Free Press

Fakturowanie &Płatności

Opóźnienia w płatnościach są trudne w normalnych czasach, ale szczególnie wtedy, gdy czasy są ciężkie. Nie tylko staje się obciążeniem finansowym, ale także emocjonalnym.

Powszechnym rozwiązaniem problemu opóźnień w płatnościach jest pobieranie opłat za opóźnienia w płatnościach. Jest to oczywiste rozwiązanie, prawda? Dajesz klientowi impuls do zapłacenia ci teraz, lub ponoszą więcej kosztów dalej wzdłuż linii.

Ale czy to takie proste? Czy nie ma sytuacji, w których jest to zły pomysł? A jeśli już zdecydujesz się na pobieranie opłaty za opóźnienia w płatnościach, to ile jej pobierasz? W rzeczywistości jest wiele do rozważenia. W tym poście przeanalizujemy to wszystko:

• Dlaczego pobieranie opłaty za opóźnioną płatność jest dobrym pomysłem
• Wskazówki dotyczące pobierania tych opłat (i kiedy może to być zły pomysł)
• Ile pobierać

Dlaczego pobieranie opłat za opóźnioną płatność może być dobrym pomysłem

Poza zachęcaniem klientów do płacenia, opłata za zaległą płatność jest dobrym pomysłem z kilku innych powodów:

1. Potrzebujesz pieniędzy – ASAP. W trudnych czasach przepływ gotówki jest szczególnie ważny. Opłaty za opóźnienia w płatnościach mogą być dodatkową zachętą do tego, aby klienci płacili Ci szybciej. Chociaż idealnie byłoby uniknąć takich środków, sam pomysł opłat za opóźnienia w płatnościach może zmotywować klientów do zapłacenia ci tak szybko, jak to możliwe, lub przynajmniej do skontaktowania się z tobą, jeśli nie są w stanie.
2. To ustanawia cię jako poważnego profesjonalistę, który ma biznes do prowadzenia. Jeśli nie uwzględnisz polityki opłat za zwłokę, klient, który nie płaci na czas, może powtórzyć to zachowanie.
3. Otrzymujesz zapłatę przed innymi wykonawcami. Szanse są takie, że jeśli ten klient nie płaci ci na czas, robi to samo innym wykonawcom. Ale jeśli masz bardziej rygorystyczne zasady płatności i kopać w górę zamieszania, będą one przenieść płatności do góry stosu.

Choć w zasadzie, opłaty za opóźnienia w płatnościach działają, istnieją przypadki, kiedy nie są one dobrym pomysłem.

Guidelines for Charging Late Payment Fees

Podążając za poniższymi wskazówkami, będziesz lepiej rozumieć, kiedy jest to odpowiednie do pobierania tych opłat.

1. Zadaj sobie pytanie: Did the Work Fulfill the Estimate?

Klienci są różni. Niektórzy nie zapłacą ci, ponieważ są złymi klientami. Inni, nadal, nie zapłacą, bo nie mają pieniędzy. Ale są też tacy, którzy nie są zadowoleni z Twoich usług. Ale zamiast kopać w górę zamieszania, oni wyładowują swój gniew nie płacąc ci na czas. Są pasywno-agresywni.

Włączenie opłaty za opóźnienie w płatnościach do faktury, tylko pogłębia problem. Dlatego ważne jest, abyś przed wystawieniem faktury sprawdził, czy praca została wykonana zgodnie z kosztorysem. Jeśli tak, klient najprawdopodobniej jest zadowolony. Teraz możesz wysłać swoją fakturę i zawrzeć w niej warunki płatności, aby nie było niespodzianek w postaci opłat za zwłokę. Mówiąc o tym…

2. zapytaj sam siebie: Are Clients Aware of the Fee?

Nic nie pali mostów szybciej niż opłaty z zaskoczenia. Nie uwzględniaj opłat za opóźnienia w płatnościach, jeśli klienci się ich nie spodziewają. Zamiast tego najpierw ustal oczekiwania poprzez:

• Określenie opłaty na wczesnym etapie współpracy, na piśmie, najlepiej w formie umowy.
• Określ opłatę na wszystkich fakturach, które wysyłasz. Upewnij się, że jest ona widoczna; nie ukrywaj jej w drobnym druczku. W ten sam sposób, jesteś sfrustrowany, gdy napotykasz opłaty niespodzianki, pochowany głęboko w warunkach, więc zrobić swoich klientów.

