Free Press

• 6,384shares

Dzięki Janet Maydem za złożenie tego zabawnego przewodnika na temat planowania zjazdu rodzinnego, który wszyscy pokochają.

Jeśli miałeś nadzieję zebrać swoją rodzinę (lub dalekich kuzynów genetycznych) razem na zjazd, teraz jest na to czas. Większość z tych wydarzeń, 65% w rzeczywistości, odbywa się w lecie, kiedy czas wakacji, miejsca na świeżym powietrzu i łatwiejsze podróże sprawiają, że proces ten jest prostszy dla wszystkich. Ale planowanie zjazdu rodzinnego, nawet w lecie, może wydawać się naprawdę monumentalnym zadaniem. Ten prosty przewodnik pomoże ci rozłożyć kroki i zorganizować spotkanie w ciągu zaledwie tygodnia. Przygotuj się na przygodę!

Jak pracujesz przez te kroki pamiętaj, aby stworzyć plan, który pozwoli Ci towarzysko i zabawy na zjeździe się. Nie nastawiaj się na zbyt wiele pracy w dniu zjazdu. Inteligentne planowanie teraz pozwoli ci cieszyć się sobą później.

Dzień 1: Ustaw datę i zatrudnij trochę pomocy

Zacznij od ustawienia wstępnej daty, która ma dla ciebie sens w oparciu o zrozumienie zobowiązań innych ludzi, ale pamiętaj, że może się ona zmienić, gdy otrzymasz informacje zwrotne od innych. Namów kilku członków rodziny do rozmowy telefonicznej lub rozpocznij dyskusję w mediach społecznościowych, aby uzyskać informacje zwrotne na temat tego, jaka data będzie najlepsza dla większości ludzi.

Teraz zacznij rekrutować jakąś pomoc! Najlepszym sposobem na zaoszczędzenie czasu podczas planowania zjazdu będzie zatrudnienie ludzi do pomocy. Rodzeństwo, dorosłe dzieci, kontakty genealogiczne, nawet odpowiedzialni nastolatkowie mogą się włączyć i zdjąć część ciężaru z twoich barków. Zacznij planowanie od skontaktowania się z tymi osobami i przydzielenia zadań tym, którzy są chętni do pomocy.

• Twój obeznany z komputerem student college’u mógłby pomóc z zaproszeniami i wyświetlaczami wideo.
• Twój kuzyn, który uwielbia piec, mógłby pomóc zorganizować jedzenie.
• Twój wujek fotograf amator mógłby pomóc zebrać zdjęcia rodzinne.

To tylko kilka przykładów, jak można delegować zadania, które trzeba będzie wykonać. Jest to niewiarygodnie ważny krok, ponieważ mała pomoc może zrobić całą różnicę.

Day 2: Plan Your Guest List

Today’s the day to decide who will attend. Sformatujesz i wyślesz zaproszenia w dniu 7, więc nie martw się jeszcze o to, aby się rozejść.

Kogo zaprosisz? Jeśli zjazd jest z okazji specjalnego wydarzenia – takiego jak przełomowe urodziny lub rocznica – zacznij od najbliższej rodziny i przejdź do dalszej rodziny.

Jeśli zjazd ma na celu ponowne zjednoczenie gałęzi rodziny, wyznacz tytuł roboczy dla swojego zjazdu, taki jak „Potomkowie __________”. Podczas gdy ten rodzaj zjazdu wymaga więcej czasu na zorganizowanie, nowoczesna technologia może ułatwić niektóre elementy. (Czytaj dalej, aby odkryć kilka technologii oszczędzających czas.)

Możesz chcieć zaprosić swoje połączenia genealogiczne na swój zjazd. Jakie jest lepsze miejsce do rozmowy o drzewie genealogicznym? Bliscy krewni i długoletnie kontakty genealogiczne mogą być zaproszeni w taki sam sposób jak najbliższa rodzina.

