Andiamo al sodo. Sei qui perché sei in viaggio per trovare un modo per gestire meglio il tuo tempo e aumentare la tua produttività. Mentre ci sono centinaia, se non migliaia, di opzioni per raggiungere questo obiettivo, una tecnica infallibile è il time-blocking.
Se non hai familiarità con il time-blocking, allora sei venuto nel posto giusto. Nel seguente articolo, descriverò cos’è il time-blocking, perché spacca, e vi guiderò su come implementarlo nel vostro programma quotidiano.
Cos’è il time-blocking, e perché è efficace.
“Il time-blocking è semplicemente una tecnica di gestione del tempo in cui si mette da parte una quantità specifica di tempo per un compito particolare”, spiega Howie Jones di Calendar. “Per esempio, invece di controllare il telefono ogni volta che si riceve un’e-mail o una notifica sociale, lo si farebbe in momenti ben definiti”. Tuttavia, come si decide di bloccare la propria giornata è a propria discrezione.
Per Jones, mette da parte un blocco per controllare la sua casella di posta e i social media prima di immergersi nel suo lavoro al mattino. “C’è un altro blocco dopo pranzo”, aggiunge. “
Altri, come Bill Gates e Elon Musk, sono fan della microprogrammazione in cui la loro intera giornata consiste in blocchi di cinque minuti. Ma, una pratica più comune sarebbe quella di riservare una quantità di tempo, come circa un’ora, per completare un compito importante o partecipare a una riunione. Segue una breve pausa, di solito non più di 20 minuti, prima di tornare al lavoro.
Questo va bene. Ma perché il time-blocking è così efficace?
Per cominciare, anche se utili a volte, le to-do-list sono inferiori. Principalmente perché non tengono conto del tempo. Si possono avere dieci cose che si vogliono realizzare oggi. Ma se i primi due richiedono più tempo del previsto, non riuscirete mai a completare il resto. Per questo motivo, tendiamo ad affrontare prima i compiti più gestibili e meno critici, il che significa che quelle deliziose rane rimangono lì a raffreddarsi.
Inoltre, il time-blocking scoraggia il multitasking. “Programmando pezzi di tempo per un compito o un problema specifico, si promuove un lavoro concentrato in profondità”, spiega Jones. Ti aiuta anche a concentrarti meno sul “lavoro superficiale”, che è urgente, ma non essenziale.”
Il time blocking combatte anche il perfezionismo e la procrastinazione, perché c’è un limite di tempo legato alle tue responsabilità quotidiane. Rende anche più facile per voi rifiutare le richieste del vostro tempo. E, ti aiuta a riflettere sulle tue priorità dandoti un documento di ciò che hai fatto e non hai realizzato in un periodo di tempo specifico.
Sei pronto a sfruttare il potere del blocco del tempo? Se è così, ecco una semplice guida passo dopo passo per aiutarti a prendere finalmente il controllo del tuo programma quotidiano.
Passo 1: Districare la tua mente.
Prima di iniziare ad aggiungere blocchi di tempo al tuo calendario, devi prima determinare come li riempirai.
Sarebbe come costruire uno scaffale da zero – se tu possedessi un tale talento. Devi fare un sacco di pianificazione in anticipo. In caso contrario, si può avere uno scaffale che non serve a nulla perché le dimensioni sono tutte sbagliate. Ma, se si sapeva che si voleva questo scaffale per contenere la propria collezione di vinili, allora si sarebbero prima cercati dei piani. Ora si potrebbero acquistare i materiali giusti per soddisfare le vostre esigenze di stoccaggio.
Come la maggior parte di noi, però, ci sono probabilmente un milione di cose da fare che girano nella vostra testa. Quindi, tiratele fuori da lì facendo un brain dump.
È una semplice attività in cui si scrive letteralmente tutto ciò che si deve fare. Puoi usare carta e penna, un’applicazione come Evernote, o l’applicazione per le note del tuo telefono. Inizia elencando i tuoi impegni come partecipare a una riunione o consegnare un compito entro una data specifica. Altri elementi da includere qui potrebbero essere cose come il tuo rituale mattutino, gli spostamenti quotidiani, o qualsiasi cosa relativa ai tuoi obiettivi.
Vuoi anche includere cose che vorresti fare ma non ti sei ancora impegnato a fare. E, inoltre, buttare dentro qualsiasi cosa che non ti dispiacerebbe fare lungo la strada.
