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L’ammissibilità della firma elettronica in tribunale

I documenti firmati elettronicamente hanno le stesse protezioni legali di quelli firmati con una penna a sfera. Nonostante questo, la preoccupazione principale tra la maggior parte delle aziende interessate a ottenere firme elettroniche su contratti e altri documenti importanti è se questi documenti eseguiti elettronicamente saranno legalmente validi e ammissibili in tribunale.

Negli Stati Uniti, i giudici hanno deciso a favore delle firme elettroniche più volte. Grazie in gran parte all’E-Sign Act, che afferma che alle transazioni non dovrebbe essere “negato l’effetto legale” solo a causa della loro forma elettronica, uomini d’affari e consumatori possono avere piena fiducia che le loro firme elettroniche siano legalmente valide. Finché una firma elettronica è ottenuta nel modo appropriato, usando tecnologie conformi, certificazioni e autenticazioni, avrà piena validità secondo la legge. Ma il documento sarà ammissibile in tribunale e un giudice farà rispettare i termini del contratto?

Validità, Ammissibilità, & Eseguibilità

Gli imprenditori e i consumatori devono sapere che la validità legale, l’ammissibilità in tribunale e l’eseguibilità non sono la stessa cosa. Ogni concetto ha una definizione distinta, una serie di requisiti e, soprattutto, un contributo al risultato di una controversia legale.

L’E-Sign Act afferma che alle firme non dovrebbe essere negata la validità legale solo perché sono elettroniche, il che significa che un contratto firmato elettronicamente può essere portato in giudizio. Tuttavia, la volontà di un giudice di accettare quel contratto dipenderà da come il documento elettronico è stato firmato.

Certi criteri devono essere soddisfatti affinché una firma elettronica sia ammissibile in tribunale. Qualsiasi persona che spera di presentare un contratto firmato elettronicamente davanti a un giudice deve essere in grado di provare l’intento del firmatario e la sicurezza del documento firmato. Se il documento potrebbe essere stato manomesso o alterato in qualsiasi modo dopo essere stato firmato, c’è un’alta probabilità che un giudice si rifiuti di permetterne l’ammissione in tribunale. In particolare, un documento firmato elettronicamente potrebbe essere legalmente valido ma dichiarato inammissibile in tribunale a causa di debolezze nella sicurezza, nei log di controllo o nell’autenticazione. Questo è il motivo per cui è fondamentale che le aziende selezionino una soluzione di firma elettronica che sia altamente rispettabile e che soddisfi i più alti standard di integrità tecnica.

Infine, l’applicabilità di un contratto dipende non solo dalla sua validità e ammissibilità, ma anche dal contenuto dell’accordo stesso. In una controversia, un giudice può esaminare se: i termini di un particolare accordo erano chiari e coerenti, c’era un corrispettivo (uno scambio di valore tra le parti), le parti avevano la capacità legale (abilità) di firmare, se una parte era sotto costrizione o influenza indebita, e se una parte ha firmato per errore o senza conoscenza del significato dell’accordo. La maggior parte delle aziende hanno un avvocato che redige o rivede i loro accordi prima dell’esecuzione con questi criteri in mente, al fine di massimizzare l’applicabilità in futuro se il contenuto del documento deve essere esaminato in tribunale.

Criteri di ammissibilità

Nell’esaminare l’ammissibilità di un documento firmato elettronicamente in un procedimento giudiziario, un giudice analizzerà i protocolli di sicurezza, controllo e autenticazione della tecnologia e del processo di firma elettronica.

Sicurezza

Un sistema di firma elettronica dovrebbe essere fortificato con protocolli di sicurezza di livello bancario per garantire che i documenti e le registrazioni di controllo non possano mai essere manomessi o accessibili da parti non autorizzate. Se c’è una qualsiasi vulnerabilità di sicurezza che fornisce credito a un argomento che l’integrità di un documento elettronico eseguito può essere discutibile, un giudice può dichiarare il documento inammissibile.

Registri di verifica

Da una prospettiva giudiziaria, i registri di verifica sono una parte importante della conformità legale. I registri di controllo con data e ora permettono alle parti, incluso il tribunale, di verificare quando un documento è stato creato, visto, firmato e archiviato. I registri di controllo dovrebbero essere dettagliati e protetti con una firma digitale, un checksum o un metodo simile per garantire che rimangano a prova di manomissione.

