*Dette indlæg er blevet opdateret pr. 4/1/2020.
Hvis du arbejder i personaleafdelingen eller er leder af en afdeling eller et team, møder du sandsynligvis jævnligt spørgsmål om mindst en af seks ting: 1) aflønning 2) arbejdstid og arbejdstider 3) personalegoder 4) ferie/fridage 5) avancementsmuligheder og 6) arbejdskultur eller arbejdsmiljø. Jeg kan altid godt lide at gætte på, hvilket af disse seks spørgsmål der vil blive stillet først, når jeg interagerer med nye medarbejdere. Jeg finder ud af, at det næsten helt sikkert er nummer 4 – spørgsmålet om ferie og fridage.
Mennesker elsker deres fridage – i det mindste i teorien. Det er helt sikkert et vigtigt spørgsmål for nyansatte, jobkandidater eller medarbejdere; om det er betalt eller ulønnet er et almindeligt spørgsmål, især hvis din organisation har en eller anden skør fritidsberegning eller politik om at tillade medarbejdere at låne timer, før de er optjent. Desværre lader amerikanske medarbejdere typisk omkring 429 millioner betalte feriedage ligge på bordet hvert år.
Employment Laws, Policies and Time Off Calculations Are Confusing
Der er kun få ting, jeg nød mindre i HR end at sidde ned med medarbejdere, der havde spørgsmål om deres betalte fritidsberegning, og hvorfor de var i minus med flere hundrede timer. De er komplicerede, forvirrende og minder mig meget om min MBA-klasse i avanceret finansiering.
Jeg havde en medarbejder, som ikke havde kunnet holde betalt ferie i over tre år, fordi hun ikke havde arbejdet nok timer i de foregående tre år, fordi hun havde været på en længerevarende syge- og FMLA-orlov. Så hun blev bare ved med at tage ubetalt fri, indtil hun havde sine 2.040 timer for året og kvalificerede sig til FMLA. Til sidst indgik vi et kompromis med virksomhedens afdeling for sociale ydelser og fandt en måde, hvorpå hun over en periode på 10 måneder kunne tilbagebetale den allerede brugte ufortjente ferie, så hun kunne begynde at optjene ferie igen på normal vis.
Jeg tror ikke, at vi kan kommunikere nok om de forskellige former for fridage for medarbejdere, uanset om de er betalte eller ubetalte. Fritid er et af de mest populære emner på bloggen, da det er relateret til fritid for fritagne og ikke-fritagne medarbejdere. Bloggens læsere har alle slags spørgsmål, lige fra spørgsmål om ansatte på fritaget niveau, der bruger delvise feriedage, beregning af ferieindtægter til hvornår ansatte bliver berettiget og beskyttet under FMLA. At dømme ud fra trafikken i vores serie af artikler om afspadsering er det sandsynligt, at medlemmer af dit personale har googlet efter vejledning om afspadsering på et tidspunkt, mens de arbejder for din virksomhed.
Stater, der kræver, at arbejdsgivere tilbyder betalt ferie
Et stigende antal stater i USA og byer, kan jeg tilføje, kræver, at arbejdsgivere tilbyder betalt afspadsering. Kravene for hver enkelt stat er forskellige, men jeg ser mere af denne tendens fortsætte med stater som Californien, Connecticut og New York i spidsen. I øjeblikket kræver 11 stater og Washington, D.C. samt over 30 lokaliteter betalt sygeorlov.
Typer af betalt fritid
– Ferie (omfatter ubegrænset ferie og reguleret ferie). Afhængigt af, hvordan ferien beregnes, kan medarbejderne enten optjene denne ferie efter et år og straks bruge den, efter at den er optjent. Optjening af ferie var mit mest populære spørgsmål fra medarbejderne. Vores HR-medarbejdere gik så langt som til at udvikle individuelle Excel-regneark, der gav medarbejderne mulighed for at forudsige deres ferietimer til brug i fremtiden.
– Forældreorlov (Barsels- og forældreorlov). Betalt orlov for nye forældre i en længere periode, der er specifik for organisationen. Mange organisationer tilbyder nu betalt forældreorlov som Netflix og Amazon. Der er nu en række stater og byer, der også kræver, at arbejdsgiverne tilbyder betalt forældreorlov. Jeg forventer, at antallet af love, der giver beskyttelse, vil vokse betydeligt i løbet af de næste 10 år. Se grafikken ovenfor.
– Sygeorlov. Fritid, der udelukkende er beregnet til, når du eller et familiemedlem, du tager dig af, er syg og ude af stand til at arbejde. Medarbejderne opsamler typisk denne tid pr. lønperiode eller måned.
– Betalt fritid (PTO). Virksomhederne bruger ofte PTO, som kombinerer sygeorlov og ferietid i én.
– Bereavement Leave (begravelsesorlov). Orlov til at sørge og tage sig af personlige anliggender, efter at et nært familiemedlem er gået bort.
