Free Press

Podobnie jak w przypadku definiowania studiów nad komunikacją, istnieje wiele definicji komunikacji organizacyjnej. Deetz argumentuje, że jednym ze sposobów, aby oświecić nasze rozumienie komunikacji organizacyjnej jest porównanie różnych podejść. Jednakże, dla celów tego tekstu, chcemy zdefiniować komunikację organizacyjną, abyście mieli ramy odniesienia dla zrozumienia tego rozdziału. Nasza definicja nie jest ostateczna, ale tworzy punkt wyjścia do zrozumienia tej specjalizacji studiów nad komunikacją.

Definiujemy komunikację organizacyjną jako wysyłanie i odbieranie wiadomości wśród powiązanych ze sobą jednostek w określonym środowisku lub otoczeniu, aby osiągnąć indywidualne i wspólne cele. Komunikacja organizacyjna jest wysoce kontekstowa i zależna od kultury. Jednostki w organizacjach przekazują wiadomości poprzez kanały bezpośrednie, pisemne i pośrednie.

Komunikacja organizacyjna pomaga nam 1) realizować zadania związane z określonymi rolami i obowiązkami w zakresie sprzedaży, usług i produkcji; 2) zaaklimatyzować się do zmian poprzez indywidualną i organizacyjną kreatywność i adaptację; 3) realizować zadania poprzez utrzymywanie polityki, procedur lub przepisów, które wspierają codzienne i ciągłe działania; 4) rozwijać relacje, w których „ludzkie komunikaty są skierowane do ludzi w organizacji – ich postaw, morale, satysfakcji i spełnienia” (Goldhaber 20); oraz 5) koordynować, planować i kontrolować działania organizacji poprzez zarządzanie (Katz & Kahn; Redding; Thayer). Komunikacja organizacyjna to sposób, w jaki organizacje reprezentują, przedstawiają i tworzą swój klimat i kulturę organizacyjną – postawy, wartości i cele, które charakteryzują organizację i jej członków.

Komunikacja organizacyjna w dużej mierze skupia się na budowaniu relacji i interakcji z wewnętrznymi członkami organizacji oraz zainteresowanymi zewnętrznymi odbiorcami. Jak wyjaśnia Mark Koschmann w swoim animowanym filmie na YouTube, mamy dwa sposoby patrzenia na komunikację organizacyjną. Konwencjonalne podejście koncentruje się na komunikacji wewnątrz organizacji. Drugie podejście to komunikacja jako organizacja – co oznacza, że organizacje są wynikiem komunikacji pomiędzy tymi, którzy się w nich znajdują. Komunikacja to nie tylko przekazywanie wiadomości pomiędzy nadawcami i odbiorcami. Komunikacja dosłownie konstytuuje, lub tworzy, nasz świat społeczny. Duża część naszej komunikacji polega na wysyłaniu i odbieraniu względnie bezproblemowych wiadomości oraz działaniu w oparciu o te informacje. Innym razem sprawy są nieco bardziej skomplikowane, na przykład gdy trzeba rozwiązać konflikt z bliskim przyjacielem lub członkiem rodziny. W takich sytuacjach dzieje się znacznie więcej niż tylko wymiana informacji. W rzeczywistości angażujesz się w złożony proces nadawania znaczeń i negocjowania zasad stworzonych przez zaangażowane osoby.

Aby organizacje mogły odnosić sukcesy, muszą mieć kompetentnych komunikatorów. Badania nad komunikacją organizacyjną pokazują, że organizacje polegają na skutecznej komunikacji i efektywnych umiejętnościach komunikacyjnych swoich członków. Wiele badań (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) identyfikuje skuteczną komunikację ustną i pisemną jako najbardziej poszukiwane umiejętności przez tych, którzy kierują organizacjami. Amerykański Departament Pracy uznał kompetencje komunikacyjne za najważniejszą umiejętność, która jest niezbędna pracownikom XXI wieku do osiągnięcia sukcesu organizacyjnego (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). Public Forum Institute utrzymuje, że pracownicy muszą posiadać umiejętności w zakresie prezentacji publicznej, słuchania i komunikacji interpersonalnej, aby dobrze prosperować w organizacji.

