Free Press

Resultatstyring er blevet et stadig mere effektivt værktøj til at tilpasse teams omkring et fælles mål.

Den vigtigste forudsætning for at holde et team sammenhængende og integreret er, at målene og frem for alt midlerne til at opnå resultater bliver klarlagt.

Der findes imidlertid værktøjer, der gør problemløsning på grundårsager endnu mere kraftfuld, idet de giver større synlighed og klarhed i forbindelse med sporing af mål og indikatorer.

I dette indlæg har vi udvalgt nogle problemanalyseværktøjer, beslutningsdiagrammer og andre måder at foretage grundårsagsundersøgelser på.

Læs omhyggeligt, og du vil se, hvilke kendte problemløsningsværktøjer, som f.eks. 5 why’s-metoden, Ishikawa-diagrammet (fiskeben eller årsag-virkningsanalyse) og Pareto-analyse, blandt andre koncepter, der er fremragende måder at identificere den grundlæggende årsag til et problem på.

Introduktion til problemløsning på grundårsagen

Mange af disse værktøjer til grundårsagsanalyse stammer fra begrebet kvalitetsstyring, som er opstået for at sikre kvalitet og standardiserede fremstillingsprocesser.

Med henblik herpå er der blevet skabt en række værktøjer og metoder til rodårsagsanalyse for at sikre, at produktfremstillingen opretholder den kvalitetsstandard, som markedet opfatter.

De fleste af disse metoder er baseret på begrebet løbende forbedringer.

Dette sæt af aktiviteter er sammenfattet ved akronymet PDCA (akronym for Plan, Do, Check, Act).

Lær mere på vores blog: Forbedr din ledelse med det samme: Lær at lave PDCA trin for trin

Udviklingen af disse værktøjer til analyse af årsagerne har gjort, at de i stigende grad forgrener sig fra fabrikker og fabrikker til at nå kommercielle kontorer og integrerer den mest anvendte gruppe af ledelsesværktøjer.

Begreber og værktøjer til analyse af årsag og virkning eller analyse af årsagerne til problemer, som f.eks. tidligere kun blev brugt på produktionslinjer, er blevet rutine hos ledere på alle områder i virksomheder.

Den praktiske og problemløsende tilgang gør det muligt at indføre disse metoder til stor fordel for topledelsen, især på grund af deres objektivitet og lette opfølgning, især når de kombineres med værktøjer til beslutningstagning.

Praktisk set kan Root Cause Analysis-processen i et generelt omfang defineres som:

• definere problemet;
• identificere mulige årsager;
• verificere de reelle årsager;
• foreslå en løsning på problemet;
• implementere løsningen;
• anvende løsningen;
• analysere resultaterne.

I forbindelse med den øverste ledelse anvendes analysen af årsager og virkninger generelt på afvigelser fra målene for at identificere de vigtigste faktorer, der førte til fiaskoen i den pågældende periode.

Sådan forsøger lederne, når de behandler årsagerne til en afvigelse, at holde målet tæt på den værdi, der skal nås, og derfor i overensstemmelse med virksomhedens forventninger.

Der findes imidlertid flere værktøjer til problemrodsårsagsanalyse, men de har hver især deres egne særpræg.

Det er op til hvert team at definere, hvilket af de bedste problemanalyseværktøjer der skal anvendes inden for deres respektive realiteter.

Her vil vi dykke ned i 3 hovedmetoder til at foretage root cause investigation:

1. Pareto chart;
2. Fishbone – Ishikawa diagram forskningsmetodik;
3. 5 Why’s forskningsmetode.

1- Grundårsagsanalyse – Pareto

Paretodiagrammet er et praktisk eksempel på et værktøj, der giver dig mulighed for at identificere og udvælge elementer, der er ansvarlige for i høj grad at påvirke procesforbedringer, læs videre:

80% af resultaterne skyldes 20% af faktorerne.

