Představte si, že jste ředitelem nebo ředitelkou vaší školy. Dostali jste za úkol uspořádat výstavu. Co uděláte jako první? Nejprve se pokusíte zaznamenat všechny úkoly, které je třeba udělat. Zapíšete si podrobnosti o úkolu a o osobě, které byla svěřena příslušná odpovědnost. Také použijete formální komunikaci s ředitelem, učiteli a dalšími lidmi v postavení. Podobně i v podnikání si musíme poznamenat podrobnosti a komunikovat s dalšími osobami v organizaci. Tímto způsobem komunikace v podnikání je memorandum. V této části se budeme zabývat memorandem.
Memorandum
Memorandum je poznámka nebo záznam pro budoucí použití. Pro organizaci je velmi důležité mít efektivní způsob komunikace. Jedná se o vnitrofiremní nástroj. Má řadu účelů.
Zjednodušeně řečeno, memorandum je písemná zpráva nebo informace od jedné osoby nebo oddělení k jiné osobě v téže firmě. Je méně formální než dopis.
Memorandum se často označuje zkratkou memo. V účinných memorandech je v první větě jasně uveden cíl.
Cíl memoranda
Člověk píše memorandum s určitým záměrem. Používá se
- K informování.
- K dotazování.
- Může ji použít k podávání zpráv.
- K podávání návrhů.
- K připomínání.
- Může ji použít k poučování.
- Pomocí memo lze podporovat dobrou vůli.
- K sdělování myšlenek.
Výhody memo
Používání memo má řadu výhod. Memoranda jsou
- Memorandum je rychlé.
- Je to pohodlný prostředek komunikace.
- Je levné. Memoranda se používají v rámci organizace, takže lze použít nekvalitní papír.
- Pomáhá při vedení písemných záznamů.
Části memoranda
Memorandum má především pět částí. Jsou to
Záhlavní segment
Záhlavní segment memoranda má čtyři základní části.
TO: Jména a funkce čtenářů
Od: jméno a funkce odesílatele
DATUM: úplné datum
PŘEDMĚT: V tomto segmentu lze nalézt účel sdělení
Úvodní segment
V tomto segmentu lze nalézt účel sdělení. Úvodní odstavec obsahuje důvod nebo motiv psaní memo. Podává stručný přehled o memo.
Kontext
Je to událost nebo okolnost problému, který pisatel řeší. Je třeba jasně zmínit kontext.
Segment úkolu
Jedná se o segment, který je třeba zařadit, aby byly zmíněny kroky k řešení problému. Je třeba uvést pouze potřebné informace. Před psaním poznámky si vše řádně naplánujte.
Souhrnný segment
Pokud je poznámka delší než jedna strana, je třeba zařadit samostatný shrnující segment. U krátkého memo to není nutné. Pomáhá čtenáři pochopit hlavní myšlenku memo. Také pomáhá podniknout potřebné kroky.
Segment diskuse
Je to nejdelší část memo. Obsahuje všechny podrobnosti podporující myšlenky. Nezapomeňte začít obecnými informacemi a pak přejít ke konkrétnějším. Zahrnuje podpůrné myšlenky, fakta a výzkum.
Závěrečný segment
Vždy zakončete memorandum zdvořilostními slovy. Dbejte na to, abyste dokončení úkolu provedli efektivním a snadným způsobem. Snažte se čtenáře nalákat k pozitivnímu jednání.
Nepotřebné přílohy
Na konci memo lze také připojit seznamy, grafy, tabulky apod. Udělejte si odkaz na přílohy a přidejte k nim poznámku.
Formát memo
Důležité body k zapamatování
- Vždy používejte jasný a konkrétní předmět.
- Neplýtvejte časem čtenáře pomocí dlouhých memo. Buďte jasní a struční.
- Používejte aktivní hlas.
- Používejte první osobu.
- Buďte formální.
- Vyhýbejte se slangům a přátelským slovům.
- Měli byste používat pečlivé a logické uspořádání informací.
- Udržujte odstavce krátké.
- Může používat výčty odstavců.
- Může používat velká písmena a středové odsazení pro důležité údaje.
- Používat odrážky pro zdůraznění bodů.
- Vždy ukončete poznámku zdvořilostními slovy.
- Používejte písmo a barvu textu, abyste upoutali pozornost.
- Vyhněte se hrubým a bezmyšlenkovitým poznámkám.
- Nepotřebuje pochvalný závěr ani podpis.
- Před odesláním si obsah přečtěte.
Řešené příklady pro vás
Problém: Která z následujících možností je pravdivá, pokud jde o memo?
- Dlouhé a neformální.
- Krátké a neformální.
- Krátké a výstižné.
- Všechny uvedené.
Řešení: iii. Krátký a stručný.
Problém: Které z následujících tvrzení je v memorandu pravdivé?
- Celý dokument má jednoduché řádkování.
- Celý dokument má dvojité řádkování.
- Pouze hlavní odstavce mají dvojité řádkování.
- Všechno má dvojité řádkování kromě hlavního odstavce.
Řešení: iv. Vše je psáno s dvojitou mezerou kromě hlavního odstavce.
.