Organizacje poszukują ludzi, którzy potrafią wykonywać i wydawać polecenia, dokładnie słuchać, dostarczać użytecznych informacji zwrotnych, dogadywać się ze współpracownikami i klientami, nawiązywać kontakty, dostarczać użytecznych informacji, dobrze pracować w zespołach, twórczo i krytycznie rozwiązywać problemy i prezentować pomysły w zrozumiały sposób. Rozwijanie świadomości i skuteczności komunikacji organizacyjnej to coś więcej niż tylko posiadanie know-how lub wiedzy. Efektywna komunikacja organizacyjna obejmuje wiedzę, jak tworzyć i wymieniać informacje, pracować z różnymi grupami lub jednostkami, komunikować się w skomplikowanych i zmieniających się okolicznościach, jak również posiadać predyspozycje lub motywację do komunikowania się w odpowiedni sposób.

Jak już wiesz, nauka o komunikacji jest głęboko zakorzeniona w ustnych tradycjach retorycznych starożytnego Rzymu i Grecji. Podobnie jak wiele wczesnych koncepcji, które ukształtowały tę dyscyplinę, niektóre z fundamentalnych zasad komunikacji organizacyjnej wywodzą się ze Wschodu. Już w czwartym wieku chińscy uczeni skupili się na „problemach komunikowania się w ramach rozległej biurokracji rządowej, jak również pomiędzy rządem a ludźmi” (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Starożytni uczeni wschodni skupili się na przepływie informacji, wierności przekazu i jakości informacji w ramach ich rządowej biurokracji (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Te nadal pozostają obszarami zainteresowania komunikacji organizacyjnej, których nauczysz się na swoich dzisiejszych zajęciach.

Podobnie jak większość specjalizacji naszego pola, komunikacja organizacyjna rozpoczęła się w połowie XX wieku od pracy P. E. Lull i W. Charles Redding na Uniwersytecie Purdue (Putnam & Cheney). W epoce przemysłowej, komunikacja organizacyjna koncentrowała się na wydajności pracowników, strukturze organizacyjnej i ogólnej efektywności organizacyjnej. Dzięki tej pracy ludzie byli zainteresowani wyższymi zyskami i efektywnością menedżerską. Follett jest często określana jako pierwszy konsultant ds. zarządzania w Stanach Zjednoczonych (Stohl). Skupiła się ona w szczególności na złożoności komunikatów, odpowiednim doborze kanałów oraz partycypacji pracowników w organizacjach. Bernard umieścił komunikację w sercu każdego procesu organizacyjnego, argumentując, że ludzie muszą być w stanie współdziałać ze sobą, aby organizacja odniosła sukces.

Jako specjalizacja w naszej dziedzinie, komunikacja organizacyjna może być prawdopodobnie prześledzona z powrotem do książki Alexandra R. Herona z 1942 roku, Sharing Information With Employees, która spojrzała na komunikację menedżer-pracownik (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam i Cheney stwierdził, że specjalizacja „komunikacji organizacyjnej wyrosła z trzech głównych tradycji komunikacji mowy: przemówienie publiczne, perswazja i badania nauk społecznych na temat komunikacji interpersonalnej, małych grup i masowej” (131). Wraz z treningiem wystąpień publicznych dla kadry kierowniczej firm już w latach 20-tych (Putnam & Cheney), wczesne prace takie jak Dale Carnegie’s How to Win Friends and Influence People z 1936 roku skupiały się na niezbędnych umiejętnościach prezentacji ustnej i komunikacji pisemnej dla menedżerów, aby odnieść sukces w organizacjach.

