riferita ad ogni elemento, e creare una nuova colonna con la percentuale cumulativa della serie;
6. Creare un grafico dove le colonne rappresentano la frequenza e le righe sono le percentuali cumulative;
7. Selezionare i problemi che, dopo aver aggiunto le percentuali, rappresentano l’80% dei fattori.

2- Analisi delle cause profonde – Fishbone

Il diagramma a lisca di pesce, noto anche come diagramma di causa ed effetto e diagramma di Ishikawa, è uno strumento grafico usato per mappare le cause profonde di un problema.

Grazie alla sua forma gerarchica, permette di raggruppare e visualizzare diverse cause che sono considerate l’origine di un problema o di un’opportunità di miglioramento che si desidera ottenere, oltre ai suoi effetti sul problema o sul risultato.

Nella sua struttura di analisi di causa ed effetto per identificare la causa principale del problema, la costruzione del diagramma di Ishikawa segue i seguenti passi:

1. Scegliere il problema che si vuole analizzare;
2. Considerare le informazioni riguardanti il problema;
3. Brainstorming del problema, insieme ad un team, elencando le possibili cause, sia primarie che secondarie;
4. Identificare le cause più pertinenti al problema e raggrupparle secondo le 6M’s;
5. Proporre soluzioni alle cause sollevate, avere sempre una persona responsabile per attuare la soluzione.

Un altro dettaglio importante nel root cause problem solving usando il diagramma di Ishikawa è quello di usarlo come metodo per identificare le 6 categorie di problemi definite da Ishikawa, note come le 6M:

• Metodo: Come influisce il lavoro svolto sul problema?
• Macchina: Come influisce sul problema l’attrezzatura usata nel processo?
• Misura: Come influisce sul problema la metrica usata per misurare lo sviluppo dell’attività?
• Ambiente: In che modo l’ambiente in cui l’attività viene sviluppata influenza il problema?
• Materiale: In che modo la qualità e il tipo di materiali usati influenzano il problema?
• Lavoro: In che modo le persone coinvolte nell’attività influenzano il problema?

Ricorda: queste sono solo alcune delle possibilità di categorie da analizzare con l’aiuto del diagramma di Ishikawa.

Utilizzando la metodologia di ricerca a lisca di pesce nella ricerca dei processi di qualità, devi definire i tuoi concetti, basati sulle specificità del tuo business.

Scopri di più su questo strumento di analisi delle cause principali in questo post del blog: Cos’è un diagramma di Ishikawa e come si fa?

3- Analisi delle cause – 5 perché

Lo strumento di qualità dei 5 perché è molto semplice, ma non meno efficace.

Parte dal principio di scavare in profondità in un problema, cercando di estrarre la causa principale del problema più profondo.

È molto usato quando un’azienda vuole migliorare la qualità delle sue consegne e passare al miglioramento continuo dei suoi processi.

È stato creato da Taiichi Ohno, negli anni 50. Lavorava alla Toyota e si rese conto della necessità di migliorare la qualità dei prodotti dell’azienda per soddisfare le esigenze dei clienti.

Si esegue questa metodologia interrogandosi sul perché si verifica un certo problema, consecutivamente, per cinque volte.

Dopo cinque domande, Ohno credeva che si sarebbe riusciti a stabilire la vera causa principale di un problema, e che si sarebbero potuti prendere provvedimenti per eliminarlo e creare un processo che avrebbe garantito la qualità delle consegne.

L’applicazione dello strumento di qualità dei 5 perché è particolarmente adatto per problemi con poche variabili.

Quando i problemi diventano più complessi, diventano necessarie analisi di vari altri fattori, e questo metodo non è sufficiente per identificare i problemi.

Vantaggi dell’uso degli strumenti di analisi delle cause alla radice

Infine, abbiamo raggruppato alcuni degli strumenti di analisi delle cause alla radice più usati nei processi di gestione.

I maggiori vantaggi che l’analisi delle cause alla radice può portare nel vostro business sono:

• Allineamento: dopo che gli impedimenti al raggiungimento dei risultati sono aperti alla discussione di tutto il team;
• Profondità: poiché l’analisi non è fatta superficialmente, la probabilità che un team possa concentrarsi sulla vera causa è maggiore;
• Standardizzazione: così tutte le analisi seguono lo stesso metodo di esecuzione e mirano a raggiungere la causa principale di qualsiasi processo che non raggiunge i suoi obiettivi.

Ma una volta scoperti i problemi e analizzate le loro cause profonde, come si fa a dare priorità a quelli che saranno risolti per primi?

Per questo, suggeriamo uno strumento in più, la matrice di priorità delle decisioni, o diagramma decisionale, noto come matrice GUT.

È molto semplice e facile da usare e dovrebbe essere usato ogni volta che si hanno molti problemi da risolvere e non si sa da quale iniziare.

La matrice creata da Charles Kepner e Benjamin Tregoe nel 1981 è ancora abbastanza utile e funziona come segue:

Si dovrebbe usare la tabella sottostante per dare un voto ad ogni problema, da zero a cinque, facendo riferimento a 3 criteri:

• Gravità del problema;
• Urgenza nel risolverlo;
• Tendenza del problema a potenziarsi.

Comprendere meglio ciascuno dei criteri del diagramma decisionale:

• Gravità: Per questo concetto, è necessario definire quanto le conseguenze del problema influenzeranno il raggiungimento degli obiettivi strategici dell’azienda, la sicurezza delle persone e della comunità.
• Urgenza: Cosa succederà se il problema non viene risolto immediatamente? È possibile aspettare, o le operazioni saranno paralizzate? Esiste un piano di emergenza? Considerare questi fattori per definire la velocità con cui il problema dovrebbe essere risolto.
• Tendenza: Qual è la probabilità che il problema peggiori se non viene risolto presto? Sembra che ostacolerà il funzionamento dell’azienda?

In base a questi criteri, assegnate dei punteggi seguendo questa scala:

1. Non è un problema urgente o grave, non causa un danno immediato.
2. Poco urgente, poco serio e peggiorerà solo nel lungo periodo.
3. Urgente e serio e peggiorerà nel medio termine.
4. Molto urgente, peggiorerà in breve tempo.
5. Estremamente urgente e serio. Deve essere risolto subito prima che peggiori.

Metti i punteggi nella matrice di decisione, moltiplica i numeri e saprai che il risultato più alto corrisponde al problema che deve essere risolto per primo.

Ora che sai così tanto sui migliori strumenti di analisi delle cause e su come dare priorità alle soluzioni, che ne dici di conoscere un software che racchiude diversi strumenti di gestione e gestione aziendale? Risolva i suoi problemi aziendali basandosi su dati reali e si concentri sui risultati!

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