Free Press

Fakturering &Betalinger

Spålidelig betaling er svært i normale tider, men især når det er hårde tider. Det bliver ikke kun en økonomisk byrde, men også en følelsesmæssig byrde.

En almindelig løsning til håndtering af forsinket betaling er at opkræve et gebyr for forsinket betaling. Det er den indlysende løsning, ikke sandt? Du giver kunden et skub til at betale dig nu, ellers pådrager de sig flere omkostninger længere fremme.

Men er det så enkelt? Er der ikke situationer, hvor det er en dårlig idé? Og når du har besluttet at opkræve et gebyr for forsinket betaling, hvor meget skal du så opkræve? Der er faktisk meget at overveje. I dette indlæg vil vi undersøge det hele:

• Hvorfor det er en god idé at opkræve et gebyr for forsinket betaling
• Retningslinjer for opkrævning af disse gebyrer (og hvornår det kan være en dårlig idé)
• Hvor meget du skal opkræve

Hvorfor det kan være en god idé at opkræve gebyrer for forsinket betaling

Over at tilskynde kunderne til at betale, er et gebyr for forsinket betaling en god idé af flere andre grunde:

1. Du har brug for pengene – hurtigst muligt. I hårde tider er pengestrømmen særlig vigtig. Gebyrer for forsinket betaling kan være et ekstra incitament til at få kunderne til at betale dig, hurtigere. Selv om du ideelt set kunne undgå sådanne foranstaltninger, kan alene tanken om gebyrer for forsinket betaling motivere kunderne til at betale dig, så snart de kan, eller i det mindste kommunikere med dig, hvis de ikke er i stand til det.
2. Det etablerer dig som en seriøs professionel, der har en forretning at drive. Hvis du ikke medtager en politik for forsinkelsesgebyrer, kan det opfattes som om, at en kunde, der ikke betaler til tiden, kan gentage denne adfærd.
3. Du bliver betalt før andre entreprenører. Der er stor sandsynlighed for, at hvis den pågældende kunde ikke betaler dig til tiden, gør han det samme over for andre entreprenører. Men hvis du har strengere betalingspolitikker og laver ballade, vil de flytte din betaling til toppen af bunken.

Selv om gebyrer for forsinket betaling i princippet fungerer, er der tilfælde, hvor de ikke er en god idé.

Retningslinjer for opkrævning af gebyrer for forsinket betaling

Ved at følge nedenstående retningslinjer vil du bedre forstå, hvornår det er passende at opkræve disse gebyrer.

1. Spørg dig selv:

Kunderne er forskellige. Nogle vil ikke betale dig, fordi, ja, de er dårlige kunder. Andre igen vil ikke betale, fordi de ikke har pengene. Men så er der dem, der ikke er tilfredse med din service. Men i stedet for at gøre et stort nummer ud af det, giver de udtryk for deres vrede ved ikke at betale dig til tiden. De er passivt aggressive.

Inkluderer du et gebyr for forsinket betaling i en faktura, forværrer det kun problemet. Derfor er det vigtigt, at du kontrollerer, at arbejdet opfyldte overslaget, før du fakturerer. Hvis det gjorde det, er kunden højst sandsynligt tilfreds. Du kan nu sende din faktura og inkludere betalingsbetingelser, så der ikke er overraskende gebyrer for forsinkelse. Når vi nu taler om det…

2. Spørg dig selv: Er kunderne klar over gebyret?

Ingen ting brænder broer hurtigere end overraskelsesgebyrer. Lad være med at inkludere gebyrer for forsinket betaling, hvis kunderne ikke forventer nogen. Snarere skal du først etablere forventninger ved:

• Specificer gebyret tidligt i forholdet, skriftligt, ideelt set gennem en kontrakt.
• Specificer gebyret på alle fakturaer, du sender. Sørg for, at det er synligt; gem det ikke i det med småt. På samme måde som du bliver frustreret, når du støder på overraskelsesgebyrer, der er begravet dybt nede i vilkårene og betingelserne, gør dine kunder det også.

Hvis du ikke har angivet ovenstående, kan du stadig inkludere gebyrer for forsinket betaling. Du skal blot informere kunden på forhånd og oplyse, at du i næste måned vil have en politik for forsinket betaling. På den måde kan de ikke handle uvidende om det og kan forvente, at alle fremtidige fakturaer, der ikke er betalt – efter et vist tidsrum – vil stige i værdi.

Og hvis kunden reagerer og beder om en begrundelse, kan du sige, at det faktisk er en politik, som du håndhæver (eller vil håndhæve) over for alle nye kunder.

3. Vid hvornår tilgivelse og en blødere berøring er det bedre valg

Det er ikke fordi du har en politik for forsinkelsesgebyrer, at du skal håndhæve den ved enhver lejlighed. Det kan f.eks. være, at en kunde går igennem en personlig udfordring – f.eks. at håndtere et dødsfald, eller at han/hun er hårdt ramt af den nuværende recession. I andre tilfælde kan der være uforudsete omstændigheder, hvor en lukrativ og normalt pålidelig kunde ikke kan betale dig til tiden. Vurdér hver enkelt situation, og pålæg ikke alle den samme politik.

Ved at fremhæve, at du har forståelse for deres situation og giver afkald på gebyret, kan du styrke dit forhold til dem. Dette vil kun bidrage til forretningssucces i det lange løb. Ud over god forretningspraksis betaler det sig at være menneskelig.

Hvor meget skal du opkræve?

Lad os antage, at du overvejer at opkræve et gebyr for forsinkelse, er det næste spørgsmål, du sikkert har: Hvor meget skal jeg opkræve? Hvordan beregner jeg rentegebyret? Er der en øvre grænse? Hvad er acceptabelt, og hvad er ikke acceptabelt?

Hvor vi går videre med at besvare disse spørgsmål, er det vigtigt at understrege, at formålet med gebyret for forsinkelse er at motivere til rettidig betaling og IKKE at skabe en ekstra indtægtskilde.

Så gør gebyret tilstrækkeligt stort nok til at få folk til at handle, men ikke for voldsomt, så kunden føler, at du trækker dem over tæerne (især hvis betalingen kun er en dag eller to forsinket). Om noget vil det kun gøre forholdet surt, og du vil miste deres forretning.

Okay, når det er sagt, så lad os komme tilbage til sagen.

Det første skridt er at fastsætte et acceptabelt renteniveau at opkræve. I staterne er der f.eks. forskellige love for hver enkelt stat. Gør dig bekendt med dem.

Når du ved, hvad den maksimale årlige rente, du kan opkræve, er, skal du regne den månedlige finansieringsafgift ud. Du skal blot dividere statens maks. med 12. Hvis satsen f.eks. er 18 %, er den månedlige finansieringsafgift 1,5 % (18/12). På en faktura på 5 000 USD, der er 30 dage forsinket, gælder en bod på 75 USD (5 000 USD×0,015).

Lad os også antage, at betalingen er 15 dage forsinket. Det bliver en smule anderledes. Så kan du beregne gebyret ved at dividere 15/365, gange med 18% og derefter med det samlede beløb på fakturaen. Det giver dig cirka $37.

Det er så simpelt som det… og det er endnu mere simpelt at opkræve et gebyr for forsinkelse med FreshBooks. Når du opretter en faktura og tilføjer en kunde, har du mulighed for at indstille gebyrer for forsinkelse, enten som en procentdel eller et fast gebyr.

For yderligere oplysninger læs Hvad er gebyrer for forsinket betaling og påmindelser?

Dette indlæg blev opdateret i november 2020.