Redding i Thompkins identyfikują trzy okresy w rozwoju komunikacji organizacyjnej. Podczas Ery Przygotowań (1900 do 1940) położono wiele podwalin pod dyscyplinę, którą znamy dzisiaj. Uczeni podkreślali znaczenie komunikacji w organizacjach. W tym czasie główny nacisk kładziono na przemówienia publiczne, pisma biznesowe, komunikację kierowniczą i perswazję. Era Identyfikacji i Konsolidacji (1940-1970) to początki komunikacji biznesowej i przemysłowej, w której pewne relacje grupowe i organizacyjne zostały uznane za ważne. Podczas Ery Dojrzałości i Innowacji (1970-obecnie), badania empiryczne wzrosły, „w towarzystwie innowacyjnych wysiłków w celu opracowania koncepcji, założeń teoretycznych i krytyki filozoficznej” (Redding & Thompkins 7).

As with other specializations over the last century, organizational communication has evolved dramatically as dialogue between business and academic contexts. Redding i Thompson stwierdzają, że „do 1967 lub 1968 roku komunikacja organizacyjna osiągnęła w końcu przynajmniej umiarkowany sukces w dwóch aspektach: zerwała swoje 'biznesowe i przemysłowe’ kajdany i zyskała rozsądną miarę uznania jako jednostka godna poważnych studiów akademickich” (18).

Jak komunikacja ewoluuje, badania nadal się rozwijają, a komunikacja organizacyjna nadal się redefiniuje. W początkowym okresie obszar ten koncentrował się na liderach prowadzących publiczne prezentacje. Ostatnio nacisk został położony na wszystkie poziomy interakcji w organizacjach. Ponieważ relacje interpersonalne stanowią dużą część komunikacji organizacyjnej, wiele badań koncentruje się na tym, jak relacje interpersonalne są prowadzone w ramach hierarchii organizacyjnych.

Nowoczesne badania nad komunikacją organizacyjną zostały podsumowane w osiem głównych tradycji: 1) kanały komunikacyjne, 2) klimat komunikacyjny, 3) analiza sieciowa, 4) komunikacja przełożony-podwładny, 5) perspektywa przetwarzania informacji, 6) perspektywa retoryczna, 7) perspektywa kulturowa oraz 8) perspektywa polityczna (Putnam i Cheney; Kim) Od lat 80. XX wieku specjalizacja ta rozszerzyła się o prace dotyczące kultury organizacyjnej, władzy i zarządzania konfliktami oraz retoryki organizacyjnej. Jeśli miałbyś wziąć udział w kursie komunikacji organizacyjnej w swoim kampusie, znaczna część czasu zostanie poświęcona na rozwijanie umiejętności w zakresie socjalizacji organizacyjnej, prowadzenia rozmów, prezentacji indywidualnych i grupowych, tworzenia pozytywnych relacji w pracy, oceny wydajności, rozwiązywania konfliktów, zarządzania stresem, podejmowania decyzji i komunikowania się z zewnętrznymi odbiorcami.

Patrząc wstecz na Rozdział Szósty, przyjrzeliśmy się trzem podstawowym sposobom prowadzenia badań przez badaczy komunikacji. Kiedy badamy komunikację organizacyjną, możemy szukać metod ilościowych, aby przewidzieć zachowania, lub metod jakościowych, aby zrozumieć zachowania. Możemy użyć metod jakościowych, aby zbadać komunikację w naturalnym środowisku organizacji w celu zrozumienia kultur organizacyjnych i ich funkcjonowania (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

Podejścia krytyczne postrzegają organizacje jako „miejsca dominacji” (Miller 116), gdzie pewne jednostki są marginalizowane lub poszkodowane przez opresyjne grupy lub struktury. Najczęściej w centrum zainteresowania tej linii badawczej znajduje się tożsamość płciowa lub etniczna, która przejawia się w organizacjach. Badacz krytyczny wykorzystuje interpretacyjne techniki badawcze podobne do tych stosowanych w kulturoznawstwie. Patrząc na coś takiego, jak broszura firmowa lub podręcznik pracownika organizacji, krytyczny badacz ujawni polityczne przesłania, które mogą być niekorzystne dla poszczególnych grup ludzi.