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Un event manager supervisiona la progettazione, l’allestimento e l’esecuzione di eventi che riuniscono le persone. Questi eventi possono andare da piccole riunioni di networking con poche decine di ospiti a conferenze su larga scala con migliaia di partecipanti per diversi giorni, e tutto ciò che sta in mezzo.

Non importa la loro portata, la gestione degli eventi è sempre un impegno incentrato sulle persone. Il tuo obiettivo è garantire che le persone ottengano il massimo da un dato evento, e tu lavori a stretto contatto con le persone per raggiungere questo obiettivo.

Continua a leggere per sapere cosa rende la gestione degli eventi una carriera gratificante (se sei una persona che ama le persone!), le abilità essenziali di un event manager di successo e i segreti del successo dei migliori professionisti.

Che cos’è la gestione degli eventi?

L’event management è una professione di project management che si concentra su ogni aspetto degli eventi, dalla scelta della location al follow up sulla soddisfazione degli ospiti.

Qual è la differenza tra il ruolo di un event manager e quello di un event planner?

Per la maggior parte, questi titoli sono sinonimi. Le differenze che esistono tra i ruoli dipendono principalmente da come le aziende e i professionisti degli eventi definiscono le posizioni per se stessi. Per esempio, alcuni possono definire gli event manager come persone che lavorano solo su eventi su larga scala o che si occupano di compiti del giorno dell’evento più che della pianificazione pre-evento.

Ma, quando si cercano entrambi i termini su LinkedIn o altre agenzie di lavoro, molte delle stesse posizioni appaiono nei risultati, così come i lavori di ‘event designer’. Inoltre, il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti mette tutte queste posizioni sotto la singola categoria occupazionale ‘Meeting, Convention, and Event Planners’.

Quali sono le fasi del processo di gestione degli eventi?

Ci sono cinque fasi di base della gestione degli eventi, anche se ogni fase contiene più compiti. Inoltre, i manager di eventi impegnati sono tipicamente in fasi diverse per numerosi eventi in qualsiasi momento.

Fase 1: Ricerca, definizione dell’obiettivo e valutazione della fattibilità

Sia che tu sia un manager di eventi aziendali in-house, sia che tu gestisca una società di gestione eventi che lavora con vari clienti, la prima fase è definire l’obiettivo del tuo evento e valutare la fattibilità dell’evento. In molti casi, questo sembrerà ovvio. L’obiettivo generale dell’evento è quello di raccogliere fondi per una nuova ala della biblioteca, celebrare il 20° anniversario di una società o lanciare un nuovo prodotto.

Ma è essenziale diventare più granulare. Ecco alcune cose da chiedere al tuo cliente o da discutere con il tuo team interno:

• Per gli eventi aziendali: Qual è il business case? Presenterete un solo prodotto o diversi? Ci sarà una componente educativa?
• Per le organizzazioni non profit: Qual è l’obiettivo specifico di raccolta fondi? L’evento è esclusivamente per i donatori a lungo termine? L’evento coinciderà con una nuova mostra?
• Per le cerimonie di premiazione: La F&B dovrebbe avvenire durante la cerimonia o dopo? Dovrebbe essere un’ora di cocktail in piedi o un evento seduto?
• Per gli eventi di networking: Vuoi migliorare il senso di comunità all’interno di un’organizzazione? Vuoi che gli ospiti si uniscano a un nuovo gruppo professionale su Facebook?
• Per eventi sociali: È un evento formale o rilassato? Che tipo di musica dovrebbe esserci per assicurare che tutti gli ospiti si divertano?

Questa prima fase dovrebbe anche includere una valutazione della fattibilità dell’evento, il che significa stabilire un budget per l’evento e capire se è in linea con l’obiettivo dell’evento. Per esempio, un’organizzazione non-profit potrebbe scoprire di non avere le riserve finanziarie per una raccolta fondi di gala. In questo caso, l’organizzazione non-profit può rimandare il gala per un anno e organizzare invece un festival di food truck a basso costo con un elemento di raccolta fondi.

Fase 2: Scegliere il tema e progettare l’evento

Poi, gli event manager progettano l’evento per soddisfare gli obiettivi specificati. È qui che si mette a fuoco l’abbozzo del tuo evento.

