Zabierzmy się do mosiądzu tacks. Jesteś tutaj, ponieważ jesteś w podróży, aby znaleźć sposób, aby zarządzać swoim czasem lepiej podczas zwiększania wydajności. Podczas gdy istnieją setki, jeśli nie tysiące, opcji, aby osiągnąć ten cel, jedną pewną techniką jest blokowanie czasu.
Jeśli nie jesteś zaznajomiony z blokowaniem czasu, to trafiłeś we właściwe miejsce. W poniższym artykule opiszę, czym jest time-blocking, dlaczego rocks, i podpowiem, jak wdrożyć go do swojego codziennego harmonogramu.
Co to jest time blocking i dlaczego jest skuteczny.
„Time blocking to po prostu technika zarządzania czasem, w której odkładasz na bok określoną ilość czasu na konkretne zadanie” – wyjaśnia Howie Jones z Calendar. „Na przykład zamiast sprawdzać swój telefon za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail lub powiadomienie społecznościowe, zrobiłbyś to w jasno określonych godzinach”. Jednak to, jak zdecydujesz się zablokować swój dzień, zależy od twojego uznania.
Dla Jonesa, odkłada na bok blok, aby sprawdzić skrzynkę odbiorczą i media społecznościowe przed zanurzeniem się w swojej pracy rano. „Jest jeszcze jeden blok po obiedzie”, dodaje. „I, ostatni jest później po południu przed nazywając pracę dzień.”
Inni, tacy jak Bill Gates i Elon Musk, są fanami mikro planowania, gdzie ich cały dzień składa się z pięciominutowych bloków. Ale, bardziej powszechną praktyką byłoby zarezerwować ilość czasu, jak około godziny, aby zakończyć ważne zadanie lub uczestniczyć w spotkaniu. Krótka przerwa następuje po tym, zwykle nie więcej niż 20 minut, przed powrotem do harówki.
To wszystko jest dobre i dobre. Ale dlaczego blokowanie czasu jest tak skuteczne?
Na początek, podczas gdy przydatne czasami, listy rzeczy do zrobienia są gorsze. Głównie dlatego, że nie uwzględniają czasu. Możesz mieć dziesięć rzeczy, które chcesz dziś zrealizować. Ale, jeśli pierwsze dwa zajmie dłużej niż oczekiwano, nigdy nie zamierzasz zakończyć resztę. Z tego powodu, mamy tendencję do zajęcia się tymi bardziej wykonalne i mniej krytyczne zadania pierwszy, co oznacza, że te pyszne żaby po prostu siedzieć tam coraz zimne.
Co więcej, czas blokowania zniechęca do wielozadaniowości. „Planując kawałki czasu na konkretne zadanie lub problem, promujesz głęboko skoncentrowaną pracę” – wyjaśnia Jones. „Pomaga to również mniej skupiać się na 'płytkiej pracy’, która jest pilna, ale nie jest niezbędną działalnością.”
Blokowanie czasu również walczy z perfekcjonizmem i prokrastynacją, ponieważ istnieje limit czasu dołączony do twoich codziennych obowiązków. Ułatwia również odrzucanie próśb o poświęcenie czasu. I, to pomaga ci zastanowić się nad swoimi priorytetami, dając ci dokument tego, co zrobiłeś i nie osiągnąłeś w określonych ramach czasowych.
Czy jesteś gotowy, aby wykorzystać moc blokowania czasu? Jeśli tak, oto prosty przewodnik krok po kroku, który pomoże ci w końcu przejąć kontrolę nad twoim codziennym harmonogramem.
Krok 1: Untangle your mind.
Zanim zaczniesz dodawać bloki czasu do swojego kalendarza, musisz najpierw określić, jak zamierzasz je wypełnić.
To byłoby jak budowanie półki od podstaw – gdybyś posiadał taki talent. Musisz zrobić dużo planowania z góry. Jeśli nie, możesz mieć półkę, która nie służy żadnemu celowi, ponieważ wymiary są złe. Ale, jeśli wiedziałeś, że chcesz, aby ta półka trzymać swoją kolekcję winyli, a następnie byłbyś pierwszy lookup planów. Teraz kupiłbyś odpowiednie materiały, aby spełnić swoje potrzeby przechowywania.
Jak większość z nas, choć, są prawdopodobnie milion rzeczy masz do zrobienia wirujące wokół w głowie. So, get them out of there by doing a brain dump.
It’s a simple activity where you dosally write down everything that you must do. Możesz użyć długopisu i papieru, aplikacji takiej jak Evernote lub aplikacji do notatek w telefonie. Zacznij od spisania swoich zobowiązań, takich jak uczestnictwo w spotkaniu lub oddanie zadania w określonym terminie. Inne rzeczy do włączenia tutaj byłyby rzeczy jak twój poranny rytuał, codzienny dojazd do pracy, lub cokolwiek odnoszącego się do twoich celów.