Non è necessario farlo ogni giorno. Ma è qualcosa che dovreste fare frequentemente. Personalmente, penso che questa dovrebbe essere un’attività settimanale, come il venerdì pomeriggio o la domenica sera.
Step 2: Identificare le tue priorità.
Con la tua lista al seguito, è il momento di stabilire le priorità.
Grazie al cielo, se hai suddiviso la tua lista in must, want e forse, sei a metà strada. Ma, avete ancora bisogno di analizzarla in modo da poter identificare gli elementi che devono essere fatti questa settimana. Tutto il resto può essere programmato per una data successiva, delegato a qualcun altro, o cancellato dalla tua lista.
Se sei bloccato perché tutto sembra essenziale, ecco un paio di strategie per dare priorità alla tua lista:
- Determina le tue MIT. Queste sono non più di tre cose che devono assolutamente essere fatte oggi.
- Usa una matrice di priorità. Qui mettereste tutto sulla vostra lista nei seguenti quadranti: urgente e vitale; necessario, ma non urgente; critico, ma non importante; e né urgente né importante.
- Determinate il valore dei vostri compiti con il metodo ABCDE. Basta assegnare “A” al vostro compito più importante, “B” per importante, “C” per forse, “D” uguale a delegare, ed “E” è per eliminare.
- Il principio di Pareto. Concentrati sulla manciata di attività che danno più risultati.
- La strategia delle 2 liste di Warren Buffett. Annota le 25 cose che vuoi realizzare questa settimana. Poi, cerchia le cinque principali e dimentica il resto.
Step 3: Preparare un progetto quotidiano.
Ora che hai capito le tue priorità per la settimana, cerchiamo di capire dove metterle nel tuo calendario.
La tua prima opzione sarebbe quella di lavorare attraverso i tuoi compiti in ordine cronologico. Diciamo che avete poi degli elementi che devono essere eliminati entro venerdì. I vostri primi due compiti sarebbero programmati per lunedì. I compiti tre e quattro sarebbero programmati per martedì e così via.
Mi piace questo. È abbastanza semplice e non opprimente. Quando mi sveglio il lunedì, so quali pesci friggere – come faccio per il resto dei giorni della settimana.
Ovviamente, ci sono alcune considerazioni qui. In primo luogo, è necessario stimare quanto tempo ciascuno di questi compiti vi porterà via. Se ognuno di essi occupa cinque ore, dubito che riuscirai a completarli entrambi nello stesso giorno. Non è che non si possa lavorare un giorno di dieci ore. Ma non è fattibile se si tiene conto delle pause e delle distrazioni. In questo caso, si tratta più di una giornata di più di 12 ore.
Un altro fattore sarebbe prima di impegni come chiamate in conferenza, riunioni, appuntamenti o scadenze difficili. Sarà una sfida affrontare due grandi compiti quando hai già due riunioni nel tuo calendario.
E non dimenticare di lavorare intorno ai tuoi livelli di energia. Abbiamo tutti momenti diversi in cui siamo più produttivi in base ai nostri ritmi ultradiani. Traccia il tuo in modo da sapere quando sei più produttivo. Come regola generale, di solito siamo più vigili ed energici un paio d’ore dopo il risveglio. Inoltre, con il passare della settimana, i livelli di energia cominciano a diminuire.
Con questo in mente, vorresti programmare i tuoi compiti più impegnativi al mattino. Si dovrebbe poi utilizzare il pomeriggio per attività meno drenanti come le riunioni. Inoltre, cerca di anticipare la tua settimana in modo da non lavorare su un elemento ad alto obiettivo il venerdì.
Step 4: Blocca la tua intera giornata.
Facciamo una pausa qui. Vi ho appena buttato addosso un sacco di informazioni. Ma, siamo più o meno al punto che tutti stavate aspettando – bloccare il tempo ogni giorno del vostro programma.
Siccome avete già identificato le vostre priorità e siete venuti con un progetto per la vostra settimana, questo non dovrebbe essere così difficile. Probabilmente va qualcosa del genere:
- 5:30 a.m. – 6:30 a.m.: Rituale del mattino
- 6:30 a.m. – 7:00 a.m.
- 7:00 a.m. – 7:30 a.m.: Email, social media e Slack.
