Free Press

An event manager nadzoruje projektowanie, konfigurację i realizację wydarzeń, które łączą ludzi. Wydarzenia te mogą obejmować zarówno małe spotkania networkingowe z udziałem kilkudziesięciu gości, jak i duże konferencje z tysiącami uczestników w ciągu kilku dni, a także wszystko pomiędzy nimi.

Niezależnie od zakresu, zarządzanie wydarzeniami jest zawsze przedsięwzięciem skoncentrowanym na ludziach. Twoim celem jest zapewnienie, że ludzie uzyskają jak najwięcej z danego wydarzenia, a ty ściśle współpracujesz z ludźmi, aby osiągnąć ten cel.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co sprawia, że zarządzanie wydarzeniami jest satysfakcjonującą karierą (jeśli jesteś człowiekiem!), jakie są podstawowe umiejętności skutecznego menedżera wydarzeń oraz jakie są sekrety sukcesu najlepszych profesjonalistów.

Co to jest zarządzanie wydarzeniami?

Zarządzanie wydarzeniami to zawód związany z zarządzaniem projektami, koncentrujący się na każdym aspekcie wydarzeń, od wyboru lokalizacji do śledzenia zadowolenia gości.

Jaka jest różnica między rolą event managera i event plannera?

W większości przypadków te nazwy stanowisk są synonimami. Wszelkie różnice, które istnieją między tymi rolami, sprowadzają się głównie do tego, jak firmy i specjaliści od wydarzeń definiują te stanowiska dla siebie. Na przykład, niektórzy mogą zdefiniować event managerów jako pracujących tylko na dużych imprezach lub obsługujących event-day tasks more than pre-event planning.

Ale, kiedy wyszukujesz oba terminy na LinkedIn lub innych tablicach z ofertami pracy – wiele z tych samych pozycji pojawia się w wynikach, podobnie jak „event designer” jobs. Ponadto, US Bureau of Labor Statistics umieszcza wszystkie te pozycje w ramach jednej kategorii zawodowej „Meeting, Convention, and Event Planners”.

Jakie są etapy procesu zarządzania wydarzeniami?

Istnieje pięć podstawowych etapów zarządzania wydarzeniem, choć każdy etap zawiera wiele zadań. Dodatkowo, zajęci event managerowie są zazwyczaj na różnych etapach dla wielu wydarzeń w danym czasie.

Etap 1: Badania, wyznaczanie celów i ocena wykonalności

Czy jesteś wewnętrznym menedżerem wydarzeń korporacyjnych, czy prowadzisz firmę zarządzającą wydarzeniami, która pracuje z różnymi klientami, pierwszym etapem jest określenie celu wydarzenia i ocena wykonalności wydarzenia. W wielu przypadkach będzie się to wydawało oczywiste. Ogólnym celem imprezy jest zebranie pieniędzy na nowe skrzydło biblioteki, uczczenie 20. rocznicy istnienia firmy lub wprowadzenie na rynek nowego produktu.

Ale istotne jest, aby uzyskać bardziej ziarniste. Oto kilka rzeczy, o które warto zapytać klienta lub przedyskutować z zespołem wewnętrznym:

• W przypadku imprez firmowych: Jakie jest uzasadnienie biznesowe? Czy przedstawisz jeden produkt czy kilka? Czy będzie element edukacyjny?
• Dla organizacji non-profit: Jaki jest konkretny cel fundraisingowy? Czy wydarzenie jest przeznaczone wyłącznie dla długoterminowych darczyńców? Czy wydarzenie zbiegnie się w czasie z nową wystawą?
• Dla ceremonii rozdania nagród: Czy F&B powinno odbyć się podczas ceremonii czy po niej? Czy powinna to być godzina koktajlowa na stojąco, czy spotkanie przy stole?
• Wydarzenia networkingowe: Czy chcesz poprawić poczucie wspólnoty w organizacji? Czy chcesz, aby goście dołączyli do nowej grupy zawodowej na Facebooku?
• Dla wydarzeń towarzyskich: Czy jest to impreza formalna czy na luzie? Jaki rodzaj muzyki powinien być, aby zapewnić wszystkim gościom wspaniały czas?

Ten pierwszy etap powinien również obejmować ocenę rentowności wydarzenia, co oznacza ustalenie budżetu wydarzenia i zorientowanie się, czy jest on zgodny z celem wydarzenia. Na przykład, organizacja non-profit może dowiedzieć się, że nie ma rezerw finansowych na galę fundraisingową. W takim przypadku organizacja non-profit może odłożyć galę na rok i zamiast tego zorganizować niedrogi festiwal food trucków z elementem fundraisingowym.

Faza 2: Wybierz swój temat i zaprojektuj wydarzenie

Następnie, menedżerowie wydarzeń projektują wydarzenie, aby spełnić określone cele. To tutaj pojawia się wstępny szkic Twojego wydarzenia.

