Mnoho lidí si Dokumenty Google chválí pro jejich všestrannost a neocenitelnou možnost sdílet dokument s konkrétními lidmi, ale tyto možnosti sdílení a způsob jejich použití mohou otevřít dveře k velkému narušení soukromí. Někdy je až děsivě obtížné používat internet profesionálně a nespoléhat se přitom na služby společnosti Google, ale existují způsoby, jak tyto nástroje využívat a zároveň chránit osobní údaje.
Sada funkcí společnosti Google je užitečná téměř pro každého, kdo má přístup k internetu. Společnost podporuje pokladnici bezplatných programů pro všechny obory, jako jsou Gmail, Tabulky Google, Disk Google, Mapy Google a samozřejmě Dokumenty Google. Všechny tyto nástroje poskytují působivé možnosti sdílení, které uživatelům umožňují sdílet data a spolupracovat na projektech, a některé z nich jsou dokonce zábavné.
Využívání těchto možností sdílení bohužel přináší také největší rizika. V Dokumentech Google je nejjednodušší metodou sdílení odkazů zapnutí sdílení odkazů pro vytvoření jedinečné adresy URL dokumentu a odeslání tohoto odkazu kolegovi. Zatímco přímá akce odeslání odkazu osobě je relativně bezpečná, pokud tento dokument obsahuje nějaké odkazy, které vedou na jiné webové stránky, kliknutím na tyto odkazy se předchozí adresa URL (ta, která byla soukromě vytvořena pro sdílení samotného dokumentu) odešle do adresáře nové stránky. Ve své podstatě se nejedná o žádnou nekalou praktiku – je to jen málo známá součást fungování internetu.
Jak zachovat soukromí při odesílání dokumentů Google
Jedním z nejjednodušších a nejefektivnějších způsobů bezpečného sdílení dokumentu Google je jeho sdílení s konkrétními osobami. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout. Nejrychlejší způsob je nechat sdílení odkazů vypnuté a místo toho v možnostech sdílení odkazů vybrat možnost „Konkrétní lidé“. To vyžaduje, aby se druhá strana přihlásila k účtu Google, ale pokud práce znamená odeslání citlivých informací v dokumentu, pravděpodobně se vyplatí udělat krok navíc. Pokud soubor obsahuje odkazy a uživatel na ně klikne, adresa URL přesto sdělí ostatním webům, kde se uživatel nacházel, když na odkaz kliknul, neumožní však těmto webům číst samotný dokument, protože možnosti sdílení odkazů byly nastaveny tak, aby omezily přístup pouze na vybrané konkrétní osoby.
Další možností je využít Skupiny Google. Tato cesta také vyžaduje, aby se všichni zúčastnění přihlásili pomocí účtu Google, ale na oplátku vytvoří seznam lidí, kterým lze cokoli exkluzivně sdílet. Tato možnost je skvělá, pokud práce vyžaduje časté sdílení dokumentů s velkou skupinou lidí. Každá skupina bude mít svou vlastní přidruženou e-mailovou adresu „@googlegroups“, takže místo vkládání e-mailové adresy konkrétní osoby při výběru místa sdílení dokumentu stačí použít e-mailovou adresu skupiny. Je dobré sledovat členy skupiny, abyste si udrželi povědomí o tom, kdo má přístup ke sdíleným souborům, a je snadné odstranit osoby, které již nejsou součástí projektu.
Koneckonců, jak už to při komunikaci online bývá, je při sdílení informací klíčové dbát na nastavení soukromí. Při chytrém používání sdílení odkazů mohou být Dokumenty Google bezpečné i spolehlivé.
.