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Fatturazione &Pagamenti

Il ritardo nei pagamenti è difficile in tempi normali, ma soprattutto quando i tempi sono difficili. Non solo diventa un peso finanziario, ma anche emotivo.

Una soluzione comune per affrontare il ritardo nei pagamenti è quella di addebitare una tassa di ritardo. È la soluzione più ovvia, giusto? Date al cliente una spinta a pagarvi ora, o incorreranno in più costi lungo la linea.

Ma è così semplice? Non ci sono situazioni in cui è una cattiva idea? E una volta che si è deciso di addebitare una tassa di ritardo nei pagamenti, quanto si addebita? C’è, infatti, molto da considerare. In questo post le esploreremo tutte:

• Perché far pagare una tassa di mora è una buona idea
• Le linee guida per far pagare queste tasse (e quando può essere una cattiva idea)
• Quanto far pagare

Perché far pagare una tassa di mora può essere una buona idea

Oltre a incoraggiare i clienti a pagare, una tassa sui ritardi di pagamento è una buona idea per diverse altre ragioni:

1. Hai bisogno di soldi – il prima possibile. In tempi difficili, il flusso di cassa è particolarmente importante. Le tasse per i ritardi di pagamento possono essere un ulteriore incentivo per convincere i clienti a pagarvi prima. Mentre idealmente, potreste evitare tali misure, la sola idea delle tasse di ritardo di pagamento potrebbe motivare i clienti a pagarvi il più presto possibile, o almeno a comunicare con voi se non sono in grado di farlo.
2. Vi stabilisce come un professionista serio che ha un business da gestire. Se non includete una politica di pagamento in ritardo, la percezione può essere che un cliente che non paga in tempo può ripetere questo comportamento.
3. Voi venite pagati prima di altri appaltatori. È probabile che se quel cliente non ti paga in tempo, stia facendo lo stesso con altri appaltatori. Ma se avete politiche di pagamento più severe e sollevate un polverone, sposteranno il vostro pagamento in cima alla pila.

Sebbene in linea di principio, le tasse di ritardo nei pagamenti funzionino, ci sono casi in cui non sono una buona idea.

Guidelines for Charging Late Payment Fees

Seguendo le linee guida seguenti, capirete meglio quando è opportuno addebitare queste tasse.

1. Chiedetevi: Il lavoro ha soddisfatto il preventivo?

I clienti sono diversi. Alcuni non ti pagheranno perché, beh, sono cattivi clienti. Altri, ancora, non pagheranno perché non hanno i soldi. Ma poi ci sono quelli che non sono contenti del tuo servizio. Ma, invece di sollevare un polverone, sfogano la loro rabbia non pagandoti in tempo. Sono passivo-aggressivi.

Includere una tassa di ritardo di pagamento in una fattura, aggrava solo il problema. Ecco perché è importante controllare che il lavoro abbia rispettato il preventivo prima di fatturare. Se è così, il cliente è molto probabilmente soddisfatto. Ora puoi inviare la tua fattura e includere i termini di pagamento in modo che non ci siano spese di ritardo a sorpresa. A proposito…

2. Chiedetevi: I clienti sono consapevoli della tassa?

Nulla brucia i ponti più velocemente delle spese a sorpresa. Non includere commissioni di ritardo nei pagamenti se i clienti non se le aspettano. Piuttosto, stabilite prima le aspettative:

• Specificando la tariffa all’inizio del rapporto, per iscritto, idealmente attraverso un contratto.
• Specificando la tariffa su tutte le fatture che inviate. Assicuratevi che sia visibile; non nascondetelo nella stampa fine. Allo stesso modo in cui voi vi sentite frustrati quando incontrate delle spese a sorpresa, sepolte in profondità nei termini e nelle condizioni, così fanno i vostri clienti.

Se non avete specificato quanto sopra, potete comunque includere delle spese di ritardo nei pagamenti. Basta informare il cliente in anticipo, affermando che il mese prossimo avrete una politica di pagamento in ritardo. In questo modo non possono agire ignorando il fatto e possono aspettarsi che tutte le fatture future che non sono pagate – dopo un certo periodo di tempo – aumentino di valore.

E se il cliente risponde, chiedendo giustificazioni, potete dire che è, infatti, una politica che applicate (o applicherete) con tutti i nuovi clienti.

3. Sapere quando il perdono e un tocco più morbido sono la scelta migliore

Solo perché hai una politica di ritardo non significa che devi farla rispettare in ogni occasione. Per esempio, un cliente potrebbe attraversare una sfida personale – come affrontare un lutto, o essere colpito duramente dall’attuale recessione. In altri casi, ci possono essere circostanze impreviste in cui un cliente redditizio e solitamente affidabile non può pagarti in tempo. Valuta ogni situazione e non imporre la stessa politica a tutti.

Mettendo in evidenza che sei empatico con le loro circostanze e rinunciando alla tassa, puoi rafforzare il tuo rapporto con loro. Questo contribuirà solo al successo commerciale a lungo termine. Oltre alle buone pratiche commerciali, paga essere umani.

Quanto dovresti far pagare?

Immaginiamo che tu stia considerando di far pagare una tassa di ritardo, la prossima domanda che probabilmente avrai è: Quanto devo addebitare? Come calcolo gli interessi di mora? C’è un limite massimo? Cosa è accettabile e cosa no?

Prima di passare a rispondere a queste domande, è importante rinforzare che lo scopo della tassa di ritardo è di motivare il pagamento tempestivo e NON di creare un flusso di entrate extra.

Quindi, fate la tassa abbastanza sufficiente per le persone ad agire, e non troppo esorbitante che il cliente sente che lo state tirando in ballo (specialmente se il pagamento è solo un giorno o due di ritardo). Semmai inasprirà solo il rapporto e tu perderai il loro business.

Ok, con questo fuori dai piedi, torniamo a noi.

Il primo passo è stabilire un livello accettabile di interesse da applicare. Negli Stati Uniti, per esempio, ci sono leggi diverse per ogni stato. Familiarizzate con quelle.

Una volta che sapete qual è il massimo tasso di interesse annuale che potete applicare, calcolate il costo finanziario mensile. Basta dividere il massimo dello stato per 12. Per esempio, se il tasso è del 18%, il costo finanziario mensile è 1,5% (18/12). Su una fattura di $5000 che è in ritardo di 30 giorni, si applica una penale di $75 ($5000×0,015).

Immaginiamo anche che il pagamento sia in ritardo di 15 giorni. La situazione diventa un po’ diversa. Allora potete calcolare l’addebito dividendo 15/365, moltiplicando per il 18%, e poi per il totale della fattura. Ti dà all’incirca $37.

È così semplice… e addebitare una tassa di ritardo con FreshBooks è ancora più semplice. Quando crei una fattura e aggiungi un cliente, hai la possibilità di impostare le spese di ritardo, in percentuale o in modo forfettario.

Per maggiori informazioni leggi Cosa sono le spese di ritardo nei pagamenti e i solleciti?

Questo post è stato aggiornato a novembre 2020.