• Co się wydarzy podczas wydarzenia?
• Kto będzie występował/mówił/nauczał?
• Kiedy i gdzie to nastąpi?
• Jaki jest planowany układ stołów, krzeseł, scen, podiów i F&B?
• Jaki jest planowany styl ustawienia, tła i innych elementów imprezy? (Nowoczesny, tradycyjny, romantyczny, steampunk, rustykalny?)

Jest to proces twórczy, który może obejmować kolor, dźwięk i projektowanie oświetlenia dla gal i innych bardziej teatralnych, wydarzeń skoncentrowanych na wydajności. W przypadku wydarzeń profesjonalnych, nacisk zostanie położony na ustalenie harmonogramu i działań seminaryjnych, markowe znaki i swag, oraz podjęcie decyzji o ewentualnych mówcach.

Menedżerowie wydarzeń i ich zespoły będą często współpracować przy użyciu cyfrowych narzędzi do obsługi wydarzeń, takich jak Social Tables, aby wszyscy rozumieli trajektorię planowania i mogli wcześnie zgłaszać wszelkie pojawiające się problemy.

Faza 3: Skup się na szczegółach dla udanego wydarzenia

Po tym jak event manager i jego zespół ustalą wizję wydarzenia, przechodzą do szczegółów. Ten etap obejmuje większą część procesu zarządzania wydarzeniem i może obejmować następujące elementy (w zależności od rodzaju wydarzenia):

• Wysyłanie RFP do miejsc i sprzedawców.
• Zatrudnianie miejsc, sprzedawców, mówców i wykonawców (i bycie przygotowanym z zapasowymi wyborami).
• Finalizowanie umów z miejscami, sprzedawcami, mówcami i wykonawcami.
• Budowanie strony internetowej wydarzenia i dostosowanej aplikacji wydarzenia.
• Projektowanie ankiet po wydarzeniu.
• Wysyłanie zaproszeń dla gości.
• Pisanie hashtagów wydarzenia i uruchomienie kampanii w mediach społecznościowych przed wydarzeniem.
• Śledzenie RSVP i liczby rejestracji na wydarzenie.
• Komunikacja z uczestnikami.
• Marketing wydarzenia i zasięg.
• Dyskutowanie harmonogramu wydarzenia z prelegentami i wykonawcami.
• Uaktualnienia dla klientów i walkthroughs.
• Szkolenie personelu i wolontariuszy
• Projektowanie i finalizowanie krytycznych dokumentów wydarzenia, takich jak oś czasu wydarzenia i BOE.
• Sprawdzanie usług wifi i komórkowych, szczególnie w przypadku wydarzeń o dużym natężeniu technologicznym.
• Organizacja transportu i usług parkingowych.
• Projektowanie procesu odprawy i tworzenie oznakowania.
• Budowanie toreb z nagrodami i markowych towarów.

Faza 4: Realizacja wydarzenia

To jest główne wydarzenie dla każdego menedżera wydarzeń! To tutaj wszystkie poprzednie etapy ożywają w dniu wydarzenia i dają efekt w postaci wydarzenia, które goście doceniają i lubią.

Zależnie od zakresu imprezy, przygotowanie może rozpocząć się rano lub kilka dni wcześniej. Realizacja wydarzenia pociąga za sobą:

• Wystawienie sprzedawców i dostawców wydarzenia i ustawienie.
• Ustawienie stołów i krzeseł, dekoracji, aranżacji kwiatowych, stołów bufetowych, sceny i podium.
• Ostatnie przejścia, kontrole dźwięku i kontrole technologii.
• Przybycie gości i sprawdzenie wydarzenia.
• Obsługa gości i komunikacja.
• Obsługa F&B.
• Zarządzanie nieoczekiwanymi problemami i nagłymi wypadkami.
• Sprawdzanie, czy mówcy i wykonawcy mają to, czego potrzebują i rozumieją swoje wskazówki.
• Przedstawienia i przemówienia.
• Ściany mediów społecznościowych i ankiety dla uczestników.
• Rozdawanie toreb z pamiątkami.
• Zarządzanie wyjściami gości.

Etap 5: Komunikacja z gośćmi po wydarzeniu i podsumowanie zespołu

Wyjątkowi event managerowie nie uznają wydarzenia za zakończone, dopóki nie zrozumieją, jak goście, wolontariusze, klienci i członkowie zespołu zareagowali na wydarzenie. Zaczyna się to już podczas samego wydarzenia, gdy menedżerowie wydarzeń obserwują reakcje gości, rozmawiają z uczestnikami i sprawdzają, czy obsługa gości nie ma problemów.

Następnie wysyłają ankietę po wydarzeniu w czasie od 12 do 48 godzin po wydarzeniu. Event managerowie projektują ankiety po imprezie, aby uzyskać jak najwięcej odpowiedzi, utrzymując je krótkie, proste i przyjazne.

Z odpowiedziami w ręku, event managerowie spotykają się z klientami, aby omówić ich zadowolenie z wyników wydarzenia i wyników ankiety. Na koniec omawiają ze swoim zespołem wewnętrznym, co poszło dobrze, a co źle, i opracowują plan działania, aby uniknąć podobnych problemów podczas kolejnego wydarzenia.