Jeśli myślisz o zaproszeniu dalekiego kuzyna, którego niedawno odkryłeś poprzez DNA, jednakże, możesz chcieć być nieco bardziej formalny. Wielu z nas genealogów może być zachwyconych na myśl o spotkaniu z całą grupą krewnych po raz pierwszy, ale niektórzy mogą być niezdecydowani. W przypadku tych dalekich kuzynów „DNA”, skontaktuj się z nimi najpierw poprzez normalne kanały komunikacji i zapytaj, czy byliby zainteresowani uczestnictwem. Jeśli odpowiedzą „tak”, wyślij im pocztą lub e-mailem zaproszenia ze wszystkimi potrzebnymi informacjami – datą, godziną, wskazówkami dojazdu itp. Jeśli ci dalecy krewni przyjeżdżają z daleka, możesz również zaoferować im pomoc w zorganizowaniu noclegu.

Dzień 3: Zarezerwuj miejsce

Większość porad dotyczących planowania dużych zjazdów rodzinnych zaleca centralne miejsce dla wszystkich, którzy przyjadą, najlepiej w pobliżu lotniska i hoteli. Ale wiele miejsc przeznaczonych na spotkania jest drogich i często rezerwowanych z dużym wyprzedzeniem. Jeśli potrzebujesz zaoszczędzić pieniądze lub po prostu chcesz bardziej swobodnego ustawienia, oto kilka opcji:

1. Twoje podwórko. Czy masz duże podwórko lub nawet kilka akrów z szopą? Mieć zjazd w swoim domu! Nie potrzebujesz rezerwacji ani depozytów. Musisz tylko posprzątać. Jeśli nie masz czasu, aby zorganizować swój dom, zwerbuj swoje dzieci lub wnuki do pomocy w zamian za trochę dodatkowej gotówki. You may also be able to contact your local high school or area youth groups and ask about young people who need to complete community service hours or want to earn some extra summer cash – they may be able to help you out.
2. A public park. Wiele parków posiada schrony lub nawet obiekty imprezowe, które możesz zarezerwować, a niektóre są darmowe. Wybór parku z polem namiotowym może pomóc z zakwaterowaniem dla twoich gości.
3. Twoja kościelna piwnica. Jeśli należysz do kościoła lub synagogi, która posiada salę spotkań, zapytaj czy można ją wynająć. Opłaty w tego typu salach są często mniej kosztowne.
4. Twoja lokalna sala American Legion lub podobne miejsce. Obiekty te często są zarezerwowane, ale warto sprawdzić, zwłaszcza jeśli zjazd nie odbywa się w sobotę.
5. Hotel, ośrodek wypoczynkowy lub restauracja. Podczas gdy niektóre hotele i ośrodki pobierają opłaty jak za rękę i nogę, możesz być zaskoczony, jak rozsądnie wycenione może być wynajęcie sali konferencyjnej w niektórych hotelach, jeśli się rozejrzysz. Możesz nawet dostać jedną za darmo, jeśli kilku członków rodziny planuje tam pobyt. A wiele ośrodków wypoczynkowych oferuje regularne kabiny lub duże pokoje, które mogą być wykorzystywane do tego celu. Może to być znacznie mniej kosztowne niż wynajęcie oficjalnej sali na imprezę. Restauracja często udostępnia pokój bezpłatnie, jeśli kupujesz jedzenie na imprezę za ich pośrednictwem. Plus, jest bardzo mało sprzątania!

Poświęć czas dzisiaj, aby wykonać połączenia i wysłać e-maile, aby można było uzyskać miejsce zablokowane.

