Mulți oameni laudă Google Docs pentru versatilitatea sa și pentru opțiunea neprețuită de a partaja un document cu anumite persoane, dar aceste opțiuni de partajare și modul în care sunt folosite pot deschide ușa pentru unele încălcări uriașe ale vieții private. Este înspăimântător de dificil, uneori, să folosești internetul în calitate profesională și să eviți să te bazezi pe serviciile Google, dar există modalități de a utiliza aceste instrumente și de a proteja simultan datele personale.
Suita de funcții Google este utilă pentru aproape oricine are acces la internet. Compania susține o comoară de programe gratuite pentru toate liniile de lucru, cum ar fi Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps și, bineînțeles, Google Docs. Toate aceste instrumente oferă opțiuni impresionante de partajare, permițând utilizatorilor să partajeze date și să colaboreze la proiecte, iar unele sunt chiar amuzante de utilizat.
Din păcate, a profita de aceste opțiuni de partajare produce și cele mai mari riscuri. În Google Docs, cea mai simplă metodă de partajare a linkurilor este activarea partajării linkurilor pentru a produce un URL unic pentru document și trimiterea acelui link unui coleg. În timp ce acțiunea directă de a trimite un link de la o persoană la alta este relativ sigură, în cazul în care documentul respectiv are link-uri care trimit la alte site-uri web, dacă se face clic pe acele link-uri, URL-ul anterior (cel care a fost creat în mod privat pentru a partaja documentul în sine) este trimis în directorul noului site. Nu este o practică în mod inerent nefastă – este doar o parte puțin cunoscută a modului în care funcționează internetul.
Cum să păstrați confidențialitatea atunci când trimiteți documente Google Docs
Una dintre cele mai simple și mai eficiente modalități de a partaja în siguranță un document Google Doc este să îl partajați cu anumite persoane. Există câteva modalități de a realiza acest lucru. Cel mai rapid mod este să păstrați dezactivată partajarea legăturilor și, în schimb, să selectați „Persoane specifice” în opțiunile de partajare a legăturilor. Acest lucru necesită ca cealaltă parte să se conecteze la un cont Google, dar dacă sarcina înseamnă trimiterea de informații sensibile într-un document, probabil că merită acest pas suplimentar. Dacă fișierul include linkuri și utilizatorul face clic pe acestea, URL-ul va spune în continuare altor site-uri web unde se afla utilizatorul atunci când a făcut clic pe link, însă nu va permite acelor site-uri să citească documentul în sine, deoarece opțiunile de partajare a linkurilor au fost setate pentru a limita accesul doar la persoanele specifice alese.
O altă opțiune este să folosiți Google Groups. Această rută necesită, de asemenea, ca toți cei implicați să se conecteze cu un cont Google, dar, în schimb, creează o listă de persoane cărora le poate fi partajat orice lucru în mod exclusiv. Aceasta este o opțiune excelentă în cazul în care locul de muncă necesită partajarea frecventă a documentelor cu un grup mare de persoane. Fiecare Grup va avea asociată propria adresă de e-mail „@googlegroups”, astfel încât, în loc să introduceți adresa de e-mail a unei anumite persoane atunci când alegeți unde să partajați un document, utilizați doar adresa de e-mail a Grupului. Este o idee bună să țineți evidența membrilor grupului pentru a menține conștientizarea persoanelor care au acces la fișierele partajate și este ușor să eliminați persoanele care nu mai fac parte din proiect.
În cele din urmă, așa cum se întâmplă de obicei în cazul comunicării online, este esențial să fiți atenți la setările de confidențialitate atunci când partajați informații. Cu o utilizare inteligentă a partajării linkurilor, Google Docs poate fi atât sigur cât și securizat.