Dette er begrebet Pareto-analyse: 80/20

Fra et metodesynspunkt til identifikation af problemer kan man sige, at 80 % af problemerne kan løses ved at behandle 20 % af årsagerne.

Til oprettelse af et Pareto-diagram skal vi således:

1. Identificere et mål, der ikke blev nået i en given periode;
2. Opfordre de mulige problemer, der førte til afvigelsen fra målet;
3. Opdele den hyppighed, hvormed de optræder, eller graden af relevans;
4. Sortere dataene i faldende rækkefølge efter hyppighed | vigtighed;
5. Beregn den procentdel, der henviser til hvert element, og opret en ny kolonne med seriens kumulative procentdel;
6. Opret en graf, hvor kolonnerne repræsenterer hyppigheden, og rækkerne er de kumulative procentdele;
7. Selekter de problemer, der efter sammenlægning af procentdelene repræsenterer 80 % af faktorerne.

2- Rodårsagsanalyse – Fishbone

Fishbone-diagrammet, også kendt som årsags- og effektdiagrammet og Ishikawa-diagrammet, er et grafisk værktøj, der bruges til at kortlægge de grundlæggende årsager til et problem.

Det giver på grund af sin hierarkiske form mulighed for at gruppere og visualisere flere årsager, der betragtes som oprindelsen til et problem eller til en forbedringsmulighed, som man ønsker at opnå, ud over deres virkninger på problemet eller resultatet.

I sin struktur af årsags- og virkningsanalyse for at identificere den grundlæggende årsag til problemet følger opbygningen af Ishikawa-diagrammet følgende trin:

1. Vælg det problem, som du ønsker at analysere;
2. Skønne oplysninger vedrørende problemet;
3. Brainstorm problemet sammen med et team, idet du opregner mulige årsager, både primære og sekundære;
4. Identificer de årsager, der er mest relevante for problemet, og gruppér dem i henhold til de 6M’er;
5. Foreslå løsninger på de rejste årsager, idet du altid har en person, der er ansvarlig for at gennemføre løsningen.

En anden vigtig detalje i grundårsagsproblemløsningen ved hjælp af Ishikawa-diagrammet er at bruge det som en metode til at identificere de 6 problemkategorier defineret af Ishikawa, kendt som de 6M’er:

• Metode: Hvordan påvirker det arbejde, der udføres, problemet?
• Maskine: Hvordan påvirker det udstyr, der anvendes i processen, problemet?
• Measure: Hvordan påvirker de målepunkter, der anvendes til at måle aktivitetsudviklingen, problemet?
• Environment: Hvordan påvirker det miljø, hvori aktiviteten udvikles, problemet?
• Materiale: Hvordan påvirker det miljø, hvori aktiviteten udvikles, problemet? Hvordan påvirker kvaliteten og typen af de anvendte materialer problemet?
• Arbejdskraft:

Husk: Dette er blot nogle af de muligheder for kategorier, der kan analyseres ved hjælp af Ishikawa-diagrammet.

Ved brug af fishbone-forskningsmetoden i jagten på kvalitetsprocesser skal du definere dine egne begreber baseret på de særlige forhold i din virksomhed.

Lær mere om dette værktøj til analyse af de grundlæggende årsager i dette blogindlæg: Hvad er et Ishikawa-diagram, og hvordan laver du et?

3- Rodårsagsanalyse – 5 whys

Det 5 whys-kvalitetsværktøj er meget enkelt, men ikke mindre effektivt.

Det tager udgangspunkt i princippet om at grave dybt ned i et problem og forsøge at uddrage den grundlæggende årsag til det dybere problem.

Det anvendes i vid udstrækning, når en virksomhed ønsker at forbedre kvaliteten af sine leverancer og at gå videre til løbende forbedring af sine processer.

Det blev skabt af Taiichi Ohno i 50’erne. Han arbejdede hos Toyota og indså behovet for at forbedre kvaliteten af virksomhedens produkter for at opfylde kundernes behov.