Dzień 4: Zaplanuj jedzenie na zjazd rodzinny

Zastanawiasz się, jak na ziemi będziesz miał czas, aby gotować dla wszystkich? Dobra wiadomość – nie musisz! Rozważ te opcje podczas planowania swojego menu:

1. Make it a potluck. Ta opcja działa dobrze, jeśli Twoi goście nie mają długiej drogi do przebycia. Ty zapewniasz danie główne i sposób jego przyrządzenia (np. hamburgery, hot-dogi i naprawdę duży grill), a wszyscy inni zapewniają boki i desery. Możesz przypisać dania do określonych osób, jeśli chcesz się upewnić, że pewne rodzaje jedzenia są zapewnione, zwłaszcza jeśli niektórzy z twoich gości mają specjalne potrzeby dietetyczne.
2. Check your local grocery store or deli. Wiele sklepów spożywczych i delikatesów oferuje pakiety imprez, które zawierają kanapki, boki delikatesów i deser. Musisz zamówić je tydzień lub dwa wcześniej, więc bądź na to przygotowany. Można też stworzyć bar z kanapkami (lub taco), w którym znajdą się różne składniki i gotowe boki, a ludzie będą mogli stworzyć swój własny lunch.
3. Wynajmij firmę cateringową. Jest to najszybsza opcja z najmniejszym kłopotem (i jest idealna dla kolacji zasiadanych), ale jest również jedną z najdroższych. Jeśli masz duży budżet i bardzo mało czasu, zarezerwować caterer znacznie przed datą (wiele dużych miejsc, hoteli i ośrodków mają caterer już pracują z). Inną opcją, jeśli nie chcesz gotować, ale musisz zaoszczędzić trochę pieniędzy, jest znalezienie firmy cateringowej, która zawrze z Tobą umowę tylko na przygotowanie jedzenia. Koszty są zwykle mniejsze, jeśli transport i służyć żywności siebie.
4. Otrzymaj swój zjazd w restauracji (jak wspomniano powyżej). Wiele restauracji ma duże sale na spotkania i możesz pokryć koszty miejsca i jedzenia w jednym (często za cenę ryczałtową tylko za jedzenie).

Dzień 5: Zaplanuj swoją rozrywkę

Każdy zjazd rodzinny ma znudzone dzieci i zmęczonych dorosłych, którzy potrzebują czegoś do zrobienia. Oto kilka czynności, które są proste i szybkie do wykonania:

1. Tradycyjne gry na trawniku. Czy masz zestaw do gry w Bocce? Podkowy? Zjeżdżalnię? Ustaw je na trawie i zaproś grupy do zabawy. Upewnij się, że gry, które obejmują rzucanie przedmiotów lub wody są ustawione z dala od twojego jedzenia i obszaru socializing.
2. Gry planszowe. Możesz wyznaczyć narożnik swojego rodzinnego get-together’s seating area dla gier planszowych lub kart. Pozostaw je ustawione na cały dzień i zaproś każdego do korzystania z obszaru gier. Nie ustawiaj gier wideo – chcemy, aby ludzie angażowali się ze sobą, mimo wszystko!
3. Otwarty mikrofon. Czy masz utalentowanych członków rodziny, którzy śpiewają lub grają na ciekawych instrumentach? Ustaw mikrofon i zaproś muzyków z rodziny do występu. Upewnij się, że poprosisz członków rodziny o przyniesienie swoich instrumentów w zaproszeniu, jeśli zamierzasz uwzględnić tę opcję.
4. Karaoke: Możesz kupić lub wynająć te maszyny za dość niską cenę i są one świetną zabawą, szczególnie na wieczorne imprezy.
5. Krąg opowieści: Punktem spotkania rodzinnego jest uzyskanie ludzi razem, dzieląc się historiami. Zaplanuj godzinę przeznaczoną dla każdego, młodego i starego, na podzielenie się opowieścią o swoim życiu. Przekazuj pałeczkę wokół kręgu, aby zachować porządek.
6. Kącik z zabawkami i rękodziełem: Jeśli dzieci będą uczestniczyć w imprezie (zwłaszcza jeśli jest ona w środku), zaplanuj pokój lub kącik zaopatrzony w zabawki, projekty rzemieślnicze i przybory artystyczne, aby zapewnić im rozrywkę. Wszyscy docenią twoją troskliwość. Możesz nawet zaplanować genealogiczne lub rodzinne zajęcia rzemieślnicze, które będą mogli zabrać do domu jako pamiątkę.
7. Podzielenie się zdjęciami. Poproś wszystkich o przyniesienie starych zdjęć do dzielenia się nimi i przygotuj stół, na którym ludzie będą mogli oglądać stare zdjęcia i albumy przyniesione przez innych. Możesz nawet zapewnić skaner, aby każdy mógł otrzymać kopię zdjęć, które chce. Komputer może być udostępniony do przeglądania zdjęć cyfrowych przyniesionych na dysku lub pamięci USB. Upewnij się tylko, że ktoś odpowiedzialny zarządza tym przedsięwzięciem, aby stare zdjęcia były odpowiednio traktowane. Zobacz więcej pomysłów na genealogiczne elementy zjazdu pod koniec tego przewodnika.