Będziesz również chciał włączyć rzeczy, które chciałbyś zrobić, ale jeszcze nie zobowiązałeś się do nich. Nie musisz tego robić codziennie, ale jest to coś, co powinieneś zrobić. Ale jest to coś, co powinieneś robić często. Osobiście uważam, że powinno to być cotygodniowe działanie, jak piątkowe popołudnie lub niedzielny wieczór.
Krok 2: Zidentyfikuj swoje priorytety.
Z twoją listą w ręku, nadszedł czas, aby nadać jej priorytety.
Na szczęście, jeśli złamałeś swoją listę w dół do musi, chce, i być może, jesteś w połowie drogi. Ale, nadal trzeba analizować go tak, że można zidentyfikować elementy, które muszą dostać się zrobić w tym tygodniu. Wszystko inne może być albo zaplanowane na późniejszą datę, delegować do kogoś innego, lub wymazane z listy.
Jeśli utknąłeś, bo wszystko wydaje się niezbędne, oto kilka strategii, aby uszeregować swoją listę:
- Określić swoje MITs. Są to nie więcej niż trzy rzeczy, które absolutnie muszą zostać zrobione dzisiaj.
- Użyj matrycy priorytetów. Tutaj umieścisz wszystko na swojej liście w następujących kwadrantach: pilne i ważne; konieczne, ale nie pilne; krytyczne, ale nie ważne; i ani pilne, ani ważne.
- Określ wartość swoich zadań za pomocą metody ABCDE. Po prostu przypisz „A” do najważniejszego zadania, „B” do ważnego, „C” do być może, „D” równa się deleguj, a „E” jest do wyeliminowania.
- Zasada Pareto. Skup się na garstce działań, które przynoszą najwięcej rezultatów.
- Strategia 2 list Warrena Buffetta. Zapisz 25 rzeczy, które chcesz osiągnąć w tym tygodniu. Następnie zakreśl pięć najlepszych i zapomnij o reszcie.
Krok 3: Przygotuj codzienny plan.
Teraz, gdy masz już swoje priorytety określone na tydzień, zastanówmy się, gdzie umieścić je w kalendarzu.
Twoją pierwszą opcją będzie praca nad zadaniami w porządku chronologicznym. Powiedzmy, że masz wtedy pozycje, które muszą dostać w dół do piątku. Twoje pierwsze dwa zadania byłyby zaplanowane na poniedziałek. Zadania trzy i cztery byłyby zaplanowane na wtorek i tak dalej.
Lubię to. To jest całkiem proste i nie przytłaczające. Kiedy budzę się w poniedziałek, wiem, która ryba ma się smażyć – tak jak w przypadku pozostałych dni tygodnia.
Oczywiście, są tu pewne względy. Po pierwsze, musisz oszacować, ile czasu zajmie ci każde z tych zadań. Jeśli każde z nich pochłonie pięć godzin, to wątpię, żebyś wykonał je oba tego samego dnia. Nie chodzi o to, że nie możesz pracować przez dziesięć godzin dziennie. Ale to nie jest wykonalne, jeśli weźmiesz pod uwagę przerwy i rozproszenie uwagi. W tym przypadku, jesteś patrząc na więcej z 12 plus hour day.
Inny czynnik byłby przed zobowiązaniami, takimi jak połączenia konferencyjne, spotkania, terminy, lub trudne terminy. It’s going to be a challenge to tackle two large tasks when you’ve got two meetings already in your calendar.
And don’t forget to work around your energy levels. Wszyscy mamy różne czasy, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni w oparciu o nasze własne rytmy ultradianowe. Śledź swój własny, abyś wiedział, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Ogólną zasadą jest to, że zazwyczaj jesteśmy najbardziej czujni i energiczni kilka godzin po przebudzeniu. Ponadto, w miarę upływu tygodnia, poziom energii zaczyna się obniżać.
With this in mind, you would want to schedule your most challenging tasks in the morning. Wtedy użyłbyś popołudnia dla mniej drenujących działań, takich jak spotkania. Również, spróbuj front-load swój tydzień tak, że nie są pracy na wysokim pozycji obiektywnych w piątek.
Krok 4: Blockout cały dzień.
Let’s wziąć oddech tutaj. Mam na myśli, że właśnie rzuciłem na ciebie dużo informacji. Ale, jesteśmy całkiem sporo w punkcie, na który wszyscy czekaliście – blokowanie czasu każdego dnia twojego harmonogramu.
Ponieważ już zidentyfikowałeś swoje priorytety i wymyśliłeś plan tygodnia, nie powinno to być aż tak trudne. Prawdopodobnie idzie coś w tym stylu:
- 5:30 – 6:30: Poranny rytuał
- 6:30 – 7:00.: Dojazd do pracy.