• Cosa succederà durante l’evento?
• Chi si esibirà/ parlerà/ insegnerà?
• Quando e dove succederà?
• Qual è la disposizione prevista di tavoli, sedie, palchi, podi e F&B?
• Qual è lo stile previsto per l’ambientazione, lo sfondo e gli altri elementi dell’evento? (Moderno, tradizionale, romantico, steampunk, rustico?)

Questo è un processo creativo che può includere il colore, il suono e il design delle luci per le serate di gala e altri eventi più teatrali, incentrati sulla performance. Per gli eventi professionali, l’attenzione si concentrerà sulla definizione di linee temporali e attività seminariali, segni di marca e swag, e la decisione su possibili altoparlanti.

Gli event manager e i loro team spesso collaborano su strumenti digitali di servizi per eventi come Social Tables, in modo che tutti comprendano la traiettoria della pianificazione e possano segnalare eventuali problemi che sorgono in anticipo.

Fase 3: Concentrarsi sui dettagli per un evento di successo

Una volta che l’event manager e il suo team hanno definito una visione dell’evento, passano ai dettagli. Questa fase comprende la maggior parte del processo di gestione dell’evento e può includere quanto segue (a seconda del tipo di evento):

• Invio di RFP a sedi e fornitori.
• Assunzione di sedi, fornitori, oratori e performer (ed essere preparati con scelte di riserva).
• Finalizzazione dei contratti con sedi, fornitori, oratori e performer.
• Costruire un sito web dell’evento e un’app personalizzata per l’evento.
• Progettare sondaggi post-evento.
• Inviare gli inviti degli ospiti.
• Scrivere gli hashtag dell’evento e lanciare la campagna social media pre-evento.
• Tracciare le RSVP e i numeri di registrazione all’evento.
• Comunicazione con i partecipanti.
• Marketing e outreach dell’evento.
• Discutere il programma dell’evento con i relatori e gli artisti.
• Aggiornamenti del cliente e walkthroughs.
• Formazione dello staff dell’evento e dei volontari
• Progettazione e finalizzazione dei documenti critici dell’evento, come la timeline dell’evento e il BOE.
• Controllare il servizio wifi e di telefonia mobile dell’evento, specialmente per gli eventi ad alto contenuto tecnologico.
• Organizzare il trasporto e i servizi di parcheggio.
• Progettare il processo di check-in dell’evento e creare la segnaletica.
• Costruire borse swag e merchandising di marca.

Fase 4: Esecuzione dell’evento

Questo è l’evento principale per ogni event manager! Questo è il momento in cui tutte le fasi precedenti prendono vita il giorno dell’evento e producono un evento che gli ospiti apprezzano e godono.

A seconda della portata dell’evento, l’allestimento può iniziare la mattina dell’evento o qualche giorno prima. L’esecuzione dell’evento comporta:

• Il bump in e il set up dei fornitori dell’evento.
• L’allestimento di tavoli e sedie, centrotavola, composizioni floreali, tavoli da buffet, palco e podi.
• Passaggi finali, controlli del suono e della tecnologia.
• Arrivo degli ospiti e check-in dell’evento.
• Servizi per gli ospiti e comunicazione.
• Servizio F&B.
• Gestione dei problemi e delle emergenze inaspettate.
• Controllo che gli oratori e gli artisti abbiano ciò di cui hanno bisogno e capiscano le loro battute.
• Performance e discorsi.
• Pareti dei social media e sondaggi dei partecipanti.
• Consegna delle swag bags.
• Gestire le uscite degli ospiti.

Fase 5: Comunicazioni con gli ospiti dopo l’evento e debriefing del team

Gli event manager d’eccezione non considerano un evento finito finché non capiscono come gli ospiti, i volontari, i clienti e i membri del team hanno risposto all’evento. Questo inizia durante l’evento stesso, con gli event manager che osservano le reazioni degli ospiti, parlano con i partecipanti e controllano i servizi per gli ospiti riguardo a qualsiasi problema.

Poi, inviano un sondaggio post-evento da 12 a 48 ore dopo l’evento. I manager di eventi progettano i sondaggi post-evento per ottenere il maggior numero di risposte mantenendoli brevi, semplici e amichevoli.

Con le risposte in mano, i manager di eventi si incontrano con i clienti per discutere la loro soddisfazione con i risultati dell’evento e i risultati del sondaggio. Infine, discuteranno cosa è andato bene e cosa è andato male con il team interno, e svilupperanno un piano d’azione per evitare problemi simili al prossimo evento.

Che competenze ha bisogno un event manager?

