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Grazie a Janet Maydem per aver messo insieme questa divertente guida sulla pianificazione di una riunione di famiglia che tutti ameranno.

Se avete sperato di riunire la vostra famiglia (o lontani cugini genetici) per una riunione, questo è il momento. La maggior parte di questi eventi, il 65% in effetti, si tiene in estate, quando le vacanze, i luoghi all’aperto e i viaggi più facili rendono il processo più semplice per tutti. Ma pianificare una riunione di famiglia, anche in estate, può sembrare un compito davvero monumentale. Questa semplice guida ti aiuterà a suddividere i passi e a organizzare la tua riunione in una sola settimana. Preparati per un’avventura!

Quando lavorate attraverso questi passi ricordatevi di creare un piano che vi permetta di socializzare e divertirvi durante la riunione stessa. Non ti impostare a fare troppo lavoro il giorno della rimpatriata. Una pianificazione intelligente ora ti permetterà di divertirti più tardi.

Giorno 1: Stabilisci una data e recluta un po’ di aiuto

Inizia stabilendo una data provvisoria che abbia senso per te in base alla tua comprensione degli impegni delle altre persone, ma ricorda che potrebbe cambiare quando avrai un feedback dagli altri. Chiamate alcuni membri della famiglia al telefono o iniziate una discussione sui social media per avere un feedback su quale data sarà la migliore per la maggior parte delle persone.

Ora inizia a reclutare qualche aiuto! Il tuo miglior risparmio di tempo quando pianifichi la tua riunione sarà portare persone che ti aiutino. Fratelli, figli adulti, contatti genealogici, persino adolescenti responsabili potrebbero contribuire e toglierti un po’ di peso dalle spalle. Inizia la tua pianificazione contattando queste persone e assegnando i compiti a coloro che sono disposti ad aiutarti.

• Il tuo studente universitario esperto di computer potrebbe aiutarti con gli inviti e i video.
• Tuo cugino che ama cucinare potrebbe aiutarti ad organizzare il cibo.
• Tuo zio fotografo dilettante potrebbe aiutare a raccogliere le foto di famiglia.

Questi sono solo alcuni esempi di come puoi delegare i compiti che dovrai svolgere. Questo è un passo incredibilmente importante perché un piccolo aiuto può fare la differenza.

Giorno 2: Pianifica la lista degli invitati

Oggi è il giorno di decidere chi parteciperà. Formatterai e invierai gli inviti il giorno 7, quindi non preoccuparti ancora di spargere la voce.

Chi inviterai? Se la riunione è per un evento speciale – come un compleanno o un anniversario importante – inizia con i parenti stretti e vai avanti fino alla famiglia allargata.

Se la riunione è per riunire un ramo della famiglia, designate un titolo di lavoro per la vostra riunione, come “Discendenti di __________.” Mentre questo tipo di riunione richiede più tempo per organizzare, la tecnologia moderna può rendere alcuni elementi più facili. (Continua a leggere per scoprire diversi risparmi di tempo con la tecnologia.)

Potresti voler invitare le tue connessioni genealogiche alla tua riunione. Quale posto migliore per parlare “di lavoro” dell’albero genealogico? I parenti stretti e i contatti genealogici di lunga data possono essere invitati allo stesso modo dei parenti stretti.

Se stai pensando di invitare un lontano cugino che hai scoperto recentemente attraverso il DNA, tuttavia, potresti voler essere un po’ più formale. Molti di noi genealogisti potrebbero essere entusiasti al pensiero di incontrare un intero gruppo di parenti per la prima volta, ma alcuni potrebbero essere titubanti. Per quei lontani cugini “DNA”, contattateli prima attraverso i vostri normali canali di comunicazione e chiedete loro se sarebbero interessati a partecipare. Se rispondono di sì, allora spedite loro per posta o per e-mail gli inviti con tutte le informazioni di cui hanno bisogno – data, ora, indicazioni sul luogo, ecc. Se i parenti lontani vengono da molto lontano, potresti anche offrirti di aiutarli ad organizzare l’alloggio.

