Free Press

Většina lidí chce znát jediný nejlepší způsob, jak si rozvrhnout den pro dosažení maximální produktivity, a existuje mnoho článků a knih, které tvrdí, že znají „dokonalý rozvrh“. Skutečnost je však taková, že žádná dokonalá metoda pro každého neexistuje. Protože každý z nás má určité silné a slabé stránky, pokud jde o řízení času a produktivitu, to, co funguje u jednoho člověka, může být pro jiného naprostá katastrofa.

Historie ukázala, že nejproduktivnější lidé používají divoce odlišné techniky plánování v závislosti na okolnostech, osobnosti a úrovni energie. Například Winston Churchill pracoval dlouho do noci a den přerušoval whisky a šlofíky. Toni Morrisonová začínala psát před svítáním. Neexistuje žádný „univerzální rozvrh“ pro maximální produktivitu.

Chceme vám pomoci najít metodu plánování, která vám bude nejlépe vyhovovat. Chceme, abyste každý den dosahovali produktivity warpovou rychlostí. S ohledem na to vám přinášíme pět různých metod plánování dne, které můžete vyzkoušet. Některé z těchto metod jsou poměrně jednoduché, zatímco jiné jsou na hranici šílenství.

Jde jen o to, najít tu správnou.

Metoda časového blokování

Časové blokování jednoduše znamená, že si předem naplánujete den a vyhradíte určité hodiny na splnění konkrétních úkolů. To vyžaduje, abyste si předem určili, co budete dělat a kdy přesně to budete dělat. Jakmile to budete mít v hlavě, zapište si to do kalendáře a pak se ve vhodnou dobu během dne pusťte do práce na těchto úkolech.

Při plánování úkolů je důležité blokovat jak proaktivní, tak reaktivní bloky. Proaktivní bloky jsou takové, kdy se soustředíte na důležité úkoly, které musíte stihnout. Tehdy postupujete v důležitých projektech, připravujete důležité dokumenty nebo načrtáváte prototyp svého dalšího skvělého produktu. Reaktivní bloky jsou takové, kdy si necháváte čas na požadavky a vyrušení, jako jsou e-maily a improvizované schůzky.

Například si můžete naplánovat nejnáročnější úkoly na první dvě hodiny dne a během odpoledne se přehrabovat v doručené poště. To vám umožní pracovat bez rozptylování a přesto budete vědět, že se dostanete k věcem, jako je e-mail a telefonní hovory.

Tato metoda má tu výhodu, že vám pomůže přesně vědět, jak využijete svůj čas a kdy přesně splníte konkrétní úkoly. Standardní seznamy úkolů vám představují seznam úkolů, které máte splnit ve svém volném čase. Časové blokování vám poskytne seznam úkolů a konkrétní časový rámec pro splnění každého úkolu.

Díky tomu, že jste nuceni pracovat v rámci pevné struktury a plnit úkoly v daném čase, jste nuceni se na každou činnost soustředit jako laser.

Guru produktivity Cal Newport na metodu časového blokování přísahá a říká:

Někdy se mě lidé ptají, proč se obtěžuji s tak podrobným plánováním. Moje odpověď je jednoduchá: generuje to obrovské množství produktivity. Odhaduji, že 40hodinový pracovní týden s časovou blokací vyprodukuje stejné množství výkonu jako více než 60hodinový pracovní týden stíhaný bez struktury.

Plánování dne předem pomocí kalendáře vám pomůže soustředit se na ty úkoly, které jsou nejdůležitější. „Ať už se na to díváte jakkoli,“ říká autor knihy Art of Less Doing Ari Meisel, „úkoly zahrnují načasování.“ (Jeho technika spočívá v používání služby FollowUp.cc, která vám prostřednictvím e-mailu připomene úkoly ve správný čas.)

Metoda nejdůležitějších úkolů (MIT)

Metoda MIT spočívá v soustředění se na to, co je podstatné. Místo toho, abyste si psali obrovský seznam úkolů a snažili se vše stihnout, určete si 1-3 úkoly, které jsou naprosto zásadní, a na ty se pak během dne neúnavně soustřeďte. Nejde o to, abyste nikdy neudělali více než tři úkoly za den, ale abyste nedělali nic jiného, dokud nedokončíte tři zásadní úkoly.

Skutečnost je taková, že většinu dní je třeba udělat jen několik zásadních věcí. Ano, o naši pozornost se hlásí tisíce hlasů, ale většina z nich není zásadní. Oznámení, která vám vybuchují v telefonu, a e-maily, které vám plní schránku, mohou počkat. Pokud se vám podaří splnit 1-3 zásadní úkoly, vše ostatní se stane druhořadým nebo dokonce zbytečným.