- 7:30 a.m. – 9:00 a.m.: Lavoro significativo.
- 9:00 a.m. – 9:30 a.m.: Pausa.
- 9:30 a.m. – 10:00 a.m.: Conference call.
- 10:00 a.m. – Mezzogiorno: Lavoro significativo.
- Pomeriggio – 13:00 Pranzo.
- 1:00 p.m. – 13:30 p.m.: Email, social media, Slack.
- 1:30 p.m. – 14:30 p.m.: Team meeting.
- 2:30 p.m. – 3:30 p.m.: Non programmato – disponibile per pop-in in ufficio.
- 3:30 p.m. – 4:00 p.m.: Email, social, Slack.
- 4:00 p.m. – 4:30 p.m.: Pendolare verso casa.
- 4:30 – 9:00 p.m: Tempo di qualità con la famiglia.
Questo è un programma giornaliero elementare. Ma credo che abbiate capito il punto. Il vostro tempo è stato contabilizzato per tutta la giornata. Hai anche bloccato il tempo per il tuo lavoro più importante e i compiti più superficiali come la posta elettronica.
Hai anche dedicato pezzi di tempo alla tua routine mattutina, al tragitto quotidiano, alle pause e al tempo per la famiglia. C’è anche un blocco di tempo non programmato solo nel caso in cui non hai completato il tuo lavoro al mattino, ti occupi di compiti in sospeso, o devi occuparti di un evento inaspettato.
Step 5: Transizione da blocco a blocco.
Se vuoi perfezionare l’arte del blocco del tempo, allora devi avere dei buffer tra ogni blocco di tempo. Non è realistico credere di saltare immediatamente da un compito all’altro. Il vostro cervello ha bisogno di tempo per decomprimere e ricaricarsi.
Inoltre, avete bisogno di questi periodi di transizione per cose come il viaggio verso una riunione. Diciamo che devi andare dall’altra parte della città alle 2 del pomeriggio per incontrare gli investitori. Potresti avere una riunione bloccata. Ma, se ci metti 20 minuti per arrivarci, dovresti bloccare anche dalle 13:30 alle 14:00. È solo un modo semplice per evitare di programmare accidentalmente qualcos’altro che potrebbe farti arrivare in ritardo alla riunione.
Step 6: Spegnere e sintonizzare.
Un altro modo per rendere utile il blocco del tempo è sradicare quelle fastidiose distrazioni. Va bene, estirpare potrebbe essere un po’ troppo severo. Ma, avete capito l’idea. Le distrazioni ti impediscono di fare le cose.
Il principale colpevole? Il tuo smartphone. Fortunatamente, puoi bloccare le app in determinati momenti impostando dei limiti sul tuo telefono o utilizzando strumenti come Freedom o FocusMe. Puoi anche mettere il tuo telefono in modalità ‘Non disturbare’. E, se questo non funziona, puoi sempre tenere il tuo telefono in un’altra stanza.
Oltre al tuo smartphone, puoi anche essere distratto dai colleghi o dalla tua famiglia se lavori a casa. A volte questo è inevitabile. Ma, potresti chiudere la porta del tuo ufficio quando hai bisogno di concentrarti sul lavoro. Se non capiscono il suggerimento, metti un cartello ‘Non disturbare’ sulla porta o condividi il tuo calendario con loro in modo che possano sapere quando sei libero per chiacchierare.
Ti suggerisco di tenere un registro delle distrazioni. Non deve essere niente di elaborato. Basta prendere nota di ciò che ti ha interrotto e quando. Per esempio, se un camion della spazzatura rumoroso ti fa perdere la concentrazione ogni mercoledì mattina, mettiti un paio di cuffie che annullano il rumore in quel periodo.
Step: 7: Rivedi se necessario.
Infine, rivedi se necessario.
Per fare questo, rivedi il tuo calendario della settimana passata. Quanto sei stato produttivo? Cosa non è andato come previsto? Per la prossima settimana, sposta alcuni blocchi per vedere se quei cambiamenti sono stati utili o meno.
Sarebbe anche saggio usare uno strumento come Calendar che può analizzare come stai spendendo il tuo tempo grazie alla magia del machine learning. Può quindi dare suggerimenti intelligenti. Per esempio, può tenere d’occhio le tue riunioni e poi raccomandare quando dovrebbero aver luogo, insieme a chi invitare.
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