Gdy nie określono powyżej, można nadal zawierać opłaty za opóźnienia w płatnościach. Wystarczy poinformować klienta z wyprzedzeniem, stwierdzając, że w przyszłym miesiącu będziesz miał politykę opóźnień w płatnościach. W ten sposób klient nie może ignorować faktu i może oczekiwać, że wszystkie przyszłe faktury, które są niezapłacone – po pewnym czasie – zwiększą swoją wartość.

A jeśli klient odpowie, prosząc o uzasadnienie, możesz powiedzieć, że jest to w rzeczywistości polityka, którą egzekwujesz (lub będziesz egzekwować) ze wszystkimi nowymi klientami.

3. Wiedzieć, kiedy przebaczenie i miękki dotyk jest lepszym wyborem

Tylko dlatego, że masz politykę późnych opłat nie oznacza, że musisz ją egzekwować przy każdej okazji. Na przykład, klient może przechodzić przez osobiste wyzwania – jak radzenie sobie z żałobą, lub są one mocno uderzone przez obecną recesję. W innych przypadkach mogą zaistnieć nieprzewidziane okoliczności, w których lukratywny i zazwyczaj wiarygodny klient nie może zapłacić na czas. Oceniaj każdą sytuację i nie nakładaj tej samej polityki na wszystkich.

Podkreślając, że jesteś empatyczny wobec ich okoliczności i zrzekając się opłaty, możesz wzmocnić swoje relacje z nimi. W dłuższej perspektywie przyczyni się to do sukcesu w biznesie. Poza dobrą praktyką biznesową, opłaca się być człowiekiem.

How Much Should You Charge?

Załóżmy, że rozważasz pobieranie opłaty za opóźnienie, następne pytania, które prawdopodobnie masz to: Ile powinienem pobierać? Jak obliczyć opłatę odsetkową? Czy istnieje jakiś górny limit? Co jest akceptowalne, a co nie?

Zanim przejdziemy do odpowiedzi na te pytania, ważne jest, aby wzmocnić, że celem opłaty za opóźnienie jest motywowanie do terminowej płatności, a NIE tworzenie dodatkowego strumienia przychodów.

Więc, uczyń opłatę wystarczającą, aby ludzie działali, a nie zbyt wygórowaną, aby klient czuł, że wyciągasz go po węgiel (zwłaszcza jeśli płatność jest spóźniona tylko o dzień lub dwa). Jeśli cokolwiek to tylko zepsuje relacje i stracisz ich biznes.

Okay z tym w drodze, wróćmy do tego.

Pierwszym krokiem jest ustalenie akceptowalnego poziomu odsetek do pobrania. W Stanach Zjednoczonych, na przykład, istnieją różne prawa dla każdego stanu. Familiarize yourself with those.

Once you know what the maximum annual interest rate you can charge is, work out the monthly finance charge. Wystarczy podzielić maksimum państwowe przez 12. Na przykład, jeśli stopa procentowa wynosi 18%, miesięczna opłata finansowa wynosi 1,5% (18/12). Na fakturze o wartości 5000 USD, która jest opóźniona o 30 dni, obowiązuje kara w wysokości 75 USD (5000 USD×0,015).

Załóżmy również, że płatność jest opóźniona o 15 dni. Staje się to trochę inne. Wtedy można obliczyć opłatę dzieląc 15/365, mnożąc przez 18%, a następnie przez sumę na fakturze. Daje to mniej więcej 37 dolarów.

To takie proste… a naliczanie opłaty za opóźnienie we FreshBooks jest jeszcze prostsze. Kiedy tworzysz fakturę i dodajesz klienta, masz możliwość ustawienia opłat za zwłokę, procentowych lub ryczałtowych.

Więcej informacji można znaleźć w artykule What are Late Payment Fees and Reminders?

This post was updated in November 2020.