Man udfører denne metode ved at stille spørgsmål om, hvorfor et bestemt problem opstår, fem gange i træk.

Efter fem spørgsmål mente Ohno, at man ville være i stand til at fastslå den egentlige grundårsag til et problem, og at man kunne tage skridt til at fjerne den og skabe en proces, der kunne sikre kvaliteten af leverancerne.

Anvendelsen af kvalitetsværktøjet 5 whys er især velegnet til problemer med få variabler.

Når problemerne bliver mere komplekse, bliver analyser af forskellige andre faktorer nødvendige, og denne metode er ikke tilstrækkelig til at identificere problemer.

Fordelene ved at bruge rodårsagsanalyseværktøjer

Endeligt har vi grupperet nogle af de mest almindeligt anvendte rodårsagsanalyseværktøjer i ledelsesprocesser.

De største fordele, som rodårsagsanalyser kan give din virksomhed, er:

• Tilpasning: efter at hindringerne for at opnå resultater er åbne for diskussion for hele teamet;
• Dybde: fordi analysen ikke udføres overfladisk, er sandsynligheden for, at et team kan fokusere på den virkelige årsag større;
• Standardisering: så alle analyser følger den samme udførelsesmetode og har til formål at nå den grundlæggende årsag til, at en proces ikke når sine mål.

Men når du først har opdaget problemerne og analyseret deres grundlæggende årsager, hvordan prioriterer du så, hvilke problemer der skal løses først?

Til dette foreslår vi et ekstra værktøj, nemlig beslutningsprioriteringsmatrixen eller beslutningsdiagrammet, kendt som GUT-matrixen.

Det er meget enkelt og let at bruge og bør anvendes, når man har mange problemer, der skal løses, og ikke ved, hvilket man skal starte med.

Matrixen, der blev skabt af Charles Kepner og Benjamin Tregoe i 1981, er stadig ganske nyttig og fungerer således:

Du bør bruge nedenstående tabel til at give en karakter til hvert problem, fra nul til fem, med henvisning til 3 kriterier:

• Problemets sværhedsgrad;
• Hurtighed til at løse det;
• Tendens til, at problemet potentierer.

Forstå hvert af kriterierne i beslutningsdiagrammet bedre:

• Tyngdekraft: For dette begreb er det nødvendigt at definere, hvor meget konsekvenserne af problemet vil påvirke opfyldelsen af virksomhedens strategiske mål, befolkningens og samfundets sikkerhed.
• Uopsættelighed: Hvad vil der ske, hvis problemet ikke bliver løst med det samme? Er det muligt at vente, eller vil driften blive lammet? Er der en beredskabsplan? Overvej disse faktorer for at definere den hastighed, hvormed problemet skal løses.
• Tendens: Hvad er sandsynligheden for, at problemet vil blive værre, hvis det ikke løses hurtigt? Ser det ud til, at det vil hindre virksomhedens drift?

Giv på baggrund af disse kriterier point efter denne skala:

1. Det er ikke et presserende problem eller alvorligt, det forårsager ikke umiddelbar skade.
2. En smule presserende, lidt alvorligt, og det vil kun blive værre på lang sigt.
3. Urgent og alvorligt, og det vil blive værre på mellemlang sigt.
4. Meget presserende, det vil blive værre på kort sigt.
5. Ekstremt presserende og alvorligt. Det skal løses nu, før det bliver værre.

Sæt scorerne ind i beslutningsmatrixen, gang tallene, og du vil vide, at det højeste resultat svarer til det problem, der skal løses først.

Nu, hvor du ved så meget om de bedste værktøjer til grundårsagsanalyse, og hvordan du prioriterer løsningerne, hvad med at lære om software, der omfatter flere værktøjer til ledelse og virksomhedsstyring? Løs dine forretningsproblemer på baggrund af reelle data og fokuser på resultater!

Revolutionér ledelsen af din virksomhed med STRATWs One