Co to jest Zamówienie robocze?

Zlecenie robocze to dokumentacja zadania lub żądania usługi, która jest wydawana w celu śledzenia i monitorowania statusu żądania zgłoszonego przez klienta lub wewnętrznego interesariusza.

Przedsiębiorstwa, które świadczą usługi w terenie lub działają w branżach wymagających regularnej kontroli lub konserwacji sprzętu lub maszyn, często mają do czynienia ze zleceniami pracy.

Mogą to być zarówno nowe żądania, comiesięczne zaplanowane zadania naprawcze, wykonywanie konserwacji zapobiegawczej lub ponowne sprawdzenie już wykonanej pracy z powodu nowego problemu.

Zespoły zaangażowane w obsługę zlecenia pracy

Wnioskodawca pracy: Zleceniodawca pracy to osoba lub zespół, który składa zlecenie pracy. Jak wspomniano wcześniej, jest to wynik żądania klienta. Ale zlecenia pracy mogą być również generowane automatycznie w celu kontynuacji już zakończonego zadania dla celów audytu.
Zatwierdzający pracę: Byłaby to określona osoba lub zespół, który zajmuje się zatwierdzaniem i przydzielaniem wniosków o konserwację w przypadku zarządzania sprzętem, lub mogłaby to być obsługa klienta lub zespół dyspozytorski, który podejmuje tę samą rolę w przypadku wniosków o zlecenia pracy od klientów.
Technicy terenowi: Ta grupa składa się z inżynierów utrzymania ruchu, techników terenowych lub serwisantów, którzy są w terenie, wykonując rzeczywiste zadania związane ze zleceniami roboczymi.

Here’s a Preview of Freshdesk in Action

Elements of a Work Order Document

Order id: Unikalny numer identyfikacyjny przypisany do każdego zgłoszenia zlecenia roboczego
Tytuł: Nazwa nadana zleceniu roboczemu. Np.: Problem z ogrzewaniem.
Data zgłoszenia: Data zgłoszenia zlecenia pracy
Opis problemu: Krótka 3-4 liniowa informacja o problemie lub żądaniu. Np., Jednostka chłodząca silnika nie działa z pełną mocą.
Aktywa: To pole określa, które aktywa lub aktywa wymagają uwagi lub naprawy, Na przykład, Jednostka AC lub Material Handler w magazynie.
SLA: Uzgodniony lub obiecany czas do ukończenia zlecenia prac konserwacyjnych przez zespoły serwisowe & techników.
Szacowanie kosztów: Dokładne koszty ogólne obejmujące wszystkie wydatki związane ze zleceniem
Kategoria: Jaki typ zlecenia roboczego jest tu zdefiniowany. Różni się on w zależności od firmy i branży.
Status: Aktualny status zlecenia roboczego. „Przydzielone”, „W toku”, „Ponownie otwarte”, „Ukończone” to często używane statusy.
Priorytet: Priorytet zlecenia pracy zwykle oznaczany jako wysoki, średni lub niski
Informacje o kliencie: Szczegóły dotyczące klienta lub interesariusza, który zgłosił początkowe żądanie usługi lub problem. Obejmuje imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i informacje o lokalizacji
Przydzielony technik: Imię i nazwisko oraz inne szczegóły dotyczące technika przypisanego do żądania zlecenia pracy.
Dodatkowe dokumenty: Dokumentacja pomocnicza wymagana do realizacji zadań

Czemu służą zlecenia pracy?

Zlecenia pracy są integralną częścią przepływu pracy w organizacji, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów. Oto różne sposoby, w jakie zlecenia pracy pomagają zorganizować działania konserwacyjne:

-Stan żądania: Używanie zleceń roboczych jako punktu odniesienia pomaga śledzić postępy w realizacji zlecenia od momentu utworzenia zadania do jego zakończenia. Zapewnia to wszystkie istotne informacje o problemie, a jednocześnie pomaga technikom terenowym uzyskać pełny kontekst danego zadania.

– Harmonogramowanie zasobów i narzędzi: Ponieważ zamówienie na pracę zawiera istotne szczegóły dotyczące zgłoszenia serwisowego, może być również źródłem informacji zarówno dla zespołów dyspozytorskich, jak i techników, o niezbędnych zasobach – w tym nowych częściach i narzędziach – które byłyby potrzebne do wykonania zadania.

-Dokumentacja i ustalanie priorytetów: Zlecenia pracy są wykorzystywane w tworzeniu szczegółowego zapisu działań i zasobów wykorzystywanych podczas zlecenia serwisowego. Informacje o zleceniach roboczych pomagają również zespołom dyspozytorskim określić, które zadania należy traktować priorytetowo.

Czym jest proces zlecenia roboczego?

Proces zlecenia roboczego lub przepływu pracy składa się z następujących kroków:

Odbiór problemu klienta lub żądania konserwacji: Gdy pojawia się problem, klient lub interesariusz wysyła żądanie do zespołu pomocy technicznej lub zespołu dyspozytorskiego, opisując problem.
Zostaje utworzone zlecenie pracy: Po otrzymaniu żądania generowane jest zlecenie pracy zawierające wszystkie szczegóły zadania do wykonania.
Zaplanuj termin: Zlecenie pracy jest zaplanowane na określony czas, a zespół obsługi technicznej jest powiadamiany o tym samym.
Przydziel je do dostępnego technika: Zespół obsługi technicznej przydziela zadanie do dostępnego technika lub pracownika terenowego na podstawie bliskości lokalizacji i ich obciążenia pracą.
Technik uczestniczy w zgłoszeniu serwisowym. Technik terenowy udaje się do siedziby klienta lub zakładu w celu zbadania problemu. Wykonuje niezbędne naprawy sprzętu i dokumentuje proces w celu walidacji.
Zamknięcie zlecenia pracy i dokumentacja: Po zakończeniu pracy technik informuje zespół utrzymania ruchu. Zmienia status zlecenia na „zakończone” i informuje o tym zespół wsparcia technicznego oraz klienta.