Toto je hlavní téma knihy Garyho Kellera a Jaye Papasana JEDINÁ VĚC: „Jakou JEDNU věc můžete tento týden udělat tak, že jejím splněním bude vše ostatní jednodušší nebo zbytečné?“

Jakmile si určíte 1-3 nejdůležitější úkoly, naplánujete si je ve svém dni jako první. V zásadních věcech pak pokročíte dříve, než vás začnou bombardovat rozptýlení. Tento postup můžete použít ve spojení s metodou blokování času a ušetřit si tak počáteční hodiny pro nejdůležitější úkoly. E-maily, telefonáty a schůzky přijdou na řadu později, až po dokončení zásadních úkolů.

Pokud se budete obsedantně soustředit na nejdůležitější úkoly, bude každý den produktivní. Nikdy nemáte den, kdy byste ztráceli čas nesmyslnými úkoly. Odborník na produktivitu James Clear to vyjadřuje takto:

Pokud každý den uděláte nejdříve to nejdůležitější, pak vždy uděláte něco důležitého. Nevím, jak pro vás, ale pro mě je to zásadní věc. Je mnoho dní, kdy promarním hodiny odškrtáváním čtvrtého, pátého nebo šestého nejdůležitějšího úkolu na seznamu úkolů a nikdy se nedostanu k tomu, abych udělal tu nejdůležitější věc.

Doporučené aplikace pro správu úkolů:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro spočívá v práci ve zkratce, masivně produktivní a intenzivně soustředěné práci a poté si dopřát krátkou přestávku. Je neuvěřitelně jednoduchá v tom, že k ní stačí časovač a umožňuje rozdělit rozsáhlý úkol do zvládnutelných intervalů.

Takto to funguje:

• Vyberte si úkol

• Nastavte časovač na 25 minut

• Pracujte na úkolu, dokud časovač neskončí

• Dejte si krátkou přestávku (asi 5 minut)

• Každé 4 sezení Pomodoro, udělejte si delší přestávku (15-30 minut)

Tato technika vám umožní dosáhnout během dne značného množství úkolů a zároveň si udělat přiměřené přestávky. Relativně krátká doba každého sezení vám také umožní intenzivně se soustředit, aniž byste se psychicky unavili.

Někteří lidé na techniku Pomodoro naprosto přísahají. Paul Klipp, prezident polské pobočky společnosti Lunar Logic, říká o používání Pomodora toto:

Mohlo by se zdát, že člověk zvládne 16 těchto cyklů za den. Já mám štěstí, když za den zvládnu víc než dva bez přerušení. Ale za těch 50 minut toho stihnu víc než za zbylých sedm hodin pracovního dne, alespoň pokud jde o pokrok v nejdůležitějších aspektech mých nejdůležitějších projektů.

Přes svou krásnou jednoduchost má technika Pomodoro i některé nevýhody. Seance Pomodoro mají být nepřerušovaným obdobím soustředění, což znamená, že je nemůžete v polovině přerušit a později v nich znovu pokračovat. Pokud se u vás zastaví spolupracovník a požádá vás o pár okamžiků vašeho času, musíte buď zdvořile odmítnout, nebo sezení úplně přerušit.

Jak však Klipp poznamenal výše, je možné dosáhnout značného množství úkolů během pouhých několika sezení.

Doporučené aplikace Pomodoro:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90minutová soustředění

Lidské tělo funguje na cyklech zvaných „ultradenní rytmy“. Během každého z těchto cyklů dochází k vrcholu, kdy jsme nejvíce nabití energií, a k poklesu, kdy jsme vyčerpaní.

Pomocí techniky 90minutového soustředění plně využijete energetické vrcholy a poklesy, které se objevují během dne: Pracujte 90 minut a poté 20-30 minut odpočívejte. Anders Ericcson ve své studii z roku 1993 při diskusi o špičkovém výkonu poukázal na to, že tato období odpočinku mezi intenzivními pracovními sezeními jsou pro zlepšení nezbytná.

Většina lidí věnuje málo pozornosti přirozenému rytmu svého těla a používá stimulanty, jako je káva, aby si dodali sílu v obdobích s nedostatkem energie. To má téměř vždy za následek naprostý kolaps kolem půl třetí odpoledne, což odpovídá korytu vašeho ultradiánního rytmu.

Práce v 90minutových intervalech vám umožní korelovat maximální úroveň energie s vaším seznamem úkolů, což pak výrazně zvýší vaši produktivitu. Pracujete se svým tělem, místo abyste pracovali proti němu.

Jak říká digitální stratég Tom Gibson:

Musíme začít přemýšlet o produktivitě a výkonu cyklicky, nikoli lineárně. Mnozí si již uvědomují, že mají během dne špičky, ve kterých se jim pracuje lépe. V jiných obdobích jim to lépe myslí. Jindy jim jde jen Netflix.