Jakich umiejętności potrzebuje event manager?

Przede wszystkim event managerowie potrzebują umiejętności pracy z ludźmi. Praca ta wymaga ciągłych interakcji z klientami, zespołami planowania imprez, zespołami dostawców i miejsc oraz gośćmi. Każdego dnia event managerowie pracują ramię w ramię zarówno z członkami zespołu, których dobrze znają, jak i z osobami, które dopiero poznają. Inne niezbędne umiejętności event managerów to:

• Możliwość bycia zorganizowanym jak Marie Kondo
• Umiejętność wielozadaniowości
• Miłość pracy w nocy i w weekendy
• Szybka komunikacja i umiejętność słuchania
• Głęboka studnia kreatywnych pomysłów
• Znajduje przyjemność w szybkopaced work environment
• Ability to focus amid pandemonium
• Flexibility when inevitable challenges arise
• Confidence in decision making
• Willness to learn and expand skills
• Passion for the dynamic industry

Read the must-have skills for event planners to take a deeper dive into 6 event industry career skills.

3 Secrets About Dealing with Event Management Responsibilities from Top Event Managers

Poza powyższymi umiejętnościami, zebraliśmy kilka nieoczekiwanych wskazówek od doświadczonych event managerów. Oto kilka innych cech, które ich zdaniem mogą prowadzić do sukcesu w branży zarządzania wydarzeniami:

Bądź spokojny w czasie burzy

Rzeczy pójdą źle, to jest oczywiste. Nie bądź zaskoczony, gdy coś nie dotrze lub zostanie dostarczone w niewłaściwe miejsce, znak jest źle napisany, coś się zepsuje, ktoś się spóźni…itd. Zachowaj zimną krew i użyj swojego mentalnego zestawu narzędzi, aby rozwiązać i zaradzić sytuacji. Event planner może rozwiązać ogromne problemy z uśmiechem i utrzymać wszystkich innych w spokoju, tak aby nie powodować więcej stresu. Kiedy masz wątpliwości, po prostu użyj trochę Vanilla Ice… „Jeśli jest problem, to go rozwiążę” – Victoria Blasich, Marketing Manager w firmie marketingowej Freemind Seattle. Fragment z Habits of a Successful Event Manager, bloga gościnnego dla strony Northwest Event Show.

Rozwijaj swój spryt biznesowy

Eventy są usługą i muszą być organizowane w sposób biznesowy. Imprezy nie tylko muszą przyciągnąć odpowiednio dużą publiczność, ale również liczby muszą się sumować. Event managerowie muszą mieć głowę do interesów. Coraz częściej wymaga się od nich wiedzy na temat funkcjonowania sektora biznesowego. Potrzebują instynktu handlowego, który zapewni, że kluczowe decyzje będą podejmowane w kontekście tego, co ma największy sens biznesowy. Co jest najlepsze dla bilansu wydarzenia, a nie tylko dla samego wydarzenia? Na pewnym etapie procesu planowania wydarzenia będziesz musiał podjąć trudne decyzje dotyczące kierunku, w jakim zmierza Twoje wydarzenie. Decyzje te trzeba podejmować z głową, a nie z sercem. Ponownie, są to trudne decyzje i nie zawsze mile widziane przez zespół. – Chris Powell, The Event Expert. Fragment artykułu „7 kluczowych umiejętności skutecznego event managera” na blogu The Event Expert.

Engage with (and learn from) others

Media społecznościowe przełamują bariery i są świetnym sposobem, aby być na bieżąco i łączyć się z influencerami, którzy mogą rzucić wyzwanie twojemu sposobowi myślenia i pracy. Weź udział w czatach na Twitterze, dołącz do grup na LinkedIn i wnieś swój wkład, oglądaj liderów myśli na YouTube, aby zobaczyć nowe perspektywy i wyzwolić nowe pomysły. Idź na wydarzenia branżowe i wysłuchaj najlepszych mówców w świecie wydarzeń. Poczuj się zainspirowany przez szybko rozwijającą się i ekscytującą branżę, której jesteś częścią. – Becki Cross, Dyrektor Zarządzający i Event Strategist w Event Northern Ltd. Fragment z 10 Ways to Be a Better Event Manager na Event Manager Blog.

Na koniec częsta perła mądrości, która pochodzi od większości event managerów: zadbaj o siebie. Zarządzanie i planowanie wydarzeń to notorycznie stresujący zawód. Jeśli kontynuujesz karierę w zarządzaniu wydarzeniami, ważne jest, abyś przyjął strategię redukcji stresu, aby zapobiec wypaleniu.

Teraz wiesz wszystko o tym, co robi event manager!

Odkryj, jak oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami Social Tables może pomóc Ci wyostrzyć Twoje umiejętności zawodowe. Albo poznaj najważniejsze kroki do rozpoczęcia działalności związanej z zarządzaniem wydarzeniami.