Giorno 3: Prenota il luogo

Molti consigli sull’organizzazione di grandi riunioni di famiglia raccomandano un luogo centrale per tutti coloro che verranno, preferibilmente vicino a un aeroporto e agli hotel. Ma molti luoghi dedicati alle riunioni sono costosi e spesso prenotati con largo anticipo. Se hai bisogno di risparmiare o semplicemente vuoi un ambiente più informale, ecco alcune opzioni:

1. Il tuo cortile. Hai un grande cortile o anche un paio di acri con un capannone? Fate la riunione a casa vostra! Non hai bisogno di prenotazioni o depositi. Hai solo bisogno di pulire. Se non hai tempo per organizzare la tua casa, recluta i tuoi figli o nipoti per aiutare in cambio di qualche soldo in più. Potresti anche essere in grado di contattare la tua scuola superiore locale o i gruppi giovanili della zona e chiedere dei giovani che hanno bisogno di completare le ore di servizio comunitario o che vogliono guadagnare qualche soldo extra per l’estate – potrebbero essere in grado di aiutarti.
2. Un parco pubblico. Molti parchi hanno rifugi o anche strutture per feste che si possono prenotare e alcuni sono gratuiti. Scegliere un parco con un campeggio può aiutare con l’alloggio per i tuoi ospiti.
3. Il seminterrato della tua chiesa. Se fai parte di una chiesa o di una sinagoga che ha una sala d’accoglienza, chiedi se la sala può essere affittata. Le tariffe di questi tipi di sale sono spesso meno costose.
4. La vostra sala locale American Legion o un luogo simile. Queste strutture sono spesso al completo, ma vale la pena controllare, specialmente se la tua riunione non è di sabato.
5. Un hotel, resort o ristorante. Mentre alcuni hotel e resort si fanno pagare un braccio e una gamba, potresti essere sorpreso di quanto sia ragionevole affittare una sala per eventi o riunioni in alcuni hotel se ti informi in giro. Potresti anche essere in grado di ottenerne una gratis se diversi membri della famiglia hanno intenzione di soggiornare lì. E molti resort offrono cabine regolari o grandi stanze che possono essere usate per questo scopo. Questo può essere molto meno costoso che affittare una sala eventi ufficiale. Un ristorante spesso mette a disposizione la stanza gratuitamente se compri il cibo per l’evento tramite loro. Inoltre, c’è pochissima pulizia!

Prendi tempo oggi per fare telefonate e inviare e-mail in modo da poter ottenere il tuo locale bloccato.

Giorno 4: Pianifica il cibo per la tua riunione di famiglia

Ti stai chiedendo come diavolo farai ad avere il tempo di cucinare per tutti? Buone notizie: non è necessario! Considera queste opzioni quando pianifichi il tuo menu:

1. Fai una colletta. Questa opzione funziona bene se i vostri ospiti non hanno una lunga strada da percorrere. Voi fornite il piatto principale e il metodo per cucinarlo (come hamburger, hot dog e una griglia molto grande), e tutti gli altri forniscono i contorni e i dolci. Puoi assegnare i piatti a certe persone se vuoi assicurarti che certi tipi di cibo siano forniti, specialmente se alcuni dei tuoi ospiti hanno esigenze dietetiche speciali.
2. Controlla il tuo negozio di alimentari locale o la gastronomia. Molti negozi di alimentari e gastronomie offrono pacchetti per feste che includono panini, contorni e dessert. È necessario ordinare questi una settimana o due in anticipo, quindi preparatevi a questo. Si potrebbe anche creare un bar per costruire il proprio panino (o taco) disponendo una varietà di ingredienti e lati pre-fatti e permettendo alle persone di creare il proprio pranzo.
3. Assumere un catering. Questa è l’opzione più veloce e con meno problemi (ed è perfetta per cene sedute) ma è anche una delle più costose. Se avete un grande budget e poco tempo, prenotate un catering molto prima della data (molte grandi sedi, hotel e resort hanno un catering con cui già lavorano). Un’altra opzione, se non vuoi cucinare ma hai bisogno di risparmiare un po’ di soldi, è quella di trovare un fornitore di catering che si impegna con te solo per la preparazione del cibo. I costi sono di solito inferiori se si trasporta e si serve il cibo da soli.
4. Tenete la vostra riunione in un ristorante (come detto sopra). Molti ristoranti hanno grandi sale per le riunioni e puoi coprire la sede e il cibo tutto in uno (spesso per un prezzo fisso solo per il cibo).

