Zarządzanie wynikami staje się coraz potężniejszym narzędziem służącym do zestrajania zespołów wokół wspólnego celu.
Klaryfikacja celów, a przede wszystkim środków do osiągnięcia wyników, jest najważniejsza dla zachowania spójności i integracji zespołu.
Istnieją jednak narzędzia, które sprawiają, że rozwiązywanie problemów przyczyn źródłowych jest jeszcze bardziej wydajne, pozwalając na większą widoczność i jasność w śledzeniu celów i wskaźników.
W tym poście wybraliśmy kilka narzędzi do analizy problemów, diagramów decyzyjnych i innych sposobów dochodzenia przyczyn źródłowych.
Przeczytaj uważnie, a zobaczysz, które znane narzędzia rozwiązywania problemów, takie jak metoda 5 powodów, wykres Ishikawy (analiza rybiej ości lub analiza przyczynowo-skutkowa) i analiza Pareto, wśród innych koncepcji, są doskonałymi sposobami identyfikacji pierwotnej przyczyny problemu.
Wprowadzenie do rozwiązywania problemów źródłowych
Wiele z tych narzędzi analizy przyczyn źródłowych pochodzi z koncepcji zarządzania jakością, która pojawiła się w celu zapewnienia jakości i standardowych procesów produkcyjnych.
W tym celu stworzono szereg narzędzi i metod analizy przyczyn źródłowych, aby zapewnić, że produkcja wyrobów utrzymuje standard jakości postrzegany przez rynek.
Większość z tych metodologii opiera się na koncepcji ciągłego doskonalenia.
Ten zestaw działań podsumowuje akronim PDCA (akronim od Planuj, Wykonaj, Sprawdź, Działaj).
Dowiedz się więcej na naszym blogu: Usprawnij zarządzanie od zaraz: naucz się robić PDCA krok po kroku
Ewolucja tych narzędzi do analizy przyczyn źródłowych sprawiła, że coraz bardziej rozgałęziają się one od zakładów i fabryk, docierając do biur handlowych, integrując najczęściej wykorzystywaną grupę narzędzi zarządzania.
Koncepcje i narzędzia do analizy przyczynowo-skutkowej lub analizy przyczyn źródłowych problemów, stosowane wcześniej na przykład tylko na liniach produkcyjnych, stały się rutyną u menedżerów we wszystkich obszarach firm.
Praktyczne i nastawione na rozwiązywanie problemów podejście pozwala na przyjęcie tych metodologii, które przynoszą duże korzyści kierownictwu najwyższego szczebla, zwłaszcza ze względu na ich obiektywizm i łatwość kontynuacji, zwłaszcza w połączeniu z narzędziami decyzyjnymi.
W kategoriach praktycznych proces Root Cause Analysis można zdefiniować, w ogólnym zakresie, jako:
- zdefiniuj problem;
- identyfikuj możliwe przyczyny;
- zweryfikuj rzeczywiste przyczyny;
- zaproponuj rozwiązanie problemu;
- wprowadź rozwiązanie;
- analizuj wyniki.
W kontekście zarządzania wyższego szczebla, analiza przyczyn i skutków jest zazwyczaj stosowana w odniesieniu do odchyleń od celów, w celu zidentyfikowania głównych czynników, które doprowadziły do niepowodzenia w tym okresie.
Tak więc, zajmując się przyczynami odchyleń, menedżerowie starają się utrzymać cel blisko wartości, która ma być osiągnięta, a zatem zgodnie z oczekiwaniami firmy.
Istnieje kilka narzędzi Problem Root Cause Analysis, jednakże każde z nich ma swoje własne cechy szczególne.
Do każdego zespołu należy zdefiniowanie, które z najlepszych narzędzi analizy problemów zastosować w swoich realiach.
W tym miejscu zagłębimy się w 3 główne sposoby badania przyczyn źródłowych:
- Pareto chart;
- Fishbone – Ishikawa diagram metodologia badawcza;
- 5 Why’s metoda badawcza.
1- Root cause analysis – Pareto
Diagram Pareto jest praktycznym przykładem narzędzia, które pozwala zidentyfikować i wybrać elementy, które są odpowiedzialne za duży wpływ na poprawę procesu, czytaj dalej:
80% wyników jest spowodowanych przez 20% czynników.
