Supponiamo che tu sia il direttore o la direttrice della tua scuola. Ti viene data la responsabilità di organizzare una mostra. Qual è la prima cosa che fai? Per prima cosa cercherai di annotare tutti i compiti che devono essere fatti. Annoterai i dettagli del compito e la persona a cui è stata data la rispettiva responsabilità. Inoltre, si usa la comunicazione formale con il preside, gli insegnanti e le altre persone in posizione. Allo stesso modo, anche negli affari abbiamo bisogno di annotare i dettagli e comunicare ad altri individui nell’organizzazione. Questo modo di comunicare negli affari è il memorandum. In questa sezione, studieremo il memorandum.
Memorandum
Un memorandum è una nota o una registrazione per uso futuro. Per un’organizzazione, è molto importante avere un modo efficiente di comunicazione. È uno strumento intra-ufficio. Ha una serie di scopi.
In parole semplici, un memorandum è un messaggio scritto o un’informazione da una persona o da un dipartimento ad un altro nello stesso business. È meno formale di una lettera.
Un memorandum è spesso abbreviato in un memo. I memorandum efficaci dichiarano chiaramente l’obiettivo nella prima frase.
Scopo del memorandum
Una persona scrive un memorandum con alcuni scopi in mente. Si usa
- per informare.
- per indagare.
- Si può usare per riferire.
- per dare suggerimenti.
- per ricordare.
- Si può usare per istruire.
- Si può promuovere la buona volontà usando un memo.
- Per comunicare le idee.
Vantaggi dei memo
L’uso dei memo ha una serie di vantaggi. I memo sono
- Il memorandum è veloce.
- È un mezzo conveniente di comunicazione.
- È poco costoso. I memorandum sono usati all’interno di un’organizzazione, quindi si può usare carta di bassa qualità.
- Aiuta a mantenere le registrazioni scritte.
Parti del memorandum
Ci sono principalmente cinque parti di un memorandum. Esse sono
Segmento d’intestazione
Il segmento d’intestazione di un memorandum ha quattro sezioni fondamentali.
TO: Nome e titolo del lettore
FROM: Nome e titolo del mittente
DATE: Data completa
SUBJECT: Motivo per scrivere un memo
Segmento di apertura
In questo segmento, si può trovare lo scopo del memo. Il paragrafo di apertura include la ragione o il motivo di scrivere un promemoria. Dà una breve panoramica del memo.
Contesto
È l’evento o la circostanza del problema che lo scrittore sta risolvendo. Si dovrebbe menzionare chiaramente il contesto.
Segmento del compito
È il segmento che si deve includere per menzionare i passi per risolvere il problema. Si devono includere solo le informazioni necessarie. Fai una pianificazione adeguata prima di scrivere un memo.
Segmento riassuntivo
Se un memo è più di una pagina, si deve includere un segmento riassuntivo separato. Non è necessario per un memo breve. Aiuta il lettore a capire l’idea principale del memo. Inoltre, aiuta a prendere i passi necessari.
Segmento di discussione
È la parte più lunga di un memo. Include tutti i dettagli che supportano le idee. Ricorda di iniziare con informazioni generali e poi di passare a quelle più specifiche. Include idee di supporto, fatti e ricerche.
Segmento conclusivo
Finisci sempre il tuo memo con parole cortesi. Assicurati di rendere il completamento del compito in modo efficiente e facile. Cerca di attirare il lettore a compiere l’azione positiva.
Allegati necessari
Si possono anche allegare liste, grafici, tabelle ecc. alla fine di un memo. Fai un riferimento per i tuoi allegati e aggiungi una nota per loro.
Il formato di un Memo
Punti importanti da ricordare
- Utilizza sempre un oggetto chiaro e specifico.
- Non sprecare il tempo del lettore usando memo lunghi. Sii chiaro e conciso.
- Usa la voce attiva.
- Usa la prima persona.
- Sii formale.
- Evita gli slang e le parole amichevoli.
- Si dovrebbe usare una disposizione attenta e logica delle informazioni.
- Tieni i paragrafi brevi.
- Si possono usare enumerazioni per i paragrafi.
- Si possono usare le maiuscole piene e l’indentazione centrale per i dettagli importanti.
- Utilizzare i punti per fare punti.
- Finire sempre il memo con parole cortesi.
- Utilizzare caratteri di testo e colori per attirare l’attenzione.
- Evitare memo maleducati e sconsiderati.
- Non ha bisogno di una chiusura di complimenti o di una firma.
- Correggere il contenuto prima di inviare.
Esempi risolti per te
Problema: Quale dei seguenti è vero riguardo a un memo?
- Lungo e informale.
- Corto e informale.
- Corto e conciso.
- Tutti i precedenti.
Soluzione: iii. Breve e conciso.
Problema: Quale delle seguenti affermazioni è vera in un memo?
- L’intero documento è a spazio singolo.
- L’intero documento è a doppio spazio.
- Solo i paragrafi del corpo sono a doppio spazio.
- Tutto è a doppio spazio tranne il paragrafo del corpo.
Soluzione: iv. Tutto è a doppio spazio tranne il paragrafo del corpo.