Giorno 5: Pianifica il tuo divertimento

Ogni riunione di famiglia ha bambini annoiati e adulti ansiosi che hanno bisogno di qualcosa da fare. Ecco alcune attività che sono semplici e veloci da mettere insieme:

1. Giochi tradizionali sul prato. Avete un set di bocce? Ferri di cavallo? Uno scivolo? Sistemateli sull’erba e invitate i gruppi a giocare. Assicuratevi che i giochi che coinvolgono il lancio di oggetti o acqua siano impostati ben lontano dal vostro cibo e dall’area di socializzazione.
2. Giochi da tavolo. Puoi designare un angolo dell’area dei posti a sedere della tua famiglia per i giochi da tavolo o le carte. Lasciateli in piedi tutto il giorno e invitate chiunque a usare l’area di gioco. Non mettere i videogiochi – vogliamo che le persone si impegnino tra loro, dopo tutto!
3. Microfono aperto. Hai dei familiari di talento che cantano o suonano strumenti interessanti? Prepara un microfono e invita i musicisti della famiglia ad esibirsi. Assicurati di chiedere ai membri della famiglia di portare i loro strumenti nell’invito se hai intenzione di includere questa opzione.
4. Karaoke: È possibile acquistare o affittare queste macchine per un prezzo abbastanza basso e sono molto divertenti, soprattutto per gli eventi serali.
5. Un cerchio di storie: Lo scopo di una riunione di famiglia è quello di riunire le persone, condividendo storie. Pianificate un’ora da dedicare a tutti, giovani e vecchi, per condividere una storia della loro vita. Passate un bastone intorno al cerchio per mantenere le cose organizzate.
6. Un angolo per i giocattoli e i mestieri: Se i bambini parteciperanno al vostro evento (specialmente se è all’interno), pensate di avere una stanza o un angolo fornito di giocattoli, progetti artigianali e materiale artistico per intrattenerli. Tutti apprezzeranno la vostra premura. Potreste anche pianificare un’attività artigianale incentrata sulla genealogia o sulla famiglia che possano portare a casa come momento.
7. Foto sharing. Chiedete a tutti di portare vecchie foto da condividere e allestite un tavolo dove le persone possono vedere vecchie foto e album portati da altri. Puoi anche fornire uno scanner in modo che tutti possano avere una copia delle foto che vogliono. Un computer può essere fornito per vedere le foto digitali portate su un disco o una chiavetta USB. Assicurati solo di avere qualcuno responsabile che gestisca lo sforzo in modo che le vecchie foto siano gestite correttamente. Vedi altre idee per elementi di riunione incentrati sulla genealogia alla fine di questa guida.

Giorno 6: Aggiungi una riunione virtuale alle tue attività

Hai membri della famiglia in posti lontani che sai che non potranno partecipare? Bene, se la tua località ha accesso all’elettricità e a Internet, perché non bloccare un’ora e fare una “riunione di famiglia virtuale” per tutti i parenti che non possono venire?

Mio fratello ha fatto questo per il 60° compleanno di sua moglie, dato che era in gennaio e noi viviamo nel Wisconsin. Hanno installato monitor e webcam nella loro cucina e le persone che non hanno potuto partecipare hanno potuto collegarsi a un link e unirsi alla festa online. Segui questi passi per organizzare una riunione di famiglia virtuale:

1. Registrati con un sito di videoconferenza e iscriviti alla data e all’ora della tua riunione virtuale. Copia e salva il link che il sito di conferenza ti dà.
2. Condividi il link per la riunione virtuale nei tuoi inviti. Evidenzia questo link come un momento di incontro virtuale per le persone che non possono partecipare alla riunione di persona.
3. Quando organizzi il luogo della riunione, includi un’area con monitor e webcam che si concentrino su gruppi di persone. Assicurati di usare dispositivi con microfoni, in modo che le persone possano sentirsi parlare. Al momento della riunione virtuale, connetti i tuoi dispositivi al collegamento della videoconferenza e guarda come le persone da lontano si registrano per unirsi alla tua festa.