To jest koncepcja analizy Pareto: 80/20
Z punktu widzenia metody identyfikacji problemów, można stwierdzić, że 80% problemów można rozwiązać poprzez leczenie 20% przyczyn.
Tak więc, aby stworzyć Diagram Pareto musimy:
- Zidentyfikować cel, który nie został osiągnięty w danym okresie;
- Wyodrębnić możliwe problemy, które doprowadziły do odchylenia od celu;
- Przypisać częstotliwość, z jaką się pojawiają lub stopień istotności;
- Posortować dane w porządku malejącym według częstotliwości | ważności;
- Oblicz procent odnoszący się do każdego elementu i utwórz nową kolumnę ze skumulowanym procentem serii;
- Utwórz wykres, w którym kolumny reprezentują częstotliwość, a wiersze skumulowane procenty;
- Wybierz problemy, które po dodaniu procentów reprezentują 80% czynników.
2- Analiza przyczyn źródłowych – Fishbone
Diagram fishbone, znany również jako diagram przyczyn i skutków oraz diagram Ishikawy, jest narzędziem graficznym używanym do mapowania przyczyn źródłowych problemu.
Dzięki swojej hierarchicznej formie, pozwala on na grupowanie i wizualizację kilku przyczyn, które są uważane za źródło problemu lub możliwości poprawy, które chcesz osiągnąć, oprócz ich wpływu na problem lub wynik.
W swojej strukturze analizy przyczynowo-skutkowej w celu zidentyfikowania pierwotnej przyczyny problemu, konstrukcja diagramu Ishikawy przebiega według następujących kroków:
- Wybierz problem, który chcesz przeanalizować;
- Przemyśl informacje dotyczące problemu;
- Brainstormuj problem, wraz z zespołem, wymieniając możliwe przyczyny, zarówno pierwotne, jak i wtórne;
- Zidentyfikuj przyczyny najbardziej istotne dla problemu i pogrupuj je zgodnie z 6M;
- Zaproponuj rozwiązania podniesionych przyczyn, zawsze miej osobę odpowiedzialną za wdrożenie rozwiązania.
Innym ważnym szczegółem w rozwiązywaniu problemów przyczyn źródłowych za pomocą diagramu Ishikawy jest wykorzystanie go jako metody identyfikacji 6 kategorii problemów zdefiniowanych przez Ishikawę, znanych jako 6Ms:
- Metoda: W jaki sposób wykonywana praca wpływa na problem?
- Maszyna: W jaki sposób sprzęt używany w procesie wpływa na problem?
- Środek: W jaki sposób metryki używane do pomiaru rozwoju działalności wpływają na problem?
- Środowisko: W jaki sposób środowisko, w którym opracowywana jest czynność, wpływa na problem?
- Materiały: W jaki sposób jakość i rodzaj użytych materiałów wpływa na problem?
- Praca: W jaki sposób ludzie zaangażowani w daną czynność wpływają na problem?
Pamiętaj: to tylko niektóre z możliwości kategorii, które można analizować za pomocą diagramu Ishikawy.
Wykorzystując metodologię badawczą fishbone w poszukiwaniu procesów jakościowych, musisz zdefiniować własne koncepcje, oparte na specyfice Twojego biznesu.
Dowiedz się więcej o tym narzędziu do analizy przyczyn źródłowych w tym wpisie na blogu: Czym jest diagram Ishikawy i jak go stworzyć?
3- Analiza przyczyn źródłowych – 5 whys
Narzędzie jakości 5 whys jest bardzo proste, ale nie mniej skuteczne.
Zaczyna się od zasady kopania w głąb problemu, próbując wydobyć przyczynę źródłową głębszego problemu.
Jest szeroko stosowany, gdy firma chce poprawić jakość swoich dostaw i przejść do ciągłego doskonalenia swoich procesów.
Został stworzony przez Taiichi Ohno, w latach 50-tych. Pracował on w Toyocie i zdał sobie sprawę z potrzeby poprawy jakości produktów firmy, aby zaspokoić potrzeby klientów.
Wykonujesz tę metodologię, zadając pytanie, dlaczego dany problem występuje, kolejno, pięć razy.