Zlecenie robocze vs. Zamówienie zakupu

Zlecenie robocze jest używane do rejestrowania wszystkich szczegółów zgłoszenia serwisowego i śledzenia jego postępu.

Z drugiej strony, zamówienie zakupu jest dokumentem upoważniającym do nabycia aktywów lub zasobów wymaganych przez zespół, który zgłosił żądanie.

W zarządzaniu konserwacją te dwa elementy łączą się, gdy chodzi o zamówienie części zamiennej lub nowej jednostki w celu wykonania żądania roboczego.

Wyzwania związane z zarządzaniem zamówieniami na prace konserwacyjne

Zamówienia na prace to korzystny sposób na uchwycenie najważniejszych elementów każdego żądania konserwacji, ale zarządzanie kilkoma takimi zadaniami staje się wyzwaniem. Oto dwie podstawowe trudności, jakie napotykają organizacje podczas realizacji zleceń roboczych:

Śledzenie zleceń roboczych przy użyciu programu Excel lub systemów papierowych jest nieefektywne

W świecie opartym na technologii cyfrowej dalsze korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych lub drukowanie formularzy zleceń roboczych nie jest już wykonalne. Tworzenie i aktualizowanie zadań zajmuje więcej czasu, a jeśli występują błędy lub błędnie wydrukowane informacje, wymagają one do-ver. Wszystko to prowadzi do nieefektywności i możliwej do uniknięcia straty czasu i pieniędzy Zespoły konserwatorów i techników uważają, że utrudnia to efektywne wykonywanie ich pracy z powodu takich ręcznych zadań i ponownych prac.

Koordynacja między zespołami konserwatorów i pracownikami terenowymi jest trudna.

Musi istnieć ustalona linia komunikacji między zespołami dyspozytorskimi i technikami, aby konsekwentnie utrzymywać drugą stronę na bieżąco ze statusem żądania pracy. Bez systemu zarządzania zleceniami pracy, organizacje muszą uciekać się do poczty elektronicznej lub telefonu, co oznacza wiele rozmów i przerw. Prowadzi to do wydłużenia cyklu konserwacji, ponieważ współpraca przy każdej małej zmianie wymaga ręcznej komunikacji.

Zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania zleceniami roboczymi

Oto tylko kilka z wielu sposobów, w jakie oprogramowanie do zarządzania zleceniami roboczymi ułatwia życie zespołom serwisowym:

Prowadzenie zespołów serwisowych i zespołów terenowych na tej samej platformie

Oprogramowanie do zarządzania zleceniami roboczymi firmy Freshdesk łączy zespoły dyspozytorskie i inżynierów terenowych na tej samej platformie. W ten sposób koordynacja działań staje się niezwykle prosta. Wszelkie nowe informacje związane z zadaniem można aktualizować w systemie i udostępniać odpowiednim osobom.

Uproszczone zarządzanie zadaniami &zautomatyzowane przepływy pracy

Szczegóły dotyczące dowolnego zlecenia serwisowego lub zlecenia pracy można szybko rejestrować i aktualizować w systemie Freshdesk. Można również tworzyć pola niestandardowe w oparciu o typ zgłaszanego zlecenia serwisowego. Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy można tworzyć wyzwalacze oparte na warunkach, które automatycznie zmieniają status lub priorytet zadania w czasie rzeczywistym, eliminując konieczność podejmowania działań ręcznych

Panel planowania do zarządzania terminami

Nasz rozbudowany panel planowania sprawia, że przeglądanie i przypisywanie zadań serwisowych i techników oraz zarządzanie nimi jest bardzo proste. W jednym widoku można zobaczyć wszystkie terminy i kalendarz każdego technika, a do planowania i aktualizowania zleceń roboczych na pulpicie nawigacyjnym można używać prostych elementów sterujących metodą przeciągania i upuszczania.

Zarządzanie zleceniami roboczymi w działaniu – przykład

Aby zrozumieć przepływ zleceń roboczych, przyjrzyjmy się, jak firma zarządzała zleceniami roboczymi przed i po wdrożeniu oprogramowania:

Dużo rozwijająca się firma logistyczna stanęła przed następującymi wyzwaniami przy zarządzaniu zleceniami serwisowymi

Korzystanie z poczty elektronicznej i telefonu, co stało się uciążliwe przy obsłudze dużej liczby zapytań.
Eskalacje również wzrosły z powodu powolnych czasów odpowiedzi, co oznaczało więcej pracy dla techników.

Rozwiązanie:

Wdrażając zintegrowane oprogramowanie do obsługi zleceń roboczych, byli w stanie zjednoczyć zespoły wsparcia i obsługi, co skutkowało szybszą współpracą i wyższą wydajnością.
Dzięki automatyzacji kilka przepływów pracy zostało wykonanych automatycznie, na przykład aktualizacja statusu zlecenia: skróciło to czas rozwiązywania problemów i zwiększyło produktywność techników.

Uprość swoje operacje w terenie

Zarządzanie zleceniami pracy jest krytyczną funkcją dla organizacji terenowych i odgrywa integralną rolę w ulepszaniu systemów i procesów konserwacji. Wdrożenie oprogramowania do digitalizacji tych procesów radykalnie zmniejsza złożoność zarządzania zleceniami roboczymi i, co najważniejsze, poprawia obsługę klienta.

Free Press