Questo è anche il giorno in cui pensare alle foto. Non c’è bisogno di assumere un fotografo, ma vorrete trovare qualcuno della famiglia che sia responsabile di scattarle. Pianifica di mettere da parte almeno un’ora durante la riunione per le foto di gruppo e crea un “muro delle foto” dove tutti accettano di posare per almeno una foto individuale o di famiglia.

Giorno 7: Formatta e invia gli inviti

Sebbene tu possa aver bisogno di inviare il tradizionale volantino di carta ad alcuni dei tuoi ospiti, molte persone possono essere invitate tramite e-mail e social media e questo è molto meno costoso e più facile da gestire. Gli inviti online sono veloci e possono includere un link RSVP per risposte veloci. Può anche essere incluso un link per una riunione virtuale.

Se il limite della tua esperienza al computer è trovare il pulsante “on”, potresti voler delegare questo lavoro al guru dei social media della tua famiglia. Altrimenti, create un evento su Facebook e chiedete alle persone di segnare se partecipano. Oppure usa un servizio di inviti online o di ecard e invia gli inviti via e-mail.

Se hai completato tutti i passi precedenti, hai gli elementi principali della tua riunione impostati e pronti a partire. Buon per te! Ma se sei interessato a rendere il tuo raduno focalizzato sulla storia della famiglia, potresti anche voler aggiungere qualche giorno extra di pianificazione per includere alcuni elementi focalizzati sulla genealogia. Ecco alcune idee.

Idee per aggiungere un’esposizione di genealogia alla tua riunione di famiglia

È questo il senso di una riunione di famiglia, no? Condividere i ricordi di famiglia.

Vorrai condividere la tua ricerca genealogica con tutti in modo rispettoso e non invadente e usare la riunione come un’opportunità per raccogliere più dettagli, storie, documenti e foto. Questo potrebbe essere il tuo compito più dispendioso in termini di tempo, ma puoi gestirlo in diversi modi.

1. Visualizzazioni tradizionali sulla tavola. Questo sarà probabilmente il modo più semplice per le persone di guardare la tua esposizione, ma è molto dispendioso in termini di tempo. Se hai membri della famiglia motivati che si offrono volontari per farlo, delegalo a loro. Oltre a un albero genealogico e a vecchie foto, includi qualsiasi libro o articolo che sia stato scritto sulla tua famiglia.
2. Esposizione video. Questa opzione è ottima se hai già digitalizzato i tuoi documenti genealogici e le tue foto. Organizza una presentazione video della tua genealogia e falla girare in loop in modo che la gente possa guardarla durante la giornata. Anche in questo caso, è meglio farsi aiutare da un membro della famiglia esperto di tecnologia. Puoi vedere esempi di video di riunioni di famiglia su YouTube, incluso questo esempio molto bello.
3. Pacchetti di storie. Contatta i tuoi parenti e chiedi loro di condividere i loro ricordi su membri della famiglia, luoghi o eventi via e-mail o lettera. Puoi organizzarli in base al gruppo familiare. Una volta che hai la tua raccolta di storie, aggiungi le foto di famiglia e porta il tuo pacchetto alla tua tipografia locale per farne delle copie. Distribuiscile alla tua riunione come ricordo per i tuoi ospiti.

Leggi questo articolo sulla raccolta di storie di famiglia e questo su come farlo in modo rispettoso per un aiuto.

Pianificare una riunione di famiglia in così poco tempo non sarà facile ma se razionerai il tuo tempo secondo questa guida, potrai farlo. Ricordati solo di prenderti cura anche di te stesso – prenditi una pausa ogni tanto per festeggiare un lavoro ben fatto.

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Janet Meydam è una scrittrice freelance che ha oltre 40 anni di esperienza nella genealogia come hobby. La sua conoscenza include la ricerca di molti documenti diversi dagli Stati Uniti, Germania e Polonia. È anche coautrice del libro genealogico dei suoi genitori “I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet lavora come terapista occupazionale. Lei e suo marito Tim hanno tre figli adulti e vivono nel Wisconsin.

Immagine: 1912 Ormond Family Reunion