Dzień 6: Dodaj wirtualny zjazd do swoich działań

Czy masz członków rodziny w odległych miejscach, o których wiesz, że nie będą mogli uczestniczyć w spotkaniu? Cóż, jeśli twoja lokalizacja ma dostęp do elektryczności i Internetu, dlaczego nie zarezerwować sobie godziny i nie zorganizować „wirtualnego zjazdu rodzinnego” dla wszystkich krewnych, którzy nie mogą przyjechać?

Mój brat zrobił to dla 60-tych urodzin swojej żony, ponieważ było to w styczniu, a my mieszkamy w Wisconsin. Ustawili monitory i kamery internetowe w swojej kuchni i ludzie, którzy nie mogli uczestniczyć w przyjęciu, mogli zalogować się na link i dołączyć do imprezy online. Wykonaj następujące kroki, aby zorganizować wirtualny zjazd rodzinny:

1. Zarejestruj się w witrynie wideokonferencyjnej i zapisz się na dzień i godzinę swojego wirtualnego zjazdu. Skopiuj i zapisz link, który poda Ci witryna konferencyjna.
2. Udostępnij link do wirtualnego spotkania w swoich zaproszeniach. Podkreśl ten link jako czas wirtualnego spotkania dla osób, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniu osobiście.
3. Podczas organizowania miejsca spotkania, uwzględnij obszar z monitorami i kamerami internetowymi, które skupią się na grupach ludzi. Upewnij się, że używasz urządzeń z mikrofonami, aby ludzie mogli słyszeć siebie nawzajem podczas rozmowy. W czasie wirtualnego zjazdu podłącz swoje urządzenia do łącza wideokonferencyjnego i obserwuj, jak ludzie z daleka logują się, aby dołączyć do waszej imprezy.

Jest to również dzień, w którym warto pomyśleć o zdjęciach. Nie musisz zatrudniać fotografa, ale będziesz chciał znaleźć kogoś w rodzinie, kto będzie odpowiedzialny za ich robienie. Zaplanuj odłożenie na bok co najmniej godziny podczas zjazdu na zdjęcia grupowe i ustaw „ścianę fotograficzną”, gdzie każdy zgodzi się pozować do co najmniej jednego zdjęcia indywidualnego lub rodzinnego.

Dzień 7: Sformatuj i wyślij swoje zaproszenia

Choć możesz potrzebować wysłać tradycyjną papierową ulotkę do niektórych swoich gości, wiele osób można zaprosić za pośrednictwem poczty elektronicznej i mediów społecznościowych i jest to znacznie mniej kosztowne i łatwiejsze w obsłudze. Zaproszenia online są szybkie i mogą zawierać link RSVP dla szybkich odpowiedzi. Można również zamieścić link do wirtualnego zjazdu.

Jeśli zakres twojego doświadczenia komputerowego to znalezienie przycisku „on”, możesz chcieć oddelegować to zadanie do guru mediów społecznościowych twojej rodziny. W przeciwnym razie, utwórz wydarzenie na Facebooku i poproś ludzi o zaznaczenie, czy biorą w nim udział. Albo użyj zaproszenia online lub usługi ecard i wyślij zaproszenia pocztą elektroniczną.