Po pięciu pytaniach Ohno wierzył, że będziesz w stanie ustalić prawdziwą pierwotną przyczynę problemu, i że można podjąć kroki w celu jej wyeliminowania i stworzyć proces, który zagwarantuje jakość dostaw.
Zastosowanie narzędzia jakości 5 dlaczego jest szczególnie odpowiednie dla problemów z kilkoma zmiennymi.
Gdy problemy stają się bardziej złożone, analizy różnych innych czynników stają się konieczne, a ta metoda nie jest wystarczająca do identyfikacji problemów.
Zalety stosowania narzędzi analizy przyczyn źródłowych
Na koniec pogrupowaliśmy niektóre z najczęściej stosowanych narzędzi analizy przyczyn źródłowych w procesach zarządzania.
Największe korzyści, jakie analiza przyczyn źródłowych może przynieść w Twojej firmie to:
- Wyrównanie: po przeszkody w osiąganiu wyników są otwarte do dyskusji dla całego zespołu;
- Głębokość: ponieważ analiza nie jest wykonywana powierzchownie, prawdopodobieństwo, że zespół może skupić się na prawdziwej przyczynie jest większe;
- Standaryzacja: więc wszystkie analizy podążają za tą samą metodą wykonania i mają na celu dotarcie do przyczyn źródłowych wszelkich procesów nie osiągających swoich celów.
Ale po odkryciu problemów i przeanalizowaniu ich przyczyn źródłowych, jak ustalić priorytety, które z nich zostaną rozwiązane w pierwszej kolejności?
W tym celu proponujemy dodatkowe narzędzie, macierz priorytetyzacji decyzji lub diagram decyzyjny, znany jako macierz GUT.
Jest ona bardzo prosta i łatwa w użyciu i powinna być stosowana zawsze, gdy masz wiele problemów do rozwiązania i nie wiesz, od którego z nich zacząć.
Macierz stworzona przez Charlesa Kepnera i Benjamina Tregoe w 1981 roku jest nadal dość użyteczna i działa w następujący sposób:
Powinieneś użyć poniższej tabeli do wystawienia oceny każdemu problemowi, od zera do pięciu, odnosząc się do 3 kryteriów:
- Grawitacja problemu;
- Urgency in solving it;
- Tendencja do potęgowania problemu.
Zrozum lepiej każde z kryteriów w diagramie decyzyjnym:
- Grawitacja: Dla tej koncepcji konieczne jest określenie, jak bardzo konsekwencje problemu wpłyną na realizację celów strategicznych firmy, bezpieczeństwo ludzi i społeczności.
- Pilność: Co się stanie, jeśli problem nie zostanie rozwiązany natychmiast? Czy można czekać, czy też działania zostaną sparaliżowane? Czy istnieje plan awaryjny? Rozważ te czynniki, aby określić szybkość, z jaką problem powinien zostać rozwiązany.
- Tendencja: Jakie jest prawdopodobieństwo, że problem będzie się pogłębiał, jeśli nie zostanie wkrótce rozwiązany? Czy wygląda na to, że utrudni funkcjonowanie firmy?
Na podstawie tych kryteriów przydziel punkty według następującej skali:
- To nie jest pilny problem ani poważny, nie powoduje natychmiastowych szkód.
- Trochę pilny, trochę poważny, a w dłuższej perspektywie tylko się pogorszy.
- Pilny i poważny, pogorszy się w perspektywie średnioterminowej.
- Bardzo pilny, pogorszy się w krótkim czasie.
- Niezwykle pilny i poważny. Musi zostać naprawiony teraz, zanim się pogorszy.
Włóż wyniki do macierzy decyzyjnej, pomnóż liczby i będziesz wiedział, że najwyższy wynik odpowiada problemowi, który musi zostać rozwiązany w pierwszej kolejności.
Teraz, gdy wiesz już tyle o najlepszych narzędziach do analizy przyczyn źródłowych i o tym, jak nadawać priorytety rozwiązaniom, co powiesz na poznanie oprogramowania, które obejmuje kilka narzędzi do zarządzania i zarządzania biznesem? Rozwiąż swoje problemy biznesowe w oparciu o rzeczywiste dane i skup się na wynikach!
Zrewolucjonizuj zarządzanie swoją firmą za pomocą STRATWs One
.