Soprattutto, gli event manager hanno bisogno di capacità umane. Il lavoro richiede interazioni costanti con i clienti, i team di pianificazione degli eventi, i team dei fornitori e delle sedi e gli ospiti. Ogni singolo giorno, i manager di eventi lavorano fianco a fianco sia con i membri del team che conoscono bene sia con persone che hanno appena incontrato. Altre abilità essenziali dei manager di eventi includono:

• Un’abilità alla Marie Kondo di rimanere organizzati
• La capacità di lavorare in multitasking
• Sono felice di lavorare di notte e nei weekend
• Capacità di comunicazione e di ascolto
• Un pozzo profondo di idee creative
• Trova piacere in un ambiente di lavoro
• Capacità di concentrarsi in mezzo al pandemonio
• Flessibilità quando sorgono sfide inevitabili
• Fiducia nel prendere decisioni
• Volontà di imparare ed espandere le competenze
• Passione per un’industria dinamica

Leggi le competenze necessarie per i pianificatori di eventi per fare un’immersione più profonda in 6 competenze professionali nel settore degli eventi.

3 segreti su come affrontare le responsabilità di gestione degli eventi dai migliori manager di eventi

Oltre alle competenze di cui sopra, abbiamo raccolto alcuni consigli inaspettati da manager di eventi esperti. Ecco alcune altre qualità che credono possano portare al successo nell’industria della gestione degli eventi:

Siiii calmi nella tempesta

Le cose andranno male, questo è un dato di fatto. Non essere sorpreso quando qualcosa non arriva o viene consegnato nel posto sbagliato, un cartello è scritto male, qualcosa si rompe, qualcuno è in ritardo…ecc. Mantieni la calma e usa la tua cassetta degli attrezzi mentale per affrontare e rimediare alla situazione. Un organizzatore di eventi può risolvere problemi enormi con un sorriso e mantenere tutti gli altri calmi per non causare altro stress. In caso di dubbio, incanala un po’ di Vanilla Ice… “Se c’è un problema, yo’ lo risolvo” – Victoria Blasich, Marketing Manager per la società di tradeshow marketing Freemind Seattle. Tratto da Habits of a Successful Event Manager, un blog ospite per il sito web Northwest Event Show.

Sviluppa la tua intelligenza commerciale

Gli eventi sono un servizio e devono essere organizzati in modo simile al business. Gli eventi non solo devono attrarre un pubblico di dimensioni adeguate, ma le cifre devono anche essere in grado di far quadrare i conti. I manager di eventi hanno bisogno di una testa per gli affari. Sempre più spesso si richiede loro di sapere come funziona un settore commerciale. Hanno bisogno di un istinto commerciale, assicurandosi che le decisioni chiave siano prese nel contesto di ciò che ha più senso per il business. Cosa è meglio per il bilancio degli eventi e non solo per l’evento? Ad un certo punto del processo di pianificazione dell’evento dovrete prendere decisioni difficili sulla direzione che prenderà il vostro evento. Queste decisioni devono essere prese con la testa e non con il cuore. Anche in questo caso, si tratta di decisioni difficili e non sempre gradite dal team. – Chris Powell, L’esperto di eventi. Tratto da The 7 Key Skills of a Successful Event Manager sul blog di The Event Expert.

Interagisci con (e impara da) gli altri

I social media abbattono le barriere ed è un ottimo modo per tenersi aggiornati e connettersi con gli influencer che possono sfidare il tuo modo di pensare e lavorare. Partecipa alle chat di Twitter, unisciti e contribuisci ai gruppi di LinkedIn, guarda i leader di pensiero su YouTube per vedere nuove prospettive e innescare nuove idee. Vai agli eventi del settore e ascolta alcuni dei migliori relatori nel mondo degli eventi. Sentitevi ispirati dall’industria frenetica ed eccitante di cui fate parte. – Becki Cross, Managing Director e Event Strategist di Event Northern Ltd. Tratto da 10 Ways to Be a Better Event Manager su Event Manager Blog.

Infine, una perla di saggezza frequente che viene dalla maggior parte degli event manager: prenditi cura di te stesso. La gestione e la pianificazione degli eventi è una professione notoriamente stressante. Se persegui una carriera di event manager, è essenziale che tu adotti una strategia di riduzione dello stress per prevenire il burnout.

Ora sai tutto su cosa fa un manager di eventi!

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