Jeśli wykonałeś wszystkie powyższe kroki, masz już główne elementy swojego zjazdu ustawione i gotowe do działania. Dobrze dla Ciebie! Ale jeśli jesteś zainteresowany tym, aby twoje spotkanie skupiało się na historii rodziny, możesz również dodać kilka dodatkowych dni planowania, aby włączyć pewne elementy skupiające się na genealogii. Oto kilka pomysłów.

Pomysły na dodanie ekspozycji genealogicznej do Twojego spotkania rodzinnego

O to właśnie chodzi w spotkaniu rodzinnym, prawda? Dzielenie się wspomnieniami rodzinnymi.

Chcesz podzielić się ze wszystkimi swoimi badaniami nad historią rodziny w sposób pełen szacunku i nieinwazyjny oraz wykorzystać spotkanie jako okazję do zebrania większej ilości szczegółów, historii, zapisów i zdjęć. To może być twoje najbardziej czasochłonne zadanie, ale możesz sobie z nim poradzić na kilka sposobów.

1. Tradycyjne wyświetlacze tablic. To będzie prawdopodobnie najprostszy sposób dla ludzi, aby spojrzeć na wyświetlaczu, ale jest to bardzo czasochłonne, aby ustawić. Jeśli masz zmotywowanych członków rodziny, którzy zgłaszają się na ochotnika, aby to zrobić, deleguj to do nich. Oprócz wykresu drzewa genealogicznego i starych zdjęć, dołącz wszystkie książki lub artykuły, które zostały napisane o Twojej rodzinie.
2. Wyświetlacz wideo. Ta opcja jest świetna, jeśli już zdigitalizowałeś swoje dokumenty genealogiczne i zdjęcia. Zorganizuj pokaz slajdów wideo z twojej genealogii i uruchom go w pętli, aby ludzie mogli na niego patrzeć przez cały dzień. Ponownie, może chcesz mieć tech-savvy członek rodziny pomoże Ci z tym jednym. Możesz obejrzeć próbki filmów ze zjazdów rodzinnych na YouTube, w tym ten bardzo ładny przykład.
3. Pakiety historii. Skontaktuj się z krewnymi i poproś ich o podzielenie się swoimi wspomnieniami o członkach rodziny, miejscach lub wydarzeniach za pośrednictwem poczty elektronicznej lub listu. Możesz je uporządkować według grup rodzinnych. Kiedy już masz swoją kolekcję opowieści, dodaj zdjęcia rodzinne i zabierz swój pakiet do lokalnej drukarni, aby zrobić kopie. Przekaż je na zjeździe jako pamiątkę dla swoich gości.

Przeczytaj ten artykuł o zbieraniu historii rodzinnych i ten o tym, jak zrobić to z szacunkiem dla pomocy.

Planowanie zjazdu rodzinnego w tak krótkim czasie nie będzie łatwe, ale jeśli racjonujesz swój czas zgodnie z tym przewodnikiem, możesz to zrobić. Pamiętaj tylko, aby zadbać również o siebie – zrób sobie przerwę od czasu do czasu, aby uczcić dobrze wykonaną pracę.

You might also like:

3rd Cousin Twice Removed? This Chart Helps You Sort Out Confusing Cousin Relationships

Janet Meydam jest niezależnym pisarzem, który ma ponad 40 lat doświadczenia w genealogii jako hobby. Jej wiedza obejmuje badanie wielu różnych rekordów z USA, Niemiec i Polski. Jest również współautorką książki o historii rodziny swoich rodziców „I Come from a Long Line of Dilleys.” Janet pracuje jako terapeuta zajęciowy. Ona i jej mąż Tim mają troje dorosłych dzieci i mieszkają w Wisconsin.

Image: 1912 Ormond Family Reunion

.