*Questo post è stato aggiornato al 4/1/2020.
Se lavorate nelle risorse umane o siete manager di un dipartimento o di un team, probabilmente incontrerete regolarmente un numero di domande su almeno una delle sei cose: 1) compensazione 2) orario e programma di lavoro 3) benefici per i dipendenti 4) ferie/tempo libero 5) opportunità di avanzamento e 6) cultura o ambiente di lavoro. Mi piace sempre indovinare quale domanda di queste sei verrà posta per prima quando sto interagendo con i nuovi assunti. Trovo che è quasi certamente la numero 4 – il tema delle vacanze e del tempo libero.
Le persone amano il loro tempo libero dal lavoro – almeno in teoria. È certamente una domanda importante per i nuovi assunti, candidati al lavoro o dipendenti; se pagato o non pagato è una domanda comune, specialmente se la vostra organizzazione ha qualche folle calcolo del tempo libero o una politica che permette ai dipendenti di prendere in prestito ore prima che siano state guadagnate. Sfortunatamente, i dipendenti statunitensi tipicamente lasciano circa 429 milioni di giorni di ferie pagate sul tavolo ogni anno.
Le leggi sull’impiego, le politiche e i calcoli del tempo libero sono confusi
Ci sono solo poche cose che mi sono piaciute meno nelle Risorse Umane che sedermi con i dipendenti che avevano domande sul loro calcolo del tempo libero pagato e perché erano in negativo di diverse centinaia di ore. Sono complicati, confusi e mi ricordano molto la mia classe di finanza avanzata MBA.
Ho avuto un dipendente che non ha potuto prendere una vacanza pagata in più di tre anni perché non aveva lavorato abbastanza ore nei tre anni precedenti a causa di un lungo congedo medico e FMLA. Così ha continuato a prendere ferie non pagate finché non ha raggiunto le 2.040 ore per l’anno e si è qualificata per la FMLA. Alla fine siamo giunti a un compromesso con il dipartimento dei benefici aziendali e abbiamo elaborato un modo, per un periodo di 10 mesi, per restituirle le ferie non guadagnate già utilizzate in modo che potesse ricominciare a guadagnare ferie normalmente.
Non credo che si possa comunicare abbastanza sui tipi di ferie per i dipendenti, sia pagate che non pagate. Il tempo libero è uno degli argomenti più popolari sul blog in quanto riguarda il tempo libero per i lavoratori esenti o non esenti. I lettori del blog hanno tutti i tipi di domande, da quelle sui lavoratori di livello esente che usano giorni di ferie parziali, ai calcoli dei guadagni delle ferie fino a quando i dipendenti diventano idonei e protetti sotto FMLA. A giudicare dal traffico della nostra serie di articoli sulle ferie, è probabile che i membri del vostro staff abbiano cercato su Google una guida sulle ferie ad un certo punto mentre lavoravano per la vostra azienda.
Stati che richiedono ai datori di lavoro di fornire ferie pagate
Un numero crescente di stati negli Stati Uniti e nelle città, potrei aggiungere, richiede ai datori di lavoro di offrire ferie pagate. I requisiti per ogni stato sono diversi, tuttavia, vedo continuare questa tendenza con stati come la California, il Connecticut e New York in testa. Attualmente, 11 stati e Washington, D.C. così come oltre 30 località richiedono il congedo pagato per malattia.
Tipi di ferie pagate
– Ferie (Include ferie illimitate e ferie regolate). A seconda di come vengono calcolate le ferie, i dipendenti possono guadagnare le ferie dopo un anno e utilizzarle immediatamente dopo averle guadagnate. Guadagnare le ferie è stata la mia domanda più popolare tra i dipendenti. Il nostro staff delle Risorse Umane è arrivato al punto di sviluppare fogli di calcolo Excel individuali che hanno permesso ai dipendenti di prevedere le loro ore di ferie da utilizzare in futuro.
– Congedo parentale (Maternità e congedo parentale). Congedo pagato per i nuovi genitori per un periodo di tempo esteso che è specifico per l’organizzazione. Molte organizzazioni stanno offrendo il congedo parentale pagato come Netflix e Amazon. Ci sono ora un certo numero di stati e città che richiedono anche ai datori di lavoro di offrire il congedo parentale pagato. Mi aspetto che il numero di leggi che forniscono protezione cresca significativamente nei prossimi 10 anni. Vedi il grafico qui sopra.
– Congedo per malattia. Tempo libero esclusivamente per quando voi o un membro della famiglia di cui vi prendete cura siete malati e non potete lavorare. I dipendenti tipicamente accumulano questo tempo per periodo di paga o mese.
– Paid Time Off (PTO). Le aziende spesso usano il PTO che combina il congedo per malattia e le ferie in uno solo.
– Bereavement Leave (congedo funebre). Congedo per il lutto e per occuparsi di questioni personali dopo la morte di un membro stretto della famiglia.
