Dzisiejsza zaawansowana technologia powoduje więcej oszustw finansowych. Taka jest po prostu natura bestii. W miarę jak firma znajduje coraz szybsze sposoby na optymalizację procesu płatności poprzez automatyzację, aktywne zapobieganie oszustwom jest niezbędne do ochrony marki. Można to osiągnąć za pomocą metody zwanej „płatnością pozytywną”.”
Co to jest płatność pozytywna?
Pozytywna płatność jest formą zarządzania finansami, która działa w celu identyfikacji zmienionych czeków i zapobiegania oszustwom czekowym. Powstrzymuje przestępców przed realizacją fałszywych czeków przy użyciu skradzionych numerów kont bankowych. Jest to zautomatyzowana usługa zarządzania gotówką, która szybko dopasowuje czeki wystawione przez firmę do tych, które przedstawia ona do zapłaty. Każdy czek, który wygląda dziwnie lub jest uważany za podejrzany, zostanie odesłany do wystawcy w celu dalszego zbadania.
System pozytywnego płacenia działa jako forma ubezpieczenia dla organizacji przed stratami, oszustwami i innymi zobowiązaniami. Za korzystanie z tej usługi pobierana jest opłata, chociaż niektóre banki oferują ją obecnie za darmo.
Jak działa system Positive Pay?
Aby chronić firmę przed zmienionymi, sfałszowanymi lub podrobionymi czekami, usługa pozytywnego płacenia dopasowuje określone dane czeków do listy dostarczonej przez firmę, przed ich przetworzeniem. Obejmuje to informacje takie jak:
- Kwota w dolarach
- Numer czeku
- Data
- Numer konta
W niektórych przypadkach, odbiorca jest również zawarty na liście. Gdy którekolwiek z tych danych nie pasują, bank nie rozliczy czeku. Tego typu kontrole bezpieczeństwa są wymagane, aby firma nigdy nie honorowała fałszywych czeków, które prześlizgują się przez szczeliny. Jest to forma automatyzacji oczu księgowego.
Gdy informacje nie pasują i czek zostaje odrzucony, bank powiadamia klienta poprzez raport wyjątków. Wstrzymuje płatność do czasu, aż firma poinformuje bank o zaakceptowaniu lub odrzuceniu transakcji. Bank może również podjąć działania takie jak:
- Zaznaczyć czek
- Zawiadomić przedstawiciela firmy
- Zażądać zgody na realizację czeku
Jeśli jest tylko niewielki błąd lub drobny problem, firma może doradzić bankowi realizację czeku. Jeżeli twoja firma zapomni wysłać listę do banku, wszystkie przedstawione czeki, które powinny być na niej uwzględnione, mogą zostać odrzucone. Więc, bądź ostrożny.
Reverse Positive Pay vs. Positive Pay
Inna forma pozytywnej zapłaty jest nazywana reverse positive pay. System ten wymaga od emitenta samodzielnego monitorowania czeków. To sprawia, że firma jest odpowiedzialna za ostrzeganie banku o odrzuceniu czeku.
W tym procesie, bank będzie informował cię codziennie o wszystkich przedstawionych czekach i będzie rozliczał czeki, które są zatwierdzone. Jeżeli twoja firma nie odpowie bankowi w krótkim czasie, bank pójdzie naprzód i zrealizuje czek.
Alternatywnie, bank odrzuci wszystko o co go poprosisz. Tylko pamiętaj, ta metoda jest o wiele bardziej ryzykowna niż zautomatyzowany proces pozytywnej płatności.
Zapobieganie oszustwom związanym z czekami i płatnościami elektronicznymi
Istnieje wiele sposobów, w których pozytywna płatność jest inteligentną formą bankowości biznesowej. Upraszcza proces realizacji czeków, pomaga firmie zredukować liczbę błędów i oszczędza na kosztach pracy. Inne kluczowe zalety obejmują:
Weryfikację czeków
Każdy czek przedstawiony do zapłaty jest automatycznie weryfikowany. Obejmuje to czeki przedstawione we wszystkich biurach bankowych. Positive pay zapobiega wypłacaniu duplikatów czeków i chroni również przed zagubionymi lub skradzionymi czekami.
Kontrola nadużyć
Positive pay radykalnie zmniejsza szanse na oszustwa związane z czekami. To jak posiadanie zestawu zrobotyzowanych oczu, które wszystko sprawdzają. Firma ma zwiększoną zdolność do identyfikacji i zwrotu fałszywych pozycji, w tym podejrzanych nazwisk odbiorców. Bank współpracuje z firmą, aby zweryfikować, czy rzeczywiście wystawiłeś/otrzymałeś czeki zaksięgowane na koncie.
To zawsze Twoja decyzja
W ostateczności, biznes zawsze decyduje czy zaakceptować czek czy nie. W przypadku płatności pozytywnych to Ty masz ostateczną decyzję. Bankowość internetowa daje marce możliwość łatwego monitorowania i podejmowania decyzji dotyczących pozycji wyjątkowych oraz przesyłania informacji o wydaniu.
Inne kluczowe zalety obejmują:
- Skonsekwentne monitorowanie kont
- Bez kosztów pracy ludzkiej i błędów
- Drugi zestaw oczu na wszystkie transakcje
W podsumowaniu
Jedynym momentem, w którym pozytywna płatność może pójść źle, jest to, że Twoja firma nie monitoruje listy wyjątków (tj. tego, co bank odrzuca). Musisz mieć kogoś przydzielonego do codziennych zadań polegających na sprawdzaniu wszystkiego, co nie przechodzi. Największym błędem, jaki można popełnić jest pozwolenie, aby oszukańczy czek przeszedł tylko dlatego, że nikt nie dostał się na listę tego dnia.
Positive pay pozwala firmie pozostać o krok przed przestępcami i chronić swój przepływ gotówki. Wdrożenie strategii już dziś w celu zapewnienia ochrony w przyszłości oznacza mniej miejsca na błędy. Jest to system ochrony przed oszustwami oferowany przez większość banków komercyjnych w celu ochrony firm każdej wielkości i jest to coś, co należy poważnie rozważyć.
.