Free Press

Możliwe, że Twoja organizacja, bez względu na jej wielkość, wykorzystuje proces zamówienia zakupu i proces zamówień w celu zarządzania wydatkami w jakiejś formie. Zdigitalizowany i zautomatyzowany proces zamówień i zamówień zakupu może przynieść Twojej firmie wiele kluczowych korzyści. Stanie się to szczególnie jasne, gdy nadejdzie czas audytu rachunków finansowych i odkryjesz, że masz jasny ślad papieru do naśladowania.

Aby lepiej zrozumieć proces przed czerpaniem zamierzonych korzyści, podzieliliśmy proces zamówień dla Ciebie krok po kroku poniżej.

Zamówienie zakupu i proces zamówienia zakupu

Zamówienie zakupu jest dokumentem handlowym utworzonym przez kupującego, który oficjalnie potwierdza zamówienie i upoważnia do transakcji zakupu towarów lub usług od zamierzonego dostawcy.

Zlecenia zakupu są przydatne, ponieważ określają jasne oczekiwania Twojej firmy, które mogą być wykorzystane do sprawdzenia, czy zamówienie jest dostarczane zgodnie z ustaleniami. Są one prawnie wiążące, a ostatecznie mogą pomóc Ci pozostać w budżecie, pomóc w audytach finansowych i pomóc firmie śledzić i zarządzać zamówieniami efficiently.

Krok 1: Tworzenie zamówienia zakupu

Pierwszym krokiem jest stworzenie zamówienia zakupu, które różni się od zamówienia zakupu. Zamówienie zakupu jest formą, którą Twoja firma produkuje wewnętrznie i przesyła do działu zakupów Twojej firmy, dostarczając listę pozycji, które chce zatwierdzić przez dział zakupów. To nie jest aż do działu zakupów zatwierdził rekwizycji, że zamówienie zakupu zostanie wygenerowany.

Korzyści z zakupu rekwizycji nie może być przeceniona. Korzyści te obejmują możliwość wyodrębnienia strategicznych dostawców i skonsolidować całkowitą liczbę dostawców, oszczędzając czas i pieniądze; zmniejszenie wydatków nietypowych; usprawnienie wydatków biznesowych; i obniżyć całkowite koszty rekwizycji zarówno zewnętrznie i wewnętrznie.

Krok drugi: Wydanie zamówienia zakupu

Jest to kluczowy krok, w którym Twoja firma może zobaczyć natychmiastową wartość w automatyzacji i cyfryzacji procesu zamówień. W niektórych firmach procesy ręczne dyktują, że zamówienie zakupu nie może zostać zatwierdzone, dopóki nie zostanie fizycznie podpisane przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia. Jeśli zamiast tego odbywa się to za pośrednictwem poczty elektronicznej lub przy użyciu oprogramowania do e-zamówień, można to osiągnąć znacznie szybciej.

Po zatwierdzeniu, zakup requisition stanowi podstawę zamówienia zakupu, który będzie zarys wniosku o zakup. W ten sposób powstaje formalna umowa między Tobą a danym dostawcą. Zamówienie zakupu powinno zawierać datę, ceny, dostawę, uzgodnione warunki (na przykład, wszelkie rabaty), numer zamówienia zakupu i ramy czasowe dla płatności.

Krok trzeci: Dostawca otrzymuje zamówienie zakupu

Należy pamiętać, że dostawca może zażądać poprawek, jeśli niektóre szczegóły są nieprawidłowe lub nie do przyjęcia dla dostawcy. Dostawca może następnie zatwierdzić zmienione zamówienie zakupu i odesłać je z powrotem do Ciebie, albo za pośrednictwem poczty elektronicznej lub platformy e-zamówień.

Krok czwarty: Purchaser Files the Purchase Order

Once the purchaser records the purchase order, the process is more or less complete. Nie chciałbyś pominąć tego kroku, ponieważ złożenie zamówień zakupu znacznie pomoże Ci, jeśli chodzi o Twoje audyty finansowe.

Krok piąty: Zatwierdzenie i płatność

Po wykonaniu powyższych czterech kroków, produkt lub usługa jest dostarczana zgodnie z umową i ostatecznie zostanie sprawdzona w stosunku do samego dokumentu zamówienia zakupu. Jeśli usługa została wykonana zgodnie z warunkami zamówienia zakupu, płatność zostanie dokonana zgodnie z przeznaczeniem.

Krok końcowy: Zadawaj ważne pytania

Choć zabezpieczenie zamówienia zakupu może być powodem do świętowania, nadal zaleca się, abyś dołożył należytej staranności w celu zrozumienia wszelkich przyszłych implikacji tego zamówienia. Czy sprawdziłeś historię kredytową dostawcy? Czy mają oni „rabaty lojalnościowe”, o których powinieneś wiedzieć?

Jako zespół możesz całościowo przygotować się do kolejnych kroków, zadając wszystkie pytania typu „co by było, gdyby”, które dotyczą Twojej firmy. W tym przygotowaniu należy pamiętać o włączeniu do dyskusji całego zespołu, w tym zespołu księgowego, zespołu magazynowego, zespołu IT i tak dalej.

Koszty wystawiania i przetwarzania zamówień zakupu mogą być różne, w zależności od firmy i jej potrzeb. Chociaż byłoby wskazane, aby nie spędzać zbyt dużo czasu na ocenę dokładnych kosztów, warto wiedzieć, że typowe koszty zamówienia zakupu może być około 35,88 dolarów za transakcję. Koszty te można znacznie obniżyć, nawet o 90%, wdrażając oprogramowanie do składania zamówień zakupu i zamówień.

Przejmij kontrolę nad zamówieniami zakupu dzięki ProcurePort:

Oprogramowanie do składania zamówień zakupu w chmurze firmy ProcurePort pomaga nadzorować wydatki, ograniczyć nietypowe wydatki, skrócić czas poświęcany na zamówienia zakupu i zapewnić większą kontrolę nad przedsiębiorstwem.Aby zamówić demo oprogramowania ProcurePort do e-zamówień w chmurze, skontaktuj się z nami już dziś.

.