– Orlov (betalt). Afhængigt af din virksomheds politik giver nogle organisationer mulighed for betalt orlov og fri fra arbejde i situationer, der ikke kvalificerer til invalideforsikring, eller som træder i stedet for. Jeg arbejdede engang for en virksomhed, der gav en betalt fraværspolitik på op til 12 uger, før medarbejderne skulle tage fri i henhold til FMLA.
– Militær orlov (betalt). Medarbejdere har ret til betalt militær orlov, hvis deres militære kompensation, mens de er på orlov, er mindre end medarbejderens løn hos din organisation i henhold til en ansættelseslov kaldet USERRA. Bemærk venligst, at USERRA (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) ikke har en tærskel for ansatte. Alle arbejdsgivere er forpligtede til at overholde den.
– Feriepenge. Ferieløn ved brug af sker i forbindelse med normale helligdage, herunder jul, Thanksgiving, nytår og så videre. Medarbejderne bør tjekke deres virksomheds politik om, hvilke helligdage der er omfattet, og om der er politikker for fuldtidsansatte i forhold til deltidsansatte i forbindelse med feriepenge. Efter at have arbejdet i detailhandlen i mange år var disse nogle af de mest almindelige spørgsmål, jeg stødte på.
– Sabbatår. Traditionelt tilbydes sabbatår i uddannelsessektoren, men det er mere og mere almindeligt i den private sektor. Arbejdsgiverne giver medarbejderne betalt fritid til at udforske deres passioner, interesser, uddannelse eller for at forske. Længden af et sabbatår og dets tilgængelighed er op til din arbejdsgiver.
Typer af ulønnet fritid
– Orlov (ulønnet). Fritid, der er ulønnet, når en medarbejder har brugt al sin betalte fritid og ferie. Arbejdsgivere, der tilbyder ubetalt LOA og er ikke forpligtet til at følge FMLA og vil overholde andre regler og krav.
– Forældreorlov. (Ubetalt). Medmindre du bor i Californien, New Jersey eller Rhode Island, eller din virksomhed tilbyder betalt forældreorlov, vil du tage ubetalt fri som nybagt forælder. Pro-tip: Nybagte mødre kan kvalificere sig til invalideforsikring og modtage en procentdel af din løn, mens du er på orlov, så tjek, hvilke fordele du har tilmeldt dig, før du taler med din chef eller HR i virksomheden.
– Militær orlov (ulønnet). Medarbejdere, der er nationalgarde og bliver militærpersonale i aktiv tjeneste, har lov til at bevare deres ansættelse, mens de er militærpersonale i aktiv tjeneste i en længere periode, uanset arbejdsgiverens størrelse. Arbejdsgivere bør uddanne sig om USERRA som beskrevet ovenfor.
– Ubetalt personlig fritid. I form af nedsat arbejdstid eller en ubetalt fridag. Dette kan være for intermitterende FMLA-, personlig, syge- eller feriefridage. Medarbejderen vil ikke blive kompenseret for denne ubetalte tid.
– Sygeorlov (FMLA). Hvis en arbejdsgiver kvalificerer sig til FMLA, kan medarbejderne tage op til 12 ugers ubetalt fri fra arbejde for at passe sig selv, et familiemedlem samt pleje af militæret. Medarbejderne skal have været ansat i 12 måneder og have arbejdet 2.040 i denne 12-måneders periode. Der er nogle yderligere specifikationer, som du kan læse om i din virksomheds håndbog eller ved at klikke her. Om du er berettiget til at forlænge din orlov ud over de 12 uger af FMLA, er dikteret af de politikker, der er skitseret af din arbejdsgiver.
– Medical Leave (Non FMLA). Medicinsk orlov for en medarbejder, som enten ikke er kvalificeret til FMLA, eller hvis en arbejdsgiver ikke er forpligtet til at tilbyde FMLA. Du bør se i din virksomheds håndbog for at forstå, hvor meget sygeorlov du har ret til, og klik også her for at få nærmere oplysninger om Family Medical Leave Act.
– Furlough (orlov). Dette er arbejdsgiveralternativer til afskedigelser, hvor du ikke arbejder, men har adgang til arbejdsgiverens fordele. Tidligere har disse været almindelige for statsansatte, men i 2020 er de blevet mere almindelige som et afskedigelsesalternativ under COVID-19-pandemien.
Hvorfor er betalt afspadsering så undvigende?
De fleste arbejdsgivere tilbyder fritid. Det er standard over hele linjen. Det, der ikke er så standard, er emnet betalt fritid. Mange arbejdsgivere tilbyder stadig ikke betalte muligheder for det meste delvist på grund af to områder: fuldtids- vs. deltidsansættelse og virksomhedens størrelse. En rapport fra Pew Research fra 2020 viste, at betalt fritid er et frynsegode og en fordel, som overvejende store arbejdsgivere over 500 tilbyder med 91 procent af arbejdsgiverne med 500 eller flere ansatte, der tilbyder en eller anden form for betalt fritid som en fordel for deres ansatte.