Autenticazione

Più un documento elettronico può essere autenticato, maggiore è la probabilità che un giudice accetti quel documento come prova in tribunale. Tuttavia, l’autenticazione dei documenti può essere un pendio scivoloso, e alcune misure di autenticazione possono essere così onerose da togliere l’accessibilità e la convenienza che hanno reso le firme elettroniche così popolari. La chiave, quindi, è trovare modi per autenticare i documenti che siano verificabili, ammissibili e difendibili, senza sopraffare le parti coinvolte. Le migliori pratiche nell’autenticazione delle firme elettroniche coinvolgono un approccio multivariato che include l’autenticazione biometrica, i registri di controllo e i certificati di firma.

Autenticazione biometrica

L’autenticazione biometrica identifica le persone sulla base di caratteristiche fisiche intrinseche. RightSignature, per esempio, ha una tecnologia proprietaria di autenticazione biometrica che cattura caratteristiche uniche relative alla velocità e al tempo della firma di una persona. Questo tipo di dati è rappresentativo dei movimenti fisici di una particolare persona e stabilisce la prova dell’identità e dell’intento del firmatario se entrambi vengono interrogati in tribunale.

Indirizzi e-mail e IP

Con la conferma dell’accesso a un particolare account e-mail e la cattura di un indirizzo IP, i sistemi di firma elettronica sono in grado di collegare l’identità di un firmatario al computer e al software utilizzato nell’evento della firma elettronica.

Impronte digitali

Prendendo le checksum digitali SHA-1 o simili, le sofisticate piattaforme di firma elettronica sono in grado di registrare le prove di ogni fase del processo di creazione e firma del contratto. Questo traccia ogni cambiamento e modifica, e impedisce a chiunque di manomettere un contratto in qualsiasi momento.

Autenticazione fotografica tramite webcam

L’autenticazione fotografica è uno degli strumenti più all’avanguardia utilizzati per convalidare l’identità dei firmatari. Quando una webcam o un telefono cellulare catturano il volto di un firmatario durante l’evento della firma elettronica, viene eliminato ogni dubbio sull’identità di quella persona e sulla sua capacità di firmare.

Certificati di firma

I certificati di firma ammissibili in tribunale offrono a giudici e professionisti legali un modo per visualizzare e verificare i dati di validità di un documento, i registri di controllo e le informazioni del firmatario – come nome completo, firma, indirizzo IP, indirizzo e-mail e qualsiasi altro dettaglio identificativo. I certificati di firma sono una componente significativa nell’autenticazione dei documenti firmati in tribunale.

Autenticazione aggiuntiva

Anche un certo numero di metodi di autenticazione aggiuntivi può aiutare a garantire l’ammissibilità di un contratto elettronico. Alcune piattaforme di firma elettronica di alto livello sono ora in grado di confermare i numeri di telefono dei firmatari richiedendo loro di inserire un codice ricevuto via telefono o messaggio di testo prima che un contratto possa essere completato, oltre a richiedere che i firmatari inseriscano i loro numeri di patente e altre informazioni personali per verificare le loro identità.

Pesare i pro e i contro

Una delle sfide più difficili per le aziende che stanno cercando di condurre transazioni elettroniche è sapere quanto lontano dovrebbero andare quando controllano e autenticano i firmatari. Per molte aziende, l’obiettivo finale è quello di creare un contratto che sia legalmente valido e ammissibile in tribunale senza stabilire un processo che sia ingombrante per le persone le cui firme sono necessarie per completare le transazioni.

Trovare questo equilibrio può essere difficile, ed è per questo che molte aziende scelgono una piattaforma software di firma elettronica di fiducia quando conducono importanti affari online. Utilizzando una tecnologia consolidata, le aziende possono essere sicure che i contratti siano legalmente validi e ammissibili, pur fornendo ai consumatori e alle controparti commerciali un’esperienza di firma intuitiva e senza soluzione di continuità.

Si tratta di un’opportunità per le aziende che hanno bisogno di una firma.