- 7:00 – 7:30: Poczta elektroniczna, media społecznościowe i Slack.
- 7:30 – 9:00: Znacząca praca.
- 9:00 – 9:30: Przerwa.
- 9:30 – 10:00: Rozmowa konferencyjna.
- 10:00 – 12:00: Meaningful work.
- Południe – 13:00 Lunch.
- 1:00 – 13:30: E-mail, media społecznościowe, Slack.
- 1:30 – 14:30: Spotkanie zespołu.
- 2:30. – 15:30 p.m.: Nieplanowane – dostępne dla pop-ins w biurze.
- 3:30 p.m. – 16:00 p.m.: Email, social, Slack.
- 4:00 p.m. – 16:30 p.m.: Dojazd do domu.
- 4:30 – 21:00 p.m.: Czas jakości z rodziną.
To jest elementarny harmonogram dzienny. Ale myślę, że rozumiesz o co chodzi. Twój czas został rozliczony za cały dzień. Zablokowałeś również czas na swoją najważniejszą pracę i płytkie zadania, takie jak poczta elektroniczna.
Poświęciłeś również kawałki czasu na swoją poranną rutynę, codzienny dojazd do pracy, przerwy i czas dla rodziny. Jest nawet niezaplanowany blok czasu na wypadek, gdybyś nie ukończył pracy rano, zajął się zadaniami z tyłu głowy lub musiał zająć się nieoczekiwanym zdarzeniem.
Krok 5: Przejście od bloku do bloku.
Jeśli chcesz udoskonalić sztukę blokowania czasu, musisz mieć bufory pomiędzy każdym kawałkiem czasu. To nierealistyczne wierzyć, że będziesz skakać natychmiast z jednego zadania do drugiego. Twój mózg potrzebuje czasu na dekompresję i ponowne naładowanie.
Co więcej, potrzebujesz tych okresów przejściowych dla takich rzeczy jak podróżowanie na spotkanie. Powiedzmy, że musisz iść przez miasto o 14:00, aby spotkać się z inwestorami. Możesz mieć zablokowane spotkanie. Ale, jeśli zajmie Ci 20 minut, aby się tam dostać, należy również zablokować od 13:30 do 14:00. To tylko prosty sposób, aby zapobiec przypadkowo planując coś innego, co może spowodować, że uruchomić późno na spotkanie.
Krok 6: Wyłącz i dostroić się.
Innym sposobem na blokowanie czasu, aby być przydatne jest wyeliminować te pesky rozproszenia. W porządku, wyplenić może być trochę ostry. Ale, masz pomysł. Rozproszenia przerywają ci od robienia rzeczy.
Główny winowajca? Twój smartfon. Na szczęście możesz zablokować aplikacje w określonym czasie, ustawiając limity na telefonie lub korzystając z narzędzi takich jak Freedom lub FocusMe. Możesz też włączyć w telefonie tryb „Nie przeszkadzać”. A jeśli to nie zadziała, zawsze możesz trzymać telefon w innym pokoju.
Poza smartfonem, możesz również zostać rozproszony przez współpracowników lub swoją rodzinę, jeśli pracujesz w domu. Czasami jest to nieuniknione. Możesz jednak zamknąć drzwi swojego biura, gdy musisz skupić się na pracy. Jeśli nie dostaną podpowiedzi, umieść znak „Nie przeszkadzać” na drzwiach lub podziel się z nimi swoim kalendarzem, aby wiedzieli, kiedy jesteś wolny, aby porozmawiać.
Sugeruję, abyś prowadził dziennik rozproszenia uwagi. Nie musi to być nic wymyślnego. Po prostu zanotuj co ci przerwało i kiedy. Na przykład, jeśli hałaśliwa śmieciarka powoduje, że tracisz koncentrację w każdą środę rano, załóż parę słuchawek z redukcją szumów w tym czasie.
Krok: 7: Korekta w razie potrzeby.
Wreszcie, korekta w razie potrzeby.
Aby to zrobić, przejrzyj swój kalendarz z ostatniego tygodnia. Jak bardzo byłeś produktywny? Co nie poszło zgodnie z planem? W nadchodzącym tygodniu przesuń kilka bloków, aby sprawdzić, czy te zmiany były korzystne, czy nie.
Mądrze byłoby również skorzystać z narzędzia takiego jak Kalendarz, które dzięki magii uczenia maszynowego potrafi analizować, jak spędzasz czas. Następnie może podsuwać inteligentne sugestie. Na przykład, może śledzić Twoje spotkania, a następnie rekomendować, kiedy powinny się odbyć, wraz z tym, kogo należy zaprosić.
.