– Congedo di assenza (pagato). A seconda di quale sia la politica della vostra azienda, alcune organizzazioni permettono il congedo pagato e il tempo libero dal lavoro per situazioni che non si qualificano per l’assicurazione di invalidità o sono in sostituzione di. Una volta ho lavorato per una società che ha fornito un congedo pagato di una politica di assenza fino a 12 settimane prima che i dipendenti fossero tenuti a prendere il tempo libero secondo FMLA.
– Congedo militare (pagato). I dipendenti hanno diritto al congedo militare retribuito se, mentre sono in congedo, il loro compenso militare è inferiore alla paga del dipendente con la vostra organizzazione in base a una legge sull’occupazione chiamata USERRA. Si prega di notare che USERRA (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) non ha una soglia di dipendenti. Tutti i datori di lavoro sono obbligati a conformarsi.
– Retribuzione delle vacanze. Il pagamento delle ferie avviene durante le normali festività tra cui Natale, Ringraziamento, Capodanno e così via. I dipendenti dovrebbero controllare la politica della loro azienda su quali festività sono incluse e se ci sono politiche per i lavoratori a tempo pieno rispetto a quelli a tempo parziale in relazione al pagamento delle vacanze. Avendo lavorato nella vendita al dettaglio per molti anni, queste sono state alcune delle domande più comuni che ho incontrato.
– Sabbatico. Tradizionalmente offerto nel settore dell’istruzione, gli anni sabbatici sono sempre più comuni nel settore privato. I datori di lavoro concedono ai dipendenti del tempo libero pagato per esplorare le loro passioni, interessi, istruzione o per fare ricerca. La durata di un anno sabbatico e la sua disponibilità dipende dal tuo datore di lavoro.
Tipi di tempo libero non pagato
– Assenza (non pagata). Tempo libero non pagato quando un dipendente ha usato tutto il suo tempo libero pagato e le ferie. I datori di lavoro che offrono LOA non pagati e non sono tenuti a seguire la FMLA e aderiranno a regole e requisiti diversi.
– Congedo parentale. (Non pagato). A meno che non viviate in California, New Jersey o Rhode Island, o la vostra azienda offra un congedo parentale pagato, prenderete del tempo non pagato come nuovo genitore. Suggerimento: le nuove madri naturali possono qualificarsi per l’assicurazione invalidità e ricevere una percentuale della tua paga mentre sei in congedo, quindi controlla i benefici che hai sottoscritto prima di parlare con il tuo capo o con le Risorse Umane dell’azienda.
– Congedo militare (non pagato). I dipendenti che sono della Guardia Nazionale e diventano militari in servizio attivo sono autorizzati a mantenere il loro impiego mentre sono militari in servizio attivo per un tempo prolungato, indipendentemente dalle dimensioni del datore di lavoro. I datori di lavoro dovrebbero istruirsi su USERRA come indicato sopra.
– Tempo libero personale non pagato. Sotto forma di ore ridotte o di prendere un giorno non pagato. Questo potrebbe essere per FMLA intermittente, personale, malattia o ferie. Il dipendente non sarà compensato per questo tempo non pagato.
– Congedo medico (FMLA). Se un datore di lavoro si qualifica per FMLA, i dipendenti possono prendere fino a 12 settimane di tempo non pagato fuori dal lavoro per prendersi cura di se stessi, un membro della famiglia così come la cura dei militari. I dipendenti devono essere stati impiegati per 12 mesi e aver lavorato 2.040 per quel periodo di 12 mesi. Ci sono alcune specifiche aggiuntive che potete leggere nel vostro manuale aziendale o cliccando qui. Se avete diritto a prolungare il vostro congedo oltre le 12 settimane di FMLA, è dettato dalle politiche delineate dal vostro datore di lavoro.
– Congedo medico (Non FMLA). Congedo medico per un dipendente che non si qualifica per FMLA o se un datore di lavoro non è tenuto ad offrire FMLA. Dovresti visitare il tuo manuale aziendale per capire a quanto hai diritto al congedo medico e anche cliccare qui per le specifiche sul Family Medical Leave Act.
– Furlough. Queste sono alternative del datore di lavoro ai licenziamenti in cui non si lavora ma si ha accesso ai benefici del datore di lavoro. In passato questi sono stati comuni con i dipendenti del governo, ma nel 2020 sono diventati più comuni come alternativa di licenziamento durante la pandemia COVID-19.
Perché il tempo libero pagato è così sfuggente?
La maggior parte dei datori di lavoro offre tempo libero. Questo è uno standard su tutta la linea. Quello che non è così standard è il tema delle ferie pagate. Molti datori di lavoro non offrono ancora opzioni retribuite, soprattutto in parte a causa di due aree: tempo pieno contro tempo parziale e dimensioni dell’azienda. Un 2020, rapporto di Pew Research ha scoperto che il tempo pagato è un vantaggio e un beneficio che prevalentemente i grandi datori di lavoro oltre 500 offrono con il 91 per cento dei datori di lavoro con 500 o più dipendenti che offrono qualche forma di tempo pagato come beneficio ai loro dipendenti.