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È probabile che la vostra organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni, utilizzi un processo di richiesta di acquisto e di ordine di acquisto per gestire le spese in qualche forma. Il processo di richiesta di acquisto e di ordine di acquisto nell’approvvigionamento, essendo digitalizzato e automatizzato, può fornire alla vostra azienda una serie di vantaggi chiave. Questo diventerà particolarmente chiaro quando sarà il momento di controllare i vostri conti finanziari e scoprirete di avere una chiara traccia cartacea da seguire.

Per capire meglio il processo prima di raccogliere i benefici previsti, abbiamo suddiviso il processo di approvvigionamento per voi passo dopo passo qui sotto.

Il processo di ordine di acquisto e richiesta di acquisto

Un ordine di acquisto è un documento commerciale creato dall’acquirente che conferma ufficialmente un ordine e autorizza l’operazione di acquisto di beni o servizi dal vostro fornitore previsto.

Gli ordini di acquisto sono utili perché determinano le chiare aspettative della vostra azienda che possono essere usate per controllare che l’ordine sia consegnato come concordato. Sono legalmente vincolanti e, in definitiva, possono aiutarvi a rispettare il vostro budget, aiutarvi con i vostri controlli finanziari e aiutare la vostra azienda a tracciare e gestire gli ordini in modo efficiente.

Fase 1: Creare la richiesta di acquisto

Il primo passo è quello di creare la richiesta di acquisto, che è diversa dall’ordine di acquisto. La richiesta di acquisto è un modulo che la tua azienda produce internamente e sottopone all’ufficio acquisti della tua azienda, fornendo una lista degli articoli che vuole approvare dall’ufficio acquisti. Non è fino a quando l’ufficio acquisti ha approvato la richiesta che viene generato un ordine di acquisto.

I benefici della richiesta di acquisto non possono essere sopravvalutati. Questi benefici includono la capacità di isolare i vostri fornitori strategici e consolidare il numero totale di fornitori, risparmiando tempo e denaro; ridurre le spese eccessive; razionalizzare le spese aziendali; e abbassare i costi complessivi delle requisizioni sia esternamente che internamente.

Fase due: Emissione dell’ordine di acquisto

Questa è una fase cruciale in cui la vostra azienda può vedere un valore immediato nell’automazione e digitalizzazione del processo di approvvigionamento. In alcune aziende, i processi manuali impongono che l’ordine di acquisto non possa essere approvato finché non sia stato fisicamente firmato dalla persona con l’autorità designata. Se questo viene fatto invece via e-mail o utilizzando una fonte software di e-procurement, questo può essere ottenuto molto più rapidamente.

Una volta approvata, la richiesta di acquisto forma la base di un ordine di acquisto che delinea la richiesta di acquisto. Questo costituirà essenzialmente un accordo formale tra voi e il fornitore in questione. L’ordine di acquisto dovrebbe includere la data, i prezzi, la consegna, i termini e le condizioni concordate (per esempio, eventuali sconti), un numero d’ordine di acquisto e i tempi di pagamento.

Fase tre: Il fornitore riceve l’ordine di acquisto

Tieni presente che un fornitore può richiedere modifiche se alcuni dei dettagli non sono corretti o non sono accettabili per il fornitore. Il fornitore può quindi approvare l’ordine di acquisto modificato e rispedirvelo, via e-mail o utilizzando una piattaforma di e-procurement.

Fase quattro: L’acquirente registra l’ordine di acquisto

Una volta che l’acquirente registra l’ordine di acquisto, il processo è più o meno completo. Non vorrai saltare questo passo perché l’archiviazione degli ordini d’acquisto ti aiuterà molto quando si tratterà dei tuoi controlli finanziari.

Fase cinque: Approvazione e pagamento

Una volta che le quattro fasi precedenti sono completate, il prodotto o il servizio è consegnato come concordato e sarà infine controllato rispetto al documento dell’ordine di acquisto stesso. Se il servizio è stato eseguito secondo i termini dell’ordine di acquisto, il pagamento sarà effettuato come previsto.

Fase finale: Fare le domande importanti

Anche se assicurarsi un ordine di acquisto può essere motivo di festeggiamento, si raccomanda comunque di fare la dovuta diligenza per capire tutte le implicazioni future di quell’ordine. Avete controllato la storia di credito del fornitore? Hanno “sconti fedeltà” di cui dovreste essere a conoscenza?

Come squadra, potete prepararvi olisticamente per i prossimi passi facendo tutte le domande “what if” che riguardano la vostra attività. In questa preparazione, assicuratevi di includere tutto il vostro team nella discussione, compreso il team di contabilità, il team di magazzino, il team IT, e così via.

Il costo di emissione ed elaborazione di un ordine di acquisto può variare, a seconda della vostra azienda e delle sue esigenze. Mentre sarebbe consigliabile non spendere troppo tempo a valutare i costi esatti, è utile sapere che i costi tipici di un ordine di acquisto possono essere intorno ai 35,88 dollari per transazione. Questo costo può essere significativamente ridotto, fino al 90%, implementando un software per le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto.

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