Osmihodinový pracovní den nás naučil předpokládat, že bychom měli pracovat soustavně od 8 do 17 hodin pouze s přestávkou na oběd, abychom od začátku do konce pracovního dne podávali maximální výkon. A i když tato metoda jistě umožňuje manažerům udržet si přehled o zaměstnancích, brzdí produktivitu.

Tento systém má samozřejmě i své nevýhody. Pokud vaše šéfová přijde do kanceláře a zjistí, že podřimujete na podlaze, nemusí být nadšená, ani když jí vysvětlíte, že pracujete v souladu se svými ultradiánními rytmy (a můžeme dodat, že si tím zlepšujete paměť). A budou existovat termíny, které vám nedají jinou možnost než přitlačit nos na pilu.

Ale když se zrovna neocitnete v časové tísni, možná byste při rozhodování o způsobu plánování měli vzít v úvahu přirozené rytmy svého těla. Vaše tělo nemusí přesně odpovídat 90minutovým cyklům, ale sledujte po několik týdnů svou energetickou hladinu během dne, abyste zjistili, zda pro sebe najdete nějaký vzorec.

Polyfázická metoda spánku

Jedná se o poněkud bizarní metodu plánování, která funguje jen u několika vybraných lidí, ale pokud funguje u vás, dosáhnete neobvyklého množství produktivity během jediného dne.

Většina lidí má monofázický spánek, což znamená, že denně spí v jednom kuse (nebo fázi). Dvoufázoví spáči spí ve dvou menších částech, například 4 hodiny ráno a 4 hodiny pozdě večer. Polyfázičtí spáči tuto metodu dovádějí do extrému a spánek rozdělují do více krátkých fází, což umožňuje celkově méně spánku a výrazné zvýšení produktivity. Množství spánku v jednotlivých fázích se může lišit, někteří lidé spí pouze ve 20minutových šlofících a jiní chytají větší kusy spánku a následně je doplňují šlofíky.

Eugene Dubovoy je projektový manažer z Ruska, který si osvojil polyfázický režim, kdy každou noc spí 3,5 hodiny a během dne je doplněn třemi 20minutovými šlofíky. Díky tomu má k dispozici podstatně více času a stihne toho mnohem více, než by jinak stihl. Jak uvedl pro Business Insider: „Největší výhodou je, že mám každý rok asi dva měsíce času navíc. Čas je nejcennějším zdrojem v našem životě.“

Chris Jeub, další polyfázový spáč, souhlasí: „Díky polyfázovému spánkovému režimu se cítím zdravý a čilý, spánek je pro mě uspokojivější a pomohl mi zvýšit produktivitu až o 28 hodin týdně.“

Tento režim má některé zcela zjevné nevýhody. Steve Pavlina poznamenal, že je náročné dodržovat tento typ rozvrhu a zároveň zachovat rozumný rodinný program. A pokud vynecháte některou z naplánovaných seancí, může to výrazně narušit váš spánkový rozvrh.

Tento rozvrh má ale také některé obrovské výhody, například to, že každý den získáte hodiny navíc. Pokud spíte pouze čtyři hodiny denně, přidáte si k týdnu přibližně 28 hodin navíc (za předpokladu, že běžně spíte 8 hodin).

Nalezení ideální kombinace

Vytvoření vašeho nejproduktivnějšího rozvrhu může znamenat vytvoření hybridů některých z těchto metod. Metoda MIT dobře funguje s metodou blokování času. Tři sezení Pomodoro se v pohodě vejdou do 90minutového pracovního sezení. A polyfázová metoda… no, tam si možná vystačíte sami.

Je však zásadní, abyste si rozvrhli den. Jak říká autor knihy Essentialism Greg McKeown: „Pokud si nestanovíte priority svého života, udělá to někdo jiný.“

Sestavením denního rozvrhu zajistíte, že to budete vy, kdo si stanoví priority svého života.

Pokračujte v četbě:

• Prezentační produktivita:

• Produktivita a ergonomie: Jak američtí lídři vyvažují priority, aby toho stihli více

• Produktivita a ergonomie: Jak američtí lídři vyvažují priority, aby toho stihli více?

• Jak se vyhnout 9 věcem, které produktivitě nejvíce škodí

Tento příspěvek byl původně zveřejněn v listopadu 2016 a aktualizován v březnu 2019. Sledujte obrázek, jehož autorem je Wil Stewart prostřednictvím služby Unsplash. Fotografie časovače Pomodoro od Davida Svenssona. Ilustrace ultradiánního rytmu od Officevibe. Ilustrace polyfázového spánku prostřednictvím Wikimedia.